ทำอย่างไรให้การประชุมมีประสิทธิผล

ทำอย่างไรให้การประชุมมีประสิทธิผล
มองมุมใหม่ : ผศ.ดร.พสุ เดชะรินทร์ pasu@acc.chula.ac.th กรุงเทพธุรกิจ วันที่ 31 สิงหาคม พ.ศ. 2547
ท่านผู้อ่านลองนับดูนะครับว่า ในวันๆ หนึ่งใช้เวลาอยู่ในการประชุมกี่ชั่วโมง หรือกี่นาที? และเคยรู้สึกไหมครับว่าเวลาส่วนใหญ่ในการทำงานของท่านหมดไปกับการประชุม และรู้สึกว่าผลลัพธ์ที่ท่านได้จากการประชุมช่างไม่คุ้มกับเวลาที่สูญเสียไปเลย ลองนึกดูนะครับว่าในช่วงเวลาหนึ่งวันนั้น เรามีเวลาทั้งหมด 1440 นาทีเท่ากันทุกคน แล้วจากเวลาที่มีอยู่นั้น ท่านใช้ไปในการประชุมอยู่กี่นาที? เราทราบกันอยู่แล้วว่าเวลาเป็นทรัพยากรที่มีค่าและมีอยู่อย่างจำกัด พวกเราทุกคนก็พยายามใช้เวลาที่มีอยู่อย่างจำกัดให้มีค่ามากที่สุด แต่หลายครั้งที่เราจะต้องสูญเสียไปกับการประชุมที่ไม่มีทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผล
โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าท่านผู้อ่านเป็นคนประเภทที่ไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญของเรื่องราว รวมทั้งปฏิเสธผู้อื่นไม่เป็น ใครนัดประชุมเรื่องอะไร จะต้องเข้าหมดทุกครั้ง ท่านผู้อ่านอาจจะเจอปัญหาที่ว่างานไม่เสร็จซักกะที เนื่องจากใช้เวลาไปกับการประชุมทั้งวัน
สัปดาห์นี้ ผมจะไม่เสนอแนะถึงวิธีการในการเลือกการประชุมที่จะเข้าหรือแนวทางในการโดดการประชุมนะครับ (กลัวจะใช้เองต่อไปไม่ได้ครับ) แต่จะมองในอีกแง่มุมว่าทำอย่างไรผู้ที่นำการประชุมถึงจะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่สุด สำหรับผู้นำในปัจจุบันแล้ว นอกเหนือจากทักษะในเรื่องของผู้นำแล้ว ทักษะในการนำการประชุมก็เป็นสิ่งที่จำเป็น
ผมเคยเจอผู้นำหลายท่าน ที่เป็นผู้นำที่ดีและเก่ง แต่พอถึงการประชุมกลับขาดทักษะหรือความสามารถในการนำการประชุมที่ดี ผู้บริหารบางท่านก็พูดเรื่อยๆ แล้วสุดท้ายก็ไม่ได้ข้อสรุปอะไรจากการประชุม
บางท่านก็ไม่ยอมตัดสินใจ บางท่านก็ไม่ให้ความสนใจกับการประชุม คุยโทรศัพท์มือถือเป็นส่วนใหญ่ บางท่านก็ชอบลงในประเด็นละเอียดเกินไป บางท่านก็ชอบพาที่ประชุมออกนอกเรื่องนอกราว จนหาทางกลับไม่เจอ บางท่านก็เผด็จการเกินไป จนผู้อื่นไม่กล้าแสดงความคิดเห็น หรือบางท่านก็ไม่สามารถคุมสมาชิกในที่ประชุมได้
ผมเองก็ไม่ทราบเหมือนกันนะครับว่าเจ้าทักษะในการนำการประชุมนั้น เป็นสิ่งที่สร้างขึ้นมาได้หรือไม่ หรือถ้าพัฒนาขึ้นมาได้จะมีแนวทางหรือวิธีการทำได้อย่างไร
เคยอ่านหนังสือที่เขียนโดย Bill Jensen แล้ว เห็นเขามีการแบ่งลักษณะการประชุมออกเป็นสี่ประเภท และแต่ละประเภทก็ต้องการผู้เข้าร่วมและแนวทางในการชี้นำการประชุมที่แตกต่างกัน
ประเภทแรก เป็นการระดมความคิดเห็น เพื่อหาแนวทางหรือความคิดเห็นใหม่ๆ ประเภทที่สองเป็นการทำให้ทีมงานหรือผู้ที่มีส่วนร่วมทุกคน ได้มีความเข้าใจในแนวคิดและวิธีการปฏิบัติที่สอดคล้องและตรงกัน ประเภทที่สาม เป็นการประชุมเพื่อทำการตัดสินใจ อีกทั้งการวางแผนในสิ่งที่จะทำต่อไปในอนาคต ประเภทสุดท้าย เป็นการแบ่งปันข้อมูล (Information Sharing)
นาย Bill Jensen คนนี้บอกเลยครับว่า ประเภทหลังสุดนี้เป็นการประชุมที่ไม่ควรที่จะเกิดขึ้น เนื่องจากการแจ้งข่าวสาร หรือการเล่าเรื่องราวต่างๆ สู่กันนั้น ในปัจจุบันได้มีสื่อและเครื่องมืออื่นๆ เข้ามาช่วย ดังนั้นจึงไม่ควรที่จะเสียเวลาของคนส่วนใหญ่ไปกับการประชุมเพียงเพื่อแจ้งเรื่องราว
ท่านผู้อ่านคงจะต้องแยกกันให้ออกนะครับ ระหว่างการประชุมเพื่อทำให้เกิดแนวคิดและวิธีปฏิบัติที่ตรงกัน กับการประชุมเพื่อแจ้งเรื่องราว ผู้บริหารหลายท่านชอบที่จะใช้การประชุมเพื่อสื่อสารหรือแจ้งถึงกลยุทธ์ หรือนโยบายที่สำคัญขององค์กรให้บุคลากรรับรู้ ซึ่งถ้าเป็นตามประเด็นดังกล่าว จะเป็นการประชุมเพื่อทำให้เกิดความเข้าใจที่สอดคล้องกันมากกว่า การประชุมเพื่อแบ่งปันข้อมูลเพียงอย่างเดียวนะครับ
ในชีวิตจริงการประชุมแต่ละครั้ง คงไม่สามารถที่จะแยกออกเป็นสี่ลักษณะได้อย่างเด็ดขาด เนื่องจากในการประชุมแทบทุกครั้ง จะมีลักษณะที่ปนกันอยู่ของการประชุมในรูปแบบต่างๆ โจทย์ที่สำคัญของผู้นำการประชุมประการหนึ่งก็คือ ทำอย่างไรถึงจะได้คนที่มีความเหมาะสมที่จะเข้าร่วมประชุมในแต่ละครั้ง เนื่องจากการประชุมทั้งสามประเภท ต้องการผู้เข้าร่วมที่มีลักษณะที่แตกต่างกัน ดังนั้นถ้าขืนมีผู้เข้าร่วมที่ผิดประเภทกับลักษณะของการประชุม การประชุมนั้นก็จะเสียเวลาเปล่าไปเลยครับ
ผมเองเจอประสบการณ์ในลักษณะดังกล่าวหลายครั้งเหมือนกัน จะต้องประชุมเพื่อกำหนดทิศทาง กลยุทธ์ และแนวทางในการดำเนินงานขององค์กร แต่แทนที่ผู้เข้าร่วมประชุมจะเป็นผู้บริหารระดับสูงที่สามารถจะตัดสินใจได้ ท่านผู้บริหารระดับสูงเหล่านั้นกลับสนใจในภารกิจอื่น และส่งผู้บริหารระดับกลางเข้าร่วม ซึ่งก็ส่งผลให้การประชุมครั้งนั้นเสียเวลาเปล่ากันไปหมดเลยครับ
นอกเหนือจากตัวผู้เข้าร่วมแล้ว จำนวนก็สำคัญเหมือนกันนะครับ ถ้าเราให้ความเคารพต่อเวลาที่มีค่าของผู้อื่นแล้ว เราก็จะต้องพยายามให้มีผู้เข้าร่วมประชุมในจำนวนที่ไม่มาก และน้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ (แต่จะต้องทำให้การประชุมบังเกิดผลนะครับ) ไม่ใช่ประเภท จะต้องเชิญทุกคนที่คิดว่ามีส่วนร่วมเข้าประชุม เพื่อไม่ให้ผู้อื่นตกข่าว หรือรู้สึกว่าถูกทอดทิ้ง
ถ้าเมื่อใดก็ตามที่ท่านผู้อ่านมีความรู้สึกว่า ตนเองควรที่จะได้รับเชิญเข้าประชุม แล้วไม่ถูกเชิญ ท่านผู้อ่านอย่าเพิ่งรีบน้อยอกน้อยใจนะครับ ขอให้คิดว่าผู้ที่เชิญประชุมนั้นเขาให้ความเคารพในเวลาที่มีอยู่อย่างจำกัดของท่าน แล้วท่านก็จงใช้เวลาที่ได้รับกลับมานั้น ไปทำสิ่งที่มีประโยชน์ดีกว่าครับ
ที่นำเสนอในสัปดาห์นี้ เป็นเพียงขั้นแรกของการทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่สุด ในสัปดาห์หน้าเรามาดูเทคนิคและเคล็ดลับอื่นๆ ที่น่าสนใจเกี่ยวกับการนำการประชุมต่อนะครับ
________________________________________
ทำอย่างไรให้การประชุมมีประสิทธิผล ตอนที่ 2
มองมุมใหม่ : ผศ.ดร.พสุ เดชะรินทร์ กรุงเทพธุรกิจ วันที่ 7 กันยายน พ.ศ. 2547
สัปดาห์นี้ ขอนำเสนอในเรื่องของ การประชุมตอนที่ 2 ต่อนะครับ โดยในสัปดาห์ที่แล้ว ได้เขียนถึงลักษณะ ของการประชุมที่มักจะเจอ รวมทั้งจำนวนบุคลากร ที่ควรจะเข้าร่วมประชุม จริงๆ แล้ว ปัจจัยแห่งความสำเร็จที่สำคัญ สำหรับการประชุม ไม่ได้อยู่ที่จำนวนผู้เข้าร่วมประชุม แต่จะต้องนำผู้ที่มีทักษะ ความรู้ที่เหมาะสม และเป็นที่ต้องการ ให้อยู่ในห้องประชุม ไม่ใช่ว่า ในการประชุมที่สำคัญ มีแต่บุคคล ที่ไม่ได้มีความรู้ ความสามารถที่เหมาะสม อยู่ในห้องประชุมเต็มไปหมด
เรามาดูต่อกันนะครับว่า ก่อนการประชุมทุกครั้ง ผู้ที่จะเป็นผู้นำการประชุมควรที่จะต้องกำหนดให้ชัดเจนก่อนว่า อะไรคือผลลัพธ์ที่อยากจะได้จากการประชุม เราพอจะแบ่งความสำเร็จหรือผลลัพธ์ที่ได้จากการประชุมออกเป็นสองลักษณะ ได้แก่ ความสำเร็จเชิงพฤติกรรม และความสำเร็จที่ออกมาในรูปของผลลัพธ์ ความสำเร็จเชิงพฤติกรรมนั้น ก็คือการทำให้สมาชิกผู้เข้าร่วมประชุมได้ปรับเปลี่ยนวิธีการ แนวคิด พฤติกรรม ในระหว่างหรือภายหลังจากการประชุม ความสำเร็จเชิงพฤติกรรมนั้น เป็นสิ่งที่ผู้นำการประชุมจะต้องสังเกตเห็นด้วยตนเอง
ผมเชื่อว่า ท่านผู้อ่านคงพอจะเห็นได้เป็นประจำนะครับ นั่นคือเมื่อผู้เข้าร่วมประชุม เริ่มเห็นคล้อย หรือเห็นตาม หรือการปรับเปลี่ยนทัศนคติในระหว่างการประชุม ส่วนผลสำเร็จในรูปของผลลัพธ์นั้น จะต้องมีการกำหนดล่วงหน้าให้ชัดเจนก่อนประชุม
นั่นคือ ภายหลังจากจบการประชุมแล้ว ผลลัพธ์ที่ได้จากการประชุมคืออะไร โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าผลลัพธ์ดังกล่าว ไม่สามารถทำให้สำเร็จได้ ถ้าไม่มีการนำผู้คนที่หลากหลายมาประชุมร่วมกัน หน้าที่สำคัญของผู้นำการประชุมก็คือ จะต้องมีการสื่อสารในผลลัพธ์ที่เป็นที่คาดหวัง (ทั้งในเชิงพฤติกรรมและผลลัพธ์) ให้กับที่ประชุมได้รับทราบก่อนการประชุม
ประเด็นสำคัญอีกประการหนึ่ง สำหรับการประชุมให้เกิดผลก็คือ ตัวผู้นำการประชุมเองจะต้องแสดงออกถึงความกระตือรือร้น หรือความสนใจในการประชุม เราจะพบกันนะครับว่าในการประชุมทุกครั้ง ความกระตือรือร้นและความสนใจของผู้บริหาร จะเป็นตัวกระตุ้นที่สำคัญที่ทำให้การประชุมมีชีวิตชีวา และพร้อมที่จะแสดงความคิดเห็นอันเป็นประโยชน์ต่อที่ประชุม นอกจากนี้เมื่อสมาชิกในที่ประชุมได้ร่วมกันแสดงความคิดเห็นที่ดี
หรือ เมื่อการประชุมทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ ทุกท่านคงจะพอจำการประชุมที่น่าจดจำได้นะครับ การประชุมที่น่าจดจำและประทับใจ ก็คือการประชุมที่ตัวผู้นำการประชุมต้องการให้เราเข้าไปเป็นส่วนหนึ่งของการประชุม เมื่อผู้นำแสดงความกระตือรือร้น และความสนใจต่อกระบวนการและผลลัพธ์ของการประชุม
ข้อแนะนำประการหนึ่ง สำหรับผู้นำการประชุมก็คือ เวลานำการประชุม ขอให้นำการประชุม เพื่อให้การประชุมมีลักษณะที่เป็นการประชุมในฝันแบบที่ท่านอยากจะเข้าร่วมเอง
เคล็ดลับที่น่าแปลกและสนใจประการหนึ่งสำหรับการประชุม ก็คือ พบว่ามีความสัมพันธ์กันอย่างชัดเจน (ในเชิงสถิติด้วยครับ) ระหว่างความพึงพอใจในการประชุมของผู้เข้าร่วมประชุม กับระดับความพึงพอใจของผู้เข้าร่วมประชุมต่ออาหารว่างที่บริการในที่ประชุม เรียกได้ว่าแปลกแต่น่าสนใจนะครับ ผมเองมีโอกาสเข้าร่วมประชุมในวาระต่างๆ เป็นจำนวนมาก
และก็สังเกตเห็นเหมือนกันนะครับ ถึงความสัมพันธ์ระหว่างความน่ากินของอาหารว่าง กับอัตราการเหลือของอาหารว่าง ในการประชุมบางแห่งที่อาหารว่างดูแล้วไม่น่ารับทาน (แห้งๆ จืดๆ จัดไม่สวย) ก็มักจะเหลือเยอะ หรือไม่ค่อยได้รับการแตะต้องเท่าใด แต่ถ้าอาหารว่างดูน่ากินแล้วส่วนใหญ่มักจะหมดไปในเวลาอันรวดเร็วครับ วันหลังจะต้องลองสังเกตใหม่แล้วครับว่า ถ้าอาหารว่างดูน่ากิน แล้วจะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีความพึงพอใจเพิ่มมากขึ้นหรือไม่
การนำการประชุมที่มีทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผล ถือเป็นทักษะที่สำคัญของผู้นำในยุคปัจจุบันนะครับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในภาวะที่เวลาเป็นของมีค่าเช่นในปัจจุบัน Bill Jensen ผู้เขียนหนังสือชื่อ Simplicity หรือ ความเรียบง่าย ได้เคยทำวิจัย โดยการสอบถามผู้คนมากกว่า 5,000 คน ถึงกิจกรรมหรือสิ่งที่ทำให้เสียเวลามากที่สุดในที่ทำงาน ท่านผู้อ่านลองเดาดูซิครับว่า กิจกรรมไหนที่คนเห็นว่าเป็นกิจกรรมที่เสียเวลามากที่สุด ผมเชื่อว่าท่านผู้อ่านทุกท่านคงจะเดาถูกนะครับ นั่นคือ การประชุม (ตามด้วย การสื่อสารกับผู้อื่น ต่อด้วย การที่เจ้านายชอบเข้ามายุ่งในงานของเรา)
Bill Jensen ยังพบอีกนะครับว่า ทั้งในเรื่องของการประชุม และการสื่อสารกับผู้อื่น เป็นกิจกรรมที่ใช้เวลาในการทำงานของเราไปร่วมสองชั่วโมงต่อวัน ท่านผู้อ่านลองสังเกตของท่านดูนะครับว่า สำหรับท่านผู้อ่านแล้ว การประชุมใช้เวลาไปกี่ชั่วโมงต่อวันสำหรับท่าน
ท่านผู้อ่านอย่าลืมนะครับ เวลาในการทำงานของท่านผู้อ่านทุกท่านเป็นของมีค่านะครับ การประชุมถือเป็นกิจกรรมที่สำคัญอย่างหนึ่งในการบริหารองค์กร ดังนั้นทักษะในการนำประชุมให้มีทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผล จึงเป็นคุณสมบัติที่สำคัญเป็นอย่างยิ่งสำหรับผู้นำทุกท่าน