บริหารทรงประสิทธิผล

บริหารทรงประสิทธิผล
Post Today – เพื่อช่วยให้ท่านบริหารงานฝ่าวิกฤต มาเรียนรู้แง่คิดของปีเตอร์ ดรักเกอร์ จากหนังสือ ผู้บริหารทรงประสิทธิผล แปลไทยโดย สุธี พนาวร พิมพ์ครั้งแรกปี ค.ศ. 1966 …
ตอนเขาอายุ 56 ปี หลังจากผ่านงานที่ปรึกษามากว่า 2 ทศวรรษ เนื้อหายังทันสมัยจนถึงทุกวันนี้

เขาให้นิยามคำว่าผู้บริหารว่า “ผู้บริหารคือพนักงานที่ใช้ความรู้ (Knowledge Worker) ผู้จัดการ นักวิชาชีพอิสระ ไม่ว่าเขาจะเป็นผู้บริหารด้วยตำแหน่งหน้าที่ หรือด้วยความรู้ความสามารถที่มีก็ตาม ตัวเนื้องานของเขาจะต้องมีผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อผลโดยรวมขององค์กร”

สำหรับพนักงานที่ใช้แรงกาย (Manual Worker) เรามุ่งหวังเพียง “ความมีประสิทธิภาพ” คือการทำงานได้ถูกต้อง ในขณะที่พนักงานที่ใช้ความรู้เราต้องการให้เขาทำสิ่งที่ควรทำเพื่อให้เกิดผลสำเร็จ

การบริหารพนักงานที่ใช้ความรู้เป็นศาสตร์เรื่องใหม่ เราไม่อาจเข้าไปควบคุมการทำงานของพนักงานใช้ความรู้อย่างใกล้ชิดลงรายละเอียดได้ จะทำได้ก็เพียงคอยช่วยเหลือสนับสนุนพวกเขาต้องคอยบริหารตนเองเพื่อมุ่งไปยังผลงานที่มีประสิทธิผล รูปแบบการบริหารแบบสั่งการและควบคุมไม่เวิร์กกับคนกลุ่มนี้

ผู้บริหารไม่สามารถบรรลุประสิทธิผลได้เพราะ

1.เวลาเขากลายเป็นเวลาของคนอื่นในองค์กร

2.ผู้บริหารยังยุ่งกับการลงรายละเอียดของงานระดับปฏิบัติการมากเกินไป แทนที่จะไปจัดการเรื่องทิศทาง ยกเว้นว่าเขาจะลุกขึ้นมาเปลี่ยนแปลงสถานการณ์ที่เผชิญอยู่อย่างจริงจัง

3.ผู้บริหารจะมีประสิทธิผลได้ก็ต่อเมื่อคนอื่นในองค์กรนำความรู้ความคิดของเขาไปสร้างประโยชน์ต่อ องค์กรคือสิ่งที่นำความสามารถของแต่ละคนมาสร้างผลงานทวีคูณ องค์กรจะต้องนำความรู้ของผู้บริหารไปใช้เป็นทรัพยากร นำไปเป็นแรงจูงใจ เอาไปเป็นเครื่องมือในการสร้างวิสัยทัศน์ให้พนักงานที่ใช้ความรู้คนอื่นๆ แต่พนักงานที่ใช้ความรู้แต่ละคนมักจะทำงานไม่สอดคล้องกัน เพราะต่างคนต่างก็มีความถนัดและความสนใจที่แตกต่างกัน

4.ผู้บริหารมุ่งสนใจภายในองค์กรมากเกินไป
ดรักเกอร์ บอกว่า ไม่มี “บุคลิกภาพอันทรงประสิทธิผล” อย่างเฉพาะเจาะจง เขาพบผู้บริหารที่ทรงประสิทธิผลมามาก แต่ละคนจะมีบุคลิก ความสามารถ นิสัย อารมณ์ วิธีการ ความรู้ และความสนใจที่แตกต่างกัน แต่ที่มีลักษณะร่วมกันอย่างหนึ่งคือ ความสามารถในการทำสิ่งที่ควรทำให้สำเร็จได้

หากต้องการเป็นผู้บริหารที่มีประสิทธิผล มีสิ่งสำคัญ 5 ประการที่ต้องนำไปปฏิบัติ คือ

1.รู้ว่าเวลาของเขาใช้หมดไปกับเรื่องใดบ้าง
2.มุ่งเน้นการสร้างผลงานสู่ภายนอก มากกว่าวิธีการทำงาน
3.สร้างผลงานจากจุดแข็งของตนและคนรอบๆ ตัวเขา
4.พุ่งความสนใจไปที่เรื่องหลักๆ ไม่กี่เรื่อง ซึ่งเป็นเรื่องที่มีผลกระทบที่สำคัญอย่างมาก
5.ตัดสินใจอย่างมีประสิทธิผล

เขาจัดการเรื่องเวลาโดยการบันทึกเวลาที่เขาได้ใช้ไปจริง บริหารจัดการโดยเลิกทำสิ่งที่ไม่จำเป็น รวบรวมเวลาที่เหลือเพื่อนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

การทำงานกับพนักงานที่ใช้ความรู้ต้องอาศัยสัมพันธภาพ ซึ่งต้องใช้เวลา งานที่ใช้ความรู้นั้นวัดผลได้ยากกว่างานที่ใช้แรงงาน มันไม่ง่ายที่เราจะบอกเพียงไม่กี่คำพูดเพื่อให้เขาทราบว่าจะต้องทำงานให้ดีอย่างไร หรือจะบอกเขาว่าเขาทำผลงานได้ดีเพียงใด

พนักงานที่ใช้ความรู้ต้องบริหารตนเอง ดังนั้นเขาต้องเข้าใจว่าผลลัพธ์ที่คาดหวังจากเขาคืออะไร ด้วยเหตุผลใด และจะนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ในลักษณะไหน เขาต้องการข้อมูล การพูดคุยปรึกษาหารือ ซึ่งใช้เวลามาก การที่ผู้บริหารบอกว่ามีเวลาให้ 15 นาทีนั้นอาจจะไม่เพียงพอ

ในการบริหารเวลานั้น ขั้นตอนแรก คือ บันทึกการใช้เวลาของผู้บริหาร หลังจากนั้นก็มาวิเคราะห์โดยใช้คำถามเหล่านี้

1.ในแต่ละงานที่ได้บันทึกไว้ ถามว่า “จะเกิดอะไรขึ้นหากไม่ทำกิจกรรมนี้” หากคำตอบคือ “ไม่เป็นไร” ก็เลิกทำ ดรักเกอร์ เล่าว่าคำถามนี้คำถามเดียวทำให้ผู้บริหารท่านหนึ่งลดงานเลี้ยงตอนค่ำลงได้ถึงหนึ่งในสาม ดรักเกอร์ ให้ความเห็นว่า ผู้บริหารสามารถลดเวลาในการไปงานเลี้ยงลงได้ถึงหนึ่งในสี่ เพราะว่าไม่มีใครสังเกตหรอก

2.คำถามต่อไปคือ “มีกิจกรรมใดในบันทึกเวลาที่สามารถให้คนอื่นไปทำแทนได้ดีไม่แพ้กัน หรืออาจจะได้ผลดีกว่าบ้าง”

3.ถามคนที่ทำงานด้วยกันว่า “ผมทำอะไรให้คุณเสียเวลาในการทำงานและไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ต่อประสิทธิผลของคุณบ้าง”

สุดท้ายก็ใช้เวลาให้กับสิ่งที่คุ้มค่า

ข้อมูลโดย :