การลดต้นทุนกับโลจิสติกส์

การลดต้นทุนกับโลจิสติกส์
Source: LogisticsDigest

บ่อยครั้งที่ได้ยินคำว่าโลจิสติกส์ มักจะมีคำว่าการลดต้นทุนตามมาเสมอ จนทำให้หลายท่านคิดว่าโลจิสติกส์ทำให้เกิดการลดต้นทุน ผมอยากจะบอกว่าไม่จริงเสมอไปหรอกครับ เพราะบางครั้งการทำโลจิสติกส์ในองค์กรแล้วไม่ได้ช่วยให้ต้นทุนลดลงก็มีอยู่ค่อนข้างมาก บางครั้งอาจทำให้ต้นทุนเพิ่มขึ้นด้วยซ้ำไป ซึ่งผมว่าแนวคิดของโลจิสติกส์ก็เหมือนกับเทคนิคการจัดการอื่นๆ ที่ไม่มีวัตถุประสงค์หลักด้านต้นทุน เพียงแต่นำต้นทุนมาอ้างถึงเพื่อเป็นกุศโลบายที่จะดึงดูดความสนใจ และการนำไปทดลองใช้ของธุรกิจครับ

ตัวอย่างง่ายๆ เช่น ผมเคยคุยกันกับเพื่อนร่วมงานที่โตโยต้า ถึงเทคนิคการทำงานว่าทำไมบางองค์กรนำไปใช้แล้วไม่ประสบความสำเร็จ ก็วิเคราะห์กันออกมาได้ว่าเทคนิคหลัก ๆ ที่โตโยต้าใช้และนักการจัดการอุตสาหกรรมก็รู้จัดกันดีก็คือ 1. Just in time หรือระบบทันเวลาพอดี 2. Jidoka หรือการทำให้เป็นอัตโนมัติ และ 3. Kaizen การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ซึ่งข้อที่ 1. และ 2. หากใครมีเงินทุนก็สามารถซื้อระบบได้อย่างไม่จำกัด และการวางระบบนี้ก็มีต้นทุนสูง แน่นอนต้องทำให้ต้นทุนการผลิตสูงขึ้นอย่างช่วยไม่ได้ เนื่องจากเราต้องการให้เกิดการทำงานที่ทันเวลาพอดี ไม่เกิดการรอคอย และทุกอย่างผลิตด้วยระบบอัตโนมัติ มีการเตือนเมื่อผลิตสินค้าไม่เรียบร้อย

แล้วทำไมโตโยต้าขายรถได้ราคาที่ถูกกว่ารถทางค่ายตะวันตก และมีกำไรที่เหนือกว่า คำตอบอยู่ที่ Kaizen หรือการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องครับ พนักงาทุกคนของโตโยต้าทำ Kaizen ทุกวัน คิดง่าย ๆ นะครับ หากมีพนักงาน 100 คน ทำ Kaizen คนละ 1 เรื่องต่อวัน แต่ละเรื่องส่งผลให้ลดต้นทุนของบริษัทได้เรื่องละ 1 สตางค์ต่อรถหนึ่งคัน ดังนั้น 1 วันก็ประหยัดต้นทุนได้ 100 สตางค์ต่อคัน หรือ 1 บาทต่อคันต่อวัน ถ้าทำงานปีละ 250 วัน ก็ประหยัดได้ปีละ 250 บาทต่อคัน และหาก 1 ปี ผลิตรถยนต์ได้ 4,000 คัน บริษัทก็ประหยัดต้นทุนได้ปีละ 1,000,000 บาท ก็นำเงินล้านบาทที่ประหยัดได้ไปซื้อระบบ Just in Time และ Jidoka ที่ดีขึ้นไงครับ อย่าลืมว่าแค่เรื่องละ 1 สตางค์ นะครับ ถ้าเรื่องละ 10 สตางค์ ก็ประหยัดได้ 10 ล้านครับ และผมขอกระซิบนะครับว่าผมเคยทำ Kaizen แต่ละครั้ง อยู่ที่เรื่องละ 0.50 – 25 บาท (ลองคูณเป็นเงินที่ประหยัดได้สิครับ) จะเห็นได้ว่าถ้าทำอย่างจรังเรามีเงินลงทุนสำหรับเทคโนโลยีใหม่เสมอ ดังนั้นจึงมีหลายท่านสรุปได้ว่า โตโยต้าประสบความสำเร็จอย่างยาวนานได้เพราะบุคลากรในองค์กรครับ

ผมเกริ่นเรื่องมาได้หลายย่อหน้า คิดว่าน่าจะได้แนวทางการลดต้นทุนไปบ้างนะครับ ตอนนี้ผมขอเข้าเรื่องโลจิสติกส์กับการลดต้นทุนดีกว่าครับ ผมอยากบอกว่าผลพลอยได้ของโลจิสติกส์คือการลดต้นทุนครับ เพราะโลจิสติกส์ไม่ได้มีเป้าหมายเพื่อการลดต้นทุนครับ มีหลายครั้งที่โลจิสติกส์ทำให้ต้นทุนสูงขึ้น แต่หลายธุรกิจก็ยินดีที่จะเลือกทำ เนื่องจากต้องการให้ประสิทธิภาพการทำงานดีขึ้น หรือต้องการให้บริการลูกค้าได้ดีขึ้น

ตัวอย่างที่พัฒนาด้านโลจิสติกส์แล้วทำให้ต้นทุนสูงขึ้น เช่น การจัดส่งเวชระเบียนของโรงพยาบาลของรัฐแห่งหนึ่ง เมื่อหลายสิบปีที่ผ่านมา โรงพยาบาลนั้นพัฒนาจากใช้คนเดินเอกสาร เป็นระบบรางไฟฟ้าวิ่งอยู่บนเพดานไปตามหน่วยงานต่าง ๆ แทนคนเดินเอกสาร ผมคาดเดาเอาเองว่าต้นทุนเครื่องจักร ระบบดำเนินงาน และการบำรุงรักษา แพงกว่าจ้างคนเพิ่มเพื่อเดินเอกสารอีก 10 คนด้วยซ้ำ แต่โรงพยาบาลนั้นก็ยินดีที่จะลงทุน เนื่องจากวัตถุประสงค์หลักขององค์กรไม่ ได้อยู่ที่กำไรสูงสุด แต่อยู่ที่การเพิ่มการให้บริการลูกค้า การพัฒนาบุคลากรของโรงพยาบาล และการเป็นผู้นำด้านเทคโนโลยี อันจะเป็นการเสริมภาพลักษณ์ของโรงพยาบาลแทนครับ (ภายหลังก็มีโรงพยาบาลเอกชนนำไปใช้ ซึ่งช่วยเสริมความน่าเชื่อถือ แต่ไม่ทราบว่าช่วยลดต้นทุนได้หรือไม่)

ผมอ่านหนังสือของอาจารย์รุธิร์ มีอยู่บรรทัดหนึ่งบอกว่า “โลจิสติกส์และซัพพลายเชน เป็นเรื่องมวลรวมทั้งองค์กร การจัดสรร การบริหารจัดการทั้งองค์กรให้เป็นไปในแนวทางเดียวกัน” ผมตีความได้ว่าบุคลากรทุกคนในองค์กรต้องร่วมกันทำครับ และผู้ที่จะดำเนินการได้ดีที่สุดก็คือพนักงานทุกคน และคนในองค์กรเองจะเข้าใจลักษณะของผลิตภัณฑ์ ลูกค้า วัฒนธรรมองค์กร และเป้าหมายของธุรกิจเป็นอย่างดี มีหลายครั้งที่แนวคิดทางการลดต้นทุนของกิจการหนึ่ง ไม่สามารถนำไปใช้ได้กับอีกบริษัททั้ง ๆ ที่ผลิตภัณฑ์มีลักษณะคล้ายๆ กัน

ผมขอยกตัวอย่างเกี่ยวกับสินค้าคงคลัง กล่าวคือ สินค้าคงคลังนั้นมีมากไปก็เสียต้นทุนสูง มีน้อยเกินไปก็ทำให้เสียโอกาสในการขาย ลูกค้าไม่พอใจ ต้องมีในจำนวนที่เหมาะสม ซึ่งคำว่าเหมาะสมของแต่ละองค์กรก็ไม่เหมือนกัน ขึ้นอยู่กับ ชนิดของสินค้า ระยะเวลาในการสั่งซื้อ ต้นทุนการเก็บรักษาสินค้า ต้นทุนการสั่งซื้อสินค้า และความต้องการของลูกค้า ที่สำคัญก็คือเมื่อเวลาเปลี่ยนไป เทคโนโลยีเปลี่ยนไป ความเหมาะสมก็เปลี่ยนไปครับ เช่น เราเคยเก็บสินค้า 10 ชิ้น เพราะซัพพลายเออร์ของเราสามารถจัดส่งสินค้าให้ได้ในเวลา 5 วัน แต่ถ้าซัพพลายเออร์ของเราสามารถพัฒนาได้จนจัดส่งภายใน 2 วัน เราจำเป็นต้องเก็บสินค้าถึง 10 ชิ้นหรือไม่ ผมว่าเราลดระดับการเก็บสินค้าลงได้มากกว่าครึ่งเสียอีก ในทำนองเดียวกันหากลูกค้าเราต้องการสินค้าเพิ่มขึ้น สต็อก 10 ชิ้นก็ไม่เพียงพอแล้วนะครับ เราจึงต้องไม่หยุดที่จะเก็บรวมรวมข้อมูล และทำให้ทันสมัยอยู่เสมอ เพื่อการปรับปรุงการทำงานของธุรกิจอย่างต่อเนื่อง

เพื่อนผมที่ทำธุรกิจขายเครื่องเขียนรายใหญ่ของประเทศก็นำแนวคิดของพนักงานมาพัฒนาระบบโลจิสติกส์ของบริษัทจนทำให้ระยะเวลาส่งมอบสินค้า (lead time) ของธุรกิจ ลดลงได้หลายสัปดาห์ จากเดิมพนักงานขายไปหาลูกค้าแต่ละจังหวัดจนครบพื้นที่ที่รับผิดชอบ แล้วนำคำสั่งซื้อของลูกค้ามาส่งที่บริษัท เปลี่ยนเป็นใช้โทรสารสรุปยอดสั่งซื้อของลูกค้าส่งกลับบริษัททุกวัน ต่อมาก็เปลี่ยนเป็นให้ปาล์มกับพนักงานขายคนละเครื่องสามารถส่งข้อมูลกลับบริษัทได้ทันทีที่คุยกับลูกค้าเสร็จ จนกลายเป็นการส่งข้อมูลจากลูกค้าโดยตรงทันทีที่ลูกค้าขายสินค้าได้ (EDI : Electronic Data Interchange) และทำการจัดการสต็อกสินค้าให้ลูกค้าได้อย่างแม่นยำ จะเห็นได้ว่าธุรกิจของเพื่อนผมมีการใช้ต้นทุนสูงขึ้นทุกครั้งที่เปลี่ยนแปลงระบบ จาก lead time ประมาณ 1 เดือน เหลือเพียงไม่เกิน 3 วัน แล้วอะไรคือความคุ้มค่าที่ได้กลับมาจากการเพิ่มต้นทุนนี้

คำตอบนี้ผมคิดว่าหลายท่านตอบได้ เช่นว่า จำนวนสินค้าคงคลังลดลงทั้งระบบ (ทั้งของกิจการเองและลูกค้า) ทำให้องค์กรทั้งระบบนี้ไม่ต้องใช้เงินหมุนเวียนไปจมอยู่กับสินค้ามากเกินไป มีเงินเหลือไปทำอย่างอื่นได้อีกเยอะครับ คำตอบต่อมาก็คือความแม่นยำในการพยากรณ์ความต้องการสินค้า (ทำนายอนาคต 30 วันข้างหน้า กับ 3 วันข้างหน้า อะไรจะง่ายกว่ากันครับ) ทำให้แผนการดำเนินงานต่าง ๆ ดำเนินการด้วยความราบรื่น ลดความเสี่ยงของธุรกิจได้มาก แค่ 2 คำตอบโดยไม่คิดเป็นมูลค่าก็ถือว่าคุ้มค่าต่อการลงทุนมากแล้วครับ

การดำเนินงานด้านโลจิสติกส์ต้องมาจากความร่วมมือของบุคลากรในองค์กรทุกฝ่าย มีข้อมูลข่าวสารที่เหมาะสม จะทำให้ธุรกิจมองเห็นถึงความไม่ถูกต้องของการดำเนินการในอดีต และเล็งเห็นถึงแนวทางการดำเนินงานที่ควรจะเป็น ส่งผลให้เกิดระบบการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ต้นทุนที่จ่ายไปจึงจ่ายเฉพาะในส่วนที่จำเป็น ช่วยให้องค์กรไม่ใช้จ่ายอย่างฟุ่มเฟือย (ผมชอบเรียกว่าเก็บเบี้ยใต้ถุนร้านครับ) ตัวอย่างง่ายๆ เช่นการใช้กระดาษถ่ายเอกสารให้ครบ 2 ด้าน การขนสินค้าเต็มคัน การไม่วิ่งรถเที่ยวเปล่า ซึ่งเป้าประสงค์ของโลจิสติกส์จะมุ่งไปที่การเพิ่มประสิทธิภาพทั้งระบบ และการตอบสนองความพึงพอใจของลูกค้า หากบรรลุผลทั้ง 2 ด้าน สิ่งที่ตามมาคือ การมีธุรกิจที่ยั่งยืน และผลพลอยได้ด้านต้นทุนครับ

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *