ทำไมงานไม่ได้ตามเป้า

ทำไมงานไม่ได้ตามเป้า
คอลัมน์ การบริหารงาน และการจัดการองค์กร โดย ดร.มิชิตา จำปาเทศ รอดสุทธิ ประชาชาติธุรกิจ วันที่ 30 สิงหาคม พ.ศ. 2550 ปีที่ 31 ฉบับที่ 3927 (3127)
ยิ่งเศรษฐกิจงวดขึ้นมาเรื่อยๆ คนยิ่งเครียดกันง่ายขึ้น KPI บางตัวที่เดิมอาจจะถึงเป้าก็ได้ไม่ถึงก็ได้เริ่มต้อง ถึงให้ได้มากขึ้น เพราะจุดต่างของยอดขายหรือต้นทุนเพียงเล็กน้อยอาจหมายถึงความอยู่รอดขององค์กร การทำงานให้มีประสิทธิภาพสูงที่สุดจึงเป็นความจำเป็นพื้นฐาน
“ทำไมงานไม่ได้ตามเป้า” อาจเป็นคำถามที่ คนถามก็เบื่อที่จะถาม คนตอบก็ไม่อยากตอบ โดยเฉพาะช่วงเวลาที่ต้องมานั่งประเมินผลกัน ช่วงเวลานั้นเหมือนถูกจับใส่ห้องเย็นกันทั้งคู่ เครียดกลับบ้านกันเป็นแถวทั้งผู้ถูกประเมินและ ผู้ประเมิน จนบางคนเปรยว่า จะดีไม่น้อยถ้าเราทำงานกันไปเรื่อยๆ โดยไม่ต้องมาประเมินผลลัพธ์กัน ก็พูดขำๆ กันคลายเครียดในสถานการณ์ที่ ไม่เป็นจริง
ถ้าเรารับรู้ข้อมูลการดำเนินการมาตลอดระยะเวลาการทำงาน เราก็คงจะช่วยกันแก้ไขให้เข้าลู่ทางมากที่สุดใช่หรือไม่ จะถึงเป้าหรือไม่ถึงเป้า ก็รับรู้ร่วมกันทั้งหัวหน้าลูกน้องอยู่แล้วใช่หรือไม่ ไม่ใช่หัวหน้ามานั่งตกใจนั่งเครียดกับผลที่เกิดขึ้นสุดท้าย บางองค์กรจึงใช้ management cockpit หรือมีข้อมูลโชว์ให้เห็นตลอดเวลาในห้องทำงานเลย ข้อมูลไหนเป็นอย่างไร อะไรที่คะแนนตกลงไปจะขึ้นสีเหลืองสีแดงเตือน บางองค์กรไม่ต้องลงทุนขนาดนั้นก็อาจให้มีการรายงานเป็นระยะๆ รายไตรมาสบ้าง รายเดือนบ้าง รายวันบ้าง ซึ่งแนวนี้เราเรียก monitoring คือมีการรายงานขึ้นมาเป็นระยะๆ จากผู้ใต้บังคับบัญชา
ถึงกระนั้นก็ยังมีเทคนิคอื่นๆ ที่จะทำให้เราสามารถควบคุมการทำงานให้บรรลุเป้าหมายได้ก่อนจะถึงการประเมินผลในตอนสุดท้าย นั่นคือ การติดตามงาน (following-up) เทคนิคชื่อเดิม ที่เราคุ้นเคยแต่ขาดไม่ได้สำหรับการเป็นผู้บริหาร ถึงกระนั้นผู้เขียนก็ยังพบผู้บริหารจำนวนไม่น้อยที่ไม่ได้ติดตามงานมากพอ อาจด้วยสาเหตุว่าเวลาไม่มีบ้าง ลืมบ้างเพราะงานยุ่ง สุดท้ายก็คือผลงานออกมาไม่ได้ตามเป้าหมาย ในทางกลับกันถ้าได้รับข้อมูลความคืบหน้าไม่ว่าจาก monitoring หรือ following-up ก็จะทำให้เราสามารถแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างทันท่วงที ปรับกลยุทธ์หรือแม้แต่ระบบให้สอดคล้องกับเหตุการณ์ได้
วิธีการติดตามงานโดยทั่วไปก็คือการเดินเข้าไปคุยกับลูกน้อง โทรศัพท์ หรืออีเมล์ถามความคืบหน้าของงานจากลูกน้องโดยตรง ซึ่งบางครั้งการติดต่อกับลูกน้องนี้ทำให้ลูกน้องรู้สึกอึดอัด ไม่พอใจ หาว่ามาจับผิดก็มี หรือไม่ก็ต่อว่ากลับว่าเดี๋ยวเสร็จแล้วไปรายงานเอง เนื่องจากหัวหน้าเดินเข้าไปถามด้วยสีหน้าตึงเครียดและน้ำเสียงเข้มว่า “เสร็จหรือยัง” ยิ่งถ้าเท้าสะเอวยืนค้ำหัวด้วยแล้ว ยิ่งดูวางอำนาจจี้ทวงงานได้ชัดเจนมากขึ้น วิธีนี้…การติดตามงานกลายเป็นการไปทำร้ายขวัญกำลังใจลูกน้อง เสียอารมณ์กันเปล่าๆ ถ้าติดตามแบบนี้ไม่ติดตามดีกว่า
วิธีการติดตามงานที่ละเอียดอ่อนขึ้นคำนึงถึงจิตใจของผู้ถูกติดตามมากขึ้น จะช่วยให้ได้รับรู้ความคืบหน้าของงานไปพร้อมกับสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกน้องได้ ในบางจังหวะเมื่อเราติดตามงานแล้วพบว่าลูกน้องทำได้ดี เราก็สามารถใช้จังหวะนี้ “ชม” หรือให้กำลังใจได้ทันที เป็นการจูงใจลูกน้องไปในตัว แต่ในขณะที่เรา พบว่าลูกน้องติดขัดในการทำงาน เราก็สามารถช่วยสนับสนุนส่งเสริมเพิ่มได้ เรียกว่า management by support หรือการบริหารด้วยการสนับสนุนค้ำจุน
เราสามารถสนับสนุนได้ทั้งคนที่ไม่พอ เงินถ้าเขาต้องใช้เพื่อให้งานบรรลุเป้าหมาย อุปกรณ์เครื่องใช้ต่างๆ หรือแม้แต่ความรู้ที่เขาไม่มี เราอาจจะสอนงานเพิ่มเติมให้หรือส่งเขาไปเรียนรู้ที่อื่น เหล่านี้เป็นปัจจัยที่จะช่วยสนับสนุนให้เขาดำเนินงานได้บรรลุเป้าหมายมากขึ้น บางครั้งที่ผู้บริหารเพียงสั่งงานไป แล้วไม่ได้ติดตามงาน ปล่อยให้ ลูกน้องงงหรือต่อสู้ด้วยตัวเอง ทำสำเร็จก็ดีไป บางครั้งเขาก็หาทรัพยากรต่างๆ เองไม่ได้ ติดข้อจำกัดต่างๆ งานเลยพลอยเสียไปไม่ได้ตามเป้า
บางท่านอาจถาม “แล้วทำไมไม่มาบอกเราล่ะ ถ้าติดขัดอะไร” แหมคุณขา ถ้าเขามาบอกเราถือว่าเราได้ลูกน้องเก่งไป รู้จักมาแจ้งหัวหน้าเมื่อเวลาควรต้องแจ้ง แต่บังเอิญว่าลูกน้องหลายคน ไม่กล้าจะบอกหัวหน้าเมื่อติดปัญหาอะไร ด้วยหลายสาเหตุ เช่น อยากลองแก้ปัญหาดูเองก่อน ทำให้เต็มที่ก่อนไม่ได้จริงๆค่อยแจ้งหัวหน้า (แต่กลายเป็นว่าจังหวะเวลาที่รอนั้นอาจนาน เกินไป ทำให้ไม่ทันการณ์แล้ว) หัวหน้ายุ่งไม่อยากรบกวน (เลยปล่อยให้เรื่องล่วงเลยไปจนเกิดปัญหา) ไม่กล้าคุยกับหัวหน้าตรง เพราะบอก ทีไรก็โดนดุกลับมาทุกที หรือไม่หัวหน้าก็ไม่ช่วยตัดสินใจอะไร ฯลฯ เราจึงควรมีการติดตามงานเองจากฝั่งของผู้บริหารเองด้วย ไม่เพียงรอการรายงานจากลูกน้องแต่อย่างเดียว หรือรอผลสุดท้ายตอนประเมิน
บางคนบอกว่าไม่ได้ตามงานก็เพราะลืมบ้าง ยุ่งบ้าง หัวหน้าไฮเทคหลายคนก็ใช้โปรแกรม Microsoft Outlook หรือ Lotus Note ที่อยู่ ในเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่อยู่แล้ว วิธีการติดตามงานก็ง่ายมาก เริ่มตั้งแต่ตอนกระจายงานออกไป สั่งงานโดยลงในฟังก์ชัน Task หรืองานของเรา (New task) แล้วส่งมอบหมายงานออกไปให้ลูกน้องโดยผ่านอีเมล์ (Assign task) งานที่เราส่งออกไปก็จะไปเข้ากล่อง inbox ของลูกน้องที่ใช้โปรแกรมนี้เหมือนกัน เมื่อเขาคลิกรับงาน (accept) งานที่เราส่งไปก็จะไปขึ้นอยู่ในกล่องงานของเขาอัตโนมัติ เราจะแนบไฟล์งานที่เกี่ยวข้องไปด้วยก็ได้ ใส่วันที่ต้องส่งด้วยก็ได้ เราก็จะมีรายการงานที่มอบหมายไปให้ลูกน้องแต่ละคนทั้งหมดที่เครื่องเราด้วย เวลาเราจะติดตามงานก็จะง่ายขึ้น ป้องกันการลืมว่าสั่งงานอะไรใครไป ต้องส่งเมื่อไหร่ ใครไม่ได้ใช้ก็ไม่เป็นไรนะคะ จดลงในกระดาษก็ได้ค่ะ
แต่ที่สำคัญไม่ว่าจะใช้วิธีใด อย่าลืมนะคะว่าลูกน้องของเรานั้นเป็นคน..มีความรู้สึกนึกคิด ภาษาที่ใช้ในการสื่อสารที่เป็นการทำตัวเหนือผู้อื่นก็ดี วางอำนาจก็ดี มีผลทำให้เกิดความขุ่นมัวไม่พอใจกันได้ง่ายๆ แม้แต่การส่งอีเมล์กัน ภาษาที่ใช้อาจก่อให้เกิดความเข้าใจผิดกันได้ เพราะมองไม่เห็นหน้ากัน ไม่รู้ว่าหมายความว่าอย่างไรกันแต่ บางเรื่องถ้าละเอียดอ่อนควรพบกันอธิบายงานกันจนเข้าใจซักถามกันถ่องแท้ก่อนแล้วจึงส่งงานทาง Task หรือ อีเมล์ตามเป็นบันทึก มิเช่นนั้นอาจเข้าใจผิดพาล ให้งานหยุดนิ่งได้เหมือนกัน
เรามาลองติดตามงานกันให้มากขึ้น รับฟังปัญหาหรืออุปสรรคที่ลูกน้องอาจพบระหว่างงานและร่วมแก้ไขไปด้วยกัน น่าจะช่วยลดคำถาม ไม่พึงประสงค์ของเราลงไปได้..ทำไมงานไม่ได้ตามเป้า

Tags:

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *