เปลี่ยนแปลงอย่างไรให้สำเร็จ

เปลี่ยนแปลงอย่างไรให้สำเร็จ
วันเวลาผันเปลี่ยนจนปีใหม่ของไทยเราแวะเวียนมาอีกรอบ นับเป็นโอกาสดีอีกครั้งที่จะหยุดตั้งสติ เหลียวหลังแลหน้า ตั้งหลักใหม่ อะไรที่ทำมาดีๆ เก็บไว้ อะไรไม่ได้เรื่องทิ้งไป เราเริ่มใหม่ได้เสมอค่ะ

บรรยากาศวันนี้อบอวลไปด้วยกระแสของการเปลี่ยนแปลง ไม่ว่าจะเป็นระดับบ้านเมือง หรือระดับองค์กร ทั้งนี้ไม่ว่าเราจะชอบการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ คงไม่มีทางเลือก

หากยังรักที่จะยืนหยัดอยู่ในยุทธจักร เป็นคนทำงาน ต้องเตรียมตัว ตั้งหลัก ตั้งสติรับมือกับการเปลี่ยนแปลงให้ได้

ดิฉันเชื่อว่าท่านผู้อ่านทุกท่านต้องเคยผ่านการเปลี่ยนแปลง ใหญ่บ้างเล็กบ้าง ตามชั่วโมงบินของแต่ละท่าน ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนแปลงระดับส่วนตัว เช่น ลุกขึ้นเลิกสูบบุหรี่ ตั้งใจปรับนิสัยการกิน หันมาดูแลสุขภาพร่างกายและจิตใจโดยการออกกำลังกาย หรือการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวกับงาน เช่น ย้ายองค์กร ปรับระบบ เปลี่ยนโครงสร้าง ปิดบริษัท ฯลฯ

ดิฉันมั่นใจว่าท่านผู้อ่านส่วนใหญ่เห็นพ้องกับดิฉันว่าการบริหารการเปลี่ยนแปลงไม่ใช่เรื่องง่าย หลายครั้งเป็นเรื่องยากเย็นแสนเข็ญ บางครั้งเป็นเรื่องที่ต้องเสียทั้งน้ำใจและน้ำตา ซึ่งเป็นธรรมดาของมนุษย์ที่มักไม่อยากละทิ้งสิ่งที่ตนคุ้นเคย

แม้หลายครั้งตระหนักว่าสิ่งที่เราอยากทำอยากเปลี่ยนเป็นสิ่งที่ดีกว่าสำหรับตนเอง เช่นการดูแลสุขภาพตัวเอง หรือการใช้เวลากับคนที่สำคัญในชีวิตเช่นพ่อแม่มากขึ้น ยังเปลี่ยนยาก ทั้งนี้ไม่ต้องนึกถึงการเปลี่ยนที่เราต้องชักนำผู้อื่นให้พร้อมใจ ให้ใจไปกับเรา ความยากจึงสูงขึ้นเป็นเท่าทวีคูณเป็นธรรมดา

ในฐานะที่ดิฉันก็มีบทบาทเป็นคนทำงานเช่นเดียวกัน ต้องประคองตน ประคองทีม ประคององค์กรผ่านการเปลี่ยนแปลง ตลอดจนได้สอนและเป็นที่ปรึกษาองค์กรในการนำมาซึ่งการเปลี่ยนแปลงในรูปแบบหลากหลาย จึงได้มีโอกาสทำการบ้านด้านนี้พอสมควร

วันนี้ขออนุญาตเสริมวิทยายุทธท่านผู้อ่านด้วยกระบวนการบริหารการเปลี่ยนแปลง ของอาจารย์ John Kotter ซึ่งเป็นแนวทางที่ได้รับการยอมรับสูงสุดแนวทางหนึ่งในยุทธจักร Change Management

กระบวนการบริหารการเปลี่ยนแปลงที่กล่าวถึงมี 8 ขั้นตอนหลัก ดังนี้

1 ต้องทำให้คนตระหนักถึงความสำคัญ ความจำเป็น และความเร่งด่วนของการเปลี่ยนแปลง

ในชีวิตประจำวันของคนทำงาน ภาระและหน้าที่ที่มี และต้องทำก็มักล้นมืออยู่เป็นปกติ หากต้องเจียดเวลา เจียดพลังงาน เพื่อสานต่อโครงการเปลี่ยนแปลงใหม่ๆ ที่แผนกโน้น แผนกนี้ริเริ่ม ไม่ว่าจะเป็นโครงการ 5 ส. ระบบ ISO การปรับวัฒนธรรมองค์กร การเปลี่ยนระบบคอมพิวเตอร์ สารพัด โดยคนที่ต้องเปลี่ยนไม่เห็นความสำคัญ ตลอดจนความเร่งด่วนของปัญหา เชื่อมั่นว่าโครงการนั้นๆ ดันยาก จนถึงยากที่สุด แม้ทำได้ก็ชั่วครู่ ชั่วยาม ทำให้มันเสร็จๆ ประโยชน์ที่จะได้ไม่สู้จะสนใจ ก็เพราะไม่ได้ตระหนักตั้งแต่แรกว่าจะได้ประโยชน์อะไรนั่นเอง

สิ่งที่ควรทำ มีอาทิ

– ชี้ให้เห็นถึงจุดอ่อนและสถานะของปัญหาขององค์กรอย่างแจ่มชัด โดยไม่ปกปิด ไม่แอบ ยิ่งปัญหาสำคัญ ปัญหาใหญ่ ปัญหาน่ากลัวยิ่งต้องแสดง เป็นตัวเลข เป็นกราฟ เป็นสถิติ เป็นเสียงของลูกค้า เป็นปัญหาที่จับต้องได้ เข้าใจยิ่งง่าย ยิ่งดี คนทำงานจะได้ตระหนักว่าลูกค้าไม่รักเราแล้ว คู่แข่งตามเราทันแล้ว เป็นต้น

– ชี้ให้เห็นว่าหากไม่เปลี่ยนแปลง อะไรจะเกิดขึ้น ผลเสียใดจะกระทบองค์กร และกระทบคุณ หากไม่เปลี่ยนวิธีดูแลลูกค้า หากไม่ปรับกระบวนการควบคุมคุณภาพสินค้า ลูกค้าจะทิ้งเรามากขึ้นเท่าไร ยอดขายจะตกอย่างไรและกระเทือนถึงผลตอบแทนต่อพนักงานอย่างไร เป็นต้น

– ชี้ให้เห็นว่าหากเปลี่ยนแปลงแล้วจะได้อะไร ยอมปรับระบบคอมพิวเตอร์ ยอมเรียนวิธีใช้งานใหม่ แล้วงานคุณในอนาคตจะง่ายขึ้นอย่างไร หากท่านยอมลงทุน ลงเวลาสอนงานลูกน้อง ผลดีที่จะเกิดมีอะไร องค์กรจะเห็นว่าท่านเป็นหัวหน้างานที่ดีอย่างไร มีผลตอบแทนแค่ไหน ลูกน้องที่เก่งขึ้นจะช่วยท่านได้อย่างไร เป็นต้น

2 ต้องรวบรวมคนนำทีมการเปลี่ยนแปลง

ขั้นตอนถัดไปถือสร้างทีมหลักที่จะลุยให้เกิดการเปลี่ยนแปลง ทั้งนี้เป็นเพราะยากนักหนาที่จะประสบความสำเร็จในการเปลี่ยนแปลง ด้วยแรงเพียงหนึ่งเดียว แม้จะเป็นแรงจากหัวหน้าองค์กร หรือผู้นำระดับสูงสุดก็ตามที จำเป็นต้องมีแรงสนับสนุนจากกลุ่มคนที่เหมาะสมตั้งแต่แรกเริ่ม

ข้อแนะนำสำคัญของขั้นตอนนี้มีอาทิ

– ทีมนี้ควรประกอบด้วยผู้บริหารที่สามารถช่วยคิด ช่วยวางแผน และคุมกำลัง คุมปัจจัยที่จะนำมาใช้ในโครงการได้ ตลอดจนต้องมีทีมปฏิบัติการกระจายไปตามหน่วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อเป็นหลักในการกระตุ้น การดำเนินการ ตลอดจนติดตามแผนงานการเปลี่ยนแปลงในระดับ “รากหญ้า”

– ยิ่งการเปลี่ยนแปลงใหญ่ ยิ่งองค์กรมีขนาดยักษ์ ทีมนี้ต้องยิ่งใหญ่ตาม อย่างไรก็ดี ทีมที่ใหญ่เกินไปก็เป็นปัญหาในการทำงาน เพราะไม่คล่องตัว โดยรวมแล้วทีมหลักนี้น่าจะมีสมาชิกประมาณ 5-12 คน น้อยไปก็ไม่ครอบคลุม ความคิดไม่หลากหลาย มากไปก็ยืดยาด ย้วยไปมา ประชุมทีไรหาที่จบไม่ได้สักที

– หลายครั้งดิฉันมักเสนอให้เชิญท่านที่อาจมีความเห็นแตกต่าง หรือแม้แต่ต่อต้านการเปลี่ยนแปลงให้อยู่ในทีมนี้ตั้งแต่แรก เพื่อให้เขามีส่วนร่วม เพื่อให้เข้าใจ เพื่อเห็นมุมที่แตกต่าง เพื่อลดกระแสขัดแย้ง แม้จะทำให้คุมทีม คุมเกมยากขึ้น แต่จะช่วยให้การนำและกระจายกระแสการเปลี่ยนแปลงง่ายขึ้น

– ที่สำคัญ คือทีมต้องมีเป้าหมายการทำงานของทีม การวางแผน ตลอดจนการแบ่งงาน แบ่งหน้าที่อย่างเป็นรูปธรรม หน้าที่องค์กรคือเสริมทักษะทีม ไม่ว่าจะเป็นทักษะในการบริหารทีม การสื่อสาร การลดความขัดแย้ง การสร้างขวัญกำลังใจและความไว้เนื้อเชื่อใจฯลฯ ตลอดจนต้องให้อำนาจ และทรัพยากรที่เหมาะสมกับหน้าที่ ความรับผิดชอบที่ต้องดำเนินการอีกด้วย

3 สร้างจุดหมายและกลยุทธ์การเปลี่ยนแปลง

จากสองขั้นตอนที่ผ่านมา ท่านผู้อ่านทำให้คนในองค์กรตระหนักถึงปัญหาหรือโอกาสที่ต้องไขว่ขว้าอย่างเร่งด่วน แถมมีทีมที่พร้อมลุย ขั้นตอนที่สามนี้คือการที่ทีมข้างต้นต้องสร้างฝัน วาดวิสัยทัศน์ หรือเขียนเป้าหมายในอนาคตของโครงการการเปลี่ยนแปลงที่กระจ่างชัด เพื่อเป็นเส้นชัยให้ทั้งองค์กร ตลอดจนหากลยุทธ์ที่จะนำไปสู่เส้นชัยให้เหมาะเจาะ

ข้อแนะนำเพิ่มเติมในกระบวนการนี้คือ

– ทีมเปลี่ยนแปลงต้องมีทักษะในการวางแผนเชิงกลยุทธ์ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดวิสัยทัศน์ ตลอดจนการเขียนกลยุทธ์ หากยังไม่มี สามารถหาตัวช่วยเช่นหน่วยวางแผน หรือที่ปรึกษาได้ไม่ยาก

– หากได้ความร่วมมือจากคนหมู่มากในการเสนอข้อมูลและข้อเสนอแนะในกระบวนการสร้างเป้าหมายและวางแผนเชิงกลยุทธ์ จะทำให้การวางแผนเฉียบคม ตรงประเด็นมากขึ้น ทั้งยังทำให้เกิดกระบวนการมีส่วนร่วมจากคนหมู่มากซึ่งจะทำให้การทำให้แผนงานเป็นจริงง่ายขึ้นหลายระดับ

– แม้จะเขียนทั้งเป้า ทั้งแผนไว้อย่างดี ปัจจัยหนึ่งที่ทีมต้องให้ความสำคัญในเรื่องการเปลี่ยนแปลง คือการเปลี่ยนแปลง นั่นคือ เขียนแล้วก็ปรับได้หากจำเป็น เพราะหลายสิ่งอาจเปลี่ยนไปเมื่อกาลเวลาหรือปัจจัยหลายหลากต่างไป ดังนั้นความยืดหยุ่นและความสามารถในการปรับเปลี่ยนของทีมจึงเป็นหัวใจของการเป็นผู้บริหารการเปลี่ยนแปลง หากผู้ที่ลุกขึ้นเป็นตัวตั้งตัวตีในการนำการเปลี่ยนแปลง ไม่ยอมเปลี่ยนไม่ยอมปรับ แล้วใครจะยอมรับให้เป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลง จริงไหมคะ

จาก 3 ขั้นตอนแรกนี้ ท่านผู้อ่านพร้อมที่จะรุกสู่ขั้นต่อไปอีก 5 ข้อ ให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่จับต้องได้ ไว้ติดตามต่อตอนหน้านะคะ

ดิฉันขอถือวาระอันเป็นมงคลนี้กราบสวัสดีปีใหม่แบบไทยๆ กับท่านผู้อ่าน ขอเป็นกำลังใจให้ปีนี้เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีอีกครั้งสำหรับการเปลี่ยนแปลงดีๆ ทั้งในชีวิตส่วนตัว และชีวิตการทำงานของทุกท่าน

ของดีๆ ในชีวิต ส่วนใหญ่มักไม่มาฟรีๆ…ท่านผู้อ่านต้องออกแรงด้วยนะคะ

เรื่อง : พอใจ พุกกะคุปต์