ประชุมอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

ประชุมอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ
Post Today – หลังจากเริ่มงานซีอีโอได้หนึ่งเดือน นเรศเรียกผู้บริหารทั้งหกคนมาประชุม …
“ผมขอแนะนำการประชุมรายสัปดาห์ เพื่อสร้างการสื่อสารที่ดีภายในองค์กร

ทุกเช้าวันจันทร์ 09.0010.00 น. เราจะประชุมกันเพื่อสื่อสารว่าทำอะไรไปในสัปดาห์ก่อน และกำลังจะทำอะไรในสัปดาห์นี้ โดยแต่ละคนมีเวลาเจ็ดนาทีรายงาน แล้วเรามีเวลาสิบนาทีสุดท้ายคุยกันเรื่องอื่นๆ ที่จำเป็น เวลาเจ็ดนาทีไม่เยอะ ขอให้ทุกคนกระชับ ชัดเจน เข้าประเด็น และสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ

ผมเน้นเรื่องการตรงต่อเวลา การมาประชุมสาย ผมถือว่าไม่ให้เกียรติกันนะครับ”

ประวิทย์ถามว่า “ประชุมแล้วเราควรไปถ่ายทอดต่อไหมครับ”

นเรศตอบว่า “จำเป็นอย่างยิ่ง ขอให้มีการจัดประชุมรายสัปดาห์เช่นกัน กับคนที่รายงานตรงกับคุณ เพื่อให้เขาไปถ่ายทอดต่อ ยกเว้นข้อมูลที่ละเอียดอ่อน อย่าใช้อีเมลสื่อสาร”

ณรงค์ถามว่า “แล้วการประชุมเพื่อแก้ปัญหาและตัดสินใจละครับ”

นเรศ “ขึ้นอยู่กับแต่ละเรื่อง ขอให้เชิญคนที่เกี่ยวข้องจริงๆ เข้าเท่านั้น ไม่ใช่เชิญทุกคนเข้าทุกประชุม
ผมอยากจะแนะนำกระบวนการที่เรียกว่า Managing Involvement หรือการบริหารการมีส่วนร่วม ผมเรียนมาจากบริษัท เคปเนอร์ ทรีโก้

หลักการก็คือเวลาผมขอให้พวกเรามีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็นนั้นมีอยู่ห้าระดับ สมมติว่าเที่ยงนี้ผมจะพาพวกเราไปเลี้ยงข้าว

หากผมเรียกมาทีละคน ขอข้อมูลว่าที่ไหนดี แล้วผมตัดสินใจ แบบนี้เรียกว่า Autocratic 1 หรือ A1

หากผมเรียกมาทีละสองคนหรือมากกว่า ขอข้อมูลว่าที่ไหนดี แล้วผมตัดสินใจ แบบนี้เรียกว่า Autocratic 2 หรือ A2

หากผมเรียกมาทีละคน ขอข้อมูลว่าที่ไหนดี และขอความเห็น แล้วผมตัดสินใจ แบบนี้เรียกว่า Consultation 1 หรือ C1

หากผมเรียกมาทีละสองคนหรือมากกว่า ขอข้อมูลว่าที่ไหนดี และขอความเห็น แล้วผมตัดสินใจ แบบนี้เรียกว่า Consultation 2 หรือ C2

หากผมเรียกมาทีละสองคนหรือมากกว่า ขอข้อมูลว่าที่ไหนดี และขอความเห็น แล้วตัดสินใจร่วมกันทั้งกลุ่ม แบบนี้เรียกว่า Group 2 หรือ G2

ผมจะบอกพวกเราแต่ละครั้งว่าจะใช้วิธีไหน เพื่อสร้างความคาดหวังให้ตรงกัน คนส่วนใหญ่มักเข้าใจผิดว่า หากตนเองมีส่วนร่วมให้ข้อมูลหรือให้ความเห็นแล้ว ตนเองต้องมีส่วนร่วมในการตัดสินใจด้วย ซึ่งไม่จำเป็น ขึ้นอยู่กับระดับการมีส่วนร่วมที่ผู้นำคาดหวัง”

ณรงค์ถามต่อ “คุณนเรศผ่านองค์กรชั้นนำมาหลายแห่ง เขามีวิธีการประชุมที่ดีอย่างไรบ้างครับ”

“เรื่องแรกคือทุกคนเตรียมตัวมาอย่างดี อ่านรายงานประชุม ศึกษาข้อมูลของเรื่องที่จะประชุมกัน เตรียมคำถาม ความเห็นที่จะมีส่วนร่วม คุณจะถูกมองว่าไม่ให้เกียรติเพื่อนร่วมงานหากมาประชุมแบบไม่เตรียมตัว

ระหว่างประชุมต้องฟังอย่างตั้งใจ ไม่ใช่ตั้งใจฟังซีอีโอคนเดียว แล้วก็อย่าพูดคุยกันในวงเล็กระหว่างการประชุม พูดทีละคน และฟังทั้งห้องในคราวเดียวกัน

สุดท้ายให้แสดงความเห็น เขาเชิญเรามาเพราะคาดหวังความเห็นของเรา อย่าบอกว่าเหมือนคนอื่น เพราะเป็นไปไม่ได้ที่เราจะเห็นเหมือนกันทุกเรื่อง บอกความเห็นของเราออกไป บางส่วนมันจะซ้ำกับคนอื่นก็ไม่เป็นไร การไม่ออกความเห็นในที่ประชุมคนอื่นจะมองว่าไม่ใส่ใจหรือไม่มีอะไรจะพูด”

ชาตรีถามว่า “หากผมระดมความคิด แต่ว่าบางคนมองโลกในแง่ร้ายบอกแต่ปัญหาไม่สร้างสรรค์เลย จะทำอย่างไรครับ”
“เอ็ดเวิร์ด เดอ โบโน มีกระบวนการเรียกว่า หมวกหกสี (6 Thinking Hats) เขาใช้สีแทนสัญลักษณ์ของกิจกรรมที่ใช้ในการประชุม เช่น

สีขาว คือตัวแทนของข้อมูล
สีแดง คือความรู้สึก สัญชาตญาณ การคาดเดา
สีน้ำเงิน หมายถึงกระบวนการทางความคิดการวิเคราะห์
สีดำ คือการมองหาปัญหาที่อาจจะเกิดหรือความเสี่ยง
สีเหลือง เป็นตัวแทนของการมองโลกในแง่ดี คุณประโยชน์
สีเขียว หมายถึงการใช้ความคิดสร้างสรรค์หรือนวัตกรรมใหม่ๆ

ดังนั้น ในการประชุม ประธานที่เก่งๆ จะซักซ้อมแนวทางของหมวกหกใบกับทีมงาน หากว่าเขาต้องการระดมความคิด เขาจะบอกทีมงานว่า เอ้าพวกเรา ขอให้ใส่หมวกสีเขียวนะ ตอนนี้เรามาระดมความคิดกันว่ามีแนวทางใหม่ๆ อะไรบ้างที่เราจะนำมาใช้เพื่อเพิ่มยอดขายของเรา

เมื่อระดมความคิดมาได้หลายๆ แนวทางกันแล้ว ก็มาเลือกดูว่าแนวทางไหนที่มันน่าจะเวิร์กหรือไม่เวิร์ก เขาจะบอกว่า เรามาใส่หมวกดำกัน แล้วประเมินดูว่าในแต่ละวิธีมีความเสี่ยงอะไรบ้าง มีปัญหาที่อาจจะเกิดอะไรบ้าง”