Competency คืออะไร ??

Competency คืออะไร ??
โดย ธำรงศักดิ์ คงคาสวัสดิ์ : 26 April 2005 20:34
บทนำ

เราคงเคยได้ยินคำว่า “Put the right man to the right job” กันมาตั้งแต่สมัยก่อนจวบจนมาจนถึงปัจจุบัน เราก็ยังคงได้ยินกันอยู่ ซึ่งคำ ๆ นี้ก็เป็นหลักการในการบริหารงานทั่วไปที่ควรจะเป็น แต่หลักการหรือทฤษฎีเมื่อนำมาปฏิบัติแล้วจะพบว่าในบางครั้ง(หรือหลาย ๆ ครั้ง)ไม่ง่ายอย่างที่ว่าไว้ เช่น เมื่อเราจะนำมาปฏิบัติก็จะมีคำถามอยู่เสมอ ๆ ว่าเราจะทราบได้อย่างไรว่าใครเป็น “The right man” หรืองานไหนเป็น “The right job” ที่จะเหมาะสมกับ The right man เพราะบ่อยครั้งที่เมื่อเรา Put the right man ที่ผู้บริหารขององค์กรก็พิจารณากลั่นกรองเป็นอย่างดีแล้วว่าเหมาะสมกับงานนั้น ๆ แต่เมื่อทำ ๆ ไปกลับพบว่าสิ่งที่คาดหวังไว้กลับไม่เป็นอย่างนั้นเสียแล้ว ดังนั้นคำว่า “Competency” จึงเกิดขึ้นมาด้วยประการฉะนี้
ความหมายของ Competency

เคยถามตัวเองไหมครับว่าทำไมองค์กรจึงตัดสินใจจ้างเรามาทำงาน ? แต่ละท่านอาจจะมีคำตอบที่แตกต่างกันไปตามความคิดเห็นของแต่ละคน แต่เมื่อเราเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรแล้วต่างคนก็จะต้องเป็นตัวจักรที่สำคัญตัวหนึ่งในการผลักดันและเสริมสร้างองค์กรให้ไปสู่เป้าหมายที่วางไว้ใช่ไหมครับ ? องค์กรก็ย่อมจะมีความคาดหวังในตัวพนักงานทุก ๆ ว่าเมื่อเวลาผ่านไป พนักงานจะต้องมีพัฒนาการที่ดีขึ้น มีศักยภาพ มีคุณสมบัติตลอดจนทักษะในการทำงานที่เพิ่มมากขึ้นตามอายุงานไปด้วย ซึ่งความคาดหวังขององค์กรนี้ก็น่าจะเป็นความคาดหวังของพนักงานด้วยใช่ไหมครับ ? คงไม่มีใครไม่อยากจะได้รับการเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่ง หรือทำงานอยู่ในตำแหน่งเดิมเหมือนเมื่อสิบปีที่แล้วมาเป็นแน่
จากที่ผมพูดมาข้างต้น ในปัจจุบันจึงมีแนวความคิดในเรื่องของการกำหนดคุณสมบัติที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานนั้น ๆ หรือที่เรียกกันว่า “Competency” เกิดขึ้น ซึ่งกล่าวโดยสรุปก็คือ หากจะรับพนักงานเข้ามาทำงานในตำแหน่งงานนั้น ๆ แล้ว ในตำแหน่งงานนั้น ๆ ต้องการคุณสมบัติใดหรือต้องการศักยภาพใดจากผู้ที่จะเข้ามาดำรงตำแหน่งบ้าง เพื่อที่จะนำไปใช้ในการสร้างความสำเร็จให้เกิดกับองค์กร
Job description กับ Competency

แต่เดิมในองค์กรต่าง ๆ ก็คงจะต้องมี JD หรือที่เรียกกันว่า Job description หรือ ใบพรรณนางาน เพื่อบอกลักษณะของงานในแต่ละตำแหน่งงานใช่ไหมครับ ? ซึ่ง JD มักจะถูกเขียนโดยเจ้าของตำแหน่ง(คือผู้ดำรงตำแหน่ง)โดยให้คำนึงถึง “เนื้องาน” มากกว่าผู้ดำรงตำแหน่ง ซึ่ง JD ดังกล่าวก็มักจะแบ่งเป็น 3 ส่วนใหญ่ ๆ คือ
1. ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับชื่อของผู้ดำรงตำแหน่ง,ชื่อตำแหน่งงาน,ระดับชั้น,หน่วยงาน/แผนก/ฝ่าย
2. หน้าที่ และความรับผิดชอบของงาน โดยอธิบายไว้ว่างานใดจะใช้เวลาในการทำกี่เปอร์เซ็นต์ (เมื่อรวมทั้งหมดแล้วต้องไม่เกิน 100 เปอร์เซ็นต์)
3. คุณสมบัติทั่วไปของผู้ดำรงตำแหน่ง เช่น ผู้ที่จะมาดำรงตำแหน่งนี้ควรจะมีคุณวุฒิขั้นต่ำเท่าใด,อายุงานขั้นต่ำ,ความสามารถทางด้านภาษาต่างประเทศหรือคอมพิวเตอร์, ฯลฯ
จากทั้ง 3 ส่วนที่ผมกล่าวมานี้ ส่วนที่สำคัญที่สุดใน JD ก็จะหนีไม่พ้นส่วนที่ 2 คือ เรื่องของหน้าที่และ
ความรับผิดชอบในงานในตำแหน่งนั้น ๆ ซึ่งจะทำให้ทั้งผู้ที่ดำรงตำแหน่งอยู่ และผู้ที่จะเข้ามาดำรงตำแหน่งใหม่ทราบว่า ตำแหน่งงานนั้น ๆ มีงานอะไรจะต้องทำหรือรับผิดชอบบ้าง
แต่เมื่อมี Competency เข้ามาเพิ่ม นั่นก็คือ JD จะต้องเพิ่มส่วนที่ 4 คือส่วนที่เกี่ยวกับความคาดหวังจากองค์กรในตำแหน่งงานนั้น ๆ เพิ่มเติมขึ้น นอกเหนือจากงานและความรับผิดชอบในส่วนที่ 2 ของ JD ครับ
ดังนั้นถ้าจะพูดให้ง่ายก็คือ องค์กรจะต้องเพิ่มส่วนที่ 4 Competency เข้าไปใน JD โดยเขียนสิ่งที่องค์กรคาดหวังจากผู้ดำรงตำแหน่งนั้น เพิ่มเติมลงไปนั่นเอง
ประเภทของ Competency
ในส่วนของ Competency ที่องค์กรจะเพิ่มเติมในตำแหน่งงานต่าง ๆ นั้น เราสามารถแบ่งประเภทของ Competency ออกได้เป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ
– Core competency เป็นความสามารถพื้นฐานทั่ว ๆ ไปที่ทุกตำแหน่งงานควรจะต้องมี เช่น ความรู้เกี่ยวกับธุรกิจของบริษัท,จิตสำนึกในการให้บริการลูกค้า เป็นต้น
– Technical/Functional Competency เป็นความสามารถหรือศักยภาพที่เกี่ยวกับงานที่ตำแหน่งงานนั้น ๆ จะต้องมี เช่น ในตำแหน่งที่เป็นระดับผู้บริหารระดับสูงจะต้องมี Competency ในด้าน ความคิดเชิงกลยุทธ์,การบริหารความเปลี่ยนแปลงอย่างมีประสิทธิภาพ,วิสัยทัศน์ ฯลฯ หรือ ในตำแหน่งผู้บริหารระดับกลาง ควรจะต้องมี Competency ในด้าน Leadership,ความสามารถในการวางแผนงานให้สอดคล้องกับแผนงานธุรกิจของบริษัท(Corporate Planning) หรือ ในตำแหน่งเจ้าหน้าที่ จะต้องมี Competency ในเรื่อง ความคิดริเริ่มสร้างสรรค์,ความสามารถในการประสานความร่วมมือในทีมงาน,ความละเอียดถี่ถ้วนถูกต้องและซื่อสัตย์ เป็นต้น
ประโยชน์ของ Competency

เมื่อมีการกำหนด Competency ที่ชัดเจนให้กับพนักงานในทุกตำแหน่งงานได้ทราบแล้ว จะทำให้พนักงานทราบถึงความคาดหวังขององค์กรที่มีต่อตำแหน่งงานนั้น ๆ ในขณะที่หากพนักงานที่ปฏิบัติงานอยู่ลาออกไป การสรรหาและคัดเลือกผู้เข้ามาดำรงตำแหน่งแทน(ไม่ว่าจะเป็นผู้สมัครจากภายนอกหรือจากพนักงานภายในก็ตาม) จะมีเกณฑ์ในการสรรหาคัดเลือกได้ดีกว่าการมี JD เพียงอย่างเดียว ในขณะที่ผู้ที่จะมาดำรงตำแหน่งแทนก็จะทราบว่าความคาดหวังในตำแหน่งงานนั้น ๆ ต้องการคุณสมบัติใดบ้างและตนเองจะเหมาะสมหรือสามารถปฏิบัติได้หรือไม่ นอกจากนี้การกำหนด Competency ในทุกตำแหน่งงานอย่างชัดเจนจะสามารถสอดคล้องเชื่อมโยงกับระบบการประเมินผลการปฏิบัติงานได้ โดยการนำ Competency มาเป็นเกณฑ์(Criteria) ในการวัดผล ซึ่งจะทำให้การประเมินผลการปฏิบัติงานมีความถูกต้องใกล้เคียง(Accuracy) มากยิ่งขึ้น
สรุป

เป็นที่ยอมรับกันแล้วว่าในปัจจุบันและยุคต่อไป การแข่งขันที่รุนแรงขึ้นเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงกันไม่ได้ ซึ่งแต่ละองค์กรต่างก็แสวงหา “ตัวช่วย” (Tools) หรือ วิธีการในการบริหารจัดการใหม่ ๆ เข้ามาเพื่อปรับปรุงพัฒนาพนักงานในองค์กรของตนเพื่อค้นหาศักยภาพและคุณสมบัติที่ดีที่สุดของพนักงานออกมาเพื่อผลักดันองค์กรให้เหนือกว่าคู่แข่งขัน และทำให้องค์กรไปสู่เป้าหมายที่วางไว้ในที่สุด ซึ่งในปัจจุบันได้มีการนำ Competency มาใช้กันอย่างแพร่หลายในองค์กรต่าง ๆ โดยพนักงานก็จะรับทราบว่าองค์กรคาดหวังอะไรจากตนเองบ้าง ในขณะที่องค์กรก็จะสามารถวัดผลการทำงานของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น หน่วยงานของท่านล่ะ….มีการนำ Competency มาใช้บ้างแล้วหรือยัง ??

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *