ความคิดไร้ขีดจำกัด

ความคิดไร้ขีดจำกัด
ปฏิวัติความคิดเพื่อพลิกโฉมองค์กรพัฒนาระบบราชการ

ความคิดคืออะไร
ความคิดเป็นผลจากการทำงานของสมองในการก่อรูป (Formulate) บางสิ่งบางอย่างขึ้นในมโนคติ (mind) ผ่านการทำงานของระบบการรับรู้ทางจิต (cognitive system) โดยในส่วนของความคิดจะทำหน้าที่แยกแยะการกระทำและความรู้สึกผ่านกระบวนการทางความคิดอันจะนำไปสู่พฤติกรรมที่ตอบสนองสถานการณ์นั้น การคิดเป็นเรื่องที่สำคัญ การคิดไม่เหมือนกัน การคิดแบบจินตนาการ การคิดหวนรำลึกถึง การคิดใช้เหตุผล และการคิดแก้ปัญหา

การคิดเกี่ยวข้องกับคนอย่างไร
• การคิดเกี่ยวข้องกับความอยู่รอด ทำให้คนอยากคิด เพื่อความอยู่รอดก็จะเริ่มคิดอะไรออกมา หากไม่มีก็เป็นเรื่องยากที่จะอยู่รอด
• ความต้องการสิ่งแปลกใหม่ กระตุ้นให้คิด คนอยากคิดก็คือไม่อยากยึดติดของเดิม ๆ พยายาม หารูปแบบใหม่ ๆ นักคิดก็คือ กบฏตัวน้อย มีใครคิดทฤษฎีใหม่ที่ไม่คิดกบฏต่อทฤษฎีเดิม ไม่พอใจของเดิมแต่หาดีกว่าจึงจะกล้าคิด
• ความสงสัย กระตุ้นให้คิด สร้างให้เกิดความรู้ ความอยากรู้อยากเห็น
• สภาพปัญหา กระตุ้นให้คิด ปัญหาทำให้เราคิดได้สารพัดเพื่อพยายามแก้ปัญหา

วิธีคิด 10 มิติ
1. การคิดเชิงกลยุทธ์
การคิดเชิงกลยุทธ์จะเป็นความคิดที่จำเป็นสำหรับผู้บริหารที่นำในองค์กรมาก ผู้บริหารจะเป็นคนแรกที่ต้องพบปัญหาและต้องตัดสินว่าจะไปซ้ายหรือไปขวา ไม่สามารถแก้ปัญหาตามเคยชินได้ การคิดเชิงกลยุทธ์เป็นการวางแผนเพื่ออนาคตเพื่อการตัดสินใจในอนาคต เป็นการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนทั้งระยะสั้นและระยะยาวโดยการจัดสรรทรัพยากรตั้งแต่วันนี้ โดยต้องกำหนดแนวทางที่ดีที่สุดภายใต้เงื่อนไขและทรัพยากรที่จำกัด ภายใต้การเปลี่ยนแปลงทุกอย่างเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย หลักการคิดเชิงกลยุทธ์มีดังนี้
1) กำหนดเป้าหมายที่ต้องการจะไปให้ถึง
2) วิเคราะห์และประเมินสถานะ
3) การหาทางเลือกกลยุทธ์
4) การวางแผนปฏิบัติการ
5) การวางแผนคู่ขนาน
6) การทดสอบในสถานการณ์จำลอง
7) การลงมือปฏิบัติการ
8) การประเมินผล

2. การคิดเชิงอนาคต
มีประโยชน์มากและจำเป็นอย่างยิ่งเพราะเป็นการคาดการณ์ที่อาจจะเกิดขึ้นอย่างมีหลักเกณฑ์ที่เหมาะสม การคิดเชิงอนาคตมีหลายวิธี แต่ใช้วิธีที่เหมาะสมและประกอบด้วย 6 หลักดังนี้
1) หลักการมองอย่างองค์รวม (Holistic Approach) ต้องมองทุกด้านที่เกี่ยวข้องกัน
2) หลักความต่อเนื่อง (Continuity) การคาดการณ์ในอนาคตต้องคาดการณ์อย่างต่อเนื่องเพื่อให้เกิดความสัมพันธ์กัน
3) หลักความสัมพันธ์เชิงเหตุผล(Causal Relationship) การคิดเชิงอนาคตไม่ใช่เป็นการคิดแบบเดาสุ่ม แต่เป็นหลักของความคิดแบบมีความสัมพันธ์อย่างมีเหตุผลได้
4) หลักการอุปมา(Analogy) โดยยึดหลักว่า เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นต่าง ๆ ในโลกนี้ล้วนมีแบบแผน ล้วนดำเนินไปอย่างมีระบบ เหตุการณ์ใดที่เกิดขึ้นก็มักจะเกิดเหตุการณ์อื่นตามมาด้วย
5) หลักการจินตนาการ(Imagination) การใช้จินตนาการเป็นการที่ทำให้การวาดภาพได้ในอนาคตเป็นการท้าท้าย การจะใช้หลักจินตนาการเราต้องใช้หลักเหตุผลเพื่อที่จะให้การจินตนาการไม่ไร้หลักการ
6) หลักดุลยภาพ (Equilibrium) เป็นหลักการที่บอกว่าในโลกแห่งความเป็นจริงต้องปรับเข้าหาส่วนดีเสมอ หากมีการเสียสมดุลเกิดขึ้นระบบก็จะพยายามปรับให้เกิดความสมดุลแก่ตัวเอง ไม่ว่าจะเป็นความสมดุลทางด้านเศรษฐกิจ ความสมดุลในร่างกายของเราเอง

3. การคิดเชิงสร้างสรรค์
องค์กรที่มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องจำเป็นต้องมีบุคลากรที่มีการคิดเชิงสร้างสรรค์ เพื่อสร้างนวัตกรรมใหม่ ๆ ที่ไม่เคยมีมาก่อน หลักการคิดสร้างสรรค์ได้แก่
1) ฝึกถามคำถามที่กระตุ้นให้เกิดความคิดใหม่ ๆ
2) อย่าละทิ้งความคิดใด ๆจนกว่าจะพิสูจน์ได้ว่าไร้ประโยชน์
3) การพัฒนาเทคนิคช่วยคิดสร้างสรรค์

4. การคิดเชิงวิพากษ์
การคิดในรูปแบบนี้จะมีลักษณะมีความตั้งใจพิจารณาตัดสินเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยไม่เห็นคล้อยตามข้อเสนอ ไม่ด่วนสรุปการเห็นคล้อยตาม เป็นการตั้งคำถามท้าท้ายหรือโต้แย้งสมมุติฐานที่อยู่เบื้องหลัง พยายามเปิดกว้างทางความคิดออกสู่ความแตกต่างในด้านต่าง ๆ มากขึ้นให้ได้ประโยชน์มากกว่าเดิม หลักการคิดเชิงวิพากษ์ ได้แก่
หลักที่ 1 ให้สงสัยไว้ก่อน…………….อย่าเพิ่งเชื่อ
หลักที่ 2 เผื่อใจไว้……………อาจจะจริงหรืออาจจะไม่จริงก็ได้
หลักที่ 3 เป็นพยานฝ่ายมาร…………ตั้งคำถามซักค้าน

5. การคิดเชิงบูรณาการ
เป็นการคิดแก้ปัญหาในเชิงบูรณาการ ไม่แยกส่วน ต้องคิดแบบแกนหลักได้อย่างเหมาะสมครบถ้วนทุกมุมมอง ไม่แยกส่วนในการแก้ปัญหา หลักการคิดเชิงบูรณาการ ได้แก่
1) ตั้ง “แกนหลัก”
2) หาความสัมพันธ์เชื่อมโยงกับแกนหลัก
3) วิพากษ์เพื่อให้เกิดการบูรณาการครบถ้วน

6. การคิดเชิงวิเคราะห์
การคิดเชิงวิเคราะห์ เช่น การวิเคราะห์จุดแข็งจุดอ่อน เพื่อจำแนกอุปกรณ์ของจุดใดจุดหนึ่งแล้วค้นหาสิ่งที่แท้จริงที่เกิดขึ้น สิ่งที่เกิดขึ้นย่อมมีที่มาที่ไป มีเหตุมีผลย่อมมีองค์ประกอบย่อย ๆ ที่ซ่อนอยู่ด้วย และองค์ประกอบนั้นมีความสอดคล้องหรือตรงข้ามกันกับสิ่งที่ปรากฏภายนอกหรือเปล่า หลักการคิดเชิงวิเคราะห์ประกอบด้วย
1) หาความสัมพันธ์เชิงเหตุผลของข้อมูลที่ได้รับ
2) ใช้หลักการตั้งคำถาม
3) ใช้หลักการแยกแยะความจริง เช่น
• แยกแยะระหว่าง ความจริง (truth) กับความเชื่อ (belief)
• แยกแยะโดยจำกฎขั้วตรงข้าม (the principle of contradiction)
• แยกแยะระหว่างข้อเท็จจริง (facts) กับข้อคิดเห็น (opinions)

7. การคิดเชิงเปรียบเทียบ
การคิดเปรียบเทียบเพื่อวิเคราะห์กับเหตุการณ์ที่มีลักษณะใกล้เคียงกัน มีความสัมพันธ์ใกล้เคียงกันเพื่อให้เราลดความผิดพลาด การคิดเชิงเปรียบเทียบมีประโยชน์มากใน 3 ด้านคือ ใช้วิเคราะห์ ใช้อธิบาย และเพื่อแก้ปัญหา การคิดเปรียบเทียบเพื่อแก้ปัญหาเป็นการจุดประกายความคิดและการสร้างสรรใหม่ ๆ หลักการคิดเชิงเปรียบเทียบได้แก่
1) กำหนดวัตถุประสงค์ของการเปรียบเทียบ
2) กำหนดเกณฑ์ (criteria) การเปรียบเทียบ
3) แจกแจงรายละเอียดของแต่ละเกณฑ์
4) เปรียบเทียบและตอบวัตถุประสงค์

8. การคิดเชิงสังเคราะห์
เป็นความสามารถขององค์ประกอบต่าง ๆ แล้วนำมาผสมผสานเข้าด้วยกันเพื่อให้ได้สิ่งใหม่ตามความประสงค์ที่เราต้องการ ในคำตอบจะตอบได้หลาย ๆ อย่าง นำข้อดีของแต่ละอันมาสังเคราะห์เพื่อเป็นวิธีใหม่ที่นำมาใช้ในหน่วยงานของเราได้เลย เช่น การสังเคราะห์ช่วยให้เราไม่ต้องคิดสิ่งต่าง ๆ จากสูตร หากเราไม่รู้ประโยชน์จากความคิดของคนรุ่นเก่าแทบจะไม่มีอะไรที่ยากที่ทำไม่ได้ ทุกอย่างมักจะมีแง่มุมที่ทำไว้แล้ว แต่เราใช้แรงสักหน่อย นำมาศึกษา นำมาสังเคราะห์ ดูจากเรื่องเดียวกันว่ามีปัญหาเคยเกิดไหม
การคิดจากเชิงสังเคราะห์เริ่มต้นจากการตั้งคำถามว่า มีอะไรที่เกี่ยวกับเรื่องการสังเคราะห์นำเอาสิ่งนั้นมาแยกแยะออกจากกัน ที่นำมาใช้ประโยชน์ร่วมกัน การกำหนดลักษณะและขอบเขตข้อมูลที่จะนำมาสังเคราะห์เป็นเรื่องสำคัญ เช่น การเลือกเฉพาะข้อมูลที่น่าเชื่อถือได้ โดยเลือกขอบเขตที่ชัดเจน

9. การคิดเชิงมโนทัศน์
หมายถึง การประสานข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่ในเรื่องใดเรื่องหนึ่งเข้าด้วยกันโดยไม่ขัดแย้ง การคิดเชิงมโนทัศน์เป็นการมอบภาพต่าง ๆ ให้มีความสอดคล้องกันให้เป็นภาพที่คมชัด กระชับสามารถอธิบายได้ เป็นการคิดรวบยอด สร้างกรอบความคิดให้ชัดเจน สามารถถ่ายทอดออกไปได้ การที่เราต้องเรียนรู้เชิงมโนทัศน์นั้นเพราะว่า กรอบความคิดเรื่องประสบการณ์และความรู้ ฉะนั้นการปรับมโนทัศน์ของเราและสร้างมโนทัศน์ใหม่จะเป็นเรื่องสำคัญ วิธีการสร้างมโนทัศน์ประกอบด้วย
1) การเป็นนักสังเกต
2) การตีความ
3) การเปรียบเทียบระหว่างข้อมูลที่ได้รับมากับกรอบความคิดเดิม
• สามารถเปรียบเทียบความแตกต่าง/เหมือนกันในรายละเอียด
• สามารถแยกมโนทัศน์หลัก – มโนทัศน์ย่อยได้
4) การปรับกรอบมโนทัศน์ใหม่
• การปรับกรอบเพิ่มในรายละเอียดมากขึ้น
• การขยายกรอบความคิดออกไปแนวข้างมากขึ้น
5) การรับกรอบความคิดใหม่เข้ามาทั้งหมด
6) การสร้างมโนทัศน์ใหม่ที่ไม่เคยปรากฏมาก่อน

10. การคิดเชิงประยุกต์
หมายถึง ความสามารถที่มีอยู่เดิมมาปรับใช้ในบริบทใหม่ หลักการคิดเชิงประยุกต์ประกอบด้วย
1) ใช้หลักการทดแทนคุณสมบัติหลัก
2) ใช้หลักปรับสิ่งเดิมให้เข้ากับสถานการณ์
3) ใช้หลักการหาสิ่งทดแทน

การนำวิธีการคิดไปใช้ประโยชน์
Alan G. Robinson และ Dean M. Schroeder ได้เขียนหนังสือเรื่อง Ideas Are Free: How the Idea Revolution Is Liberating People and Transforming Organizations1 เพื่อเสนอวิธีการที่สามารถนำไปใช้ในการพัฒนา ปรับปรุงองค์กรเพื่อให้มีขีดสมรรถนะสูงและสามารถรองรับการแข่งขัน ซึ่งเทคนิคที่ทั้งสองท่านเสนอนั้นนับเป็นวิธีการแบบง่าย ๆ และอาจนึกไม่ถึง นั่นคือ การเก็บเกี่ยวความคิดของบุคคลากรภายในองค์กรของตนเองมาใช้ประโยชน์ให้ได้มากที่สุด ฉะนั้น สิ่งท้าทายสำหรับผู้บริหารก็คือ ทำอย่างไรที่จะกระตุ้นให้บุคลากรสร้างสรรค์ความคิดใหม่ ๆ และยอมหยิบยื่นความคิดดี ๆ ให้กับองค์กร และองค์กรจะทำอย่างไรเพื่อพัฒนาความคิดเล็ก ๆ เหล่านั้นให้กลายเป็นความคิดใหญ่ ๆ ได้ องค์กรที่ประสบความสำเร็จสูงสุดมักจะเป็นองค์กรที่เห็นคุณค่าของพนักงานทุกระดับ ผู้บริหารสมัยใหม่จึงควรปรับเปลี่ยนบทบาทจากผู้สั่งการและแก้ไขปัญหาทุกอย่างด้วยตนเอง เป็นผู้ส่งเสริมและผลักดันบุคลากรให้เสนอความคิดดีๆ ให้ได้มากที่สุด เพื่อช่วยกันพลิกโฉมองค์กรอย่างมีระบบ
การบริหารในองค์กรแบบใหม่ ผู้บริหารจะเป็นเพียงผู้ให้นโยบายหรือแนวทาง ผู้จัดการหรือหัวหน้างานทำหน้าที่เสมือนสมาชิกในตำแหน่งหัวหน้าทีมงานที่คอยให้การสนับสนุนในด้านต่าง ๆ เช่น ทรัพยากร ความรู้ ข้อแนะนำ เป็นต้น ผู้ปฏิบัติจะต้องเป็นผู้ที่เรียนรู้ ศึกษาหาวิธีการปฏิบัติที่เหมาะสมเพื่อให้งานที่ได้รับมอบหมายประสบผลสำเร็จ นอกจากนั้น ยังมีบทบาทในการเสนอความคิดเห็น และแนวทางการแก้ปัญหาในเรื่องต่าง ๆ ที่จะทำให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น การปรับเปลี่ยนแนวคิดนี้จึงถือเป็นการปฏิวัติเพื่อปรับเปลี่ยนกระบวนทัศน์ซึ่งไม่ใช่เรื่องง่าย แต่ประโยชน์ที่จะได้รับนั้นมากมายนับตั้งแต่เกิดความสัมพันธ์อันดีระหว่างนายและลูกน้อง
“ความคิด” ในที่นี้หมายถึงกลไกหนึ่งของกระบวนการทำงานซึ่งสามารถช่วยปรับปรุงพัฒนาวิธีการทำงานให้ดีขึ้นได้ หากองค์กรใดขาดความสามารถในการค้นหาความคิดใหม่ ๆ ย่อมถดถอยและโดนกำจัดไปโดยคู่แข่งที่มีความคิดสดๆ อยู่เสมอ ความคิดจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อคนคนนั้นมีความเข้าใจปัญหาและมองเห็นโอกาสในการแก้ไข แม้ว่าความคิดนั้นๆ จะเล็กสักแค่ไหนก็ตาม หากเกิดขึ้นมาจากการกลั่นกรองในรายละเอียด ผนวกด้วยประสบการณ์ที่รู้จริง ความคิดนั้นย่อมเกิดประโยชน์ต่อองค์กรอย่างแน่นอน

ผู้บริหารต้องมีความเชื่อในสิ่งต่อไปนี้
• ความคิดเล็ก ๆ เป็นพื้นฐานของการก้าวสู่การเป็นความคิดใหญ่ และสร้างความได้เปรียบทางด้านการแข่งขัน
• ต้องยอมรับความคิดเล็ก ๆ ทุกความคิด

พลังของความคิดเล็ก ๆ
1. สามารถช่วยลดรอบระยะเวลาการทำ งานได้จริง
2. สามารถช่วยบริหารจัดการความยุ่งยากซับซ้อนอย่างได้ผล
3. สามารถผลักดันให้เกิดองค์การแห่งการเรียนรู้ได้
4. สามารถสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันแบบยั่งยืนได้
5. สามารถช่วยประหยัดเงินหรือเวลาได้มหาศาล

การสร้างความคิดเป็นหน้าที่ของทุกคน
วิธีการทำความคิดเล็กๆให้เป็นความคิดที่ยิ่งใหญตามแต่บทบาทและหน้าที่ของตนเอง ดังนี้
1. พนักงาน แต่ละองค์การจะต้องหาวิธีการทำให้การคิดเป็นส่วนหนึ่งของงานอย่างหนึ่ง โดยประกาศชัดเจนว่า “ความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรมใหม่ ๆ จะต้องถูกฝังอยู่ในความคิดของเราตลอดเวลา เราไม่เพียงแต่ยินดีต้อนรับทุกความคิดแต่เราหวังที่จะได้ความคิดจากท่าน”
2. หัวหน้างาน จะต้องมีบทบาทที่สำคัญ 3 ประการเพื่อบริหารความคิดของพนักงาน
• สร้างสิ่งแวดล้อมที่ส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์
• เป็นพี่เลี้ยง เป็นโค้ช เพื่อพัฒนาทักษะของลูกน้องที่จะก่อให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ (เชื่อว่าโอกาสการเรียนรู้ที่ดีมักพัฒนาจากความคิดที่แย่ที่สุดก่อน) หัวหน้างานจึงควรได้รับการฝึกอบรมวิธีการ
บริหารความคิด และต้องได้รับการฝึกอบรมทักษะในเรื่อง การฟัง การสื่อสาร การสอนงาน และวิธีการพัฒนาผู้ใต้บังคับบัญชา
• กระตุ้นลูกน้องให้สามารถพัฒนาความคิดดี ๆ ออกมา มีการยกย่องพวกเขาทุกครั้งที่มีส่วนร่วมในการเสนอความคิด และแสวงหาโอกาสตลอดเวลาเพื่อที่จะได้ความคิดที่ดีขึ้นเรื่อย ๆ
3. ผู้จัดการระดับกลาง ต้องสร้างความมั่นใจว่าทรัพยากรที่มีอยู่เพียงพอสำหรับการพัฒนาลูกน้องและสามารถนำความคิดนั้นไปปฏิบัติได้จริง รวมทั้งจะต้องให้ความเอาใจใส่และมีส่วนร่วมในการนำความคิดไปใช้ ผู้จัดการระดับกลางควรได้รับอำนาจในการดัดแปลงแก้ไขระบบความคิดในส่วนของแผนกตนเอง และได้รับอำนาจในการรับผิดชอบผลของการบริหารความคิด แต่ละองค์การควรให้ความรู้ในเรื่องวิธีการสนับสนุนกระบวนการทำงาน วิธีการนำความคิดไปสู่การปฏิบัติแก่ผู้จัดการระดับกลาง
4. ผู้บริหารระดับสูง มีการกำหนดหน้าที่และบทบาทของตนเองลงในกระบวนการของระบบความคิด ไม่ควรใช้เวลานานมากในกระบวนงานแต่ควรได้รับการรายงานผลงานอย่างต่อเนื่อง และเพื่อให้สามารถดูแลในภาพรวมได้ พร้อมทั้งสนับสนุนและดูแลผลการปฏิบัติงาน และหาวิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานต้องมีการพบปะ พูดคุยกับพนักงานในระดับปฏิบัติการ (front-line) เพื่อย้ำว่าพวกเขาเป็นทรัพยากรที่สำคัญขององค์กร ที่สำคัญอย่างยิ่ง ระดับผู้บริหารต้องเคารพความคิดพนักงานด้วยการฟังและให้ความสนใจ รวมทั้งต้องสร้างความไว้วางใจ และการมีส่วนร่วมของพนักงานให้เกิดขึ้นจริง
5. องค์กร ต้องสร้างระบบความคิด (Idea System) ให้เป็นส่วนหนึ่งของงานโดยไม่เพิ่มภาระให้กับงานประจำ ด้วยหลักการที่ว่า วิธีการบริหารการทำงานในองค์กรควรเป็นไปในทางเดียวกันกับวิธีการส่งเสริมความคิดของพนักงาน ระบบความคิดที่ดีที่สุดก็คือระบบที่ได้รับการบูรณาการให้เข้ากับวิธีการทำงานขององค์กรให้มากที่สุด สิ่งที่องค์กรจะต้องคำนึงถึงเพื่อให้การจัดทำระบบความคิดประสบผลสำเร็จได้แก่
• การไหลเวียนความคิดและวัฒนธรรมองค์กรมีความสัมพันธ์กันอย่างลึกซื้ง เช่น ความไว้วางใจ ความเคารพ ความมุ่งมัน การมีส่วนร่วม องค์กรจึงต้องผนวกการปรับปรุงวัฒนธรรมขององค์กรเข้าไว้ในระบบด้วยเพื่อให้การบริหารจัดการประสบความสำเร็จ
• จะต้องสร้างทัศนคติที่ดีต่อการแสดงความคิดเห็น ทำอย่างไรไม่ให้มีคำว่า “พวกเขา” หรือ “ของเรา” แต่ต้องใช้คำว่า “พวกเรา” เท่านั้น
• ต้องกำหนดและพัฒนาขีดสมรรถนะของผู้จัดการหรือหัวหน้างานเพื่อสนับสนุนระบบความคิดให้บรรลุผล คือ ความรู้ความสามารถในการส่งเสริมให้พนักงานแสดงความคิดเห็น การแสดงความคิดและการนำความคิดไปใช้ประโยชน์จำเป็นต้องมีระบบที่ดี

หลักการจัดระบบความคิด (Idea System)
1. กระตุ้น ส่งเสริม และต้อนรับทุกความคิด: วิธีการที่ดีที่สุดก็คือมีการบันทึกความคิดเห็นของพนักงานที่ได้นำไปปฏิบัติ และมีการยกย่องเจ้าของความคิดนั้น ๆ ที่สำคัญก็คือต้องให้ความสำคัญและเอาใจใส่กับผู้ที่กล้าแสดงความคิดเห็น ในระยะแรกผู้บริหารระดับสูงสามารถส่งเสริมระบบความคิดนี้ได้ทางอ้อม
2. การเสนอความคิดควรมีขั้นตอนที่ง่ายและสะดวก: ไม่จำเป็นต้องทำให้ขั้นตอนการเสนอความคิดนั้นยุ่งยาก ปัจจัยสำคัญก็คือควรให้เหมาะสมกับระดับพนักงานที่จะเสนอความคิดให้มากที่สุด ส่วนมากจะเป็นความคิดเล็ก ๆ ไม่จำเป็นต้องนำเสนอด้วยตัวเลข ผลการวิเคราะห์มากมายแนบท้าย หากสงสัยอาจซักถามในรายละเอียดเพิ่มเติมโดยตรงกับเจ้าของความคิดในภายหลัง
3. การประเมินความคิดเห็นควรรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ: ผู้ที่จะประเมินว่าความคิดที่ได้นั้นสามารถนำไปปฏิบัติได้จริงหรือไม่ จึงต้องเป็นผู้ที่อยู่ในสายงานเดียวกับแหล่งกำเนิดของความคิดนั้น วิธีที่ดีที่สุดก็คือ ให้ผู้ปฏิบัติงานระดับที่ใกล้เคียงที่สุดกับผู้ที่เสนอความคิดเป็นผู้ประเมินความคิดที่ได้รับมาเพื่อให้การตอบสนองต่อความคิดนั้นรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
4. การแสดงความเห็นย้อนกลับควรกระทำในทันที แบบสร้างสรรค์ และมีข้อมูลประกอบ: การที่หัวหน้างานหรือผู้บริหารให้ความเห็นย้อนกลับทันทีและเป็นแบบสร้างสรรค์ เป็นการสร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของให้แก่พนักงาน และไว้ใจในระบบและผู้บริหารถึงแม้ความคิดนั้นจะไม่ถูกนำไปใช้แต่พนักงานก็จะรู้สึกว่าองค์กรจริงจังในเรื่องนี้ การแสดงความเห็นอาจเป็นแบบง่ายๆ ด้วยการพูด ณ จุดที่ได้รับความคิด
5. การทดลองใช้ควรกระทำอย่างรวดเร็ว และมีขั้นตอนที่ราบรื่น : การนำความคิดไปสู่การปฏิบัติที่ได้ผลนั้น ผู้จัดการจำเป็นต้องมั่นใจว่าทรัพยากรที่มีอยู่เหมาะสมเพียงพอกับขนาดของความคิดที่จะนำไปปฏิบัติ หากเกิดความล่าช้า ต้นทุนจะสูงขึ้น
6. ทบทวนความคิดหลังจากทดลองปฏิบัติ เพื่อหาโอกาสปรับปรุง: ระบบประกอบขึ้นด้วยระบบย่อยซึ่งมีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน เมื่อมีการปรับเปลี่ยนจุดใดจุดหนึ่ง แม้ว่าจะเป็นจุดเล็ก ๆ ก็มักทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในส่วนอื่นๆ ด้วยเช่นกัน จึงควรพิจารณาว่าความคิดที่เสนอมานั้นเกี่ยวข้องกับใครหรือหน่วยงานใด แล้วให้ผู้นั้นมีส่วนด้วย มีการสื่อสารความคิดที่ได้รับไปยังทุกคนในองค์กร สร้างฐานข้อมูลสำหรับการเก็บความคิดที่ได้รับเพื่อให้คนอื่นสามารถพัฒนาเป็นความคิดใหม่ได้ ให้เกียรติแก่ผู้ที่สามารถเสนอความคิดใหม่จากฐานความคิดเก่า จัดทำแบบฟอร์มการพัฒนาจากฐานความคิดเดิม
7. มีการยกย่องชมเชยเจ้าของความคิด และมีการฉลองความสำเร็จ: ยังมีการถกเถียงกันอยู่ว่าวิธีการใดดีและเหมาะสมที่สุดสำหรับการยกย่องชมเชย พบว่าวิธีที่ดีที่สุดคือวิธีการที่เหมาะกับสถานการและเฉพาะบุคคล ไม่มีวิธีการยกย่องชมเชยที่เป็นต้นแบบแล้วใช้ได้กับทุกคน พึงระลึกว่า การยกย่องชมเชยมิใช่การให้รางวัลแต่เป็นแสดงความขอบคุณ นอกจากนั้น องค์กรจะต้องให้เกียรติแก่เจ้าของความคิด
8. มีการวัดผล ทบทวน ปรับปรุงวิธีการให้เหมาะสมอยู่เสมอ: ผู้จัดการจะต้องมีความสามารถในการติดตามประเมินผลการดำเนินงาน จำเป็นต้องมีตัวชี้วัดซึ่งประกอบด้วย จำนวนความคิดเพื่อวัดจำนวนความคิดที่ได้รับต่อพนักงานหนึ่งคน แหล่งที่มาของความคิดเพื่อวัดการมีส่วนร่วมของพนักงาน และระยะเวลาการดำเนินการเพื่อวัดการสนองตอบจากองค์กรต่อความคิดซึ่งรวมถึงระยะเวลาพิจารณา การติดสินใจ การแสดงความเห็นย้อนกลับหรือคำแนะนำ เป็นต้น

แนวทางการหาความคิดให้ไดมากที่สุด
การมีระบบความคิดขึ้นในองค์กรแล้วนั้นยังไม่ถือเป็นการสิ้นสุด แต่ละองค์กรจะต้องหาวิธีการที่จะส่งเสริมให้พนักงานผลิตความคิดออกมาอย่างสม่ำเสมอและความคิดนั้นก็ควรจะพัฒนาให้ดีขึ้นเรื่อย ๆ กว่าความคิดแรก วิธีการดังกล่าวนี้ ประกอบด้วย
1. ต้องรู้ว่าใครมีความรู้ในเนื้องานนั้น ๆ อีกนัยหนึ่งก็คือต้องให้ผู้ที่มีประสบการณ์ตรงเป็นผู้เสนอความคิดเพื่อแก้ปัญหา
2. สร้างสิ่งกระตุ้นความคิดแก่พนักงาน หมายถึง จัดโปรแกรมการฝึกอบรมเพื่อให้ความรู้อย่างลึกซื้งแก่พนักงาน
• “Poka-yoke” หรือการตรวจสอบความผิดพลาด เป็นหลักสูตรง่าย ๆ ที่สอนให้พนักงานไม่ทำความผิดพลาดเดิมซ้ำไปซ้ำมา
• “5 S” หรือ การดูแลบริษัทให้เป็นระเบียบ มีหลักการง่าย ๆ ว่าต้องเก็บสิ่งของให้หยิบง่ายและใช้เนื้อที่ในการเก็บน้อย
• Quick Changeover (QCO) หลักการก็เพื่อฝึกให้พนักงานสามารถเปลี่ยนเครื่องจักรซึ่งเดิมอาจต้องใช้เวลานับชั่วโมงคงเหลือเพียงแค่นาที
• Total Productive Maintenance (TPM) เป็นหลักสูตรที่เน้นการวัดผลประสิทธิภาพของการดำเนินงานอย่างเข้มข้น พนักงานต้องทำรายงานผลการปฏิบัติงานอย่างละเอียด ซึ่งทำให้พวกเขาได้มองเห็นจุดที่จะสามารถปรับปรุงให้งานดีขึ้นอย่างที่ไม่เคยมีมาก่อน
3. ทำอย่างไรให้มีความคิดและมุมมองที่กว้างไกล ที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้เป็นโปรแกรมการกระตุ้นความคิดเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในเรื่องปริมาณและคุณภาพ แต่ต่อไปนี้เป็นการกระตุ้นให้พนักงานมีความคิดและมุมมองกว้างไกลไปข้างหน้า ด้วยเทคนิคดังนี้
• การหมุนเวียนการปฏิบัติงาน (Job Rotation) เป็นการส่งเสริมให้พนักงานได้มีมุมมองธุรกิจได้ชัดเจน มีการเชื่อมโยงความรู้ใหม่และเก่าเข้าด้วยกัน
• นำมุมมองจากลูกค้ามาใช้ประโยชน์ เช่น คำร้องเรียน (Complaints) จากลูกค้านับเป็นแหล่งข้อมูลที่ดีที่จะนำมาปรับปรุงองค์กร ดังนั้น จึงควรคิดวิธีที่ง่ายและสะดวกสำหรับลูกค้าในการให้ข้อมูลเหล่านี้
• การลดรอบเวลาการทำงาน พึงระลึกถึงคำกล่าวโบราณที่ว่า “เวลาหมายถึงเงิน” องค์กรใดสามารถทำงานเสร็จเร็ว ย่อมได้ผลิตภาพมากกว่า
• ต้องมีการเรียนรู้และพัฒนาต่อไปอย่างต่อเนื่อง เช่น ส่งเสริมให้พนักงานเข้ารับการฝึกอบรม ศึกษาต่อ หรือ ไปเข้าร่วมประชุมกับผู้เชี่ยวชาญ การดูงาน
• การตั้งเกณฑ์เทียบเคียง (Benchmarking) เป็นการมองออกไปนอกองค์กรเพื่อศึกษาว่าองค์กรอื่นใดบ้างที่มีสิ่งดี ๆ และเหนือกว่าองค์กรของเรา แล้วหันกลับมามองตัวเองว่าเราจะสามารถปรับปรุงอย่างไรให้ดีเท่าเขา
• สร้างความตื่นตัวต่อปัญหาขององค์กรและหาโอกาสในการปรับปรุง

แนวทางการปฏิบัติเพื่อเก็บรวบรวมความคิด
1. การสื่อสารผ่านสื่ออิเลคทรอนิคส์ ใช้ระบบ “Idea Center” โดยมีการรณรงค์ให้แสดงความคิดเห็นผ่านสื่ออิเลคทรอนิคส์เรื่องการบริหารผลลัพธ์ มีวัตถุประสงค์เพื่อลดการใช้กระดาษ บันทึกข้อความ และฟอร์มที่ไม่จำเป็น
2. การสื่อสารระหว่างบุคคล ไม่ว่าองค์กรจะมีความพร้อมทางด้านเทคโนโลยีหรือไม่ก็ตาม ผู้บริหาร ผู้จัดการ หรือหัวหน้างานสามารถรวบรวมความคิดจากบุคลากรภายในองค์กรได้ด้วยตนเอง เพราะนอกจากจะได้ความคิดดี ๆ แล้วยังเป็นสร้างความสัมพันธ์อันดีระหว่างกันอีกด้วย การขอความคิดเห็นอาจใช้วิธีการถามโดยตรงด้วยวาจา การโทรศัพท์ หรือแม้แต่การเขียนข้อความเล็ก ๆ ในการ์ดส่งถึงพนักงาน
3. การใช้กฎ ระเบียบ การสร้างระบบความคิดขึ้นภายในองค์กรด้วยวิธีการสอบถามอย่างเดียวนั้นอาจยังไม่เพียงพอองค์กรอาจจะต้องมีวิธีการส่งเสริมให้พนักงานคิดค้นเรื่องใหม่ ๆ อย่างสม่ำเสมอ และมีการพัฒนาให้ดีขึ้นกว่าความคิดแรก การผลักดันความคิดให้มีความต่อเนื่องนั้น องค์กรอาจจะกำหนดไว้เป็นตัวชี้วัด หรือไว้ในข้อตกลงการปฏิบัติงาน Performance Agreement

สรุป
เรื่องทั้งหมดนั้นเพื่อยืนยันถึงคุณค่าความคิดของบุคลากร ซึ่งมิใช่เพียงเป็นกลไกที่ผลักดันองค์กรให้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้เท่านั้น แต่สามารถทำให้องค์กรขับเคลื่อนได้ด้วยจำนวนทรัพยากรที่เหมาะสม ความคิดนั้นอาจเป็นพื้นฐานในการสร้างความแตกต่างให้เกิดกับองค์กรได้อย่างมหัศจรรย์ ที่สำคัญเหนือสิ่งอื่นใด องค์กรสามารถเข้าถึงความคิดดี ๆ มากมายโดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเลย หรืออาจกล่าวได้ว่า “Ideas Are Free”

————————–

เรียบเรียงจาก
1. การคิดแบบนักบริหาร เกรียงศักดิ์ เจริญวงศ์ศักดิ์ ผู้อำนวยการสถาบันอนาคตศึกษาเพื่อการพัฒนา
2. ความคิดไร้ขีดจำกัด ปฏิวัติความคิดเพื่อพลิกโฉมองค์กร ปานจิต จินดากุล นักพัฒนาระบบราชการ 7