ใช้กำลังคนให้คุ้มกับงาน

ใช้กำลังคนให้คุ้มกับงาน

คำถาม

ดิฉันเป็นผู้จัดการอยู่บริษัทแห่งหนึ่งย่านกบินทร์บุรี จังหวัดปราจีนบุรี ดิฉันจะอ่านคอลัมน์ HR SOLUTION ของหนังสือพิมพ์ผู้จัดการรายสัปดาห์ เป็นประจำค่ะ มีปัญหาอยากเรียนสอบถามดังนี้ค่ะ คือผู้บริหารให้ดิฉันวิเคราะห์งานของลูกน้องรวมดิฉันด้วยทั้งหมด 4 คนค่ะ

โดยมีโจทย์ว่าถ้างานทั้งหมดที่ทำปัจจุบัน 4 คน สามารถลดเหลือ 2 คนได้มั๊ย ถ้าไม่ได้เพราะอะไร และถ้าขยับเพิ่มเป็น 3 คน ทำไมต้องเป็น 3 คน ซึ่งเหตุผลที่ผู้บริหารแจ้งมา คือ ในส่วนคนที่เกินนี้อาจจะโอนย้ายไปช่วยหน่วยงานอื่นที่มีงาน Load อยู่ค่ะ แต่ยังไม่มีนโยบายลดคนหรือจ้างคนออก เพียงแต่ถ้าใครออกก็จะไม่รับแทนหรือรับเพิ่ม อยากทราบว่า

1.การวิเคราะห์นี้ต้องใช้หลักการวิเคราะห์อัตรากำลังคนหรือเปล่าคะ

2. มีวิธีการ หรือ หลักการอะไรที่เหมาะสมในการวิเคราะห์โจทย์นี้มั๊ยคะ ขออาจารย์ช่วยแนะนำด้วยค่ะ 3. กรณีนี้จะเข้าข่าย Job Enlargement หรือ Job Enrichment รึเปล่าคะ

4.สำหรับพนักงาน ควรจะชี้แจงอย่างไร เพื่อไม่ให้เค้ารู้สึกว่าบริษัทฯ กำลังไม่ต้องการเค้า หรือต้องการจะจ้างเค้าออก หรือต้องการจะลดคน คือ ความรู้สึกที่ไม่ดีทั้งหลายนี้ จะทำให้มันน้อยลงได้อย่างไรคะ และ 5. ผู้บริหารก็ได้ให้หัวหน้างานของทุกหน่วยงานไปวิเคราะห์พนักงานในหน่วยงานตนเองด้วยเหมือนกัน แต่ดิฉันยังนึกไม่ออกว่าหัวหน้างานเค้าจะมีวิธีการทำอย่างไร

อาจถามในรายละเอียดมากนิดนะค่ะ รบกวนด้วยค่ะ – วิภาวดี

คำตอบ

คำถามคุณตรงประเด็น และชัดเจนดี ด้วยข้อจำกัดของพื้นที่กระดาษ ผมขอตอบแบบกระชับ แต่ละข้อ เลยนะครับ

ข้อ1. ต้องทำครับ เพราะไม่อย่างนั้นจะไม่มีข้อมูลที่จะบอกได้ว่า จะลดจะเพิ่มคนด้วยเหตุผลในงานอย่างไร

ข้อ2. เอาแบบง่ายที่สุดดูว่างาน (Job) แต่ละงานมีกี่กระบวนการทำงาน (Work Flow) และแต่ละ Work Flow มีขั้นตอนอะไร ให้เขียนออกมา จากนั้นเอาเข้า Program Excel คำนวณมาเป็นนาทีเลยว่า แต่ละขั้นตอนใช้ไปกี่นาที จากนั้นดูความถี่เป็นวัน เป็นสัปดาห์ เป็นเดือน ก็จะเห็นเวลาที่ใช้ไป ตอนท้ายให้คำนวณกลับเป็นชั่วโมงนะครับจะเห็นได้ง่าย ตอนนี้เราก็มาดู ได้อย่างน้อย 2 อย่าง คือ ขั้นตอนไหนเยิ่นเย้อ ไม่จำเป็นก็ตัดออกหรือลดเวลา หรือดูว่า ขั้นตอนไหนจำเป็น แต่กินเวลา ก็ต้องเอามาดูว่าจะปรับปรุงอย่างไร

ข้อ3. ไม่ใช่ทั้ง Job Enlargement หรือ Job Enrichment ครับ เป็นการปรับปรุงกระบวนการทำงานทั่วๆไป ที่เรียกว่า Continuous Process Improvement

ข้อ 4. เริ่มจากคุยเส้นทางอาชีพ บอกถึงธรรมชาติงานที่ต้องปรับปรุงอยู่เสมอ วาดฝันร่วมกันว่า ถ้าเขาได้ไปทำในหน่วยงานอื่น เขาจะได้ประโยชน์กับตัวเขาอย่างไร เน้นนะครับ ต้องบอกเขาว่า เขาจะได้ประโยชน์อะไร ไม่ใช่บริษัทจะได้อะไร

ข้อ 5. ตอบแล้วในข้อสองครับ

คงได้คำตอบที่จะนำไปปรับใช้ได้เลยนะครับ

ที่มา : www.manager.co.th

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *