ผู้จัดการ(หน้า)ใหม่ Vs. ลูกน้อง(หน้า)เก่า

ผู้จัดการ(หน้า)ใหม่ Vs. ลูกน้อง(หน้า)เก่า
Post Today – เช้าวันนี้ผู้เขียนกำลังนั่งอยู่ในเครื่องบินของสายการบินไทย ที่จะมุ่งหน้าเดินทางจากกรุงเทพฯ ไปเซี่ยงไฮ้ค่ะ สำหรับสภาพอากาศในกรุงเทพฯ นั้น ท้องฟ้าค่อนข้างโปร่ง อากาศร้อนแดดจ้า แม้เป็นเวลาเช้าเพียง 10 โมงกว่าๆ เท่านั้น อย่างไรก็ตาม อากาศในเครื่องเย็นสบาย และผู้เขียนก็เพลิดเพลินกับออเดิร์ฟและไวน์ที่สจ๊วดสาวนำมาบริการ กำลังจิบไวน์แกล้มกับปลาแซมอนรมควัน (คำว่า Salmon ต้องอ่านว่า แซมอน ไม่ใช่แซลมอนอย่างที่หลายท่านเข้าใจผิดนะคะ) อยู่ดีๆ ผู้โดยสารสาวที่นั่งเคียงข้างก็เอ่ยปากแนะนำตัวว่า ชื่อ… มาจากสิงคโปร์ และถามว่าผู้เขียนมาจากประเทศอะไร ผู้เขียนเห็นว่าดูเธอมีอัธยาศัยดีจึงสนทนาด้วย เราสนทนากันอย่างสนุกสนานถึงสภาวะอากาศ วัฒนธรรมของไทยและสิงคโปร์ ตลอดจนถึงหน้าที่การงานที่เราทำอยู่ จนในที่สุดผู้เขียนก็ทราบว่าเธอเป็นผู้เชี่ยวชาญฝ่ายการตลาด อายุอยู่ในวัย 30 ต้นๆ และกำลังเดินทางไปเซี่ยงไฮ้ เพื่อไปรับตำแหน่งผู้อำนวยการด้านการตลาดของบรรษัทข้ามชาติที่มีชื่อเสียงแห่งหนึ่งที่เปิดสำนักงานในเซี่ยงไฮ้
สาวสิงคโปร์ผู้นี้จบการศึกษาระดับ MBA จากสหรัฐอเมริกา และทำงานด้านการตลาดในตำแหน่งผู้วิจัยการตลาดของบรรษัทแห่งนี้อยู่ 5 ปีเต็ม เธอเล่าว่า เธอเป็นคนที่ทำงานหนักถึงวันละ 12 ชั่วโมง เธอได้สร้างผลงานให้เป็นที่ประทับใจของผู้บริหารระดับสูง ดังนั้น เมื่อตำแหน่งผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดของสำนักงานในเซี่ยงไฮ้ว่างลง ผู้บริหารจึงเห็นสมควรส่งเธอไปดำรงตำแหน่งที่ว่างนั้น เพราะเชื่อในความสามารถของเธอ นอกจากนี้ เธอสามารถพูดภาษาแมนดาริน กวางตุ้ง และอังกฤษได้คล่อง ทำให้ผู้บริหารยิ่งเชื่อในความสามารถของเธอยิ่งขึ้นว่าจะสามารถบริหารงานได้ดีในเซี่ยงไฮ้ ซึ่งสำนักงานในเซี่ยงไฮ้นั้นเปิดทำการได้ประมาณ 8 ปีแล้ว โดยฝ่ายการตลาดที่เธอจะเข้าไปบริหารนั้น มีเจ้าหน้าที่ประจำฝ่ายอยู่ 15 คน เป็นชาวจีนในแผ่นดินใหญ่นั่นเอง และมีอายุระหว่าง 25–40 ปี โดยรองผู้อำนวยการฝ่ายเป็นผู้ชายในวัย 38 ปี จบการศึกษาจากมหาวิทยาลัยปักกิ่ง
ผู้เขียนรู้สึกได้ถึงความกังวลของสาวสิงคโปร์ผู้นี้ ในขณะที่เธอเล่าให้ฟังถึงหน้าที่การงานของเธอในเซี่ยงไฮ้ ผู้เขียนจึงได้ถามเธอตรงๆ ว่า เธอมีความกังวลอะไรอยู่หรือเปล่า เธอจึงตอบว่าเธอรู้สึกกังวลใจอยู่บ้างที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นผู้อำนวยการที่อายุน้อยที่สุดในภูมิภาคนี้ เธอเกรงว่าลูกน้องของเธอนั้น มีหลายคนที่อายุมากกว่าเธอ และมีประสบการณ์ทำงานมากกว่า นอกจากนี้ เธอยังคาดว่าตัวรองผู้อำนวยการที่เป็นชาวจีนท้องถิ่นอาจจะคาดหวังที่จะดำรงตำแหน่งผู้อำนวยการแทน ดังนั้น เธออาจจะเจอแรงต่อต้านจากลูกน้องของเธอก็ได้ “ฉันกังวลอยู่หลายเรื่องทีเดียว ไม่ว่าจะเป็นเรื่องที่ลูกน้องที่อายุแก่กว่าอาจจะไม่ยอมรับ เรื่องที่รองผู้อำนวยการอาจจะต่อต้านฉัน และเรื่องว่าฉันอาจจะทำอะไรผิดพลาดให้ลูกน้องหัวเราะเยาะว่าฉันไม่เก่งจริงสมตำแหน่ง…” เธอระบายความรู้สึกอึดอัดออกมาหลังจากที่เราได้พูดคุย (และดื่มไวน์ไป 2-3 แก้ว) มานานกว่า 2 ชั่วโมง คงเป็นเพราะผู้เขียนเป็นผู้หญิงเหมือนเธอกระมัง จึงทำให้เธอกล้าเล่าเรื่องส่วนตัวให้ฟัง
ในเมื่อเธอไว้ใจเล่าเรื่องส่วนตัวให้ผู้เขียนฟัง ผู้เขียนจึงพยายามใช้ความรู้เท่าที่มีปลอบใจเธอมิให้กังวลเกินเหตุ สถานการณ์อาจจะไม่ได้ย่ำแย่หรือท้าทายมากขนาดที่เธอคิดก็ได้ อย่างไรก็ตาม เท่าที่ผู้เขียนได้เคยศึกษามา มีผู้เชี่ยวชาญได้ให้ข้อแนะนำหรือข้อพึงระวังสำหรับผู้ที่เป็นผู้จัดการหน้าใหม่ (ซึ่งอาจจะมีวัยละอ่อนด้วย) ดังนี้
1.เริ่มวันแรกของการทำงานอย่างถูกต้อง หรือ Start off on right foot (ไม่ได้แปลว่าก้าวเท้าขวาเข้าที่ทำงานใหม่นะคะ!) แค่ข้อแรกนี้ก็เป็นข้อที่ทำความหนักใจให้ผู้บริหารหน้าใหม่แล้วใช่ไหมคะว่าควรจะเริ่มต้นอย่างไรดี ควรใช้ท่าทีแบบไหน โดยเฉพาะในสังคมเอเชียและสังคมแบบไทยๆ เราที่มีธรรมเนียมการทักทายด้วยการไหว้ ผู้จัดการใหม่มักมีคำถามว่า ต้องไหว้พนักงานที่แก่กว่าหรือไม่ และหากให้ความเคารพพนักงานเก่าที่อาวุโสกว่าจะทำให้พนักงานไม่เกรงใจผู้จัดการใหม่เท่าที่ควรหรือเปล่า ฯลฯ ดังนั้น ผู้เขียนจึงได้รวบรวมคำตอบจากทฤษฎีและจากผู้รู้หลายคนโดยได้ข้อสรุปว่า
– ควรเริ่มวันแรกด้วยการทักทายทำความรู้จักกับทุกคนอย่างสุภาพ และสำหรับพนักงานเก่าที่อยู่ในตำแหน่งบริหารใกล้เคียงกับคุณก็ยกมือไหว้ได้ แต่ไม่ต้องถึงขนาดไหว้นักการภารโรงที่อายุแก่กว่าคุณหรอก สำหรับคนที่แก่กว่าก็อาจกล่าวว่า “สวัสดีครับพี่ ยินดีที่จะได้ร่วมงานกันนะครับ” แต่หลังจากวันแรกผ่านไปแล้วก็ไม่จำเป็นต้องไหว้อีก แต่ยังคงพูดจาให้เกียรติอยู่ เช่น เคยเรียกว่าพี่ ก็เรียกพี่ต่อไปได้ การแสดงความสุภาพและการให้เกียรติผู้อาวุโสกว่าจะทำให้พนักงานที่มีมารยาทเข้าใจว่าคุณให้เกียรติเขา และแสดงมารยาทดีกับเขา และไม่ได้แปลว่าคุณเกรงกลัวเขา ดังนั้น ผู้จัดการใหม่จึงไม่ควรแสดงกิริยาวาจา โอหัง แสดงอำนาจเพื่อให้พนักงานเก่ารู้สึกว่าคุณ “เหนือกว่า” ไม่จำเป็นเลยนะคะ
– แสดงโดยคำพูดและการสื่อสารทางอื่นอย่างชัดเจนว่า คุณปรารถนาที่จะทำงานเป็น “ทีมเดียวกัน” กับพวกเขา และความสำเร็จของหน่วยงาน (ไม่ใช่ความสำเร็จของคุณคนเดียวนะคะ!) ขึ้นอยู่กับความสามารถของ “พวกเรา” ทุกคน พยายามใช้คำว่า “เรา” (We) แทนคำว่า “ผม” หรือ “ดิฉัน” (I) เพื่อหลีกเลี่ยงการแบ่งแยกในความเป็นคุณกับพวกเขา อย่าลืมว่าการที่คุณได้รับการแต่งตั้งเป็นหัวหน้าของพวกเขา จะหมายความว่าพวกเขาต้องพร้อม และเต็มใจที่จะทำงานกับคุณ
– ไม่ควรสื่อสารวิสัยทัศน์ใหม่ๆ หรือแนวคิดใหม่ๆ ในการบริหารงานในวันแรกที่คุณย่างก้าวเข้าทำงานใหม่ หรือพูดประโยคทำนองที่ว่า “ต่อแต่นี้ไปเราจะทำงานในวิธีการแบบใหม่” ขอให้รอไว้ก่อน เพราะการประกาศแนวทางบริหารใหม่ตั้งแต่วันแรกนั้น เป็นการแสดงความมั่นใจ และอาจท้าทายความเชื่อถือเดิมๆ ของพนักงานเก่ามากเกินไปในตำแหน่งผู้บริหาร
สรุปแล้วก็คือวันแรกของการทำงาน คือการทักทายทำความรู้จักกับพนักงานเก่า และการสร้างความรู้สึกของการเป็นทีมงานเดียวกัน
2.ทำความรู้จักพนักงานที่อยู่ในตำแหน่งหลัก (Key Position) เป็นรายตัว หลังจากวันแรกผ่านไป (ด้วยดี) แล้ว วันต่อๆ ไป ผู้จัดการใหม่ก็ควรใช้เวลาในการทำความรู้จักกับพนักงานภายใต้บังคับบัญชาของคุณเป็นรายตัวไป โดยอาจนัดมาคุยเป็นรายบุคคล (One on – one meeting) ก็ได้ ทั้งนี้ ควรใช้ท่าทีเป็นกันเองให้ผู้ที่มาคุยด้วยรู้สึกว่าเป็นการทำความรู้จัก และการขอความเห็นจากพนักงานมากกว่าเป็นการเรียกไปพบเพื่อสั่งงาน คำถามที่พึงใช้ในการสนทนาควรเป็นคำถาม เช่น “มีข้อเสนอแนะอะไรบ้างที่จะทำให้คุณสามารถทำงานได้ดีขึ้น?” “ชอบบรรยากาศการทำงานแบบไหน?” และ “คุณคิดว่าปัจจัยสำคัญที่จะช่วยให้แผนกงานของเราทำงานได้ประสบความสำเร็จคืออะไร?” การตั้งคำถามเหล่านี้ทำให้คุณทราบถึงเหตุผลและสิ่งจูงใจที่ทำให้เขาอยากหรือชอบทำงานกับบริษัท เพื่อที่คุณจะสามารถจัดสร้างบรรยากาศ หรือเงื่อนไขในการทำงานที่ทำให้เขารู้สึกมีความสุขขึ้น สะดวกขึ้นได้อย่างไร
ขั้นตอนนี้จึงเป็นขั้นตอนที่คุณจะเรียนรู้ถึงความชอบและทัศนคติของพนักงานแต่ละคน และเป็นการเปิดโอกาสให้พนักงานได้รู้จักคุณในมิติของการเป็นหัวหน้าคนใหม่ที่สนใจรับฟังความเห็นของลูกน้อง และพร้อมจะสนับสนุนเขาให้ทำงานได้อย่างราบรื่นสะดวกสบายขึ้น แต่ส่วนที่ว่าลูกน้องจะประทับใจในตัวของคุณมากน้อยเพียงใดนั้น ก็ขึ้นอยู่กับบุคลิกเฉพาะตัวของคุณด้วย อย่างไรก็ตาม การพบปะที่หัวหน้าใหม่สนใจถามความเห็นของลูกน้อง ก็น่าจะช่วยพัฒนาความสัมพันธ์ของคุณกับลูกน้องได้ในระดับหนึ่ง นอกจากนี้ คุณยังมีโอกาสได้สังเกตท่าทีของลูกน้องแต่ละคนด้วยว่าเขาเปิดใจยอมรับคุณแค่ไหน
ในกรณีที่คุณมีลูกน้องภายใต้บังคับบัญชาเป็นจำนวนหลายสิบคน หรือมากกว่าร้อย คุณอาจจะนัดพบทุกคนไม่ไหว จึงขอให้คุณเลือกพบเฉพาะคนในตำแหน่งสำคัญๆ ที่เป็นตัวหลักในแผนก นอกนั้นคุณอาจใช้วิธีนัดพบเป็นกลุ่มๆ ไปก็ได้ หรือจัดประชุมกลุ่มใหญ่ก็ได้ เพื่อพูดคุยในหัวข้อดังกล่าวมาแล้ว
3.กำหนดเป้าประสงค์และวิธีการทำงานร่วมกับพนักงาน จากการปูพื้นความสัมพันธ์ที่ดีในข้อ 1 และข้อ 2 รวมทั้งการเรียนรู้ถึงข้อเสนอแนะของพนักงาน ทำให้คุณมีข้อมูลมากขึ้นว่าควรจะกำหนดเป้าประสงค์ และวิธีการทำงานอย่างไรต่อไปในอนาคต และเมื่อคุณได้พัฒนาความสัมพันธ์พูดคุยกับพนักงานในระยะ 1 เดือนแรก (โดยประมาณ) คุณก็น่าจะพร้อมที่จะก้าวต่อไป นั่นก็คือกำหนดเป้าหมายและวิธีการทำงาน แม้ว่าผู้จัดการใหม่ไฟแรงหลายคนจะมีเป้าประสงค์ในการทำงานที่ชัดเจนอยู่ในใจแล้วก็ตาม แต่ผู้จัดการใหม่ก็ไม่ควรแสดงให้พนักงานใหม่รู้สึกอย่างชัดเจนว่าพวกเขาต้องทำงานตามเป้าประสงค์ที่เป็นของคุณ ในการกลับกัน ผู้จัดการใหม่ควรทำให้พนักงานรู้สึกว่าเป้าประสงค์ในการทำงานนั้นเป็นเป้าประสงค์ของเรา หรือของแผนกของเราที่ทุกคนเห็นด้วย
ผู้จัดการใหม่ที่ฉลาดจะรู้วิธีที่นำเอาข้อเสนอแนะและปัญหาที่สำรวจได้จากการพูดคุยกับพนักงานแต่ละคนมาตั้งเป็นโจทย์ เพื่อหาแนวทางร่วมกันกับพนักงานในการกำหนดเป้าหมายและวิธีการทำงาน ซึ่งการกำหนดเป้าหมายและวิธีการทำงานร่วมกับพนักงานอาจนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงที่ผู้จัดการใหม่คาดหวังไว้ในใจอยู่แล้วตั้งแต่แรกเข้าทำงาน ดังนั้น ในขั้นตอนนี้ผู้จัดการก็แค่ทำหน้าที่เป็นโค้ชให้คำแนะนำแก่พนักงาน โดยมิต้องออกแรงมากมายสักเท่าไรนัก นอกจากนี้ ผู้จัดการก็ยังสามารถใช้ช่วงจังหวะเวลานี้ในการยกย่องให้เกียรติพนักงานบางคนที่มีความสามารถ โดยกำหนดให้เขาคนนั้นรับตำแหน่งเป็นหัวหน้าโครงงาน หรือเป็นผู้เชี่ยวชาญประจำโครงงานใดโครงงานหนึ่งก็ได้ ตรงนี้ก็จะทำให้พนักงานตระหนักว่าผู้จัดการใหม่เช่นคุณนั้นเป็นหัวหน้างานที่ช่วยส่งเสริมสนับสนุนพวกเขาให้ประสบความสำเร็จ ถึงเวลานั้นผู้จัดการใหม่ก็น่าจะได้รับคะแนนนิยมจากลูกน้องเก่า (และแก่กว่า) มากพอสมควร
4.อย่าลืมสื่อสารและสร้างความสัมพันธ์กับลูกน้องอย่างต่อเนื่อง ข้อนี้จำไว้อย่าได้ลืมเชียวนะคะ เพราะเมื่อผู้จัดการใหม่ได้กลายสภาพเป็นผู้จัดการ (ค่อนข้าง) เก่าแล้ว หลายคนเริ่มบ้างาน และลืมพูดคุยกับลูกน้องเหมือนเคย เปรียบประหนึ่งเหมือนคนที่แต่งงานกันมาสักระยะหนึ่ง ความใส่ใจและเอาใจซึ่งกันและกันก็เริ่มลดลงไป พอถึงวันหนึ่งมานึกขึ้นได้ แฟนหรือพนักงานก็ได้เอาใจออกห่างไปเรียบร้อยแล้ว…
และทั้งหมดนี้ก็คือคำแนะนำที่ผู้เขียนได้มอบให้แก่สาวสิงคโปร์ เพื่อนร่วมเที่ยวบินไปเซี่ยงไฮ้ ซึ่งพอพูดจบเครื่องก็ลงที่เซี่ยงไฮ้พอดี๊ พอดี… จบแบบแฮปปี้ แลนดิ้ง เลยนะคะ!

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *