บริหารเวลาอย่างไร ให้มีเวลา

บริหารเวลาอย่างไร ให้มีเวลา

“อาจเป็นเพราะผู้บริหารหลายคนชอบบ่นกันนักว่าไม่ค่อยมีเวลา เนื่องจากงานประจำรัดตัวเสียเหลือเกิน จนทำให้ ไลฟ์สไตล์ของชีวิตบางส่วนหดหายไป”
ทั้งในเรื่องของการพักผ่อนหย่อนใจ

ทั้งในเรื่องของรสนิยมส่วนตัว

รวมไปถึงเรื่องการให้เวลากับครอบครัว

ซึ่งมองเผินๆ เหมือนเรื่องดังกล่าวไม่เกี่ยวอะไรกับการบริหาร แต่จริงๆ แล้วกลับเกี่ยวข้องกันอย่างแยกไม่ออก เพราะอย่างที่ทุกคนทราบ เมื่อวันหนึ่งที่คนคนหนึ่งก้าวเข้ามาเป็นผู้บริหาร

ภาระแห่งการงานต้องเพิ่มเข้ามาอย่างช่วยไม่ได้

ทั้งในเรื่องของการประชุมและวางแผน

ทั้งในเรื่องของการสรรหากลยุทธ์

รวมไปถึงวิธีการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล

ดังนั้น หากผู้บริหารไม่มีการบริหารเวลาที่ดี เขา และเธอเหล่านั้นก็จะพลาดสิ่งสำคัญให้กับชีวิตตัวเอง ซึ่งสิ่งต่างๆ ที่ผู้บริหารชอบบ่นเสมอว่า… ไม่ค่อยมีเวลา

จึงเข้าหู “อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา” ที่ปรึกษาด้านการพัฒนาบุคลากรและการพัฒนาองค์กรอยู่เสมอ จนทำให้เขาตั้งข้อสังเกตว่า…คำว่าไม่มีเวลา แท้จริงแล้ว เป็นความผิดพลาดในเรื่องของการบริหารเวลานั่นเอง

หาใช่เป็นความผิดของงานไม่ !

เพราะงานก็ยังดำรงคงอยู่ตามปกติ แต่คำว่ามีเวลา กับไม่มีเวลา ขึ้นอยู่กับผู้บริหารคนนั้นๆ ว่าจะจัดสรรเวลาได้หรือเปล่า ?

ซึ่งเรื่องนี้ “อภิวุฒิ” อธิบายว่า…ผมทำงานในฐานะที่ปรึกษาให้กับผู้บริหารหลายท่าน เป็นที่น่าสังเกตว่าตั้งแต่ต้นปีที่ผ่านมาผมมักได้ยินผู้บริหารเหล่านั้นบ่นหนาหูขึ้นเรื่อยๆ ว่า…ยุ่งเหลือหลายจนแทบไม่มีเวลา

“โดยเฉพาะในช่วงนี้ที่เศรษฐกิจ สังคม และการเมือง ดูโกลาหลไปหมด รัฐบาลก็ยังไม่รู้จะเอายังไง หุ้นก็ขึ้นๆ ลงๆ ประมาณสามวันดีสี่วันไข้ ดอกเบี้ย ราคาน้ำมัน ราคาทองคำล้วนปรับตัวขึ้นกันเป็นว่าเล่น เหลือสิ่งเดียวที่ยังไม่ขึ้นและคิดว่าคงยังไม่ขึ้นไปอีกนานคือเงินเดือน”

“เพราะฉะนั้น ในเรื่องนี้ ผมจึงขอตอบแบบตรงๆ ชนิดไม่อายเลยว่า จริง ๆ แล้วการบริหารเวลาไม่ได้มีสูตรลับอะไรที่วิเศษวิโสไปกว่าคนอื่นเลย เพียงแต่อาจจะโชคดีหน่อยตรงที่เข้าใจเรื่องของเวลามากกว่าคนอื่น เพราะรู้จักกับเวลามานาน”

“ดังนั้น พอมีคนถามเรื่องเวลาทีไร จึงทำให้ต้องย้อนคิดถึงอดีตทุกครั้งไป เพราะตอนเด็กๆ ก็เคยพูดเคยบ่นอย่างนี้เหมือนกันว่าไม่มีเวลา”

“จำได้ว่า ครูคนแรกที่สอนเรื่องเวลาให้ผมคือคุณแม่นี่เอง ท่านเคยบอกผมว่า จริงๆ แล้วทุกคนมีเวลาเท่ากันคือคนละ 24 ชั่วโมง ไม่มีใครมีมากกว่า และไม่มีใครมีน้อยกว่า แต่ตอนนั้นยังเด็กอยู่เลยไม่เข้าใจ”

“แต่พอโตขึ้น ผ่านโลกมาเยอะขึ้น จึงเข้าใจมากขึ้นว่า จริงๆ แล้วคุณแม่ท่านพูดถูก คนทุกคนมีเวลาเท่ากันจริงๆ ไม่มีใครเลยที่ผมรู้จักหรือเคยรู้จักที่มีเวลาวันละ 23 ชั่วโมง และไม่มีใครเลยที่ผมรู้จักหรือเคยรู้จักที่มีเวลาวันละ 25 ชั่วโมง ทุกคนมี 24 ชั่วโมงเท่ากันหมด แต่สิ่งที่น่าสนใจอยู่ที่ว่า ทำไมบางคนทำบางอย่างได้มากกว่าบางคน ทำไมเขาถึงหาเวลาได้”

เหตุนี้เองจึงทำให้ “อภิวุฒิ” จึงมองว่าคนที่ชอบบ่นว่าไม่ค่อยมีเวลา แท้จริงแล้วเป็นการแก้ตัวมากกว่า

“ผมคิดอย่างนั้นนะ ผมว่าเป็นคำแก้ตัวที่เอาไว้หลอกตัวเอง ถ้าว่ากันตามจริง คนที่ชอบอ้างว่าไม่มีเวลาที่จะทำเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เป็นเพราะเขาให้ความสำคัญกับเรื่องนั้นๆ น้อยกว่าเรื่องอื่นๆ ต่างหาก ไม่ใช่เพราะเขาไม่มีเวลา” ยกตัวอย่างเช่น หลายๆ คนมักบอกกับตัวเองว่า ไม่มีเวลาไปออกกำลังกาย ทั้งๆ ที่รู้ว่ามันเป็นเรื่องสำคัญและจำเป็น แต่ก็ไม่มีเวลา ที่ถูกแล้วต้องพูดว่าเขาให้ความสำคัญกับการออกกำลังกายน้อยกว่าการเอาเวลาไปทำกิจกรรมอื่นๆ จึงไม่มีเวลาให้กับการออกกำลังกายนั่นเอง”

“ลองจินตนาการดูว่า ถ้าหากคนคนเดียวกันนี้ไปหาหมอ แล้วหมอบอกว่า ถ้าเขาไม่ออกกำลังกายเขาจะต้องตายภายใน 3 วัน คุณเชื่อผมไหมว่า เขาจะมีเวลาออกกำลังกายขึ้นมาในทันที เพราะการออกกำลังกายจะมีลำดับความสำคัญที่สูงขึ้น และแซงหน้ากิจกรรมอื่นๆ ทั้งหมด”

“ดังนั้น การที่เขามีเวลาให้กับการออกกำลังกาย ไม่ใช่เพราะว่าเขามีเวลาเพิ่มมากขึ้นอีกหนึ่งชั่วโมงเป็น 25 ชั่วโมงต่อวัน เขายังคงมีเวลา 24 ชั่วโมงเท่าเดิม เท่ากับตอนที่เขาเคยพูดว่าไม่มีเวลาจริงมั้ย”

“ผมจึงอยากจะบอกว่า การบริหารเวลาไม่มีอยู่จริง เพราะเราบริหารเวลาไม่ได้เนื่องจากเวลามีอยู่เท่าเดิม บริหารอย่างไรก็มีเท่าเดิม ดังนั้นที่ถูกแล้วต้องใช้คำว่าบริหารลำดับความสำคัญ หรือที่ฝรั่งเรียกว่า managing priorities ของกิจกรรมที่มีเพื่อใส่ลงไปในเวลาที่มีอยู่อย่างจำกัดให้ได้ต่างหาก”

เหตุนี้เอง “อภิวุฒิ” จึงมองว่าการบริหารลำดับความสำคัญจึงเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่ง

“ผมเชื่ออย่างนั้นจริงๆ การบริหารลำดับความสำคัญของกิจกรรมให้มีประสิทธิภาพ จะต้องเริ่มต้นจากการที่ต้องเข้าใจก่อนว่ากิจกรรมต่างๆ ที่ผ่าน เข้ามาในชีวิตของคนเรานั้น แบ่งออกได้เป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ คือเรื่องด่วนกับ เรื่องสำคัญ เรื่องบางเรื่องด่วนแต่ไม่สำคัญ และเรื่องบางเรื่องสำคัญแต่ไม่ด่วน”

“ในขณะที่บางเรื่องก็ทั้งด่วนทั้งสำคัญ และคนเราส่วนใหญ่ใช้เวลาไปกับเรื่องด่วนมากกว่าเรื่องสำคัญ คนเราจึงพลาดโอกาสที่จะทำอะไรหลายๆ อย่างที่สำคัญๆ ในชีวิต เพียงเพราะเขาไม่เข้าใจเรื่องเวลา”

“เพราะในชีวิตของเรามีเรื่องสำคัญบางเรื่องที่เดิมทีอาจไม่ด่วน แต่มีเงื่อนเวลากำหนดไว้ ดังนั้นเมื่อเวลาผ่านไป เรื่องนั้นก็จะค่อยๆ เลื่อนลำดับความสำคัญขึ้นมา เพราะเวลาที่กำหนดไว้งวดเข้ามาทุกที เช่น ผมมีเพื่อนหลายคน ที่บอกผมว่า ปีนี้จะกรอกใบเสียภาษีที่จะยื่นกรมสรรพากรให้เสร็จตั้งแต่ต้นปี เพราะขี้เกียจมาเร่งเอาวันสุดท้ายเหมือนที่ผ่านๆ มา แต่จนแล้วจนรอดพวกเขาก็ยังไม่ได้ทำ ซะทีเพราะไม่มีเวลา”

“แต่เนื่องจากการยื่นแบบเสียภาษีมีกำหนดเวลาไว้ชัดเจน เขาจึงค่อยๆ เลื่อนสถานะความสำคัญ ของตัวมันเองขึ้นมา จนกระทั่งวันสุดท้ายมาถึง เพื่อนผมเหล่านั้นทุกคนก็ตัดสินใจยุติการกระทำอื่นๆ ทุกอย่าง และหันมาทุ่มเทให้กับการกรอกแบบฟอร์มเสียภาษีอย่างขะมักเขม้น แล้วเขาก็กลับเข้าสู่วังวนเดิมเหมือนเช่นทุกปีที่ผ่านมา คือมาเร่งเอาวันสุดท้าย”

“แต่อย่าลืมว่า หลายๆ เรื่องในชีวิตของคนเรา ไม่ได้มีกำหนดเวลาไว้ชัดเจนแน่นอน จึงไม่สามารถใช้เวลาที่ผ่านไปเป็นเสมือนนาฬิกาปลุกที่คอยเตือนเราให้ลุกขึ้นมาจัดการกับเรื่องนั้นๆ เหมือน อย่างกรณีเอกสารเสียภาษีที่เล่าไป ตัวอย่างเช่น หลายๆ คนคิดว่าอยากมีเวลาให้กับครอบครัวและลูกๆ หรือคุณพ่อคุณแม่มากขึ้น แต่ติดปัญหาเรื่องไม่มีเวลา”

“จึงยังไม่ได้ทำอะไรอย่างที่อยากทำซะที และเนื่องจากเรื่องเหล่านี้ไม่มีช่วงเวลากำหนดไว้ตายตัวว่าต้องทำเมื่อไร จึงไม่เคยเลื่อนลำดับความสำคัญของตัวเองขึ้นมาให้ได้ทำ จนกระทั่งสายไปนั่นเอง จึงมานึกเสียดายเวลาที่ผ่านไปที่ไม่ได้ลงมือทำเรื่องบางอย่างที่ควรทำ”

“เพราะฉะนั้น ถ้าถามผมว่า มีวิธีการบริหารเวลาอย่างไร ขอตอบย้ำอีกครั้งว่า ผมไม่ได้บริหารเวลาหรอก เพราะผมทำอะไรกับเวลาไม่ได้เลย แต่ผมบริหารความสำคัญของกิจกรรมที่ผมมีมากกว่า เพราะผมเรียนรู้ว่าผู้ที่ประสบความสำเร็จเขาไม่ได้ทำและไม่สามารถทำทุกอย่างได้ เขาเลือกทำในสิ่งที่สำคัญและควรทำต่างหาก”

“ดังนั้น ถ้าคุณคิดอยากจะทำอะไรสักอย่างไม่ว่าจะเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับงานหรือเรื่องส่วนตัว แต่ไม่มีเวลา จงอย่าให้อภัยและอย่าหลอกตัวเองอีกต่อไปเลย จริงๆ แล้วไม่ใช่คุณไม่มีเวลาหรอก แต่เป็นเพราะคุณให้ความสำคัญกับเรื่องนั้นๆ น้อยไปนั่นเอง”

คงจะจริง เพราะอย่างที่ทราบ เวลาอยู่ในตัวคุณ หากคุณจัดสรรเวลาให้ถูกต้อง คุณก็จะมีเวลาอีกมากมายที่จะทำให้ทั้งงานและชีวิตส่วนตัวมีความสุขเพิ่มขึ้น

ข้อมูลจาก นสพ.ประชาชาติธุรกิจ

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *