ช่วยคิดแบบมีประสิทธิภาพ

ช่วยคิดแบบมีประสิทธิภาพ
 
วันที่ : 22 มิถุนายน 2550 นิตยสาร/หนังสือพิมพ์ : งานอัพเกรด
 
           การเปิดโอกาสให้ทีมงานอภิปราย ถกเถียง ส่งเสริมให้ทุกคนได้ใช้เหตุผล ได้แสดงความคิดเห็น แสดงทัศนะ หรือเสนอความคิดริเริ่มใหม่ ๆ ในเรื่องที่ต้องตัดสินใจ นับเป็นเรื่องดีที่ควรกระทำ เพราะนอกจากจะช่วยให้ได้รับประโยชน์จากความคิดใหม่ ๆ และทัศนะที่แตกต่างกันของเพื่อนร่วมงานแล้ว ยังช่วยให้การตัดสินใจของหัวหน้างานเป็นไปด้วยความรอบคอบมากยิ่งขึ้น

           ดังนั้น จึงเป็นหน้าที่สำคัญของผู้นำอีกประการหนึ่ง ในการทำหน้าที่เป็น ผู้ดำเนินการและควบคุมการอภิปราย” ให้เป็นไปในทิศทางที่จะก่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกัน เพื่อก่อให้เกิดฉันทามติร่วมกันภายในกลุ่ม สิ่งที่ผู้นำควรดำเนินการ อาทิ

           กำหนดเป้าหมายชัด
สื่อสารให้กระจ่าง

           ผลลัพธ์ของการตัดสินใจที่ประสบความสำเร็จ ส่วนสำคัญขึ้นอยู่กับการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนว่าเราต้องการเห็นสิ่งใด ต้องการให้เกิดอะไร ความชัดเจนในผลลัพธ์สุดท้ายที่ต้องการ จะช่วยนำทิศทางเป้าหมายไปสู่ความสำเร็จตามที่ต้องการ
           หน้าที่จำเป็นของผู้นำ คือ การสื่อสารวัตถุประสงค์ของการอภิปรายให้ชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น เป้าหมายจะต้องเข้าใจง่ายและมีจุดมุ่งหมายที่สมจริง เป็นไปได้ที่จะทำให้สำเร็จ เป้าหมายที่ระบุอย่างชัดเจนว่าต้องการอะไร จะช่วยให้ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ “พูดภาษาเดียวกัน” ความเข้าใจนี้จะช่วยส่งเสริมให้กลุ่มเกิดความตระหนักในเป้าหมายที่ต้องการบรรลุร่วมกัน และก่อให้เกิดความเป็นเอกภาพในการแสดงความคิดเห็น

           ตรงกันข้าม ความคลุมเครือของเป้าหมาย ทำให้เสียเวลาการประชุมไปอย่างไม่มีประสิทธิภาพ ยกตัวอย่างเช่น ต้องการจัดห้องออฟฟิศใหม่” ถ้าเป้าหมายเพียงเท่านี้นับว่ามีความคลุมเครือ เพราะเมื่อประชุมว่าจะจัดออฟฟิศใหม่อย่างไร ต่างคนก็ต่างเสนอในแบบที่ตนเองพึงพอใจ และจะทำให้ไม่เกิดข้อสรุปในทิศทางเดียวกัน แต่หากเราสื่อสารเป้าหมายที่ชัดเจนลงไปว่า เราต้องการสำนักการที่ทันสมัย เป็น paperless office และต้องการจัดสถานที่นั่งทำงานให้เหมาะสมกับการทำงานเป็นทีมได้ พร้อม ๆ กับให้แต่ละคนสามารถนั่งคิดงาน ทำงานคนเดียวได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วย เมื่อเราสื่อสารเป้าหมายอย่างชัดเจน จะช่วยให้ทุกคนเห็นภาพอนาคตที่ต้องการร่วมกันอย่างชัดเจน ซึ่งจะเห็นว่า ในเรื่องเดียวมีเป้าหมายย่อย ๆ หลายเป้าหมาย เป้าหมายที่ชัดเจนเหล่านี้จะช่วยลดโอกาสการสื่อสารออกนอกประเด็น
           การตั้งเป้าหมายเป็นขั้นตอนสำคัญของกระบวนการตัดสินใจ เพราะเมื่อผลลัพธ์ที่ต้องการสุดท้ายชัดเจน จะช่วยกำหนดมาตรฐานในความคิดที่ตรงกัน ทำให้ทีมงานเกิดความเข้าใจร่วมกัน สามารถช่วยกันคิดและตัดสินใจหาทางเลือกที่ดีที่สุดที่จะนำไปสู่เป้าหมายที่เหมาะสมมากที่สุดได้ เป็นตัวกำหนดทิศทางให้กับกระบวนการตัดสินใจ ทำให้เรามุ่งความสนใจเพื่อคิดหาทางเลือกใหม่ ๆ ในเรื่องเดียวกัน และสามารถกำจัดทางเลือกที่ไม่เกี่ยวข้องออกไปได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้น ในการระดมความคิดเพื่อตัดสินใจ เราจึงต้องสื่อสารสิ่งที่ต้องการให้ทีมงานเข้าใจอย่างชัดเจน

           กำหนดกติการะดมความคิด

           ผู้นำจำเป็นต้องกำหนดกติกาขั้นพื้นฐาน เพื่อให้ทุกคนเข้าใจ ยอมรับ และยินดีปฏิบัติร่วมกันตั้งแต่ก่อนที่จะเริ่มต้น เช่น ให้แสดงความคิดเห็นทุกคน วนไปเรื่อย ๆ และหากใครต้องการเสนอความคิดเห็นแย้ง ให้รอเสนอความคิดเห็นในรอบต่อไป เป็นต้น กติกาที่ตั้งขึ้นนี้จะเป็นหลักประกันว่าทุก ๆ ความคิดเห็นจะได้รับการรับฟังอย่างเสมอภาคกัน
 
           สร้างบรรยากาศ พหุเอกานิยม”

           หน้าที่ของผู้นำคือ กระตุ้นให้เกิดการแลกเปลี่ยนระหว่างผู้ร่วมงานอย่างอิสระในการประชุม โดยต้องเปิดโอกาสให้ทุกคนได้แสดงความคิดเห็น ผู้นำต้องสร้างบรรยากาศของการอภิปรายที่มุ่งเป้าหมาย คือ การหาข้อตกลงที่ดีที่สุดสำหรับประเด็นที่กำลังถกเถียงร่วมกัน มิใช่เพื่อการทะเลาะเบาะแว้งกัน ต้องเป็นแบบอย่างในการรับฟังข้อโตแย้ง ข้อเสนอแนะต่าง ๆ อย่างอดทน ใจกว้าง และสร้างบรรยากาศให้ทุกคนในกลุ่มมีใจเปิดกว้าง ยินดีรับฟังกันและกัน 

           ที่สำคัญต้องระวังอย่าให้ คนเสียงดังครอบงำ” ต้องระวังไม่ให้ผู้ที่พยายามดึงดันความคิดของตนเอง มีความเชื่อมั่นในตัวเองสูงกว่า ช่างพูด ช่างคิดมากกว่าคนอื่น ครอบงำความคิดคนในที่ประชุม โดยเฉพาะบางคนซึ่งมักชอบนั่งเงียบ ๆ หรือไม่กล้าแสดงความคิดเห็น ผู้นำต้องแสดงออกซึ่งความยุติธรรม กระตุ้นให้ทุกคนได้แสดงความคิดเห็นอย่างเท่าเทียม รับฟังทุก ๆ ความคิดเห็น ไม่สนับสนุนใครเป็นพิเศษ ต้องทำให้คนเสียงดังเหล่านี้เรียนรู้ที่จะฟังคนอื่น

           คุมทิศทางสู่เป้าหมาย
           ถ้าการโต้แย้ง เสนอความคิดเห็นของทีมงาน กลายเป็นการพูดนอกเรื่อง นอกประเด็น ผู้นำควรทำหน้าที่สกัดประเด็น เพื่อให้ทุกคนกลับเข้ามาพูดในประเด็นที่กำลังถกเถียงกันอยู่ โดยอาจทวนซ้ำย้ำให้ที่ประชุมเห็นถึงความคิดหลัก ๆ ของแต่ละประเด็นย่อย ๆ ว่าใครได้แสดงความคิดเห็นอย่างไรบ้าง เพื่อให้ทุกคนเห็นภาพรวมของเรื่องที่พูดทั้งหมดว่าเป็นอย่างไร อันจะช่วยให้คนต่อไปที่ต้องการแสดงความคิดเห็นจะได้ไม่แสดงคงความคิดเห็นซ้ำ  

           หากผู้ร่วมงานเกิดการโต้เถียงกันอย่างเผ็ดร้อน ผู้นำจำเป็นต้องใช้ความกล้าในการแทรกแซง เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายถอยมาคนละก้าว และให้ฟังความคิดเห็นผู้ร่วมงานคนอื่น ๆ ในห้อง ในประเด็นเดียวกับที่ถกเถียงกันอยู่ อันจะช่วยให้คนที่กำลังยึดติดอยู่กับความคิดของตน ดึงดันในความคิดเห็นของตน เกิดมุมมองใหม่ ๆ

           ผู้นำต้องไม่พยายามเปลี่ยนหัวข้อในเรื่องที่ยังถกเถียงกันไม่จบ แต่ต้องให้ทุกคนถกเถียงเรื่องเดียวกันจนจบ เพราะการเปลี่ยนหัวข้อขณะที่ยังไม่ได้ข้อสรุปจะยิ่งสร้างความขัดแย้งในหมู่ผู้ร่วมงานและไม่ใช่วิธีการแก้ปัญหา หน้าที่ของผู้นำคือ การจดจ่ออยู่กับประเด็นที่กำลังถกเถียงกันอยู่ ไม่ใช่ “คน” ที่กำลังถกเถียง หากต้องการผลลัพธ์ที่ได้จากการอภิปรายที่ดีที่สุด
 
           ผู้นำต้องทำหน้าที่เป็นเหมือนผู้ดำเนินรายการ ซึ่งเป็นทักษะที่ต้องได้รับการฝึกฝนบ่อย ๆ จากประสบการณ์จริง จนเมื่อเกิดความชำนาญแล้ว ย่อมเป็นเรื่องง่ายในการบรรลุวัตถุประสงค์ของการประชุมตามเป้าหมายที่ได้ตั้งใจไว้
 

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *