จัดการอบรมอย่างไร ไม่ให้เป็น “เทรน” แล้ว “นิ่ง”

จัดการอบรมอย่างไร ไม่ให้เป็น “เทรน” แล้ว “นิ่ง”

ภารกิจที่หลายองค์การอาจจะถือว่าเป็น KPI หรือตัวชี้วัดผลงานที่สำคัญของมนุษย์ HR ที่รับผิดชอบงานด้านการฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากร คงไม่พ้นเรื่องของการจัดการฝึกอบรม ซึ่งเริ่มจากการสร้างหลักสูตรที่เหมาะสมกับการพัฒนาบุคลากร ตามความสำคัญของนโยบายองค์การ วิสัยทัศน์ ยุทธศาสตร์ รวมทั้งกลยุทธ์ขององค์การ หรือว่าไปแล้วก็คือ การจัดการฝึกอบรมเพื่อตอบสนองต่อเป้าหมายขององค์การ แต่จะมีเป้าหมายเป็นอย่างไรก็สุดแท้แต่ว่าองค์การกำหนดเรื่องการฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากรนี้เป็นสิ่งที่ช่วยให้กลยุทธ์เรื่องใดบรรลุผล นอกจากนี้ งานการฝึกอบรม ยังเกี่ยวข้องกับการประสานงานวิทยากรทั้งภายในและภายนอกองค์การ เพื่อจัดบริการฝึกอบรมให้กับผู้เข้ารับการอบรม

ประเด็นทีน่าสนใจมีอยู่ว่า หากตั้ง KPI ที่เน้นในเรื่องการเรียนรู้ของบุคลากรที่เข้ารับการอบรม ซึ่งเป็น KPI ที่ก้าวหน้ากว่า KPI (หรือเรียกว่า PI ดีกว่าครับ) พื้นฐานแล้วล่ะก็ มนุษย์ HR ที่ทำงานด้านนี้หลายท่านถึงกับถอนใจ นี้เป็นเพราะอะไร
หรือมนุษย์งาน HR เหล่านี้ ไม่เข้าใจจิตวิทยาการเรียนรู้ของมนุษย์ โดยเฉพาะของผู้ใหญ่ที่แตกต่างไปจากเด็กมาก
หรือมนุษย์งาน HR เหล่านี้ ขาดเครื่องมือใดในการที่จะบ่งชี้ถึงการเรียนรู้ของผู้เข้ารับการอบรม โดยเฉพาะขากกระบวนการในการติดตามผลการเรียนรู้ของผู้เข้ารับการอบรม
หรือควรจะต้องเปลี่ยน Concept ของการฝึกอบรม ให้เป็นการจัดการเรียนรู้ เพราะแท้จริงนั้น ผลสำเร็จของการเรียนรู้ของผู้เข้ารับการอบรม ไม่อาจจะวัดได้เฉพาะช่วงเวลาการฝึกอบรมเท่านั้น ตอบจากที่กล่าวมาได้ว่า ก็ผสมผสานกันไปครับ
และเมื่อถามต่อว่า ความสำเร็จของการฝึกอบรมนี้ดูจากที่ใดล่ะครับ…..ตอบง่าย ๆ จากตรงนี้ก็คือ ดูจากความสามารถในการเรียนรู้ การนำผลการเรียนรู้ไปสู่การประยุกต์ใช้งาน รวมทั้งการถ่ายทอดความรู้จากคนหนึ่งสู่คนหนึ่งต่อ ๆ กันไป เป็นกระบวนการที่เรียกว่า การส่งผ่านและถ่ายทอดความรู้นั่นเองครับ
เอาเป็นว่า ขอละเรื่องการจัดกระบวนการเรียนรู้ที่เหมาะสมสำหรับผู้ใหญ่ (ผู้เข้ารับการอบรมคนทำงานนั่นล่ะครับ) ไว้ก่อนเรามาว่ากันในเรื่องของกระบวนการฝึกอบรมที่เรามักจะไม่ค่อยให้ความสำคัญเท่าไรคือ เรื่องของการติดตามผลการฝึกอบรมดีกว่าครับ
ก่อนอื่น ผู้เขียนขอสนับสนุนความเห็นของผู้รู้ด้าน HR ที่เสนอว่า ผลสำเร็จของการจัดการฝึกบรม แท้จริงนั้น มิได้อยู่เฉพาะช่วงเวลาของการฝึกอบรมและประเมินความพึงพอใจในการอบรมเท่านั้นครับ หากแต่ยังอยู่ที่การติดตามผลการฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพว่าเป็นอย่างไรด้วย
คราวนี้ กระบวนการติดตามผลการฝึกอบรม ก็มีหลายลักษณะ หรือทำได้หลายวิธี ผู้เขียนขอกล่าวสรุปจากความคิดของคุณจารุนันท์ อิทธิอาวัชกุล รองผู้อำนวยการพัฒนาทรัพยากรบุคคล AIS มานำเสนอครับ คุณจารุนันท์ท่านบอกว่า วิธีการติดตามผลการฝึกอบรมนั้นได้แก่
1) การกำหนดแผนการนำความรู้จากการฝึกอบรมมาใช้ ก่อนที่จะจบการฝึกอบรมทุกครั้ง วิธีการติดตามผลการฝึกอบรมนี้ ว่าไปแล้วก็คือ การที่ให้ผู้เข้ารับการอบรม กรอกแบบฟอร์มว่าสนใจเข้ารับการฝึกอบรมเรื่องใด และมีแผนว่าจะนำความรู้จากการฝึกอบรมไปใช้ประโยชน์ และการถ่ายทอดในองค์การต่อไปอย่างไร วิธีการนี้ หลายองค์การ หรือเรียกว่าองค์การส่วนใหญ่นั้น กำหนดให้เป็นภาคบังคับที่ต้องนำเสนอประกอบการพิจารณาเข้ารับการฝึกอบรม ไม่ว่าจะภายในหรือภายนอกองค์การ สิ่งที่สำคัญที่เราจะเป็นต้องระบุโดยกำหนดไว้ในแบบฟอร์มและใช้ติดตามผลก็คือ ผู้เข้ารับการอบรมมีโครงการ แผนงานหรือกิจกรรมการนำความรู้ไปใช้ประโยชน์อย่างไร รวมทั้งต้องการการสนับสนุนจากองค์การอย่างไร วิธีการนี้เรามักเรียกกันว่า “PAPA หรือ Participant Action Plan Approach” ซึ่งเราก็จะจัดทำเอกสารนี้ให้กับทั้งฝ่ายต้นสังกัดและ HR เพื่อเอาไว้ใช้ติดตามผล รวมทั้งการคอยให้คำแนะนำกับผู้เข้ารับการอบรมที่จะต้องนำความรู้ไปต่อยอดตามเงื่อนไข
2) การจัดประชุมชี้แจงเนื้อหาหลักสูตรโดยย่อ เพื่อให้ผู้บังคับบัญชาของผู้เข้ารับการอบรมได้ทราบว่าลูกน้องของตนที่ได้เข้ารับการอบรม จะได้รับความรู้เรื่องใด จะก่อให้เกิดการพัฒนาความรู้ของเขาในเรื่องใด และเราเองคาดหวังที่จะได้รับอะไรจากเขา ซึ่งในเรื่องนี้ HR ก็จะขอ Feedback จากผู้บังคับบัญชาในการสังเกตและช่วยติดตามผลภายหลังการฝึกอบรมจากลูกน้องของเขาด้วย นัยว่า ช่วยสนับสนุนและส่งเสริมให้เกิดการเรียนรู้และการนำความรู้มาใช้ประโยชน์อย่างเป็นจริงเป็นจัง

3) มอบหมายชิ้นงานหรือโครงงาน เพื่อให้ผู้เข้ารับการอบรมไปดำเนินการภายหลังจากการฝึกอบรม ซึ่งอาจจะมีลักษณะเป็นงานเดี่ยวหรืองานกลุ่มก็ได้ การกำหนดโครงงานหรือชิ้นงานนี้ ควรจะให้สอดคล้องกับปัญหาของงานทีมีอยู่จริง เพื่อให้เกิดการนำความรู้ไปใช้ และเรียนรู้จากปัญหานั้น ตัวอย่างเช่น เมื่อเรียนเรื่อง ทักษะการตัดสินใจ HR จะสอบถามและติดตามว่า ผู้เข้ารับการอบรม ควรจะทำชิ้นงานหรือโครงงานใดที่เกี่ยวกับเนื้องานของเขา ที่เขาจะสารถนำความรู้จากการฝึกอบรมไปใช้ได้ เช่น ให้ดูชิ้นงานการแก้ไขปัญหาลูกค้าที่ร้องเรียน เป็นต้น

4) การวัดเวทีแลกเปลี่ยนความรู้ภายหลังการฝึกอบรม อันนี้ เรียกเป็นภาษาเทคนิคว่า “Application Day” โดยให้ผู้เข้ารับการอบรมมาแลกเปลี่ยนประสบการณ์กับผู้เข้ารับการอบรมคนอื่น หรือคนที่ยังไม่ได้เข้ารับการอบรม มีการนำทักษะจากการฝึกอบรมมาใช้ โดยมีวิทยากรมาทำหน้าที่กระตุ้นกระบวนการเรียนรู้ ให้คำแนะนำ และเพิ่มเติมทักษะที่จำเป็นก็ได้

5) จัดทำแบบสำรวจหรือแบบทดสอบ โดยอาจจะใช้แบบทดสอบ เวียนถาม หรือใช้เทคโนโลยีทางระบบเครือข่ายขององค์การ เพื่อให้ผู้เข้ารับการอบรมได้ตอบแบบทดสอบในเรื่องที่ได้เข้ารับการฝึกอบรมมา และวัดผลความรู้ ประเมินทักษะและความสามารถของตน

6) การทำสนทนากลุ่ม หรือ Focus Group สอบถามผู้เข้ารับการอบรมถึงการนำความรู้ไปใช้ภายหลังการฝึกอบรม ปัญหาและอุปสรรคต่าง ๆ ที่พบ ซึ่งวิธีการนี้จะเป็นประโยชน์มากในการนำข้อมูลที่ได้รับมาปรับปรุงพัฒนาหลักสูตรการฝึกอบรม โดยเฉพาะการฝึกอบรมภายในองค์การ และในทางหนึ่งก็ยังเป็นวิธีการกระตุ้นการใช้ความรู้และการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของผู้เข้ารับการอบรมกับวิทยากรภายในด้วย

จากที่ได้นำเสนอไปแล้ว เชื่อว่า ท่านผู้อ่าน อาจจะได้เป็นแนวคิดและแนวทางของการทำงานให้เป็นประโยชน์ เพื่อจะได้นำไปใช้ปรับปรุงต่อเติมกระบวนการฝึกอบรมให้ได้ผลตาม KPI ที่เหมาะสมต่อไปครับ

ที่มา : www.tpa.or.th

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *