เคล็ดเล็กๆ น้อยๆ ในการบริหารเวลา

เคล็ดเล็กๆ น้อยๆ ในการบริหารเวลา
มองมุมใหม่ : รศ.ดร.พสุ เดชะรินทร์ pasu@acc.chula.ac.th คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย กรุงเทพธุรกิจ วันอังคารที่ 22 สิงหาคม พ.ศ. 2549
กรุงเทพธุรกิจออนไลน์ : ปัจจุบัน เวลาได้กลายเป็นทรัพยากรที่มีค่าสำหรับทุกๆ คนนะครับ เวลาไปที่ไหนก็มักจะเจอกับคำบ่นว่า ไม่มีเวลา แต่ทำไมหลายๆ คนสามารถทำงานหลายๆ อย่างให้สำเร็จได้มากกว่าผู้อื่นทั้งๆ ที่มีเวลาเท่ากัน เมื่อสัปดาห์ที่แล้วได้เริ่มต้นไว้ในเรื่องของกับดักในการบริหารเวลาห้าประการแล้ว ดังนั้นสัปดาห์นี้เลยขอต่อในเรื่องของเคล็ดเล็กๆ น้อยๆ ในการใช้เวลาให้ถูกต้องและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นครับ โดยเนื้อหาบางส่วนในสัปดาห์นี้ มาจากงานเขียนของ Donald E. Wetmore ซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญคนหนึ่งในด้านการบริหารเวลา
ก่อนอื่นต้องมาดูนะครับว่าเวลาเราพูดถึงการบริหารเวลา (Time Management) นั้น จริงๆ แล้วเราหมายถึงอะไร ทุกท่านทราบกันอยู่แล้วว่าเวลาของเราในแต่ละวัน ไม่สามารถเพิ่มได้ ทั้งๆ ที่หลายๆ คนก็บ่นว่าอยากจะมี 48 ชั่วโมงต่อวัน ดังนั้นคนที่บริหารเวลาเก่งๆ นั้น เขาไม่ได้เพิ่มเวลาที่เขามีอยู่หรอกนะครับ แต่เป็นการใช้เวลาที่มีอยู่ให้เป็นประโยชน์มากขึ้น เนื่องจากเวลาทุกคนมีเท่ากันหมด แต่ใครจะสามารถใช้เวลาให้เป็นประโยชน์ได้มากกว่ากัน น่าจะเป็นประเด็นสำคัญมากกว่าครับ แต่การใช้เวลาให้เป็นประโยชน์ก็ไม่ได้หมายความว่า ต้องตั้งหน้าตั้งตาทำงานตลอดทุกนาทีที่ตื่นนะครับ แต่ต้องเป็นการใช้เวลาอย่างสมดุลมากกว่า
ได้มีการแบ่งเวลาของเราออกเป็นเจ็ดด้านที่สำคัญครับ นั้นคือ สุขภาพ ครอบครัว การเงิน สติปัญญา สังคม วิชาชีพ และจิตใจ (Spiritual) และในระยะยาวแล้ว เราคงต้องสร้างความสมดุลให้กับทั้งเจ็ดด้าน เนื่องจากถ้าเราละเลยด้านใดด้านหนึ่งไป ก็อาจจะส่งผลเสียต่อชีวิตของเราได้ครับ เช่น ถ้าไม่ใส่ใจเรื่องสุขภาพ พออายุมากขึ้นเราก็ต้องใช้เวลาไปกับการเจ็บป่วยมากขึ้น หรือถ้าไม่สนใจเรื่องของครอบครัว ก็ต้องใช้ทั้งเวลาและเงินในการฟื้นฟูความสัมพันธ์ในครอบครัวขึ้นมาใหม่
นอกจากเรื่องของการใช้เวลาให้เป็นประโยชน์แล้ว ยังมีเคล็ดเล็กๆ น้อยๆ ที่น่าจะนำไปปรับใช้ในการบริหารเวลาให้ดีขึ้นนะครับ อาทิเช่น
– การวางแผนงานของสิ่งที่จะต้องทำในแต่ละวัน โดยในแต่ละวัน เราควรจะวางแผนของสิ่งที่จะทำล่วงหน้าก่อนไปทำงานทุกครั้ง เพื่อที่เมื่อไปถึงที่ทำงาน จะได้ทำในสิ่งที่ควรทำ แต่ถ้าเราไปถึงที่ทำงานโดยขาดการวางแผน สิ่งที่จะทำ ก็จะไปทำงานแบบกลวงๆ และใครบอกให้ทำอะไรก็ทำหมด (แทนที่จะไปทำงานเชิงรุก ก็เป็นเชิงรับแทนครับ) ถ้าจะให้ดีก่อนนอนทุกครั้ง ควรจะจดสิ่งที่จะต้องทำในวันถัดไปครับ และพยายามใช้ประโยชน์จากพวก ‘To Do List’ ทั้งหลายที่มีอยู่ในคอมพิวเตอร์ PDA หรือกระดาษโน้ตทั้งหลาย
ซึ่งท่านผู้อ่านก็ต้องเลือกใช้ให้เหมาะกับแต่ละท่านนะครับ ผมเองลองมาหมดแล้วเหมือนกันครับ ตั้งแต่ใช้สมุดโน้ตเล็กๆ ใช้ PDA ใช้คอมพิวเตอร์ จนปัจจุบันกลับมาสู่สามัญครับ คือใช้กระดาษขาวหนึ่งแผ่น ประเด็นสำคัญคือต้องจดนะครับ อย่าคิดว่าเราจะพึ่งความทรงจำของเราได้เพียงอย่างเดียว เนื่องจากหลายๆ ท่านจะไม่ชอบจด แต่จะใช้วิธีจำแทน การจดจะทำให้สมองเราโล่งขึ้นสำหรับการคิดในเรื่องใหญ่ๆ แทนที่จะมาจดจำประเด็นเล็กๆ น้อยๆ
– ประเด็นต่อเนื่องคือการจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่จะทำ หรือที่เราเรียกเป็น Prioritize ครับ โดยเมื่อเราจดหรือวางแผนในสิ่งที่จะต้องทำในวันรุ่งขึ้นแล้ว ให้จัดลำดับความสำคัญของสิ่งเหล่านั้นด้วยครับ โดยเรียงจากสำคัญมากไปหาสำคัญน้อย
ซึ่งท่านผู้อ่านหลายๆ ท่านก็คงมีประสบการณ์คล้ายๆ กับผมนะครับว่า เมื่อเขียนไปแล้ว ไม่เคยทำได้หมดในสิ่งที่จะต้องทำซักกะที ซึ่งก็ไม่เป็นไรนะครับ การเหลือในสิ่งที่ไม่ได้ทำนั้นถือเป็นเรื่องปกติครับ เพียงแต่ขอให้มองว่าเราทำอะไรไปแล้วบ้าง และท่านผู้อ่านลองนึกดูนะครับว่าถ้าเกิดไม่ได้จัดลำดับความสำคัญ หรือไม่ได้วางแผนว่าจะทำอะไรบ้าง ก็อาจจะทำงานไม่เสร็จแม้แต่เรื่องเดียวก็ได้ครับ
– ประเด็นที่สามคือถ้าเป็นไปได้ ให้วางแผนในสิ่งที่จะทำให้มากเข้าไว้ครับ ท่านผู้อ่านอย่าเพิ่งหาว่าผมแปลกนะครับ แต่ถือเป็นการใช้ประโยชน์จากกฎอันหนึ่งที่เราเรียกว่า ‘Parkinson’s Law’ ครับ โดย Parkinson’s Law นั้นกล่าวไว้ว่า Work expands so as to fill the time available for its completion หรือถ้าแปลเป็นไทยง่ายๆ ก็คือ งานจะขยายจนเต็มเวลาที่มี นั้นคือวางแผนไว้ว่าจะทำงานหนึ่ง อย่างในวันนั้น เราก็จะใช้เวลาทั้งวันทำงานเพียงแค่ชิ้นเดียว แต่ถ้าเราวางแผนว่าจะทำงานสี่อย่างในวันรุ่งขึ้น เราก็สามารถทำงานได้สี่อย่างเสร็จภายในวันเดียว
เช่นเดียวกัน แต่ถ้าเราวางแผนไว้ว่าจะทำงานสิบสองอย่างในวันรุ่งขึ้น เราอาจจะไม่สามารถทำงานทั้งสิบสองอย่างได้เสร็จ แต่อย่างน้อยอาจจะทำได้เจ็ดถึงแปดอย่าง การมีหลายอย่างที่ต้องทำ ถือว่าเป็นการสร้างแรงกดดันให้กับเราได้ประการหนึ่งครับ ซึ่งสามารถทำให้เราสามารถใช้เวลาได้อย่างมีคุณค่าและประสิทธิภาพมากกว่าการขาดแรงกดดัน
ดังนั้นท่านผู้อ่านอาจจะลองวางแผนในสิ่งที่จะทำให้มากกว่าเดิมนะครับ เพื่อใช้ประโยชน์จาก Parkinson’s Law แต่ต้องอย่าลืมที่จะจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่จะทำก่อนนะครับ
ยังมีเคล็ดในการบริหารเวลาอีกหลายอย่างที่น่าสนใจ ซึ่งจะขอนำเสนอต่อในสัปดาห์หน้านะครับ

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *