ศิลปะในการพัฒนาความสามารถด้านการสื่อสารด้วยวาจา (Oral Communication)

ศิลปะในการพัฒนาความสามารถด้านการสื่อสารด้วยวาจา (Oral Communication)

 

 
คุณคิดว่าคุณสามารถหลีกหนีที่จะติดต่อสื่อสารกับผู้อื่นได้หรือไม่ แบบว่านั่งเงียบ ๆ คนเดียวอยู่ที่โต๊ะ ไม่พูดคุยกับใคร โลกนี้เป็นของเรา ไม่มีผู้อื่นมาติดต่องานด้วย แน่นอนว่าคงไม่มีใครสามารถทำงานในลักษณะนี้ ทุกคนย่อมต้องมีการสื่อสารหรือพูดคุยพบปะกับคนอื่น

             การสื่อสารด้วยวาจา ( Oral Communication ) จึงเป็นความสามารถหรือพฤติกรรมด้านหนึ่งที่ทุกคนอยากจะพัฒนาให้ดีขึ้น การสื่อสารด้วยวาจาเป็นการ ให้และแลกเปลี่ยนข้อมูล และการแสดงความคิดเห็นในเรื่องต่าง ๆ ได้อย่างชัดเจน กระชับได้ใจความ รวมทั้งความสามารถในการสื่อสารข้อมูลได้เหมาะสมกับกลุ่มผู้ฟังในระดับที่แตกต่างกัน

             แล้วคุณจะพัฒนาความสามารถด้านการสื่อสารด้วยวาจาได้อย่างไร : ก่อนอื่นคุณต้องเข้าใจและรับทราบถึงพฤติกรรมที่แสดงออกในด้านการสื่อสารด้วยวาจาว่าองค์การต้องการหรือคาดหวังพฤติกรรมอะไรจากคุณ ทั้งนี้ความคาดหวังที่องค์การต้องการนั้นจะแตกต่างกันออกไปตามระดับตำแหน่งงานที่ต่างกัน เช่น พฤติกรรมของพนักงานในด้านการสื่อสารด้วยวาจาจะแตกต่างจากหัวหน้างาน เป็นต้น ดิฉันขอนำเสนอระดับพฤติกรรมที่องค์การคาดหวังต่อความสามารถด้านการสื่อสารด้วยวาจาโดยแบ่งเป็น 5 ระดับตามระดับตำแหน่งงาน ดังต่อไปนี้

ระดับ ลักษณะพฤติกรรม
Basic Level – 1

(ขั้นเริ่มต้น :

พนักงาน)

•  รับฟังข้อมูลและความคิดเห็นจากผู้อื่น
•  ให้ผู้อื่นแสดงความคิดเห็น โดยไม่มีการพูดสอดแทรกหรือขัดจังหวะ
•  ให้ข้อมูลรายละเอียดที่ถูกต้อง ชัดเจนในเรื่องที่ตนรับผิดชอบแก่ผู้อื่นได้
•  แสดงความคิดเห็นอย่างไม่เป็นทางการแก่ผู้อื่นได้
Doing Level – 2

(ขั้นปฏิบัติ :

พนักงานอาวุโส)

•  แสดงออกถึงความกระตือรือร้นที่จะรับฟัง และตอบข้อซักถามของผู้อื่น
•  เข้าใจและแยกแยะประเด็นที่ซักถาม และสามารถตอบข้อซักถามจากผู้ฟังได้
•  มีเทคนิคหรือวิธีการในการตรวจสอบความเข้าใจในข้อมูลที่ได้รับของผู้อื่น
•  จัดระบบและเสนอความคิดเห็นของตนเองแก่สมาชิกในทีมได้อย่างมีเหตุผล
Developing Level – 3

(ขั้นพัฒนา :

หัวหน้างาน)

•  ใช้คำพูด และน้ำเสียงที่สื่อออกมาได้เหมาะสมกับกลุ่มผู้ฟังที่หลายหลายได้
•  นำเสนอความคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะต่างๆ ต่อกลุ่มผู้ฟังที่มีระดับที่แตกต่างกัน
•  ปรับเปลี่ยนเนื้อหาและวิธีการสื่อสารให้เหมาะสมตามสถานการณ์ต่าง ๆ
•  มีเทคนิค และวิธีการในการสื่อสารกับกลุ่มคนที่แสดงออกถึงความไม่เป็นมิตรได้
Advanced Level – 4

(ขั้นก้าวหน้า : ผู้จัดการ)

•  ยกตัวอย่างหรือประสบการณ์ที่ประสบความสำเร็จในการทำให้ผู้อื่นเห็นภาพ
•  โน้มน้าว จูงใจ และกระตุ้นผู้ฟังให้มีความคิดคล้อยตามและปฏิบัติตาม
•  ช่วยเหลือผู้อื่นในการสื่อสารกับกลุ่มคนที่แสดงออกถึงความไม่เป็นมิตรได้
•  สอนผู้อื่นถึงหลักและวิธีการในการสื่อสารกับกลุ่มคนที่มีลักษณะที่ต่างกัน

Expert Level – 5

(ขั้นเชี่ยวชาญ : ผู้อำนวยการ)

•  แจงแจงข้อมูลรายละเอียดที่สำคัญในระดับองค์การ เช่น กลยุทธ์ นโยบาย แก่ผู้อื่นได้
•  เจรจาต่อรองกับผู้อื่นในสถานการณ์ที่มีความเสี่ยงสูงหรือประเด็นที่กำลังอยู่ในความสนใจ
•  ให้คำปรึกษาแนะนำแก่ผู้อื่นในการสื่อสารกับบุคคลที่เป็นปัญหาหรือจูงใจยาก
•  เป็นตัวแทนขององค์การใน การถ่ายทอดเทคนิคการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

             พบว่าดีกรีหรือความลึกของพฤติกรรมในแต่ละระดับนั้นจะแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับว่าคุณเองอยู่ในระดับตำแหน่งงานใด ดังนั้นก่อนที่คุณจะพัฒนาความสามารถในด้านการสื่อสารด้วยวาจานั้นคุณควรศึกษาว่าองค์การต้องการอะไรจากคุณ มิใช่ว่าอยากจะพัฒนาตนเองท่าเดียวแต่สิ่งที่คุณพัฒนาหรือพยายามปรับปรุงนั้นอาจไม่สนองตอบสิ่งที่องค์การต้องการได้ หลังจากที่คุณรับรู้ถึงระดับพฤติกรรมที่องค์การคาดหวังแล้วนั้น ขั้นตอนถัดไปขอให้คุณเริ่มดำเนินการ ดังต่อไปนี้

ประเมินความสามารถของตนเองกับพฤติกรรมที่องค์การต้องการ- คุณต้องเริ่มประเมินพฤติกรรมที่เกิดขึ้นจริงในปัจจุบันของตนเองหรือ Actual Competency กับพฤติกรรมที่คาดหวังขององค์การ หรือ Expected Competency โดยจัดทำตารางการประเมินพฤติกรรมของตนเองในระดับนั้น ๆ ดิฉันขอยกตัวอย่างตำแหน่งงานของหัวหน้างาน ซึ่งพฤติกรรมที่คาดหวังนั้นจะต้องอยู่ที่ระดับ Developing หรือขั้นของการพัฒนา โดยมีคะแนนอยู่ที่ 3 โดยคุณสามารถจัดทำตารางเปรียบเทียบได้ดังต่อไปนี้

พฤติกรรมที่แสดงออกในขั้น Developing ความสามารถ ความสามารถในปัจจุบัน
  ที่คาดหวัง สามารถทำได้ ไม่สามารถทำได้
ใช้คำพูด และน้ำเสียงที่สื่อออกมาได้เหมาะสมกับกลุ่มผู้ฟังที่หลายหลายได้ 3 T
 
นำเสนอความคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะต่างๆ ต่อกลุ่มผู้ฟังที่มีระดับที่แตกต่างกัน 3
 
F
ปรับเปลี่ยนเนื้อหาและวิธีการสื่อสารให้เหมาะสมตามสถานการณ์ต่าง ๆ 3
 
F
มีเทคนิค และวิธีการในการสื่อสารกับกลุ่มคนที่แสดงออกถึงความ ไม่เป็นมิตรได้ 3
 
F

วิเคราะห์หาจุดแข็ง และจุดอ่อนของตัวคุณเอง- พฤติกรรมที่คุณสามารถทำได้นั้นจะถือว่าเป็นจุดแข็ง ( Strength) ของตัวคุณเอง ขณะเดียวกันพฤติกรรมที่คุณประเมินแล้วว่ายังไม่สามารถแสดงพฤติกรรมได้ตามนั้นจะถือว่าเป็นจุดอ่อนหรือพฤติกรรมที่คุณเองต้องพัฒนา ( Weakness) เมื่อคุณรับรู้แล้วว่าพฤติกรรมอะไรที่เป็นจุดแข็งและจุดอ่อนของตัวคุณเอง สิ่งที่คุณจะต้องทำนั่นก็คือ ถามตัวคุณเองก่อนว่าคุณมีใจที่จะพัฒนาหรือปรับปรุงพฤติกรรมที่แสดงออกนั้น ๆ ของคุณบ้างหรือไม่ ถ้าคุณคิดว่าคุณอยากจะปรับเปลี่ยนพฤติกรรมของตนเอง คุณควรเริ่มวิเคราะห์และหาวิธีการเสริมจุดแข็งให้ดียิ่งขึ้น และพัฒนาจุดอ่อนของตนเอง ทั้งนี้คุณสามารถใช้เวลาหรือความทุ่มเทในการพัฒนาจุดแข็งน้อยกว่าสิ่งที่เป็นจุดอ่อนของตัวคุณเอง

จัดทำตารางการเสริมจุดแข็งและพัฒนาจุดอ่อน – คุณควรเริ่มจัดทำตารางการพัฒนาและปรับปรุงพฤติกรรมของตัวคุณเอง โดยการกำหนดวิธีการในการพัฒนาจุดแข็งและจุดอ่อน รวมทั้งระยะเวลาในการพัฒนาตนเอง ดังตัวอย่างของตารางต่อไปนี้

พฤติกรรมที่แสดงออกในขั้น Developing วิธีการในการพัฒนา ระยะเวลา
    เริ่มต้น สิ้นสุด
ใช้คำพูด และน้ำเสียงที่สื่อออกมาได้เหมาะสมกับกลุ่มผู้ฟัง ที่หลายหลายได้ อ่านคู่มือหรือหนังสือ ที่เกี่ยวข้อง 1 ม.ค. 47 31 ม.ค. 47
นำเสนอความคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะต่างๆ ต่อกลุ่ม ผู้ฟัง ที่มีระดับที่แตกต่างกัน ฝึกแสดงความคิดเห็นต่อ หน้าเพื่อนร่วมงาน ม.ค. 47 ธ.ค. 47
ปรับเปลี่ยนเนื้อหาและวิธีการสื่อสารให้เหมาะสมตาม สถานการณ์ต่าง ๆ ฝึกแสดงความคิดเห็นต่อหน้าเพื่อนร่วมงาน ม.ค. 47 ธ.ค. 47
มีเทคนิค และวิธีการในการสื่อสารกับกลุ่มคนที่แสดงออก ถึงความไม่เป็นมิตรได้ ฝึกตนเองในขณะทำงาน On the Job Training ม.ค. 47 ธ.ค. 47

ติดตามและประเมินผลพฤติกรรมของคุณเอง – คุณต้องเริ่มสำรวจและประเมินตนเองว่าพฤติกรรมของคุณมีการพัฒนาหรือปรับเปลี่ยนไปมากน้อยแค่ไหน คุณสามารถแสดงพฤติกรรมได้ตรงตามพฤติกรรมที่องค์การคาดหวังในตำแหน่งงานของคุณหรือไม่ หากคุณสามารถแสดงพฤติกรรมได้ครบถ้วนตามที่กำหนดแล้ว คุณสามารถศึกษาพฤติกรรมในระดับที่สูงถัดขึ้นไปว่าพฤติกรรมที่ต้องการในระดับที่สูงขึ้นมีพฤติกรรมอะไร บ้าง เพื่อว่าคุณจะได้เตรียมความพร้อมในการพัฒนาพฤติกรรมที่องค์การคาดหวังในระดับที่สูงขึ้นได้ – ผู้เตรียมความพร้อมย่อมได้เปรียบในโอกาสของการเลื่อนตำแหน่งงานในระดับที่สูงขึ้น

               การพัฒนาความสามารถด้านการสื่อสารด้วยวาจา ( Oral Communication ) นั้นไม่ยากเลย เพียงแต่ขอให้คุณใส่ใจและให้เวลาในการพัฒนาพฤติกรรมที่องค์การคาดหวังและต้องการให้เกิดขึ้น ผู้ที่มีความสามารถในด้านการสื่อสารด้วยวาจาย่อมได้รับความร่วมมือหรือความช่วยเหลือในการทำงานจากผู้อื่น และความสามารถในด้านนี้เองจะเป็นหนทางหนึ่งที่จะทำให้คุณมีความก้าวหน้าและประสพผลสำเร็จในหน้าที่การงานของตัวคุณ

 


 



 
ที่มา : www.tpa.or.th
 

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *