ปฏิรูป 3 ประสานเพื่อประหยัดพลังงานในองค์กร

ปฏิรูป 3 ประสานเพื่อประหยัดพลังงานในองค์กร

วันที่ : 21 มิถุนายน 2551 นิตยสาร/หนังสือพิมพ์ : งานอัพเกรด

ต้นทุนด้านพลังงาน ค่าน้ำ ไฟ ฯลฯ ที่มีแนวโน้มเพิ่มขึ้นในแต่ละเดือนนับเป็นปัญหาสำคัญที่ทำให้ผู้บริหารองค์กรจำนวนมากเกิดความหนักใจและพยายามหาทางแก้ไขอย่างเร่งด่วนเพื่อลดรายจ่ายขององค์กร ไม่ให้บานปลายไปมากกว่าที่เป็นอยู่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งวิกฤติด้านพลังงานปัจจุบันที่ส่งผลกระทบต่อต้นทุนดังกล่าวให้เพิ่มสูงขึ้นอย่างต่อเนื่อง

แนวทางที่ผู้บริหารส่วนใหญ่นิยมใช้เพื่อลดปริมาณการใช้พลังงานในสำนักงานลง โดยมากแล้วมักเป็นการรณรงค์หรือขอความร่วมมือจากพนักงาน รวมไปถึงการบังคับใช้มาตรการต่าง ๆ ในการประหยัดพลังงาน อาทิ กำหนดเวลาในการเปิดปิดเครื่องปรับอากาศ คอมพิวเตอร์ หรือเครื่องใช้ไฟฟ้าอื่น ๆ ภายในสำนักงาน

อย่างไรก็ตามแม้แนวทางดังกล่าวจะสามารถบรรลุผลได้ในระดับหนึ่ง แต่หากมองในระยะยาวหลังจากที่กระแสการรณรงค์ผ่านพ้นไปแล้ว เป็นการยากมากที่พนักงานจะร่วมมือร่วมใจช่วยเหลือองค์กรในการประหยัดการใช้พลังงานอย่างต่อเนื่องตลอดไป ทั้งนี้เนื่องจากตนเองไม่ได้มีส่วนได้ส่วนเสียอะไรกับเรื่องดังกล่าว ค่าน้ำค่าไฟที่ลดลงไม่ได้ส่งผลให้เงินเดือนของตนขึ้นตามมาแต่อย่างใด นอกจากนี้การบังคับใช้กฎเกณฑ์หรือมาตรการต่าง ๆ ที่เป็นการออกคำสั่งจากบนลงล่างนั้นยังอาจไม่สามารถใช้ได้อย่างสมจริงกับพนักงานในแต่ละฝ่าย/แผนก ที่มีเงื่อนไขหรือข้อจำกัดในการทำงานที่แตกต่างกัน อาทิ รูปแบบการทำงาน ทำเลที่ตั้งของสถานที่ทำงาน ที่บางห้องโปร่ง ลมเข้าถึง ทำให้ไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องปรับอากาศมากนัก ในขณะที่บางห้องหรือบางมุมเป็นมุมอับซึ่งมีอากาศร้อนมากทำให้ต้องเปิดเครื่องปรับอากาศอยู่ตลอดเวลาจึงสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แนวทางการประหยัดพลังงานที่ผมนำเสนอนี้จึงมีวัตถุประสงค์เพื่อให้สามารถบรรลุผลได้จริงอย่างยั่งยืน โดยการปฏิรูปเพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในเรื่องใดก็ตาม หากต้องการให้ระบบนั้นสามารถรักษาความสำเร็จยั่งยืนและสามารถขับเคลื่อนไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องเกี่ยวข้องกับองค์ประกอบหลัก 3 ด้าน คือ คน ระบบ และบริบทที่เกี่ยวข้อง เรียกว่า “การปฏิรูป 3 ประสาน” เช่นเดียวกับในเรื่องของการประหยัดพลังงานในองค์กร จะสำเร็จได้นั้นต้องมุ่งไปที่คน (พนักงานในองค์กร) ระบบ (นโยบาย ระเบียบกฎเกณฑ์ต่าง ๆ ในองค์กร) และบริบท (สภาพแวดล้อม /บรรยากาศทั้งภายในและภายนอกองค์กร) เนื่องจากการวางระบบใด ๆ ก็ตามเพื่อให้คนปฏิบัติตามนั้นจำเป็นต้องให้ “คน” เป็นศูนย์กลาง เป็นจุดเริ่มต้น พร้อม ๆ กับการกำหนดระบบเพื่อให้คน ปฏิบัติอยู่ในกรอบที่ได้วางขึ้นมา รวมทั้งต้องปรับบริบทหรือสภาพแวดล้อมให้มีส่วนสนับสนุนการปฏิรูปนั้นให้สัมฤทธิ์ผล

การปฏิรูป 3 ประสานเพื่อการประหยัดพลังงานในองค์กรนั้นสามารถทำได้โดยเริ่มจาก

พนักงานในองค์กร ปฏิรูปให้พนักงานเกิดความตระหนักในการประหยัดพลังงานด้วยตนเอง โดยความตระหนักนั้นจะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อเห็นถึงความรุนแรงหรือผลเสียที่อาจเกิดขึ้นกับตนเอง เช่น หากต้นทุนการใช้พลังงานในองค์กรเพิ่มสูงขึ้นผลกำไรย่อมน้อยลงซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อการปรับเงินเดือนหรือการได้โบนัสประจำปี เป็นต้น นอกจากนี้การไม่ตระหนักของพนักงานอาจเกิดจากความไม่รู้ ดังนั้นองค์กรจึงควร “ให้ความรู้” กับพนักงานเกี่ยวกับวิธีการประหยัดพลังงานด้านต่าง ๆ ด้วยเช่นกัน อาทิ

..ให้ความรู้ว่าเครื่องใช้ไฟฟ้าแต่ละชนิดใช้ปริมาณไฟฟ้าต่างกันยิ่งมีจำนวนวัตต์มากยิ่งใช้ปริมาณไฟมาก ทำให้สิ้นเปลืองพลังงานมาก เช่น การเปิดเครื่องปรับอากาศซึ่งมีจำนวนวัตต์มากกว่าพัดลมจึงมีความสิ้นเปลืองมากกว่า เป็นต้น

…สอนเทคนิควิธีประหยัดพลังงานในการใช้อุปกรณ์สำนักงานต่าง ๆเช่น การติดตั้งภาพพักหน้าจอ ( screen server ) ที่หน้าจอคอมพิวเตอร์เพื่อช่วยประหยัดพลังงานไฟฟ้าในยามที่ละจากหน้าจอเป็นเวลานาน ไม่เปิดปิดเครื่องใช้ไฟฟ้าบ่อย ๆ ซึ่งจะกระชากไฟทำให้ค่าไฟเพิ่มขึ้นและเครื่องใช้ไฟฟ้านั้นอาจมีอายุการใช้งานสั้นในอนาคต เป็นต้น

ระบบในองค์กร ปฏิรูประบบภายในองค์กร อาทิ การออกนโยบายหรือกฎระเบียบต่าง ๆ ในการประหยัดพลังงาน ให้สามารถทำได้จริงอย่างยั่งยืน ตัวอย่างเช่น

…สร้างระบบให้พนักงานมีส่วนร่วม เนื่องจากพนักงานในแต่ละฝ่ายหรือแผนกนั้นมีเงื่อนไขหรือข้อจำกัดในการใช้พลังงานที่แตกต่างกัน การออกกฎระเบียบจากบนลงล่างในการบังคับใช้แบบเหมารวมทุกแผนกนั้นจึงอาจไม่สามารถใช้ได้อย่างสมจริงรวมทั้งอาจเกิดแรงต้านในใจลึก ๆ ของพนักงาน ส่งผลให้องค์กรไม่ได้รับความร่วมมืออย่างดีเท่าที่ควร ดังนั้นจึงควรออกแบบระบบให้พนักงานในแต่ละฝ่ายได้มีส่วนร่วมในการออกความคิดเห็นเสนอแผนการประหยัดพลังงาน อันนำไปสู่แผนหรือแนวทางที่สามารถใช้ได้จริง

…สร้างระบบให้คุณให้โทษ สร้างแรงจูงใจให้พนักงานรู้สึกมีส่วนได้ส่วนเสียกับเรื่องดังกล่าว เช่น มอบรางวัลให้กับพนักงานในแผนกที่สามารถไปถึงเป้าหมายหรือสามารถประหยัดพลังงานได้สูงสุด การให้เป็นโบนัส หรือเพิ่มวันหยุดพักร้อนประจำปี เป็นต้น

การขับเคลื่อนระบบดังกล่าวอาจใช้เครื่องมือในการบริหารจัดการต่าง ๆ เข้ามาช่วย อาทิ Balanced Scorecard (BSC) หรือการใช้ Key Performance Indecators (KPI) ในการสื่อสารกลยุทธ์ และทำให้สอดคล้องเป็นหนึ่งเดียวกันทั้งองค์กร รวมทั้งการประเมินผลองค์กรโดยให้เป้าหมายในการประหยัดพลังงานเป็นตัวชี้วัดหนึ่งของความสำเร็จ หรือการใช้หลักของ “Gain-Shairing” หรือแผนการมีส่วนร่วมในผลประโยชน์ ในการเชื่อมโยงผลประโยชน์ให้พนักงานที่มีส่วนร่วมในการลดต้นทุนภายในให้กับองค์กร เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่ากระดาษ และปัจจัยอื่น ๆ ที่ทำให้ต้นทุนการผลิตและค่าใช้จ่ายขององค์กรลดลง

บริบทในองค์กร ปฏิรูปบริบทในองค์กรให้เอื้อต่อแนวทางการประหยัดพลังงาน สามารถทำได้โดย

…การสร้างบรรยากาศในองค์กรให้เอื้อต่อการประหยัดพลังงานอาทิ การติดป้ายคำขวัญ เป้าหมาย วิสัยทัศน์ขององค์กรในเรื่องการประหยัดพลังงานตามบริเวณต่าง ๆ เช่น ห้องทำงาน ลิฟท์ ห้องน้ำ ฯลฯ มีบอร์ดประเมินผลการใช้พลังงาน ค่าน้ำ ค่าไฟ ในรูปแบบของกราฟที่ดูได้ง่ายการหมั่นสื่อสารนโยบายด้านการประหยัดพลังงานอย่างสม่ำเสมอทั้งทางตรงและทางอ้อม

…การปรับเปลี่ยนอุปกรณ์สำนักงานให้เป็นแบบประหยัดพลังงานอาทิ เครื่องปรับอากาศ ตู้เย็น เบอร์5 คอมพิวเตอร์รุ่นประหยัดพลังงานกินไฟต่ำ รวมทั้งการสร้างบริบทของการประหยัดในอุปกรณ์อื่น ๆ ขององค์กรร่วมด้วย อาทิ การใช้กระดาษรีไซเคิลหรือกระดาษหน้าเดียวในการทำงาน การใช้ชักโครกรุ่นประหยัดน้ำ ก๊อกน้ำรุ่นหัวฉีดแบบประหยัด เป็นต้น

การมองปัญหาอย่างครอบคลุมในทุกปัจจัยที่เกี่ยวข้องเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อนำไปสู่แนวทางในการแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพและยั่งยืน หลักการปฏิรูป 3 ประสานด้วยการมองและจัดการปัญหาอย่างครบถ้วนในทุกมิติของ คน ระบบ บริบท จึงเป็นแนวทางสำคัญที่ผมขอนำเสนอเพื่อการประหยัดพลังงานในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพและยั่งยืนครับ