การสัมภาษณ์เพื่อคัดเลือกสมาชิกใหม่

การสัมภาษณ์เพื่อคัดเลือกสมาชิกใหม่

การคัดเลือกคนเข้ามาเป็นสมาชิกใหม่ของทีมนับได้ว่าเป็นบทบาทที่สำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จในการทำงาน ทั้งนี้เพราะหากเราได้คนดีมีฝีมือเข้ามาทำงาน เราก็จะมีความสุขในการบริหาร แต่หากเราได้คนไม่ดีไม่เก่งเข้ามา เราก็จะเกิดความทุกข์และมีภาระอื่นๆ ต้องทำตามมาอีกมากมาย
นอกจากนี้ในบางกรณีได้พบว่าหัวหน้างานไม่ได้ทำหน้าที่ตรงนี้เอง แต่กลับให้ฝ่ายบุคคลเป็นผู้คัดเลือกให้โดยอ้างว่าตนเองงานยุ่ง ซึ่งเป็นสิ่งที่น่าเป็นห่วงเพราะนอกจากจะทำให้เราไม่รู้จักสมาชิกใหม่ดีพอแล้ว ในขณะเดียวกัน ความรู้สึกเกรงใจ รู้สึกมีบุญคุณในฐานะคนที่ให้โอกาศเข้ามาทำงานที่อาจจะเกิดขึ้นภายในใจของพนักงานงานใหม่ ซึ่งเป็นคุณลักษณะเฉพาะของคนไทย กลับตกอยู่กับฝ่ายบุคคล ซึ่งทำให้บารมีในการปกครองบังคับบัญชาของหัวหน้างานหายไป และฝ่ายบุคคลได้ล่วงล้ำเข้ามาทำหน้าที่แทนหัวหน้างาน
ดังนั้นจึงเป็นหน้าที่ๆ สำคัญของหัวหน้างานในการคัดเลือกสมาชิกใหม่ด้วยตนเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในขั้นตอนการสัมภาษณ์ ซึ่งโดยทั่วไปจะใช้เป็นเครื่องมือสำคัญในการตัดสินใจคัดเลือกบุคคลากรในเกือบทุกองค์กร ซึ่งในการสัมภาษณ์ดังกล่าว หัวหน้างานก็จะต้องเรียนรู้เทคนิค วิธีการ รวมถึงมารยาทในการสัมภาษณ์ผู้สมัคร เพื่อให้ได้คนดีคนเก่งเข้ามาร่วมทีม ดังที่เราคาดหวังต่อไป สำหรับหลักกการสำคัญๆ ในการสัมภาษณ์ผู้สมัครงาน ที่หัวหน้างานจะต้องเข้าใจและนำไปปฏิบัติ มีดังนี้
1. 1. มารยาทในการสัมภาษณ์
1. a. หัวหน้างานจะต้องระลึกไว้เสมอว่าผู้สมัครเป็นแขกขององค์กร เป็นบุคคลภายนอกที่ให้เกียรติเข้ามาแลกเปลี่ยนข้อมูลส่วนตัวกับหน่วยงานเรา และเราเป็นตัวแทนองค์กร ดังนั้นสิ่งที่เราแสดงออกจะเป็นสิ่งที่เขารับรู้ในฐานะการแสดงขององค์กรโดยภาพรวม
2. b. การสัมภาษณ์จะต้องไม่ถามในเรื่องส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวกับงาน
3. c. หัวหน้างานจะต้องมีความสำรวมทั้งการแสดงออกของท่าทาง และคำพูด
4. d. ในการสอบถามจะต้องใช้ภาษาที่เป็นทางการ และให้ความสนใจต่อคำตอบ และไม่ทำงานอื่นไปด้วยในขณะถามและฟังคำตอบ
5. e. แสดงความขอบคุณต่อการเข้ามาสัมภาษณ์และการให้คำตอบต่างๆ ของผู้สมัคร
6. f. ไม่แสดงออกถึงการรับประกันในสิทธิประโยชน์ใดๆ ที่อยู่นอกเหนืออำนาจหน้าที่ของเรา เช่น การให้ข้อมูลเรื่องเงินเดือน หรือสวัสดิการอื่นๆ ที่นอกเหนือไปจากระเบียบบริษัท
2. 2. การเตรียมตัวก่อนเข้าสัมภาษณ์
1. a. ศึกษาข้อมูลต่างๆ ของผู้สมัครจากใบสมัครให้ละเอียด โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ลักษณะของงานที่ทำในอดีตและปัจจุบัน และเตรียมคำถามไว้ล่วงหน้าสำหรับบางเรื่องของใบสมัครที่ไม่ชัดเจน
2. b. ศึกษาข้อมูลลักษณะงานที่กำลังต้องการผู้รับผิดชอบให้ชัดเจน โดยเฉพาะอย่างยิ่งคุณลักษณะที่จำเป็นของผู้รับผิดชอบในงาน ที่จะต้องใช้ในการปฏิบัติงานจริงๆ ซึ่งอาจจะไม่สามารถเห็นได้จากวุฒิการศึกษาหรือระยะเวลาของประสบการณ์ในการทำงาน เช่น ความสามารถในการนำเสนอที่น่าสนใจ ชัดเจน ตรงประเด็น หรือความสามารถในการจูงใจทีมงานให้ต่อสู้ฝ่าฟันอุปสรรคในสภาวะกดดัน เป็นต้น
3. c. เวลาที่ต้องใช้ในการสัมภาษณ์ ซึ่งเราควรจะต้องจัดตารางในวันเวลาดังกล่าวให้ดี ไม่ให้มีงานเข้ามาซ้ำซ้อนที่จะส่งผลกระทบต่อเวลาในการสัมภาษณ์ผู้สมัครงาน
4. d. เตรียมเกณฑ์การตัดสินใจและคำถามไว้ล่วงหน้า ซึ่งขั้นตอนนี้ควรหารือกับกรรมการสัมภาษณ์ท่านอื่นๆ และกรรมการตัวแทนจากฝ่ายทรัพยากรบุคคล เพื่อกำหนดให้ชัดเจนว่าในการตัดสินใจเพื่อคัดเลือกพนักงานในครั้งนี้ จะใช้เกณฑ์อะไรในการตัดสินใจ เช่น ความสามารถด้านภาษาอังกฤษ , ทักษะในการเจรจรต่อรอง , ทักษะในการนำเสนอ ซึ่งเมื่อเรากำหนดเกณฑ์ตัดสินใจได้ชัดเจนแล้ว ก็จะทำให้ง่ายในการเตรียมคำถามล่วงหน้า ทั้งนี้คำถามก็ควรจะใช้คำถามเดียวกัน สำหรับผู้สมัครทุกคน เพื่อให้ง่ายและยุติธรรมในการเปรียบเทียบคะแนนผลการสัมภาษณ์
3. 3. แนวทางในขณะสัมภาษณ์
1. a. ในช่วงเริ่มต้น ควรกล่าวทักทายและแนะนำตนเอง เพื่อสร้างบรรยากาศให้เป็นกันเองมากขึ้น รวมถึงการแสดงออกถึงการเป็นเจ้าของบ้านที่ดี ซึ่งโดยทั่วไป กรรมการจากฝ่ายบุคคลจะทำหน้าที่ตรงนี้ แต่เราก็ควรมีบทบาทร่วมเช่นกัน
2. b. การตั้งคำถาม ควรใช้คำถามที่ได้เตรียมมา และควรกำหนดคำถามให้เป็นระบบ ไม่กระโดดไปมา และในระหว่างที่ผู้สมัครตอบ ก็ควรสบตาและจดบันทึกสั้นๆ แต่ไม่ควรก้มหน้าก้มตาจด เพราะจะทำให้ผู้ตอบรู้สึกกังวล ทั้งนี้ควรตั้งคำถามเพิ่มเติมจากคำตอบที่ใน เพื่อเจาะลึกลงไปในรายละเอียด
3. c. การตั้งคำถาม ควรใช้คำถามปลายเปิด เช่น ถามว่าอย่างไร ทำไม อะไร เพื่อให้ผู้ตอบสามารถอธิบายรายละเอียดต่อไปได้ และไม่ควรใช้คำถามปิด ที่ลงท้ายด้วย ใช่หรือไม่ เพราะจะทำให้การสนทนาสะดุด ยกเว้นการถามเพื่อยืนยันคำตอบ
4. d. ในการถาม ไม่ควรคาดคั้นเอาคำตอบจากผู้สมัคร ทั้งนี้หากบางคำถามสังเกตเห็นว่าผู้สมัครไม่เต็มใจที่จะให้ข้อมูลก็ควรจะข้ามไป
5. e. ควรสังเกตและรักษาบรรยากาศในห้องสัมภาษณ์ไม่ให้เคร่งเครียดจนเกินไป
6. f. เมื่อสิ้นสุดการสัมภาษณ์ ควรกล่าวขอบคุณผู้สมัครและแจ้งระยะเวลาการพิจารณา ทั้งนี้โดยทั่วไปกรรมการจากฝ่ายบุคคลจะทำหน้าที่ในส่วนนี้
4. 4. การสรุปผลการสัมภาษณ์ เมื่อเสร็จสิ้นการสัมภาษณ์แล้ว สิ่งที่ควรปฏิบัติมีดังนี้
1. a. สรุปผลคะแนนของผู้สมัครแต่ละคน และรวมคะแนนกับกรรมการสัมภาษณ์คนอื่นๆ
2. b. อภิปราบแลกเปลี่ยนความคิดเห็น กรณีให้คะแนนแตกต่างกัน
3. c. สรุปผู้ที่ได้คะแนนสูงสุด หรือเหมาะสมกับลักษณะงานมากที่สุด เรียงลำดับจากสูงไปต่ำ
4. d. ลงลายมือชื่อในเอกสารบันทึกคะแนนการสัมภาษณ์ไว้เป็นหลักฐาน
5. e. ส่งผลสรุปให้ฝ่ายบุคคล เพื่อดำเนินการในขั้นตอนต่อไป

จะเห็นได้ว่ากระบวนการสัมภาษณ์ผู้สมัครเป็นสิ่งที่จะต้องให้ความสำคัญ เพราะการที่เราจะคัดเลือกใครสักคนเข้ามาเป็นสมาชิกใหม่ภายในองค์กร เป็นสิ่งที่จะต้องระมัดระวังและพิจารณาอย่างละเอียดถี่ถ้วน เพราะหากเราได้คนที่ไม่เหมาะสมเข้ามาแล้ว ปัญหาอีกมากมายจะตามมาและจะเป็นภาระอันหนักของหัวหน้างานเอง เพราะฉะนั้นการสัมภาษณ์จึงต้องใช้เทคนิคต่างๆ มากไปกว่าการใช้สามัญสำนึกในการตัดสินใจ

ที่มา : www.readypremium.com

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *