ผู้นำควรจะทำอะไรบ้าง

ผู้นำควรจะทำอะไรบ้าง
มองมุมใหม่ : ผศ.ดร.พสุ เดชะรินทร์ กรุงเทพธุรกิจ วันที่ 24 ธันวาคม พ.ศ. 2545
อะไรคือสิ่งที่ผู้บริหารหรือผู้นำควรจะทำ? คำถามนี้ไม่ใช่สิ่งที่จะตอบได้ง่ายๆ ในวันนี้ ผมเลยรวบรวมแนวคิด ทั้งจากประสบการณ์ของตัวเอง จากนักธุรกิจ ที่ประสบความสำเร็จที่สุดในโลก และจากนักวิชาการชื่อดัง มาประมวลให้ได้ลองพิจารณากัน
เริ่มต้นที่หลักการทางวิชาการก่อน อะไรคือหน้าที่ที่ผู้บริหารจะต้องทำ ถ้าท่านผู้อ่านได้เปิดตำราทางด้านการจัดการสมัยใหม่ทุกเล่ม ก็จะพบเหมือนๆ กันว่าหน้าที่หลักของผู้บริหารทุกระดับนั้นจะหนีไม่พ้น 4 ข้อใหญ่ ได้แก่ การวางแผน (Planning) การจัดองค์การ (Organizing) การสั่งการและชี้นำ (Leading) และการควบคุม (Controlling)
ซึ่งในตำราเรียนด้านการจัดการจะเรียก 4 อย่างนี้ว่า หน้าที่ทางการจัดการ (Management Functions) ท่านผู้อ่านลองไปเปิดตำราด้านการจัดการทุกเล่มก็จะเจอหน้าที่ทั้ง 4 อย่างนี้เหมือนกัน
สำหรับผู้บริหารธุรกิจที่ถือว่า ประสบความสำเร็จมากที่สุดท่านหนึ่งของโลก คือ Jack Welch อดีตผู้บริหารสูงสุดของบริษัทจีอี ได้แสดงทัศนะเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้นำที่ดีควรทำไว้หลายประการ แต่สิ่งที่ชอบมากที่สุด Jack Welch ได้เสนอไว้คือ ในเรื่องของความง่าย (Simple)
ซึ่งในเรื่องของความง่ายนี้ อาจจะฟังดูไม่สลับซับซ้อนแต่อย่างใด แต่ผมคิดว่า เป็นสิ่งที่น่าสนใจและเป็นสิ่งที่ควรจะนำไปปฏิบัติสำหรับทุกคน โดยเฉพาะในสภาวะที่ทุกอย่างรอบๆ ตัวเราดูโกลาหล วุ่นวายตลอดเวลา เราจึงควรที่จะทำสิ่งต่างๆ ให้ง่ายไว้ Jack Welch เขามองว่า การบริหารและการทำธุรกิจเป็นสิ่งที่ง่าย
ดังนั้นจึงไม่มีความจำเป็นที่ผู้บริหารจะต้องไปสร้างเงื่อนไขหรือความยุ่งยากใหม่ๆ ให้มันเกิดขึ้น ความง่ายในที่นี้ไม่ได้หมายถึงการเป็นคนง่ายๆ แต่เป็นความพยายามที่จะทำให้การทำงานดูเรียบง่าย ไม่ว่าจะเป็นการทำแผนธุรกิจที่เรียบง่าย การสื่อสารที่เข้าใจได้ง่าย ความคิดหรือไอเดียต่างๆ ที่ง่าย และตรงไปตรงมา
ในเรื่องของความง่ายนั้นดูแล้วน่าจะเป็นสิ่งที่ไม่ยาก แต่ในการปฏิบัติจริงๆ กลับไม่ง่ายอย่างที่เขียน ลองมองไปรอบๆ ตัวดูซิครับแล้วจะเจอคนหลายๆ คน ที่พยายามทำเรื่องง่ายให้เป็นเรื่องยาก ไม่ว่าจะเป็นการพยายามสร้างเงื่อนไขต่างๆ ให้มันออกมาเยอะแยะไปหมด จนสิ่งที่ดูง่ายๆ แต่แรกนั้นกลายเป็นสิ่งที่ยุ่งยาก
หรือบางคนแทนที่จะพูดคุยหรือสื่อสารอย่างง่ายๆ ตรงไปตรงมากลับพูดจาชวนวกวน และปวดหัว หรือแม้กระทั่งการเขียนหนังสือ บางคนมีความสามารถในการเขียนสิ่งที่ง่ายให้กลายเป็นเรื่องยากได้ ผมเคยเจอนักวิชาการหลายท่านเหมือนกันที่ชอบสื่อสารหรือถ่ายทอดเรื่องที่ง่ายๆ ให้มันดูเข้าใจได้ยาก เพื่อที่จะทำให้ผู้ฟังเกิดความทึ่งและคิดว่า นักวิชาการท่านนั้นเป็นคนเก่ง ซึ่งจริงๆ แล้ว สิ่งที่เขาเก่งคือการทำเรื่องง่ายให้กลายเป็นเรื่องยาก
นอกจากในเรื่องของความง่ายแล้ว Jack Welch ยังเน้นย้ำในเรื่องความมั่นใจในตนเอง เป็นความมั่นใจในตนเองจนพร้อมที่จะเปิดใจให้กว้างและยอมรับความคิดเห็นจากผู้อื่น นอกจากนี้ผู้ที่มีความมั่นใจจะสื่อสารด้วยภาษาที่ชัดเจนและเรียบง่าย เนื่องจากคนเหล่านี้มีความมั่นใจในสิ่งที่กำลังจะสื่อสาร จึงมักจะนำเสนอข้อมูลข่าวสารในลักษณะที่ง่ายและชัดเจน
Jack Welch กล่าวไว้เลยว่า ถ้าเราขาดความมั่นใจ ย่อมยากที่จะทำอะไรที่ง่ายๆ พวกที่ชอบทำอะไรที่ยุ่งยากนั้นมักจะเป็นพวกที่ขาดความมั่นใจ จนไม่สามารถแปลงสิ่งที่ทำนั้นให้ออกมาเป็นสิ่งที่เรียบง่าย
ทีนี้เราลองมาดูแนวคิดของนักวิชาการดูบ้าง โดยเฉพาะผลงานวิจัยที่ถือเป็นงานอมตะของการศึกษาในสิ่งที่ผู้บริหารทำ Henry Mintzberg ได้ทำงานวิจัยขึ้นมาชิ้นหนึ่ง และถือเป็นงานวิจัยเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้นำหรือผู้บริหารทำที่เป็นที่ยอมรับและค่อนข้างที่จะคลาสสิก โดย Henry Mintzberg ได้เฝ้าติดตามพฤติกรรมของผู้บริหารอยู่ตลอดเวลาว่า ผู้บริหารทำอะไรบ้างวันๆ หนึ่ง
ถ้าไปถามผู้บริหารว่า วันๆ หนึ่งเขาทำอะไรบ้าง ผู้บริหารส่วนใหญ่ก็จะตอบเหมือนกับในตำราเลยว่าวันๆ หนึ่งนั้นสิ่งที่ทำคือ การวางแผน การจัดองค์กร การสั่งการและชี้นำ และการควบคุม แต่สิ่งที่ Mintzberg พบจากงานวิจัยของเขานั้นแตกต่างจากสิ่งที่ปรากฏในตำรา ลองดูบางประเด็นที่น่าสนใจจากงานวิจัยนะครับว่า เป็นอย่างที่ Mintzberg ว่าไว้หรือไม่
แต่เดิมนั้นเรามักจะคิดว่า ผู้บริหารที่ดีจะต้องเป็นนักคิด มีเวลาในการคิดหรือวางแผน และเมื่อมีเหตุการณ์หรืออะไรเข้ามาสักอย่าง ผู้บริหารก็จะต้องใช้เวลาในการไตร่ตรองอย่างรอบคอบก่อนที่จะทำการตัดสินใจ แต่จากการศึกษาพบว่า ผู้บริหารเป็นผู้ที่ทำงานอย่างไม่หยุดหย่อน
การทำงานของผู้บริหารจะเป็นไปอย่างต่อเนื่องเรียกได้ว่า แทบไม่มีเวลาหยุดหายใจเลย มีการจับเวลาการทำงานของผู้บริหารแล้วพบว่า กว่าครึ่งหนึ่งของกิจกรรมต่างๆ ที่ผู้บริหารทำในแต่ละวันใช้เวลาน้อยกว่า 9 นาที และเพียงแค่ร้อยละ 10 ของกิจกรรมที่ผู้บริหารทำเท่านั้นที่ใช้เวลาเกินกว่า 1 ชั่วโมง แสดงให้เห็นว่า ผู้บริหารจะต้องกระโดดจากการทำกิจกรรมอย่างหนึ่งไปสู่กิจกรรมอย่างหนึ่งตลอดเวลา
เวลาในการรับประทานของผู้บริหารส่วนใหญ่ ก็มักจะใช้ไปในระหว่างการประชุมหรือการพูดคุยทางธุรกิจ ผู้บริหารส่วนใหญ่มักจะไม่ค่อยได้มีโอกาสดื่มกาแฟที่โต๊ะทำงาน แต่มักจะไปดื่มในห้องประชุม หรือแม้กระทั่งการรับประทานอาหารเที่ยงก็มักจะเป็นไปในลักษณะของการประชุมไปทานไป
Mintzberg ยังพบว่า การรับรู้ข้อมูลข่าวสาร และการสื่อสารของผู้บริหารในทางปฏิบัตินั้นก็มักจะแตกต่างจากความเชื่อดั้งเดิมที่มีอยู่ เดิมนั้นจะเชื่อว่า ผู้บริหารมักจะได้รับข้อมูลข่าวสารจากระบบข้อมูลสารสนเทศหรือจากรายงานต่างๆ ที่ผู้ใต้บังคับบัญชาส่งให้เป็นประจำ
แต่ในความเป็นจริงแล้วผู้บริหารส่วนใหญ่ยังนิยมและให้ความสำคัญกับข้อมูลข่าวสารที่มาจากคำพูดมากกว่าการสื่อสารด้วยประเภทอื่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งการสื่อสารที่มาจากการพูดคุย จากโทรศัพท์ หรือจากการประชุม
มีการสำรวจผู้บริหารในประเทศอังกฤษแล้วพบว่า ผู้บริหารส่วนใหญ่ใช้เวลามากกว่าร้อยละ 60 ของเวลาในการทำงานในแต่ละวันในการสื่อสารด้วยคำพูด สำหรับพวกรายงานประจำวัน ประจำสัปดาห์ หรือประจำเดือนที่ผู้บริหารได้รับเป็นประจำนั้น จากการสำรวจพบว่าผู้บริหารส่วนใหญ่ใช้เวลาในการพิจารณาดูเอกสารเหล่านั้นในเวลาไม่กี่นาที และส่วนใหญ่จะเป็นลักษณะของการดูไปอย่างนั้นโดยไม่ได้ให้ความสำคัญเท่าใด
ทั้งนี้มักจะเกิดจากความไม่ทันสมัยของข้อมูล สู้ข้อมูลหรือข่าวสารที่ได้รับจากการพูดคุยไม่ได้ แสดงว่า ผู้บริหารมักจะรับรู้และถ่ายทอดข่าวสารจากการพูดและฟังมากกว่าอ่านและเขียน ลองสังเกตผู้บริหารบางท่านดูซิครับ วันๆ หนึ่งแทบจะไม่ได้มีโอกาสเขียนหนังสือเลย ส่วนใหญ่จะจับปากกาก็ต่อเมื่อเซ็นชื่อเท่านั้น การสื่อสารส่วนใหญ่มักจะใช้ไปกับการพูดคุยมากกว่า
มีอีกแนวคิดหนึ่ง แต่เป็นแนวคิดในเชิงขำขันซะมากกว่า ที่ว่าจริงๆ แล้วสิ่งที่ผู้บริหารชอบทำ คือ การกิน โดยเฉพาะอาหารที่หรูๆ แพงๆ โดยใช้เงินของบริษัท (สังเกตได้จากพวกที่ไปกินอาหารกับครอบครัวหรือเพื่อนฝูงแล้วมักจะทำบิลเบิกบริษัท) หรือ การประชุม ผู้บริหารส่วนใหญ่ชอบประชุมเป็นชีวิตจิตใจ จนดูเหมือนว่า ถ้าวันไหนไม่ประชุมวันนั้นโลกจะแตก
ยิ่งเป็นผู้บริหารระดับสูงขึ้นเท่าใดยิ่งประชุมมากขึ้นเท่านั้น หรือ การกีดขวางการทำงานของผู้อื่น เป็นการกีดขวางด้วยนโยบายหรือระเบียบที่รัดกุมจนคนไม่สามารถทำงานได้ จะทำอะไรสักอย่างก็ทำไม่ได้ เนื่องจากผู้บริหารบอกว่า ขัดกับระเบียบขององค์กร
และสุดท้ายผู้บริหารส่วนใหญ่จะมีความสามารถเป็นพิเศษในการทำให้เกิดการบิดเบือนของข้อมูลข่าวสาร การสื่อสารหลายๆ ครั้งที่ล้มเหลวหรือบิดเบือนไปนั้น มักจะเกิดขึ้นมาจากผู้บริหารเป็นส่วนใหญ่ ช่วงสุดท้ายนี้เป็นเพียงตลกที่เขาเล่ากันมาอาจจะจริงหรือไม่จริงก็ได้นะครับ