การสื่อสารของหัวหน้างานในองค์กร

การสื่อสารของหัวหน้างานในองค์กร

หากจะตอบคำถามว่าหน้าที่โดยส่วนใหญ่ของหัวหน้างานในแต่ละวันคือการทำอะไร ก็จะตอบให้ง่ายที่สุดว่าคือการสื่อสาร เพราะการสื่อสารเป็นเครื่องมือที่สำคัญที่สุดที่ต้องใช้ในการทำหน้าที่ทุกอย่างของหัวหน้างาน :ซึ่งหากใครมีความมั่นใจในตัวเองว่าไม่ชอบสื่อสารกับคนอื่น ชอบทำงานคนเดียวไม่ยุ่งเกี่ยวกับใคร ก็เป็นการแน่นอนว่าบุคคลคนนั้นไม่เหมาะที่จะมาทำหน้าที่หัวหน้างาน
การสื่อสารนั้นคนโดยทั่วไปจะนึกถึงแต่การสื่อด้วยคำพูด แต่ในความเป็นจริงแล้ว คนเรามีการสื่อสารในองค์กรด้วยกันหลายรูปแบบคือ
1) การสื่อสารด้วยคำพูด เป็นวิธีการหลักที่เราคุ้นเคย แต่ประเด็นที่สำคัญคือการพูดนั้น เรามักจะพูดได้มาตั้งแต่อายุประมาณ 2 ขวบ แต่บางคนก็อาจจะพูดไม่เป็น หมายความว่าพูดแล้วคนอื่นไม่เข้าใจ พูดแล้วทำให้คนอื่นไม่อยากเข้าไกล้ พูดแล้ววงแตก หรือพูดแล้วเกิดศัตรู นั่นคือการพูดได้แต่พูดไม่เป็น ซึ่งประเด็นตรงนี้เป็นสิ่งที่คนที่เป็นหัวหน้างานต้องระวัง
2) การสื่อสารด้วยตัวหนังสือ ซึ่งอาจจะเป็นรูปแบบของจดหมาย บันทึก ประกาศ ระเบียบปฏิบัติ หรือเอกสารต่างๆ ที่เราต้องการสื่อข้อความถึงกลุ่มเป้าหมาย ซึ่งการสร้างเอกสารในรูปแบบต่างๆ ก็จะมีรูปร่างหน้าตาและลักษณะของการใช้ภาษาที่แตกต่างกันออกไป ซึ่งหัวหน้างานก็จะต้องฝึกเขียนเอกสารเหล่านี้ให้สามารถสื่อข้อมูลที่ต้องการออกไปอย่างถูกต้องและเหมาะสม
3) การสื่อสารด้วยกิริยาท่าทาง หรือภาษากาย ซึ่งเป็นสื่ออีกอย่างหนึ่งที่เรามักจะลืมกันไปว่าร่างกายเกือบทุกส่วนของเรานั้นทำหน้าที่ในการสื่อสารอยู่ตลอดเวลา โดยเฉพาะดวงตาที่มักมีการกล่าวกันว่าดวงตาเป็นหน้าต่างแห่งหัวใจ ซึ่งเราสามารถมองเห็นความจริงได้เสมอจากดวงตา นอกจากนี้การแสดงกิริยาต่างๆ เช่น การก้มศีรษะ การเชิดหน้า การกระทืบเท้า การโค้งคำนับ การโยนสิ่งของ สิ่งเหล่านี้ก็เป็นการสื่อความหมายไปสู่คู่สนทนาของเรา ซึ่งในการแสดงกิริยาเหล่านี้ก็จะมีปัจจัยด้านวัฒนธรรมมาเป็นกรอบให้อีกขั้นหนึ่งว่าในวัฒนธรรมหนึ่งๆ นั้น กิริยาอย่างไรทำได้ ทำไม่ได้ หรือควรและไม่ควรทำกิริยาอย่างไร ต่อใคร สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่หัวหน้างานจะต้องเข้าใจวัฒนธรรมขององค์กรที่เราเป็นสมาชิกอยู่และเรียนรู้ ฝึกฝน แสดงออกซึ่งภาษากายที่เหมาะสม
ปัญหาในการสื่อสารที่เกิดจากหัวหน้างานถือได้ว่าเป็นเรื่องที่รุนแรงและส่งผลกระทบอย่างมากต่อขวัญกำลังใจและผลิตภาพของพนักงาน จากการศึกษาเรื่องสาเหตุในการลาออกพบว่าสาเหตุสำคัญประการหนึ่งก็คือความไม่พอใจและไม่อยากร่วมงานกับหัวหน้างาน ซึ่งเมื่อเจาะลึกลงไปก็จะพบว่าลาออกเนื่องจากหัวหน้าพูดไม่ดี น้อยใจที่หัวหน้าพูด ซึ่งหลายครั้งก็พบว่าหัวหน้าก็ไม่ได้ตั้งใจพูดไม่ดีตาพูดไม่เป็น ไม่เคยฝึกการพูดเป็น จึงพูดไปเพราะพูดได้
เทคนิคอย่างหนึ่งในการแก้ไขปัญหาการสื่อสารภายในองค์กรที่ผมนำมาใช้เสมอในการทำกิจกรรมเพื่อพัฒนาหัวหน้างานก็คือการให้มีการแบ่งกลุ่มเพื่อระดมประสบการณ์ที่แต่ละคนพบในเรื่องการสื่อสาร ทั้งในด้านที่ดีและไม่ดี และให้มีการนำเสนอต่อที่ประชุม เทคนิคนี้เป็นการถอดแบบพฤติกรรมการสื่อสารจากคนจริงๆ ในองค์การ แต่เราจะห้ามการกล่าวถึงชื่อบุคคลที่สามเพื่อป้องกันปัญหาความขัดแย้งที่อาจจะเกิดขึ้นมาได้ โดยในขั้นตอนของการนำเสนอจะให้ตัวแทนแสดงพฤติกรรมจริงๆ ของรูปแบบการสื่อสารที่รวบรวมมาได้ ให้ผู้เข้าร่วมอบรมได้เรียนรู้ ซึ่งกิจกรรมตรงนี้จะเป็นการสื่อที่ตรงประเด็นกับสภาพความเป็นจริงที่สุดขององค์การว่าอะไรคือการสื่อสารที่ดี อะไรคือการสื่อสารที่ไม่ดี และสุดท้ายก็จะช่วยกันกำจัดการสื่อสารที่ไม่ดีให้หมดไปจากองค์กรเรา และส่งเสริมวิธีการสื่อสารที่ดีให้มีการใช้อย่างแพร่หลาย ซึ่งจะเป็นการปูพื้นฐานวัฒนธรรมในการสื่อสารภายในองค์กรอย่างสร้างสรรค์ให้มีขึ้นและแข็งแรงต่อไป
ดังนั้นจะเห็นได้ว่าบทบาทในการสื่อสารภายในองค์กรของหัวหน้างานเป็นสิ่งที่สำคัญต่อความสำเร็จในการบริหาร ทั้งในระดับกลุ่มย่อยและองค์กรโดยภาพรวม สิ่งที่เราจะต้องพิจารณาคือการช่วยกันสร้างรูปแบบการสื่อสารที่เหมาะสมให้เกิดมาภายในองค์กร อย่าให้เป็นการสื่อสารที่ใช้แค่สามัญสำนึกซึ่งอาจจะไม่มีความเป็นมืออาชีพและเกิดปัญหาตามมาอีกมากมาย

ที่มา : www.readypremium.com

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *