ยืดหยุ่นอย่างมีประสิทธิภาพ

ยืดหยุ่นอย่างมีประสิทธิภาพ

วันที่ : 10 มีนาคม 2551 นิตยสาร/หนังสือพิมพ์ : งานวันนี้

การควบคุมตารางเวลา นอกจาก ควบคุมตนเองได้แล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญไม่แพ้กัน นั่นคือ ความยืดหยุ่นในการใช้เวลา โดยมุ่งเพื่อให้ใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด เร็วที่สุด ด้วยวิธีที่ชาญฉลาดที่สุด เพื่อให้เราสามารถทำสิ่งต่าง ๆ ที่ควรทำทั้งหมด ไม่เพียงแต่ที่ได้ลงตารางเวลาไว้ แต่ทุก ๆ เรื่องที่จำเป็นต้องทำนอกเหนือจากนั้น แม้ไม่ได้คาดคิดมาก่อนก็ตาม

การเรียนรู้ที่จะใช้เวลาให้เกิดประสิทธิภาพ “สูงสุด” จึงเป็นเรื่องสำคัญ สิ่งที่เราควรทำ อาทิ

กำหนดเส้นตาย (deadline) ของทุกงาน และตั้งใจมุ่งมั่น “ทำให้เสร็จ” ตามกฎของพาร์กินสัน (Parkinson’s Law) เป็นความจริงที่ว่า คนส่วนใหญ่มักยืดเวลาทำงานออกไปเรื่อย ๆ ตามเวลาที่มีอยู่ และจะมาเร่งรีบทำให้เสร็จในช่วงท้ายใกล้ ๆ จะหมดเวลา หรือถ้าเลื่อนได้มักจะเลื่อนหรือผัดวันประกันพรุ่งออกไปก่อน อันเป็นเหตุให้คนจำนวนไม่น้อย ถูกบีบด้วยสถานการณ์มากกว่าทำตามความตั้งใจของตนเอง

ดังนั้น หากเราต้องการทำตามแผนเพื่อไปสู่เป้าหมาย เราจำเป็นต้องกำหนด “เส้นตายในทุก ๆ เรื่องที่เราจะทำ และต้องเคารพเส้นตายด้วย โดยเห็นความสำคัญว่า ต้องทำให้เสร็จ ไม่เสร็จไม่ได้ ความมุ่งมั่นตั้งใจที่จะทำให้เสร็จตามเวลา จะทำให้เราจดจ่อ มีสมาธิ กล้าปฏิเสธการถูกรบกวน ยอมทำงานหนัก และหาวิธีชาญฉลาดมากขึ้นในการทำให้เสร็จตามกำหนด

จำไว้ว่า การปล่อยให้ตัวเองต้องทำงานไปเรื่อย ๆ เปื่อย ๆ ไม่เสร็จตามกำหนด นอกจากจะทำให้ตารางเวลาไม่มีความหมายแล้ว ยังทำให้เราสูญเสียความน่าเชื่อถือ ความไว้วางใจ จากผู้ที่ได้รับผลกระทบจากความล่าช้าของเราอีกด้วย

ใช้เวลาเล็กน้อยอย่างมีประสิทธิภาพ อาทิ ทำหลายอย่างพร้อมกันเพื่อให้ใช้เวลาน้อยแต่ได้ปริมาณงานมาก เช่น การโทรศัพท์ติดต่อคนกับการพูดคุยกับคนที่นัดหมายไว้ การฟังเทปสอนภาษาขณะอยู่ในรถ ออกกำลังกายขณะดูโทรทัศน์ อ่านหนังสือขณะเข้าร้านตัดผม เป็นต้น

ป้องกันการถูกรบกวน การถูกขัดจังหวะเป็นอุปสรรคประการหนึ่งที่ทำให้เกิดปัญหาอย่างมากในการทำตามตารางเวลา ทำให้เราต้องเสียเวลาในการทำสิ่งที่ไม่ได้วางแผนไว้ ทางออกคือ เราควรหาวิธีป้องกัน อาทิ ไม่รับโทรศัพท์/ไม่พบคนที่ไม่ได้นัดหมายหรือให้คนรับเรื่องแทนไว้ก่อน รู้จักต่อรองเวลากับผู้อื่นว่าควรทำเมื่อไร รู้จักปฏิเสธสิ่งที่ไม่เป็นประโยชน์และทำให้เสียเวลาโดยไม่จำเป็น โดยเลือกที่จะทำสิ่งที่เป็นประโยชน์สูงสุดก่อน จากนั้นจึงเลือกทำงานที่มีความสำคัญในระดับรอง ๆ ลงมา

ให้คนช่วยทำ ถ้าเป็นไปได้ เนื่องจากงานที่เราลงตารางเวลาไว้อาจมีมากกว่ากำลังที่เราจะสามารถทำเองได้ทั้งหมดให้เสร็จทันเวลา การกระจายงานให้ผู้อื่นช่วยจึงเป็นวิธีที่ช่วยทำให้เราทำงานได้มากขึ้นและทันเวลาที่กำหนด เพราะเป็นการร่วมแรงกันทำงานจากหลาย ๆ คน ซึ่งทำให้ใช้เวลาโดยรวมน้อยกว่าที่เราทำทั้งหมดเพียงคนเดียว โดยพิจารณาอย่างเหมาะสมว่าควรให้ใครทำสิ่งใด ที่สำคัญคือ เราต้องเป็นผู้ควบคุมผู้ช่วยเหล่านี้ให้ทำเสร็จตามเวลาที่กำหนด ในคุณภาพที่เราต้องการ

เวลาสามารถควบคุมได้ หากเราไม่วิ่งไปพร้อม ๆ กับเวลา แต่เข้าไปอยู่วงใน เพื่อบริหารจัดการเวลาที่มีอยู่เพื่อทำสิ่งต่าง ๆ ได้อย่างประสิทธิภาพ ด้วยตระหนักว่า การใช้เวลาอย่างชาญฉลาด เป็นสิ่งที่บ่งบอกถึงอนาคตของบุคคลนั้นว่าจะเป็นเช่นไร..