ลดปัญหาด้วยการ “ทักษะการจัดระบบ”

ลดปัญหาด้วยการ “ทักษะการจัดระบบ”

วันที่ : 14 กุมภาพันธ์ 2551 นิตยสาร/หนังสือพิมพ์ : งานอัพเกรด

ในชีวิตการทำงานท่านเคยมีอาการเช่นนี้หรือไม่

…หาเอกสารไม่พบเป็นประจำโดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมื่อมีความจำเป็นต้องใช้งาน

…ใช้เวลานานมากในการหาเอกสารแต่ละครั้ง

…มักต้องทำแบบฟอร์มฉบับใหม่เป็นประจำเนื่องจากหาไฟล์แบบฟอร์มเดิมที่เคยทำไว้ไม่พบ

…หงุดหงิดกับโต๊ะทำงานรกรุงรัง สิ่งของมากมายวางระเกะระกะ

…งานหลุดบ่อยเนื่องจากไม่ได้จัดเก็บคำสั่งงานบันทึกไว้ในสารระบบ

หากท่านเคยมีอาการดังกล่าว นั่นเป็นตัวบ่งชี้ว่าชีวิตของท่านกำลังอยู่ในสภาวะ “ไร้ระบบ” เข้าให้แล้ว หากปล่อยไว้นานวันอาการจะยิ่งทวีความรุนแรงมากขึ้น ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานที่ลดลงในขณะที่ความตึงเครียดในชีวิตกลับทวีมากยิ่งขึ้น

“ทักษะการจัดระบบ” นับเป็นทักษะสำคัญอันนำมาซึ่งความลงตัวและประสิทธิภาพในการใช้ชีวิต ไม่ว่าจะเป็นการจัดระบบชีวิตส่วนตัว การเรียน การทำงาน การใช้ชีวิตครอบครัว อีกทั้งยังเป็นทักษะจำเป็นต่อการอยู่ร่วมกันอย่างสงบสุขของคนในสังคม โดยเฉพาะอย่างยิ่งในโลกยุคโลกาภิวัตน์ที่สังคมมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและมีความสลับซับซ้อนมากยิ่งกว่ายุคใดในอดีตที่ผ่านมา

ที่ใดไม่มีการจัดระบบที่นั่นย่อมอยู่ในสภาวะแห่งความสับสนวุ่นวาย อาทิ

บ้านเมืองใดที่ไม่มีการจัดระบบวางผังเมืองอย่างดี…ย่อมนำมาซึ่งปัญหาตามมามากมายทั้งปัญหาจราจรติดขัด ปัญหาสิ่งแวดล้อม มลภาวะ น้ำท่วม ฯลฯ

องค์กรใดที่ไม่มีการจัดระบบบริหารจัดการอย่างดี…ย่อมนำมาซึ่งการขาดประสิทธิภาพและความสับสนวุ่นวายในการทำงาน ความขัดแย้งไม่ลงรอยระหว่างผู้บริหารและผู้อยู่ใต้บังคับบัญชา ส่งผลให้องค์กรไม่สามารถขับเคลื่อนไปสู่เป้าหมายที่วางไว้ได้

บ้านใดที่ไม่มีการจัดระบบระเบียบ…ย่อมนำมาซึ่งความไม่น่าดู สกปรก รกรุงรัง จะค้นหาอะไรก็แสนยากลำบาก เพราะไม่รู้ว่าไปเก็บไว้ที่ไหน อันอาจเป็นชนวนให้เกิดการทะเลาะวิวาทความไม่ลงรอยระหว่างกันในครอบครัวตามมาได้

บุคคลใดที่ไม่มีการจัดระบบระเบียบในชีวิตส่วนตัว…ย่อมนำมาซึ่งการเปิดจุดอ่อนในชีวิต ยากที่ชีวิตจะประสบความสำเร็จอย่างยั่งยืน

ทักษะการจัดระบบจึงนับเป็นทักษะที่มีความสำคัญทั้งในระดับมหภาคและจุลภาคที่ควรสร้างให้เกิดขึ้นเป็นลักษณะนิสัยของคนในชาติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสังคมไทยที่คนส่วนใหญ่ขาดระบบระเบียบในการใช้ชีวิต ต่างไปจากกลุ่มประเทศที่พัฒนาแล้วส่วนใหญ่ เช่น ประเทศญี่ปุ่น สิงคโปร์ ฯลฯ ที่ “ความมีระบบระเบียบ” เป็นคุณลักษณะประจำชาติที่สำคัญอันนำมาซึ่งการพัฒนาประเทศชาติให้เจริญรุ่งเรือง

ทักษะการจัดระบบ ไม่ใช่เป็นเพียงการทำตามระเบียบแบบแผน กฎเกณฑ์ที่สร้างขึ้น หรือการมีระเบียบวินัยเท่านั้น แต่ทักษะการจัดระบบเป็นความสามารถในการจัดการกับสภาพความสับสนวุ่นวาย หรือสภาพการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ โดยการออกแบบ “ช่องทาง” หรือ “ระบบ” ใหม่ ๆ มารองรับเพื่อให้เกิดความคล่องตัวในการขับเคลื่อนไปสู่เป้าหมายที่ตั้งใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ตัวอย่างเช่น ในการจัดระบบเอกสารในที่ทำงาน เราไม่ควรคิดว่าเป็นเรื่องที่เสียเวลาแต่อย่างใดเพราะหากเรามีระบบเอกสารที่ดีแล้ว นั่นย่อมหมายถึงการเพิ่มขึ้นของประสิทธิภาพในการทำงานด้วยเช่นกัน โดยการจัดระบบเอกสารในที่ทำงานนั้นสำคัญ คือ อย่าผัดวันประกันพรุ่ง แต่ต้องตัดสินใจเริ่มดำเนินการในทันที นอกจากนี้ผู้นำองค์กรในระดับหัวหน้าแถวควรอย่างยิ่งที่จะเป็นผู้ริเริ่มทำเป็นแบบอย่างให้คนภายใต้ดูเป็นแนวทาง โดยเริ่มจาก

…สำรวจเอกสารทั้งหมดในที่ทำงาน ตัวอย่างเช่น เอกสารในลิ้นชัก บนโต๊ะทำงาน ตู้ใส่เอกสาร และแฟ้มเอกสารต่าง ๆ

…จัดกลุ่มเอกสารทั้งหมดเป็นหมวดหมู่ โดยหลักการสำคัญคือเน้นการจัดกลุ่มตามประโยชน์การใช้งานเป็นสำคัญ ตัวอย่างเช่น แบ่งตามวันที่ของเอกสาร แบ่งตามตัวอักษร แบ่งตามประเภทงาน แยกหมวดหมู่เอกสารที่จะทิ้งหรือทำลาย

…สร้างระบบการจัดเก็บ อาทิ พื้นที่ว่าง ชั้นวาง ลิ้นชัก ตู้หนังสือ แฟ้ม ระบบจัดเก็บไฟล์ในคอมพิวเตอร์ที่เอื้อประโยชน์สูงสุดต่อการทำงานให้บรรลุเป้าหมาย อาทิ สะดวกในการหยิบฉวย ใกล้มือ หาได้ง่าย

….จัดทำแบบบันทึกรายการ หรือจัดทำดัชนีแฟ้มเอกสารต่าง ๆ เพื่อให้ทราบว่าเอกสารต่าง ๆ ถูกเก็บไว้ที่ใด เพราะหากไม่มีการจดบันทึกไว้ หรือไม่ได้มีการเขียนติดไว้ที่หน้าตู้ กล่อง ลิ้นชัก สถานที่เก็บอื่น ๆ แล้ว เมื่อเวลาผ่านไปเราอาจลืมไปเลยว่าเคยเก็บสิ่งนี้ไว้ที่ใด หรืออาจลืมไปเลยว่าเราเองมีเอกสารดังกล่าว นอกจากนี้การจัดทำใบบันทึกรายการ คู่มือ หรือ ดัชนีแฟ้มเอกสาร ด้วยทุกครั้งยังเป็นประโยชน์ในการหาสิ่งของต่าง ๆ และเป็นแนวทางในการจัดระบบให้ทันสมัยในครั้งต่อไปด้วยเช่นกัน
การจัดระบบในเรื่องต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารในที่ทำงาน การจัดระบบข้าวของเครื่องใช้ภายในบ้าน การจัดระบบชีวิตส่วนตัว เป็นเรื่องของการฝึกฝนและประสบการณ์ การลองผิดลองถูก และปรับปรุงให้ดีขึ้นอยู่เป็นประจำและสม่ำเสมอ โดยหัวใจหลักสำคัญอันจะนำมาซึ่งความสำเร็จในกาพัฒนาทักษะดังกล่าวนั้นได้แก่

…ความสามารถในการคิดหาระบบที่เหมาะสมกับสภาพการณ์ต่าง ๆ ซึ่งจำเป็นต้องอาศัยความสามารถในการคิดเป็นสำคัญ กล่าวคือ การคิดเชิงวิเคราะห์ (Analytical Thinking) เพื่อจำแนกองค์ประกอบต่าง ๆ จากสภาพความสับสนวุ่นวายที่เกิดขึ้นว่ามีอะไรบ้าง…การคิดเชิงมโนทัศน์ (Conceptual Thinking) เพื่อนำองค์ประกอบต่าง ๆ ที่ได้จากการคิดเชิงวิเคราะห์นั้นมาจัดกลุ่มให้เข้าพวกกัน…การคิดเชิงสังเคราะห์ เพื่อนำองค์ประกอบต่าง ๆ ที่จัดกลุ่มแล้วนั้นมาสร้างเป็นระบบหรือช่องทางใหม่ที่มีความคล่องตัวมากกว่าเดิมเพื่อการขับเคลื่อนไปสู่เป้าหมายที่ตั้งใจ

…ความมีวินัยหมั่นฝึกฝนและทำอย่างต่อเนื่อง โดยเมื่อจัดระบบในเรื่องใดเรื่องหนึ่งเสร็จแล้ว ไม่ได้หมายความว่าเราไม่ต้องไปทำอะไรกับมันอีก เพราะระบบที่ตั้งไว้อาจยังอาจไม่สมบูรณ์เพียงพอหรือล้าสมัย ซึ่งในระหว่างทางที่ใช้ระบบนั้นเราสามารถปรับเปลี่ยนพัฒนาระบบดังกล่าวให้ทันสมัยและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นต่อไป การเพิกเฉยไม่ใส่ใจปล่อยปละละเลยอาจส่งผลให้การจัดระบบเป็นไปได้ยากยิ่งขึ้น เนื่องจากสภาพการณ์มีความซับซ้อนมากยิ่งขึ้นจนอาจกลายเป็นดินพอกหางหมูยากที่จะสะบัดหลุดไปได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในโลกยุคที่มีการไหลบ่าของข้อมูลข่าวสารมากมายในปัจจุบัน ดังนั้นเราจึงควรกำหนดเวลาที่เฉพาะเจาะจงเป็นประจำทุกสัปดาห์ ในการจัดระบบต่าง ๆ ทั้งที่เกี่ยวข้องในชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวเป็นประจำอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้เกิดความต่อเนื่องและสร้างเป็นนิสัยให้เกิดขึ้นในชีวิต

ทักษะการจัดระบบเป็นทักษะพื้นฐานสำคัญของการบริหารชีวิตอย่างสมดุลและมีประสิทธิภาพสูงสุดเป็นการร่นระยะเวลาในการทำงานและลดความตึงเครียดในชีวิต โดยเฉพาะอย่างยิ่งในโลกยุคใหม่ที่การเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ เกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว ผู้ที่มีทักษะการจัดระบบที่ดีย่อมได้เปรียบในการรับมือกับสภาพการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้เป็นอย่างดีในการจัดระบบชีวิตให้ลงตัวได้ในทุกสถานการณ์