การประยุกต์ใช้แผนที่ความคิดในการระดมสมอง

การประยุกต์ใช้แผนที่ความคิดในการระดมสมอง
Apply Mind Map® for Brainstorming
เรียบเรียงโดย ภก.ประชาสรรณ์ แสนภักดี M.P.H. CMU
การระดมสมองเป็นเครื่องมือพัฒนาคุณภาพที่น่าสนใจเพื่อให้เกิดความเข้าใจเรื่องของการประยุกต์แผนภูมิความคิดกับการระดมสมอง เรามาทำความรู้จัก การระดมสมองกันก่อน
Brainstorming คืออะไร
เป็นกระบวนการที่มีแบบแผนที่ใช้เพื่อรวบรวมความคิดเห็น ปัญหา หรือข้อเสนอแนะจำนวนมากในเวลาที่รวดเร็ว เป็นวิธีการที่ดีในการกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ และเกิดการมีส่วนร่วมของกลุ่มมากที่สุด การระดมสมองมุ่งเน้นที่จำนวนความคิด ไม่ใช่คุณภาพ
ทำไม
ก่อนที่จะตัดสินใจในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง สมาชิกของทีมควรตรวจสอบทางเลือกต่างๆ ที่เป็นไปได้มากที่สุด วิธีการระดมสมองเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดและสนุกที่สุดในการที่จะสร้างบัญชีความคิดต่างๆ การระดมสมองที่ดีจะเปิดโอกาสให้สมาชิกใช้ความคิดสร้างสรรค์ได้มากที่สุด และไม่มีการจำกัดความคิดด้วยวิธีการใดๆ รูปแบบที่เป็นอิสระนี้ทำให้เกิดความตื่นเต้น เกิดการมีส่วนร่วมอย่างเท่าเทียมกัน และได้ทางออกใหม่ๆ ในการแก้ปัญหา
ใช้เมื่อไร
ใช้ในทุกขั้นตอนที่ต้องการความคิดที่หลากหลาย และความคิดสร้างสรรค์ ได้แก่ ขั้นการกำหนดปัญหาหรือหาโอกาสการพัฒนา ขั้นค้นหาสาเหตุ ขั้นการค้นหาทางเลือกเพื่อแก้ไข ขั้นการกำหนดข้อมูลที่ต้องการเก็บ ขั้นการวางแผนและขั้นตอนของโครงการ
อย่างไร
1. เตรียมการ
1.1 กำหนดประเด็น
กำหนดประเด็นในการระดมสมอง ทำความเข้าใจให้ชัดเจน เขียนหัวข้อบน Flipchart ควรกำหนดประเด็นด้วยการตั้งคำถาม “ทำไม” “อย่างไร” หรือ “อะไร”

1.2 กำหนดเวลาและวิธีการ
ควรกำหนดเวลาที่จะให้สมาชิกแต่ละคนคิดโดยอิสระ เช่น 2-5 นาที และเวลาที่จะใช้นำเสนอความคิด เช่น 15-20 นาที
วิธีระดมสมองอาจจะใช้วิธีฟรีรอบวง (freewheeling) คือ สมาชิกสามารถเสนอเมื่อไรก็ได้เมื่อต้องการ หรือเรียงตามคิว (round robin) คือ ให้เสนอความเห็นทีละคนเรียงลำดับ ถ้าไม่มีความเห็นก็สามารถเคาะผ่านได้

1.3 กำหนดผู้รับผิดชอบ
กำหนดผู้ทำหน้าที่ facilitator /ผู้บันทึก (note taker) ทำหน้าที่บันทึกความคิดทั้งหมดลงบน flip chart หรือแผ่นใส เพื่อให้ทุกคนสามารถมองเห็นได้ และกระตุ้นให้สมาชิกมีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็นภายใต้กฎกติกาที่วางไว้ ในกรณีที่ให้สมาชิกเขียนความคิดลงในบัตรความคิดด้วยตนเอง facilitator จะทำหน้าที่หลักในการกระตุ้นสมาชิกและควบคุมให้เป็นไปตามกฎกติกา มารยาท

1.4 ทบทวนกฎกติการมารยาท ในการระดมสมอง
• เสนอได้ครั้งละ 1 ความเห็น
• เขียนลงบัตรความคิด บัตรละ 1 ความเห็น
• ไม่มีการวิพากษ์วิจารณ์ความเห็นของผู้อื่นๆ(ทั้งด้านวาจาและท่าทาง)
• ไม่มีการอภิปรายความเห็น
• เสนอความเห็นให้สั้น กระชับ ซึ่งผู้บันทึกสามารถบันทึกได้ใน 1 บรรทัด หรือให้ผู้เสนอเขียนลงบัตรความคิดด้วยตนเองด้วยขนาดที่สมาชิกสามารถมองเห็นได้จากระยะ 1-2 เมตร
• ไม่มีการแก้ไขถ้อยคำในการบันทึก ให้ใช้ถ้อยคำของผู้เสนอ
• สามารถพัฒนาความคิด หรือต่อยอดจากสิ่งที่ผู้อื่นเสนอมาได้
• เน้นให้ได้จำนวนมากที่สุด โดยไม่ต้องกังวลเรื่องคุณภาพของความคิด
• ใช้ความคิดสร้างสรรค์ และอารมณ์ขัน

1.4 เตรียมอุปกรณ์
อุปกรณ์ที่จำเป็นได้แก่ flip chart หากจะให้สมาชิกเขียนความคิดลงบัตรด้วยตนเองควรเตรียมกระดาษ (ที่หาง่าย คือ นำกระดาษ A4 ที่ใช้เเล้ว 1 ด้านมาตัดตามขวางเป็น 3 หรือ 4 แผ่น) ปากกาเมจิกชนิดปากใหญ่ เทปใส/ดินน้ำมัน/เข็มหมุด เพื่อติดบัตรความคิดกับกระดานหรือฝาผนัง

2. ระดมความคิด

2.1 สร้างความคิด
ให้สมาชิกแต่ละคนสร้างความคิดของตัวเองอย่างเงียบๆ ตามประเด็นที่กำหนดไว้ และบันทึกลงในกระดาษ

2.2 เสนอความคิดเห็น
ให้สมาชิกเสนอความคิดเห็นของตนตามวิธีที่กำหนดไว้ (ฟรีรอบวงหรือเรียงตามคิว) ให้บันทึกความคิดลงบน flipchart หรือผู้เสนอเป็นผู้เขียนลงบนบัตรและติดให้ทุกคนเห็นทั่วกัน
ผู้นำกลุ่มหรือ facilitator จะต้องเน้นกฎการระดมสมองอย่างเคร่งครัด เช่น ใช้คำพูดว่า “ไม่มีการอภิปราย ความคิดต่อไป…”
ผู้นำกลุ่มหรือ facilitator จะต้องกระตุ้นให้สมาชิกฟังความคิดเห็นของผู้อื่น และพยายามดัดแปลง หรือ ต่อยอด (hitchhike, piggyback) เพื่อให้ได้ความคิดเห็นที่แหลมคมขึ้น ทำจนกระทั่งหมดเวลาที่กำหนดไว้ หรือได้ความคิดมากพอ หรือไม่มีสมาชิกต้องการเสนอความคิดเพิ่มเติมอีก

3. ทำความกระจ่าง
ให้สมาชิกพิจารณาบัตรความคิดไปพร้อมๆ กันว่าเข้าใจความคิดที่เขียนไว้หรือไม่ หากไม่เข้าใจ ควรขอให้เจ้าของความคิดอธิบายสั้นๆ และปรับปรุงข้อความให้ชัดเจนมากขึ้น ช่วงนี้ไม่ใช่เวลาที่จะอภิปรายหรือวิจารณ์ความคิดเห็น

4. ประเมิน
ตรวจสอบความซ้ำซ้อน หรือความเห็นที่ไม่ตรงกับความคิดเห็นที่กำหนดไว้ อาจใช้เกณฑ์กรอง (filter) เพื่อตัดความเห็นที่ไม่ตรงประเด็นหรือไม่สามารถนำไปปฎิบัติได้ออกไป

ตัวอย่างของเกณฑ์กรองได้แก่ :
• ค่าใช้จ่ายเหมาะสม
• สามารถทำได้ในเวลาที่กำหนด
• มีทรัพยากรพร้อม
• สอดคล้องกับปรัชญา/วิธีการทำงาน
• มีผลเชิงบวกต่อลูกค้า
• เป็นไปได้ทางปฏิบัติ
สิ่งที่ทีมต้องดำเนินการต่อหลังการระดมสมองอาจจะเป็นการจัดหมวดหมู่ความคิดด้วยแผนภูมิความคิดหรืออภิปรายเพื่อหาความคิดเห็นเอกฉันท์ หรือจัดลำดับความสำคัญโดยเทคนิคของเกณฑ์การจัดลำดับ(criteria rating technique)

ข้อควรจำ
1) การระดมสมองที่ได้ผลต้องเน้นให้ได้ปริมาณมากที่สุด ให้สมาชิกมีอิสระที่จะเสนอความคิดโดยไม่ต้องกลัวว่าจะถูกวิจารณ์ว่าเป็นความคิดที่ไม่เข้าท่า
2) การปรับปรุงหรือต่อยอดความคิดของผู้อื่นให้แหลมคมยิ่งขึ้น เป็นคุณค่าสำคัญที่ได้จากการระดมสมอง
3) การบันทึกความคิดให้สมาชิกทุกคนเห็นซึ่งจะเป็นการกระตุ้นให้เกิดการต่อยอดความคิด
ใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
วิธีการต่างๆ อาจจะปรับใช้ให้เหมาะสมกับประเด็นและองค์ประกอบของทีม ตัวอย่างที่เป็นไปได้คือการระดมสมองเป็นขั้นๆ โดยขั้นแรกให้สมาชิกคิดถึงวิธีง่ายๆ ซึ่งอาจจะแก้ปัญหาได้เพียงบางอย่าง ต่อจากนั้นให้สมาชิกคิดอย่างสุดโต่ง วิธีที่ไม่น่าจะเป็นไปได้ หรือวิธีที่แพงที่สุด แล้วพยายามประสานแนวคิดทั้ง 2 ขั้วเข้าด้วยกัน
วิเคราะห์กระบวนการ Brainstorming
จากข้อมูลเครื่องมือ ระดมสมอง ที่นำเสนอข้างต้นผู้เขียนอ้างมาจากหนังสือ เครื่องมือการพัฒนาคุณภาพ อ.อนุวัฒน์ ศุภชุติกุล สถานบันวิจัยระบบสาธารณสุข anuwat@hsrint.or.th ผู้เขียนได้ลองวิเคราะห์โดยละเอียดแล้วว่า โปรแกรม MindMapper และหลักการเรื่องแผนภูมิความคิด(d-Mind Map) สามารถปรับประยุกต์มาใช้ได้เป็นอย่างดี
ขั้นตอนการใช้โปรแกรม Mind Mapper ในกระบวนการระดมสมอง

1. อุปกรณ์ที่ใช้
1.l คอมพิวเตอร์ ที่ติดตั้งโปรแกรม MindMapper 3.4
1.2 เครื่องพิมพ์ (printer)
1.3 เครื่องฉาย (projector) ขึ้นจอ
1.4 กระดาษ flip chart
1.5 ปากกา/ดินสอ/กระดาษ A4
2. ใช้คอมพิวเตอร์ควบคู่กับ manual
2.1 คิด แล้ว คลิก คิดแล้วนำข้อมูลไปคีย์
2.2 แสดงข้อมูลขึ้นสู่จอเพื่อให้ทุกคนได้มองเห็น
2.3 สมาชิกต่อยอดความคิดจากข้อมูลที่เห็นบนจอภาพ
2.4 บางความคิดอาจจะเพิ่มภาพเข้าไปด้วย (โปรแกรม MindMapper)
3. ใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการจัดหมวดหมู่ความคิด
3.1 โปรแกรม MindMapper สามารถเลื่อนความเห็น ยกไปยกมา ได้ตามต้องการ โดยการใช้เมาส์คลิกแล้วยก (click แล้ว คิด)
3.2 การให้สีกับความคิดเห็น เพื่อให้ดูหลากหลาย น่าสนใจ กระตุ้น เร้าใจ ตื่นเต้นและมีความสนุกสนานในการประชุม
3.3 หากมีความเชื่อมโยงของความคิด คอมพิวเตอร์ก็สามารถสร้างเส้นเชื่อมโยงได้ทันที
4. สรุปการระดมสมองด้วยแผนภูมิความคิด(d-Mind Map) จากคอมพิวเตอร์ โปรแกรม MindMapper เตรียมเครื่องมือสำหรับการสรุปบทเรียนด้วยการแสดง node ทีละ node รวมทั้งขยาย จอหรือ ย่อจอได้ และเมื่อสมาชิกยอมรับแผนภูมิความคิด(d-Mind Map) ที่นำเสนอ ก็สามารถพิมพ์ออกทางกระดาษได้ด้วยความสะดวก แจกให้กับสมาชิกผู้เข้าร่วมประชุมต่อไป ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาในการนำกลับไปสรุปอีกครั้ง เพราะหากสรุปหลายรอบอาจจะทำให้เกิดความคาดเคลื่อนของเนื้อหาได้

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *