ปัญหาและอุปสรรคในการจัดทำ IDP

ปัญหาและอุปสรรคในการจัดทำ IDP

การจัดทำแผนพัฒนาบุคลากรรายบุคคล หรือ IDP นั้นถึงแม้จะมีประโยชน์กับผู้บังคับบัญชาก็ตาม อย่างไรก็ตามพบว่ามีองค์การที่จัดทำ IDP และประสบความสำเร็จนั้นมีไม่มากนัก คำถามก็คือ อะไรเป็นปัญหาและอุปสรรคในการจัดทำ IDP และการนำเอาแผนงานดังกล่าวมาใช้ในองค์การนั้นถึงไม่ประสบผลสำเร็จกับองค์การหลายๆ แห่งเท่าที่ควร
ผู้เขียนขอสรุปปัญหาและอุปสรรคที่เกิดขึ้นจนทำให้แผนงานดังกล่าวไม่ประสบความสำเร็จ โดยไม่สามารถถูกนำมาใช้ปฏิบัติในองค์การได้อย่างต่อเนื่อง ดังต่อไปนี้

ขาดทีมงานที่มีความเชี่ยวชาญเรื่อง IDP อย่างแท้จริง
โดยปกติทีมงานที่เป็นผู้คิดริเริ่ม วางแผน และติดตามผลขอการจัดทำ IDP ก็คือ ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ โดยเฉพาะผู้ที่รับผิดชอบงานฝึกอบรมและงานพัฒนาบุคลากรในองค์การ พบว่าทีมงานดังกล่าวนั้นไม่มีความรู้และความเข้าใจถึงวิธีการและขั้นตอนการจัดทำและการนำ IDP ไปใช้ โดยมากนักพัฒนาบุคลากรที่ต้องการวิเคราะห์หาจุดแข็งและจุดอ่อนของพนักงาน มักจะนำข้อมูลดังกล่าวนี้มาจากการประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน เป็นส่วนที่ผู้บังคับบัญชาได้ระบุไว้ว่าอะไรเป็นจุดแข็งและอะไรเป็นจุดอ่อนที่พนักงานจะต้องพัฒนา ทั้ง ๆ ที่จริง ๆ แล้วกระบวนการวิเคราะห์หาข้อที่พนักงานต้องพัฒนานั้นมีกระบวนการมากมาย และสามารถทำเป็นระบบและขั้นตอนที่แยกออกจากกระบวนการประเมินผลการทำงานได้ ดังนั้นจากปัญหาดังกล่าวนี้ผู้เขียนเสนอแนะว่าบุคคลที่รับผิดชอบให้ริเริ่มและวางแผนนำ IDP มาประยุกต์ในองค์การนั้นจะต้องค้นคว้าหาข้อมูลและศึกษาแนวคิด ขั้นตอนและหลักปฏิบัติในการจัดทำ IDP เสียก่อน รวมถึงการติดต่อขอดูงานจากองค์การอื่น ๆ โดยให้องค์การเหล่านั้นเล่าถึงหลักปฏิบัติและข้อควรระวังในการจัดทำ IDP

ไม่มีระบบการสื่อสารและถ่ายทอดแนวคิด IDP ให้กับพนักงาน
จะเห็นได้ว่าปัจจัยหลักที่นำไปสู่ความสำเร็จของการจัดทำ IDP ก็คือ การจัดทำแผนการสื่อสารเพื่อทำความเข้าใจกับพนักงานทุกคนในองค์การให้รับรู้ร่วมกันถึงประโยชน์และแนวคิดของ IDP พบว่าองค์การโดยส่วนใหญ่มักให้ความสำคัญกับการให้ความรู้แก่ผู้บังคับบัญชาถึงขั้นตอนและวิธีการจัดทำ IDP เพื่อให้ผู้บริหารเหล่านี้เข้าใจและจัดทำ IDP ให้กับพนักงานอย่างถูกต้อง โดยลืมคิดไปว่าแผนงานดังกล่าวนี้พนักงานจะเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมากที่สุด และหากพนักงานขาดความเข้าใจที่ถ่องแท้ถึงหลักปฏิบัติของ IDP พนักงานเหล่านี้จะกลัว ไม่เห็นด้วย จนทำให้พวกเขาปฏิเสธ ไม่ยอมรับแผนงานที่จัดทำขึ้น อันเนื่องมาจากความเข้าใจที่ไม่ตรงกันระหว่างพนักงานกับผู้บริหาร และจากประเด็นปัญหาที่เกิดขึ้นนี้เองผู้เขียนขอฝากให้ทีมงานทรัพยากรมนุษย์ช่วยกันคิดหาวิธีการเผยแพร่ สื่อสารแนวคิดของ IDP ด้วยช่องทางการสื่อสารที่หลากหลาย มิใช่แค่การจัดฝึกอบรมในห้องเรียนอย่างเดียวเท่านั้น ช่องทางการสื่อสารอื่นๆ เช่น เสียงตามสาย บอร์ดประชาสัมพันธ์ วารสารภายใน อินทราเน็ตในองค์การ จดหมายเวียน การส่งเมล์เกี่ยวกับ IDP ถึงผู้บริหารโดยตรง เป็นต้น พบว่าช่องทางการสื่อสารเหล่านี้จะต้องทำอย่างต่อเนื่องตลอดทั้งปี

ผู้บริหารมักไม่มีเวลาในการจัดทำและนำ IDP ไปใช้ในการพัฒนาทีมงาน
ผู้บริหารมักจะบ่นเสมอว่า งานยุ่ง ติดประชุม มีนัดลูกค้าด่วนมาก พบว่าผู้บริหารเหล่านี้มักจะมุ่งงานเป็นหลัก มากกว่ามุ่งเรื่องคน จะเห็นได้ว่าผู้บริหารที่ไม่ตระหนักถึงความสำคัญของ IDP และขาดการสนับสนุนเรื่องเวลาและงบประมาณเพื่อพัฒนาทีมงานอย่างจริงจัง ผู้บริหารเหล่านี้จะประสบปัญหาเรื่องอัตราการลาออกของพนักงานที่เพิ่มสูงขึ้น และหากหนึ่งในจำนวนพนักงานที่ขอลาออกจากองค์การไปเป็นคนเก่งและคนดี (Talented People) และอะไรจะเกิดขึ้นกับการหน่วยงานและองค์การนี้ พบว่าหนึ่งในเหตุผลหลักที่ Talented People มักจะขอลาออกจากองค์การไป นั่นก็คือ ขาดการพัฒนาขีดความสามารถของพวกเขาแบบต่อเนื่อง ซึ่ง IDP เป็นอีกหนึ่งวิธีการในการจูงใจและรักษาพนักงานดาวเด่นเหล่านี้ไว้ในองค์การได้ ดังนั้นผู้เขียนขอเสนอแนะว่าฝ่ายบุคลากรควรจัดอบรมเรื่องแนวคิดของการเป็นผู้นำให้กับผู้บังคับบัญชา โดยสามารถแยกเป็น 3 ส่วนที่เรียกว่า ได้แก่ 1) Basic Leadership สำหรับพนักงานที่จะก้าวขึ้นสู่ตำแหน่งหัวหัวหน้างาน 2) Advanced Leadership สำหรับหัวหน้างานที่จะก้าวขึ้นสู่ตำแหน่งผู้จัดการ และ 3) Professional Leadership สำหรับผู้จัดการที่จะก้าวขึ้นไปสู่ตำแหน่งผู้บริหารระดับสูงต่อไป ทั้งนี้เนื้อหาในแต่ละส่วนของการหลักสูตร Leadership จะต้องสอดแทรกเรื่องงานบุคคลที่ผู้บริหารควรรับรู้ไว้ด้วย

ขาดการกำหนดเป็นนโยบายอย่างชัดเจน
ความสำเร็จของการจัดทำ IDP ส่วนหนึ่งที่สำคัญอยู่ที่การจัดทำขึ้นอย่างต่อเนื่องทุก ๆ ปี ไม่ใช่ทำเพียงแค่ปีเดียวเท่านั้น ผู้เขียนไม่อยากให้ผู้บริหารมองว่า IDP คือโครงการหรือแผนงานพิเศษที่กำหนดขึ้นเท่านั้น ผู้บริหารควรมองว่า IDP เป็นกิจกรรมหรือขั้นตอนปฏิบัติที่อยู่ในหัวใจของคนทำงาน เป็นอีกหนึ่งขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติและติดตามผลอย่างต่อเนื่อง พบว่าความยากอยู่ที่จะทำอย่างไรให้ผู้บริหารคิดและรู้สึกเช่นนี้ ผู้เขียนเสนอแนะว่าผู้บริหารระดับสูงสุด ไม่ว่าจะเป็น CEO หรือ MD จะต้องใส่ใจและให้ความสำคัญในการจัดทำ IDP ด้วยการกำหนดเป็นนโยบายอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรขึ้นมา เป็นงานหนึ่งที่ถูกกำหนดขึ้นใน Job Description ของผู้บริหารทุก ๆ คน ทั้งนี้ควรจัดตั้งคณะกรรมการหรือคณะทำงานด้าน HR ที่ประกอบไปด้วยผู้บริหารระดับสูงสุด และผู้บริหารของแต่ละสายงาน รวมทั้งตัวแทนจากฝ่าย HR เพื่อตรวจสอบ IDPที่จัดทำขึ้น พร้อมทั้งติดตามและประเมินผลความสำเร็จของแผนงานดังกล่าว ตลอดจนร่วมกันคิดหาวิธีการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นจากการนำ IDP ไปใช้ปฏิบัติในองค์การ และอีกสิ่งหนึ่งที่ผู้เขียนขอเตือนใจผู้บริหารระดับ CEO ทั้งหลายว่า อย่าขาดหวังความสำเร็จในการจัดทำแผน IDP ในปีแรก ๆ เนื่องจากผู้บริหารต้องการเห็นผลของการจัดทำ IDP เร็วๆ ต้องการให้หัวหน้างานทุกคนจัดทำและนำแผน IDP ไปปฏิบัติใช้อย่างจริงจัง ซึ่งผู้เขียนขอย้ำเสมอว่า การจัดทำ IDP จะต้องใช้เวลา ปีแรก ๆ ของการจัดทำ IDP อย่าเพิ่งขาดหวังความสำเร็จของแผนนี้ร้อยเปอร์เซ็นต์ เรื่องของคนจะต้องทำอย่างค่อยเป็นค่อยไป ต้องอาศัยระยะเวลาและการสนับสนุนผลักดันให้ IDP เป็นแผนงานหนึ่งที่ผู้บริหารจะต้องทำ เพียงเท่านี้ผู้เขียนเชื่อว่า IDP จะเข้าไปยู่อยู่ในวิถีชีวิตการทำงานของผู้บริหารในองค์การอย่างแน่นอน
จะเห็นได้ว่าปัญหาและอุปสรรคที่หยิบยกขึ้นมานี้จะเป็นข้อเตือนใจหรือข้อพึงระวังให้นักพัฒนาบุคลากรในองค์การได้คิดและหาทางป้องกันปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นกับองค์การของท่านก่อนนำ IDP ไปใช้กับผู้บริหาร ซึ่งปัญหาเหล่านี้จะถูกแก้ไขได้นั้นจะต้องขึ้นอยู่กับการสนับสนุนจากพนักงานทุกคนทุกระดับในองค์การ โดยมีคณะกรรมการด้านทรัพยากรมนุษย์ที่ต้องทำหน้าที่วางแผน ตรวจสอบและติดตามผลของการจัดทำ IDP อย่างจริงจัง

ที่มา : http://www.peoplevalue.co.th/