ทำอย่างไรให้การประชุมมีประสิทธิผล และประสิทธิภาพ (1)

ทำอย่างไรให้การประชุมมีประสิทธิผล และประสิทธิภาพ
มองมุมใหม่ : รศ.ดร.พสุ เดชะรินทร์ กรุงเทพธุรกิจ วันอังคารที่ 26 มิถุนายน พ.ศ. 2550
ท่านผู้อ่านเคยนั่งอยู่ในการประชุมที่รู้สึกว่าเสียเวลาและไร้ค่าบ้างไหมครับ? ท่านผู้อ่านลองคิดดูซิครับว่า ถ้าในหนึ่งวันหรือหนึ่งสัปดาห์ ท่านผู้อ่านต้องนั่งในการประชุมที่ไม่มีประโยชน์และไร้ค่าหลายๆ ครั้ง จะเป็นการสูญเสียเวลา หรือทรัพยากรมากเพียงใด การประชุมที่ดีควรจะเป็นการประชุมที่มีทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผล นั่นคือได้ทั้งผลสำเร็จที่ต้องการและเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพด้วย
ปัจจุบันเราจะพบเจอการประชุมที่ไม่มีประสิทธิผลและประสิทธิภาพมากขึ้นทุกขณะนะครับ สัปดาห์นี้เรามาลองดูแนวทางหรือเคล็ดลับในการทำให้การประชุมเป็นไปอย่างมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพนะครับ
เริ่มแรกเลย ท่านผู้อ่านต้องพิจารณาก่อนนะครับว่า จำเป็นต้องมีการประชุมหรือไม่? ถ้าเราดูกันจริงๆ แล้ว การประชุมหลายๆ ครั้ง ไม่จำเป็นต้องมีเลยก็ได้นะครับ เพียงแต่เป็นความเคยชินของผู้บริหารที่จะต้องหาทางเจอหน้าตาของลูกทีมอย่างสม่ำเสมอ รวมทั้งเป็นความเคยชินดั้งเดิมที่พอมีอะไรนิดอะไรหน่อยก็จะต้องเรียกประชุม สิ่งที่ท่านผู้อ่านต้องพิจารณา คือเรียกประชุมไปเพื่ออะไร? เป็นการประชุมเพื่อแจ้งข่าวสารให้ทราบ หรือเป็นการประชุมเพื่อต้องการรับฟังความคิดเห็น ของสมาชิกในทีม หรือเป็นการประชุมเพื่อให้เกิดการยอมรับและสมาชิกรู้สึกว่ามีส่วนร่วม?
เกณฑ์ที่ง่ายที่สุดในการกำหนดว่าต้องมีการประชุมหรือไม่ ก็คือลองถามตัวเองว่าสิ่งที่คุยหรือชี้แจงในที่ประชุมนั้น เป็นการสื่อสารแบบทางเดียวหรือสองทาง (One Way or Two Way Information) ถ้าเป็นการสื่อสารทางเดียว ประเภทแจ้งข่าวสารให้ทราบนั้น การใช้ช่องทางอื่นเช่นบันทึกภายในหรืออีเมลก็เพียงพอครับ
อย่างไรก็ดี ใช่ว่าอีเมลจะแก้ไขปัญหาเรื่องการประชุมนะครับ เนื่องจากสิ่งที่เราต้องถามก็คือ ในเรื่องที่จะนำเสนอต่อที่ประชุมนั้น ต้องการได้รับความคิดเห็น หรือ Feedback จากบุคคลอื่นหรือไม่? ถ้าต้องการนั้นอีเมลอาจจะไม่ใช่สื่อหรือช่องทางที่ดีที่สุด เนื่องจากการเจอกันแบบหน้าต่อหน้า จะทำให้ได้ไอเดียหรือความคิดที่ดีๆ จากบุคคลอื่นมากกว่าการโต้ตอบผ่านทางอีเมล นอกจากนี้ ถ้าท่านผู้อ่านต้องการให้ทุกคนในทีมมีความคิดเห็นร่วมหรือรู้สึกมีส่วนร่วมต่อการตัดสินใจ การประชุมก็เป็นสิ่งที่จำเป็น
เมื่อเราตัดสินใจได้แล้วว่า จะต้องมีการจัดประชุมเกิดขึ้น ประเด็นสำคัญถัดมา ก็คือจะเชิญใครเข้าประชุม? เกณฑ์ง่ายๆ ในการพิจารณาคือเชิญเฉพาะผู้ที่คิดว่าเข้าประชุมแล้วจะสามารถให้ความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์ต่อการประชุมได้ หรือผู้ที่จะได้รับผลกระทบหรือมีความเกี่ยวข้องในเรื่องที่ประชุมกัน สำหรับพวกที่ควรจะเข้าประชุม แต่ไม่สามารถ หรือไม่อยากจะเข้าเนื่องจากงานอย่างอื่นมากนั้น
ถ้าท่านผู้อ่านเป็นประธานการประชุม ก็คงต้องแจ้งให้บุคคลเหล่านั้นทราบนะครับว่า ไม่เป็นไรที่จะไม่เข้าประชุม เพียงแต่ความคิดเห็นของบุคคลเหล่านั้นจะไม่ถูกรับฟังโดยที่ประชุม และบุคคลเหล่านั้น ก็ต้องยอมรับต่อผลลัพธ์ของการประชุม
ขอให้ระลึกไว้นะครับว่า การประชุมนั้นไม่ใช่จัดขึ้นมาเพื่อแจ้งข่าวสาร หรือใช้เวทีการประชุมเป็นที่ที่ทำให้คนอื่นต้องอับอาย หรือถูกตำหนิ หรือใช้เป็นเวทีในการจูงใจผู้ที่ไม่เห็นด้วยให้มาเห็นด้วยนะครับ เนื่องจากการตำหนิผู้อื่น หรือชี้ชวนผู้อื่นให้เห็นด้วยนั้น เราควรจะทำในลักษณะตัวต่อตัวมากกว่าครับ
มีข้อแนะนำจากบรรดาผู้เชี่ยวชาญครับว่า เวลาจะเริ่มประชุมแต่ละครั้งขอให้เริ่มจากการแจ้งที่ประชุม ถึงผลลัพธ์ หรือความคาดหวังจากการประชุม โดยถ้าจะให้ดีควรจะมองในด้านบวกมากๆ ครับ ว่าความสำเร็จสุดยอดของการประชุมในครั้งนี้คืออะไร ซึ่งการระบุผลลัพธ์ในด้านบวกมากๆ นั้น จะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมเกิดแรงบันดาลใจ รวมทั้งทำให้การประชุมมีผลิตภาพมากขึ้น และที่สำคัญก็คือ การระบุผลลัพธ์ของการประชุมก่อนเริ่มต้นนั้น ทำให้การประชุมมีสิ่งที่สำคัญที่หลายๆ การประชุมขาดครับ นั่นคือ วัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของการประชุม
ที่สำคัญคือต้องทำให้ผู้เข้าร่วมทุกคนได้เข้าใจในวัตถุประสงค์ของการประชุมนะครับ การเขียนกำหนดการประชุม หรือ Agenda จึงเป็นสิ่งที่สำคัญนะครับ จะได้มีกรอบและวัตถุประสงค์ในการประชุมที่ชัดเจน ไม่ใช่ประชุมไปเรื่อยๆ แต่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์อันใด ถ้าเป็นไปได้ท่านอาจจะเขียนกำหนดการประชุมไว้ล่วงหน้า แล้วส่งไปให้ผู้ที่ควรจะเข้าร่วมประชุมทุกคนล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งวัน เผื่อให้ผู้ที่ไม่มีโอกาสเข้าร่วมประชุม ได้แสดงความคิดเห็นของตนเองก่อนล่วงหน้า มีกระทั่งเคล็ดเล็กๆ น้อยๆ ด้วยครับว่า ให้ใส่กำหนดการประชุม ไว้ในตัวอีเมลเลยครับ อย่าเป็นไฟล์แนบ (Attachment) เนื่องจากหลายคนอาจจะขี้เกียจที่จะเปิดอ่านไฟล์ที่แนบก็ได้
การประชุมบางครั้งที่ต้องการการเข้ามามีส่วนร่วมของบุคคลต่างๆ ท่านเองอาจจะเขียนลงไปในกำหนดการประชุมเลยก็ได้นะครับว่า ในช่วงไหนหรือหัวข้อไหน ที่จะมีใครเป็นผู้รับผิดชอบในการนำเสนอ และถ้าจะให้ดีอาจจะต้องกำหนดเวลาให้ชัดเจนสำหรับแต่ละหัวข้อเลยครับ เพื่อที่ผู้เข้าร่วมประชุมจะได้มีกำหนดการอยู่คร่าวๆ ในใจ และมีข้อแนะนำเพิ่มด้วยว่าการกำหนดเวลานั้นขอให้เป็นเลขคี่ครับ ไม่ใช่เลขคู่ เช่น 25 นาที แทนที่จะเป็น 30 นาที เพื่อที่ผู้เข้าร่วมประชุมจะได้เห็นว่าท่านเอาจริงกับการรักษาเวลาเพียงใด
ถ้ากลัวผู้เข้าร่วมประชุมจะว่างก็กำหนดหน้าที่ให้เขาอย่างชัดเจนเลยครับ เช่น อาจจะเป็นผู้รักษาเวลา หรือผู้คอยจดรายงานการประชุม หรือผู้คอยพิมพ์หรือเขียนข้อความสำคัญลงบน Chart เพื่อให้ทุกคนได้เห็นพร้อมๆ กัน
เอาไว้ในสัปดาห์หน้า เรามาต่อกันนะครับว่าจะทำอย่างให้การประชุมมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
________________________________________

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *