ประเมินผลก็แค่ 'พิธีกรรม' ของ HR?

ประเมินผลก็แค่ “พิธีกรรม” ของ HR?
เมื่อถึงสิ้นปีผู้บริหารทุกราย มักจะต้องเผชิญหน้ากับงานในหน้าที่ซึ่งถือว่าเครียดจัดที่สุด นั่นคือ การประเมินผลพนักงานประจำปี มีผู้บริหารเพียงไม่กี่รายเท่านั้นที่ผ่านการเคี่ยวกรำ ให้รับมือกับศึกครานี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด

ขณะที่ผู้บริหารส่วนใหญ่มักจะจมปลักกับปัญหา และมองไม่เห็นประโยชน์จากการประเมินผลประเมินประสิทธิภาพของพนักงานว่า เราจะสามารถประเมินอย่าง chill chill ได้อย่างไร โดยปราศจากความเจ็บปวด เผชิญหน้า หรือถึงขั้นทำลายล้างกัน

เมื่อถึงคราวที่ผู้บริหารต้องประเมินพนักงาน สิ่งแรกที่ต้องทำคือ ต้องคิดต่างออกไป หรือคิดใหม่ทำใหม่ให้หมดจด โดยตระหนักว่า การประเมินนั้น ไม่ใช่การมานั่งบอกว่า อะไรผิด อะไรพลาด หรือเป็นการตัดเกรดให้คะแนนพอเป็นพิธี โดยภาวนาไปว่า เหตุการณ์จะผ่านพ้นไปโดยเร็วและเจ็บปวดน้อยที่สุด

ที่จริงแล้ว การประเมินผลคือ โอกาสอันดีที่จะช่วยให้พนักงานได้พัฒนาตนเอง และ ประสบความสำเร็จในหน้าที่การงานยิ่งๆ ขึ้นไปอีกต่างหาก

หลักการที่ผ่านการพิสูจน์มาแล้วต่อไปนี้ จะช่วยเปลี่ยนการประเมินผล ไม่ให้เป็นเพียงแค่พิธีกรรมประจำปีที่มีฝ่าย HR เป็นเจ้าภาพเท่านั้น แต่จะแปลงตัวเองไปเป็นเครื่องมือสำคัญ ในการสร้างความเป็นผู้นำให้องค์กร

อะไรบ้างที่ควรจะพิจารณาแล้วนำมาปรับใช้ ก่อนถึงเทศกาลประเมินประจำปี

– ผู้บริหารต้องเอาจริงเอาจังกับเรื่องนี้เสมอ โดยไม่ลืมว่า เป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งยวดที่มีผลกระทบต่อความเป็นอยู่ของผู้คนโดยตรง

– เตรียมตัวให้ดี ผู้บริหารควรมีประวัติการทำงานของพนักงานทั้งปี ทั้งเรื่องที่เป็นประโยชน์และเรื่องที่สมควรปรับปรุงแก้ไข โดยไม่มัวแต่มานั่งนึกนอนนึก ระลึกชาติเอาจากเพียงจากความทรงจำ เพราะมีผลโดยตรงทำให้การประเมินมีโอกาสเอียงกระเท่เร่

– ควรหาเวลาสักช่วงในแต่ละเดือน เพื่อโค้ชพนักงานแต่ละรายให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้น (ถ้าไม่แน่ใจว่าจะโค้ชหรือฝึกคนอื่นอย่างไร ขอแนะนำว่าผู้บริหารควรไปฝึกปรือในเรื่องเหล่านี้ให้ช่ำชองเสียก่อน)

– ขอให้ผู้ใต้บังคับบัญชาแต่ละคน ประเมินผลตนเอง และส่งให้ผู้บริหารก่อนถึงวันนัดประเมินผล ถือเป็นโอกาสทองให้ได้มีเวลาขบคิดและพิจารณาผลการประเมินของแต่ละบุคคล และเป็นไปได้ว่าจะได้พบเจอกับข้อมูลที่สนับสนุนความคิดที่มีเป็นทุนเดิมอยู่แล้ว หรือได้พบทางสว่างว่าสิ่งที่เราคิดเรานึกแต่แรก อาจทำให้ดูคนคนหนึ่งผิดไปจากความเป็นจริง

– พูดคุยเรื่องการประเมินผลกับผู้บริหารระดับกลางเพื่อถามความเห็นว่ายุติธรรมพอไหม ข้อมูลครบถ้วนดีพอหรือยัง ถือเป็นการหาแนวร่วมเพื่อช่วยกันชี้ประเด็นว่า ยังมีอคติหลงเหลือกับบางคนโดยที่ไม่ได้ฉุกคิดมาก่อนหรือเปล่า

– ให้โอกาสพนักงานได้ใคร่ครวญผลการประเมินของผู้บริหาร ก่อนจะมีการพูดคุยประเมินผล เพื่อที่จะได้ตกผลึกเวลาคุยกัน

– เผื่อเวลาไว้สัก 1-2 ชั่วโมงในการพูดคุยกับผู้ใต้บังคับบัญชาแต่ละราย แทนที่จะทำแบบลวกๆ ขอไปที และมารยาทที่ไม่ควรลืมคือ ต้องปิดโทรศัพท์มือถือ และป้องกันสิ่งภายนอกรบกวน

– ต้องถือเป็นหน้าที่ความรับผิดชอบของผู้บริหาร ในการที่จะชักนำให้การประเมินบรรลุผลสำเร็จ โดยผู้นำจะต้องมีสมาธิคอยสังเกตและควบคุมตนเองให้ได้ตลอดเวลา

– ระหว่างการพูดคุย ให้สร้างบรรยากาศสบายๆ เป็นกันเอง เพื่อกระตุ้นให้เกิดการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันอย่างอิสระ ไม่ใช่การมานั่งฟังใครคนใดคนหนึ่งพร่ำพูด โดยปราศจากความเข้าใจที่ตรงกัน

– แยกตัวคนออกจากประสิทธิภาพการทำงาน เน้นการพูดคุยในภาพรวม ไม่เฉพาะเจาะจงว่าเป็นปัญหาเฉพาะตัวบุคคล ใช้ถ้อยคำอย่างระมัดระวัง และคอยสังเกตท่าที กิริยาท่าทางของพนักงานในระหว่างประเมิน จงยืดหยุ่นเอาไว้เพื่อรักษาบรรยากาศเชิงบวกเสมอ

– เปิดฉากการสนทนาในเรื่องที่เห็นพ้องต้องกัน ยกย่องชื่นชมผลงานในชิ้นงานที่ประสบความสำเร็จและทำให้เจ้าตัวภาคภูมิใจสุดๆ

– ถัดมาจึงหันมาพูดถึงเรื่องที่ต้องปรับปรุง โดยพูดให้ตรงประเด็น ไม่ต้องอ้อมค้อม ใช้วิธีตั้งคำถามว่า ผู้ใต้บังคับบัญชามีความคิดเห็นอย่างไรในเรื่องนั้นๆ แล้วรับฟังอย่างตั้งอกตั้งใจไม่ขัดจังหวะ จากนั้นเน้นอธิบายภาพรวมขององค์กรให้พนักงานฟัง เพื่อชี้ชัดว่า จุดด้อยที่เกิดขึ้นนั้นจะส่งผลต่อเป้าหมายขององค์กรได้อย่างไร

– อย่ายกปัญหาร้อยแปดพันเก้ามาให้พนักงานต้องปรับปรุงในทุกเรื่องพร้อมกัน ควรจะเน้นให้ปรับปรุงในเรื่องหลักๆ แค่ 2-3 เรื่องก่อน ซึ่งจะเห็นผลดีกว่าไปพัฒนาเรื่องเล็กเรื่องน้อยที่ไม่ค่อยได้ประโยชน์อะไร

– ขอให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอแนวทางแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นด้วย แล้วลองนึกหาทางร่วมกันคิดแผนที่แก้ปัญหาได้จริงในทางปฏิบัติ

– ปิดฉากการประเมินด้วยการให้กำลังใจ แสดงความมั่นใจว่า ผู้ใต้บังคับบัญชาของเราจะมีศักยภาพเพียงพอที่จะเปลี่ยนแปลงได้ในเชิงบวก

หัวใจสู่ความสำเร็จในการพูดคุยประเมินผลก็คือ สไตล์การบริหารงานของผู้นำ ซึ่งถ้าผู้ใต้บังคับบัญชามองว่า เจ้านายปฏิบัติต่อพวกเขาอย่างให้เกียรติและเคารพซึ่งกันและกัน และเชื่อว่าผู้นำใส่ใจและต้องการให้พนักงานประสบความสำเร็จอย่างแท้จริง จะทำให้เขาและเธอยอมรับคำวิพากษ์วิจารณ์ได้อย่างเปิดใจ

ในทางตรงกันข้าม หากความสัมพันธ์ระหว่างเจ้านายกับลูกน้องไม่ดี เช่นไม่ไว้วางใจกัน การแก้ตัวแต่ไม่แก้ปัญหา หรือทำเป็นไม่สนใจ ก็จะแสดงออกมาในการคุยประเมินผลเช่นกัน

เรื่อง : ดร.เดวิท บินเนียน

ปัจจุบัน ดร.เดวิท บินเนียน (Dr. David T. Binnion) (david @ indigoconsult.net) เป็นผู้อำนวยการ บริษัท Indigo Consulting Group จำกัด ที่ปรึกษาการจัดการองค์กร และเป็นอาจารย์พิเศษหลักสูตร “การพัฒนาทรัพยากรบุคคล” จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *