ลดต้นทุนด้วยเทคนิค E C R S

ลดต้นทุนด้วยเทคนิค E C R S
Source: LogisticsDigest / สุวัฒน์ จรรยาพูน

ช่วงนี้ผมมีโอกาสได้ไปเยี่ยมชมธุรกิจขนาดกลางและย่อม (SMEs) ของบ้านเราหลายครั้ง พบว่าความว่าธุรกิจส่วนมากมีการทำงานแบบตามใจนึก ไม่มีระบบ ไม่มีการเชื่อมโยงระหว่างแผนก แต่หลายธุรกิจก็มีแบบแผนมีระบบ เพียงแต่ขาดความต่อเนื่อง ไม่สม่ำเสมอ แม้กระทั่งหลักพื้นฐานในการทำงานอย่างเช่น “5 ส” ก็ยังสามารถแนะนำได้ และยังใช้ได้อยู่เสมอ แม้ว่าหลายโรงงานมีความรู้สึกว่าใครๆ ที่เข้ามาก็พูดหรือถามเรื่องนี้จนเบื่อที่จะได้ยิน แต่ก็ไม่เคยทำสำเร็จสักครั้ง

มีโรงงานแห่งหนึ่งที่ผมเข้าไปและเกิดความประทับใจ อยากนำมาเล่าสู่กันฟัง คือเขาใช้เทคนิคที่หลากหลายประสมประสานกันอย่างลงตัว ที่สำคัญคือพนักงานทุกคนมีความ ตั้งใจและยินดีที่จะทำให้กับองค์กร เห็นได้จากการเดินผ่านบอร์ดแสดงผลการปรับปรุงที่ผ่านมา ซึ่งหลักการที่เขาใช้ ก็ไม่ใช่เรื่องราวที่ซับซ้อนครับ เป็นเทคนิคพื้นฐานง่ายๆ คล้ายๆ กับ 5ส. ที่เคยพบเห็นในตำรา ก็คือ “E C R S” ซึ่งผมเห็นว่าทุกๆ ธุรกิจสามารถนำแนวคิดนี้ไปใช้ได้ทันทีโดยไม่ต้องลงทุนเพิ่ม เพียงแต่ปรับแนวคิดเท่านั้น คือ
E ย่อมาจาก Eliminate แปลว่า กำจัดออก
C ย่อมาจาก Combine แปลว่า รวมเข้าด้วยกัน
R ย่อมาจาก Rearrange แปลว่า จัดลำดับใหม่
S ย่อมาจาก Simplify แปลว่า ทำให้ง่ายขึ้น

การดำเนินงานทุกขั้นตอนเขาให้พนักงานทุกคนระลึกถึงเทคนิค E C R S อยู่ตลอดเวลา กล่าวคือ ต้องคิดว่าสิ่งที่ทำนั้นสามารถกำจัดออกได้หรือไม่ รวมกันได้หรือไม่ เรียงลำดับการทำงานใหม่แล้วดีกว่าเดิมหรือไม่ และมีวิธีที่ทำให้ทำงานได้ง่ายขึ้นหรือไม่ แนวคิดแบบนี้สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับทุกๆ เรื่อง ทุกๆ องค์กร ผมขอยกตัวอย่างของงานด้านโลจิสติกส์นะครับ

ในส่วนของ E: Eliminate ขอพูดถึงเรื่องบรรจุภัณฑ์ กล่าวคือ เดิมบรรจุภัณฑ์เพื่อการขนส่ง (หีบห่อภายนอก) ใช้กระดาษกล่องลูกฟูก 5 ชั้น เกรดกระดาษค่อนข้างดี พิมพ์ลายยี่ห้อ 2 สี น้ำหนักสุทธิไม่เกิน 2 กิโลกรัม ข้างในบรรจุสินค้าประเภทขนมขบเคี้ยว คือ มีกล่องบรรจุขนาด 1 โหล พลาสติกซีลเรียบร้อย ฉลากสีสวยงาม สำหรับการขายส่ง และภายในกล่อง จะเป็นขนมซึ่งบรรจุในซองพลาสติกอัดก๊าซไนโตรเจน พิมพ์ลายสวยงาม

จะเห็นว่าบรรจุภัณฑ์สำหรับการตลาดที่พิมพ์ลายสวยงามทั้ง 2 แบบนั้นมีความเหมาะสมดี แต่บรรจุภัณฑ์เพื่องานโลจิสติกส์นั้น ผมคิดว่าไม่เหมาะที่จะพิมพ์ 2 สี และใช้กล่องกระดาษลูกฟูก 5 ชั้น ควรที่จะกำจัดออกเหลือเพียงสีเดียว และกระดาษกล่องลูกฟูก 3 ชั้น ก็เพียงพอ คิดกำจัดออกง่ายๆ แบบนี้แล้วให้ซัพพลายเออร์เราเสนอราคากล่องสินค้ามาใหม่เชื่อว่าได้ราคาที่ลดลงจนน่าพอใจเชียวครับ ซึ่งเราไม่ต้องเปลี่ยนกระบวนการใดๆ ให้ยุ่งยาก และที่สำคัญทำให้น้ำหนักต่อกล่องลดลง ประหยัดค่าน้ำมันได้อีกทางหนึ่ง

ส่วนในเรื่องของ C: Combine เราเคยเห็นชัดในเรื่องของการขนส่งแบบ Milk Run แต่ผมขอยกตัวอย่างที่เพิ่งพบเห็นในโรงงาน คือ เดิมพนักงานตรวจสอบคุณภาพต้องตรวจสอบสินค้าสำเร็จรูป และวัตถุดิบ ในอดีตที่ผ่านมามักจะทำงานไม่ทัน โดยเฉพาะในช่วงเวลาที่วัตถุดิบเข้า และต้องส่งมอบสินค้าให้กับลูกค้าในเวลาไล่เรี่ยกัน ที่สำคัญหากไม่มีผลจาการตรวจสอบก็ไม่สามารถส่งมอบสินค้าให้ลูกค้า หรือนำวัตถุดิบไปผลิตได้ การดำเนินการง่ายๆ ที่ไปคุยกับทางโรงงานก็คือ การรวมเข้าด้วยกัน หลักการก็คือตั้งคำถามว่าพนักงานตรวจสอบคุณภาพจำเป็นต้องรับสินค้าด้วยหรือไม่ คำตอบก็คือไม่ต้องเพียงแต่มาเก็บตัวอย่างไปตรวจสอบ ก็เลยเสนอวิธีการว่าให้พนักงาตรวจสอบคุณภาพสอนวิธีการเก็บตัวอย่างกับพนักงานรับสินค้า แล้วให้พนักงานรับสินค้าเก็บตัวอย่างให้ ส่วนด้านสินค้าสำเร็จรูปก็เช่นกัน นำแนวคิดของ Quality Built-In เข้ามาใช้ คือให้พนักงานผลิตเป็นผู้ตรวจสอบสินค้าที่ตนเองผลิต ส่วนพนักงานตรวจสอบคุณภาพให้มีหน้าที่เพียงการสุ่มตรวจเท่านั้น

วิธีนี้จะทำให้งานคอขวดของการตวจสอบคุณภาพหายไป บางบริษัทสามารถลดจำนวนพนักงานควบคุมคุณภาพลงอีกด้วย และหากนำแนวทางของโซ่อุปทานเข้ามาใช้ก็อาจให้ซัพพลายเออร์ของเราเก็บตัวอย่างมาให้พร้อมกับการส่งสินค้า เราจะได้ไม่ต้องเสียเวลาเก็บตัวอย่างอีก

ด้าน R: Rearrange ก็คือขั้นตอนของการตรวจสอบกล่องบรรจุภัณฑ์ เดิมจะต้องได้กล่องสำเร็จรูปแล้วจึงตรวจสอบ ซึ่งสาระสำคัญของการตรวจอยู่ที่คุณภาพการพิมพ์ เช่น เฉดสี ความคมชัด ซึ่งหากผลการตรวจไม่ผ่านก็ต้องปฏิเสธสินค้านั้น หากเราย้ายขั้นตอนการตรวจสอบคุณภาพการพิมพ์ไปก่อนการขึ้นรูป ก็จะทำให้สามารถปฏิเสธสินค้าก่อน ไม่ต้องเสียเวลา และต้นทุนในการขึ้นรูปกล่องอีก

การคิดถึงการจัดลำดับใหม่นั้นบ่อยครั้งจะทำให้พบขั้นตอนที่ไม่จำเป็น จนสามารถขจัดออกไปได้ด้วยเช่นกัน ขอยกตัวอย่าง กรณีการขอผลิตสินค้าสำเร็จรูปในส่วนที่ไม่ผ่านคุณภาพ เดิมต้องรอให้ผู้จัดการโรงงานตัดสินใจเป็นกรณีๆ ซึ่งหลายครั้งทำให้ไม่สามารถส่งสินค้าได้ทันตามกำหนด หรือส่งสินค้าไม่ครบต้องจัดส่งอีกรอบ ที่สำคัญผู้จัดการโรงงานก็ต้องอนุมัติโดยไม่มีทางเลือกอื่น ดังนั้นอำนาจในการสั่งผลิตสินค้าในส่วนที่ไม่ได้คุณภาพมาจากคำรับรองของฝ่ายควบคุมคุณภาพก็เพียงพอ เพียงแต่ต้องมีการสรุปรายละเอียดให้ผู้จัดการโรงงานรับทราบและสืบหาสาเหตุของคุณภาพนั้นต่อไปในอนาคต

ตัวสุดท้ายคือ S: Simplify ขอยกตัวอย่างของโรงงานหนึ่ง ที่มีปัญหาเกี่ยวกับลายมือของพนักงานที่เขียนมาบนเอกสารที่ได้รับ ทำให้หน่วยงานที่ได้เอกสารนั้นต้องทำการเดา ส่งผลให้เกิดการผลิตสินค้าผิดรุ่น ผิดขนาด ผิดฉลาก หากโรงงานทำการเปลี่ยนแบบฟอร์มของเอกสารใหม่ลดการเขียนลงเป็นมีช่องให้เลือกรุ่น ขนาด ฉลาก แทน ก็จะทำงานได้ง่ายขึ้น หรือมีบริษัทหนึ่งแต่ละแผนกใช้ชื่อเรียกสินค้าแตกต่างกัน ทำให้ต้องมาเดาว่าฝ่ายตลาดเรียกแบบนี้ แล้วจะเป็นชื่ออะไรของฝ่ายวางแผนการผลิต ซึ่งวิธีที่ทำให้ง่ายขึ้นก็คือ ใช้รหัสสินค้าที่เป็นตัวเลขแทนชื่อเรียกสินค้า จะป้องกันความสับสนของพนักงานได้ง่ายกว่า

ในการเก็บสินค้าของโรงงานแห่งหนึ่งด้วยความที่มีสถานที่คับแคบ จึงวางสินค้าเรียงติดกันจำนวน 5 แถว ซึ่งมีปัญหาในการหยิบออกเป็นอย่างมาก เพราะสินค้าที่ต้องการหยิบออกมามักจะอยู่ด้านในสุด ทุกครั้งที่มีการหยิบสินค้าก็จะต้องรื้อออกและเก็บเข้าอยู่เสมอ หากโรงงานนี้มีพื้นที่เพียงพอก็สามารถนำสินค้าเข้าด้านหน้าและออกด้านหลังได้ แต่ทางเข้าออกมีทางเดียว จึงเสนอให้วางติดกัน 3 แถวด้านซ้าย และ 2 แถวด้านขวา ทางรถวิ่งอยู่ตรงกลางแทนที่จะเป็นแบบ 5 แถวด้านซ้าย และทางรถวิ่งอยู่ขวาแบบเดิม ทำให้ลดจำนวนและเวลาในการรื้อสินค้าและจัดใหม่ได้มากว่า 50%

จากตัวอย่างทั้งหมด จะเห็นได้ว่าเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นอยู่ในทุกองค์กร และทำการแก้ไขได้โดยไม่ยากนัก เพียงแต่ไม่ได้รับความสนใจ และ/หรือคิดว่าสิ่งที่ทำอยู่นั้นดีอยู่แล้ว หรือเราไม่มีอำนาจและหน้าที่ในการปรับปรุงเปลี่ยนแปลง จึงทำให้พนักงานไม่เกิดการคิดที่จะพัฒนา ดังนั้นการกระตุ้นให้พนักงานทุกคนคิด และนำแนวทางของ E C R S มาใช้จะทำให้องค์กรเกิดการใช้ทรัพยากรอย่างเต็มประสิทธิภาพ ก่อให้เกิดต้นทุนที่เหมาะสมและสามารถแข่งขันได้ครับ

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *