เก่าไป ใหม่มา

เก่าไป ใหม่มา
Work Hard กับ Work Smart ต่างกันอย่างไร ในช่วงสัปดาห์ที่ผ่านมา พวกเราส่วนใหญ่ได้เห็นปรากฏการณ์ “เก่าไป ใหม่มา” ในวงการบริหารบ้านเมืองอีกวาระหนึ่ง ระหว่างเขียนต้นฉบับนี้ คณะรัฐบาลชุดใหม่ใกล้คลอดเต็มที ขณะที่ผู้บริหารชุดเก่าอยู่ระหว่างการล่ำลาตำแหน่งอย่างอาลัยบ้าง ไม่อาลัยบ้าง

หลายท่านฝากฝังงานกับทั้งข้าราชการประจำ กับฝากความหวังว่าผู้บริหารบ้านเมืองใหม่จะสานงานสำคัญต่อ ขออย่าให้สะดุด

เอาเป็นว่าตอนนี้ เราคนไทยทุกคนทุกฝ่ายต้องช่วยกันคนละไม้คนละมือตามแต่บทบาทของแต่ละคน เพื่อทั้งหนุนและนำให้บ้านเมืองและสังคมเคลื่อนไปข้างหน้าอย่างมั่นคงและยั่งยืน

หันกลับมาดูองค์กร ตลอดจนการบริหารจัดการยามเปลี่ยนถ่ายย้ายโอนอำนาจและความรับผิดชอบ องค์กรและผู้บริหารควรเตรียมการอย่างไรบ้างยามถึงคราว “เก่าต้องไป ใหม่ต้องมา” เช่นนี้

วันนี้ดิฉันขอคุยเรื่องที่เป็นรูโหว่ของหน่วยงานส่วนใหญ่ ประเด็นที่หากองค์กรใส่ใจมากขึ้น จะมีส่วนช่วยให้การถ่ายโอนหน้าที่เป็นไปอย่างราบรื่น ไร้รอยตะเข็บ ตลอดจนเพิ่มความสำเร็จของผู้มารับตำแหน่งใหม่ไปพร้อมๆ กัน

ในช่วงของการเปลี่ยนอำนาจ เรามักเน้นว่าคน “ใหม่” ควรจะทำอะไร แต่อาจไม่ใส่ใจเท่าที่ควรว่าคน “เก่า” ที่กำลังจะไป ต้องมีบทบาทอะไรบ้างในระหว่างช่วง “ส่งไม้ต่อ” นี้

ตัวอย่างที่ดีของการเตรียมการและผ่องถ่ายงานได้อย่างเนียนงาม คือ การลงจากตำแหน่งผู้นำของ Bill Gates เจ้าพ่อ Microsoft เพื่อส่งไม้ต่อให้ Steve Ballmer นอกจาก Bill Gates จะคัดและกรองผู้สืบทอดตำแหน่งหรือ Successorของเขาอย่างพิถีพิถันแล้ว เขายังชี้แนะตลอดจนสอนแนวทางในการนำองค์กรอย่างต่อเนื่อง

ที่สำคัญ Bill Gates ให้โอกาส Steve Ballmer แสดงฝีมือพิสูจน์ตนเองกับทีม กับลูกค้าและสาธารณชน ตลอดจนให้ตัดสินใจในเรื่องสำคัญๆ ระหว่างเป็นมือสองก่อนรับตำแหน่ง CEO

รูปแบบของการมอบอำนาจและความรับผิดชอบของ Jack Welch CEO แห่งยุคให้ Jeff Immelt ก็ประสบความสำเร็จและเนียนเรียบ ไม่ฉุกละหุก ไม่สะดุด ไม่ก่อช่องว่าง ความยิ่งใหญ่ของGE ไม่หยุดชะงักอย่างที่หลายคนหวั่นวิตก

สิ่งที่สำคัญและคล้ายคลึงกันระหว่างตัวอย่างทั้งสองคือทั้ง Jack Welch และ Bill Gates ให้ความสำคัญในการหาตัวตายตัวแทนตั้งแต่เนิ่นๆ ใช้เวลาในการสร้าง การปั้น และพัฒนาผู้สืบทอดตำแหน่ง ตลอดจนให้โอกาสตัวตายตัวแทนแสดงฝีมือ ซึ่งถือเป็นการสร้างความเชื่อมั่นและเรียกศรัทธาจากผู้ที่เกี่ยวข้องตั้งแต่ก่อนรับตำแหน่ง

ทั้งนี้เป็นเพราะการรับช่วงต่อจากผู้นำที่โดดเด่นไม่ธรรมดาอย่าง Bill Gates และ Jack Welch ถือเป็นเรื่องท้าทายไม่ธรรมดาเช่นเดียวกัน

ในกรณีองค์กรทั่วไป คนเก่าที่กำลังจะไปก็สามารถมีบทบาทสำคัญเพื่อเป็นฐานให้คนใหม่ประสบความสำเร็จได้

แนวทางหนึ่งที่จะฟันธงได้ว่าคนเก่าควรทำอะไรบ้างยามส่งไม้ต่อ คือการมองบทบาทของคนใหม่ที่ต้องทำโดยเฉพาะในช่วงแรกของการรับงาน

ภารกิจหลักของผู้บริหารคนใหม่ที่สำคัญไม่หนี

– เข้าใจภาพรวมของธุรกิจขององค์กรอย่างคมและลึก

– มองทะลุถึงทั้งภาพใหญ่และภาพย่อยขององค์กรว่ามีวิสัยทัศน์ พันธกิจ ตลอดจนกลยุทธ์อะไรในการดำเนินธุรกิจ เพื่อบริหารงานต่อได้ทันที หรือแม้จะปรับเปลี่ยนสิ่งใด ก็รู้ที่มาที่ไปปรุโปร่ง

– ตระหนักถึงจุดแข็ง จุดอ่อนขององค์กร เช่น เรื่องโครงสร้าง ระบบ การเงิน เทคโนโลยี และ คน

– เข้าใจลึกซึ้งเรื่องวัฒนธรรมองค์กร เช่นเครือข่ายภายใน กระบวนการตัดสินใจ “ใคร” เป็น “ใคร” ในองค์กร

– สร้างทีม สื่อสารกับพนักงาน เพื่อสร้างความสัมพันธ์และความเข้าใจ และความเชื่อมั่นในตัวผู้บริหารใหม่

ดังนั้น บทบาทของ “คนเก่า” ที่กำลังก้าวลงจากตำแหน่ง หรือก้าวขึ้นสู่ตำแหน่งถัดไป คือช่วยให้คนใหม่ประสบความสำเร็จในประเด็นข้างต้นโดยเฉพาะในช่วงเวลา 3-6 เดือนของการรับงานใหม่ ซึ่งคนส่วนใหญ่มีสิทธิสะดุด เซ หรือเดินเป๋ๆ ได้เพราะความไม่เคยคุ้นกับบทบาทใหม่ แม้จะเป็นคน “ใน” ก็เถอะ

บทบาทในการส่งไม้ สามารถแบ่งได้เป็น 2 มิติคือ

1. การส่งมอบงานในส่วนที่ “จับต้องได้”

บางองค์กรที่ดิฉันเคยร่วมงานด้วยมีระบบที่เรียกว่า HOTO หรือ Handing Over – Taking Over ซึ่งเป็นกระบวนการส่งมอบรับมอบงานอย่างเป็นทางการ จับต้องได้ ลงนามส่ง-ลงนามรับได้ ไม่ว่าจะเป็นเอกสาร ข้อมูล เงินทอง สิ่งของ ทรัพย์สิน

บางองค์กรเข้มขนาดมีการถ่ายบันทึกวิดีโอ ในช่วงรับมอบส่งมอบจะได้มีเอกสารหลักฐานยามต้องหยิบขึ้นมาใช้ในอนาคต

มิตินี้เป็นส่วนที่ง่ายกว่าส่วนที่สองเพราะจับต้องได้ องค์กรไหนไม่มี HOTO ต้องเร่งทำให้เป็นนโยบาย ไม่ให้ข้อมูลสำคัญหายไปกับคน สับเปลี่ยนหมุนเวียนผู้บริหารหรือคนทำงานทีไร หาอะไรไม่เคยเจอ ต้องเริ่มใหม่ทุกที ต้องย่ำอยู่กับที่พักใหญ่ กว่าจะก้าวไปข้างหน้าได้…ฟังคุ้นๆ ไหมคะ

2. การส่งมอบงานในส่วนที่ “จับต้องไม่ได้”

ส่วนนี้เป็นส่วนที่สำคัญไม่แพ้ส่วนแรก ในหลายกรณีอาจสำคัญกว่าด้วยซ้ำ

วิธีการที่ดีที่สุด คือ ต้องนั่งจับเข่าคุย เพื่อถ่ายทอดวิทยายุทธ์ มีหัวข้อ เนื้อหา กระบวนการส่งและสวมงานเพื่อสานต่ออย่างไร้ช่องว่าง การจะส่งไม้ต่ออย่างมีประสิทธิภาพจึงต้องใช้เวลา ยิ่งงานซับซ้อน มีส่วนที่จับต้องไม่ได้ เช่นการสร้างเครือข่าย เข้าใจวัฒนธรรม ตระหนักถึงฝีมือของทีม รู้เรื่องแรงต้าน แรงค้านในองค์กรยิ่งต้องใช้เวลา หากมีคนเก่าที่ช่ำชอง ช่วยมอง ช่วยดู เป็นกุนซือให้คนใหม่ เฉกเช่นตัวอย่าง GE และ Microsoft ข้างต้น องค์กรจะโชคดี

กระนั้นก็ดี ในชีวิตปกติขององค์กรส่วนใหญ่ มักมีใครๆ ที่ไม่จำเป็นต้องหวังดีมากมายกับองค์กร หรือกับ “คนใหม่” ที่จะมาทดแทนฉัน ประมาณว่า “ถ้ามันทำได้ดีกว่า แล้วฉันจะเอาหน้าไปไว้ไหน” หรือ “ไหนๆ องค์กรจะผลักไสให้ฉันออก แล้วจะต้องมาบอกมาสอนคนใหม่อะไรนักหนา” “เก่งนักก็ว่ากันเองไปเถิด อย่าได้เกิดเจอกันอีกเลย!” “ระเบิดที่ฝังไว้หาให้เจอแล้วกัน…”

ดังนั้น องค์กรยิ่งต้องเตรียมพร้อม มีการกำหนดนโยบายและกระบวนการส่งไม้ต่ออย่างเป็นระบบ แม้จะเก็บได้ไม่ครบ ไม่เต็มเม็ดเต็มหน่วย ก็ยังดีกว่าปล่อยปละละเลยให้เป็นเรื่องของแต่ละบุคคล ว่าเขาจะเมตตาองค์กรและคนใหม่แค่ไหน

นอกเหนือจากนั้น องค์กรสามารถหาหนทางต่างๆ ที่ผูกโยงให้คนเก่า (ที่ขยับออกด้วยดี มิใช่ถูกขอให้ออก) ยังมีเยื่อใยอยากให้องค์กรเจริญก้าวหน้าต่อเนื่อง เช่น ผู้บริหารที่จะไปมีหุ้นของบริษัท แม้ไม่ถึงกับรักกับชอบผู้บริหารคนใหม่ แต่ก็เกรงใจกระเป๋าตนเอง เพราะหากส่งต่องานดี เขาประสบความสำเร็จ หุ้นองค์กรก็ทำประโยชน์ให้ตนเท่านั้น

บางองค์กร ถือเป็นกฎกติกามารยาทว่าการที่ใครจะเลื่อนตำแหน่ง ก้าวหน้าไปตรงไหน หากปล่อยให้คนมาแทนทำงานแบบเหวอๆ ไม่ลงตัว ไม่เข้าที่เข้าทางเพราะขาดข้อมูล ไม่ได้คำแนะนำ ไม่มีคำสอน ถือเป็นข้อบกพร่องของ “ผู้ส่งไม้”

หลายองค์กร ให้ผู้บริหารมีส่วนในการเลือกตัวตายตัวแทน จะได้ไม่แบ่งฉันแบ่งเธอ… ก็คุณมีส่วนเสนอให้เขามาช่วย มาหนุนให้คุณก้าวไปข้างหน้าได้ ดังนั้นต้องไม่ทิ้งต้องไม่ขว้างเขา ต้องเป็นเงาช่วยเขาในตอนแรก หากเขาไม่ประสบความสำเร็จ องค์กรจะมองคุณว่าตัดสินใจพลาด เลือกคนผิด ทำให้คุณดูไม่เก๋ไปอีกแบบค่ะ

สรุปว่าองค์กรควรวางแนวทางและนโยบายในการกำกับการส่งไม้ต่อ ไม่ว่าในส่วนที่จับต้องได้และไม่ได้

จะหวังพึ่งว่าคนเก่าเขาที่กำลังจะไป จะใส่ใจดูแลองค์กรเหมือนยามยังอยู่ในตำแหน่ง อาจเป็นการหวังมากไป

บางท่านว่าขนาดตอนเขาอยู่ในหน่วยงานเขายังไม่ใส่ใจ จะไปแล้ว ให้หันมาแสนดี กลัวคนมาใหม่พลาด ก็ดูแปลกประหลาดไปหน่อย

ดังนั้นมีระบบไว้ก่อนดีกว่า

กันไว้ดีกว่าแก้ค่ะ

ที่มา : พอใจ พุกกะคุปต์

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *