การบริหารงานบุคคลบนพื้นฐานของความสามารถในงานสำหรับระบบ ISO

การบริหารงานบุคคลบนพื้นฐานของความสามารถในงานสำหรับระบบ ISO

ปัจจุบันมีหลายๆบริษัทได้นำระบบบริหารงานมาตรฐานต่างๆไปใช้ในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นระบบบริหารงานคุณภาพ ( ISO 9001:2000 ) , ระบบบริหารงานสิ่งแวดล้อม ( ISO 14001 ), ระบบบริหารงานอาชีวอนามัยและความปลอดภัย (TIS 18001 / OHSAS 18001) เป็นต้น บางบริษัทก็ได้เพียง ISO 9001:2000 เพียงระบบเดียว บางบริษัทก็ได้ 2 ระบบ และยังมีอีกหลายๆบริษัทที่ได้รับการรับรองทั้ง 3 ระบบ หรือบางบริษัทก็ยังได้รับการรับรองมาตรฐานตัวอื่นๆอีก เช่น GMP/HACCP ในอุตสาหกรรมอาหาร หรือ TS/ISO 16949 สำหรับอุตสาหกรรมยานยนต์ เป็นต้น

เป็นที่น่าสังเกตว่า บริษัทหลายๆแห่งเมื่อได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO 9001:2000 แล้ว ก็จะต่อยอดขยายขอบข่ายไปขอรับการรับรองมาตรฐานด้านสิ่งแวดล้อม ISO 14001 หรือมาตรฐานตัวอื่นๆควบคู่กันไปด้วย คำถามที่ผู้เขียนมักจะได้รับเสมอว่า จำเป็นต้องทำระบบมาตรฐานทั้งหลายนั้น หรือไม่ คำตอบก็คือว่า “ ไม่จำเป็น ” ขึ้นอยู่กับประเภทของอุตสาหกรรม สถานะ ความพร้อม ตลาดและลูกค้าเป็นสำคัญ ขยายความให้เห็นชัดเจน คือ ถ้าคุณอยู่ในอุตสาหกรรมที่ต้องผลิตชิ้นส่วนยานยนต์ ไม่ว่าจะเป็นน็อต สกรู เหล็ก สติกเกอร์ สีพ่น ฯลฯ คุณควรจะรีบทำระบบ TS/ISO 16949 เพราะยังไงๆคุณต้องถูกร้องขอให้ทำระบบดังกล่าวถ้ายังต้องซัพพลายสินค้าให้กลุ่มอุตสาหกรรมยานยนต์ เฃ่นเดียวกัน ถ้าคุณอยู่ในอุตสาหกรรมอาหาร ต้องบอกว่า อย่างน้อยคุณควรทำระบบ GMP หรือถ้าทำได้ถึง HACCP ด้วยก็ยิ่งดี เพราะเรื่องของอาหารต้องคำนึงถึงความสะอาดและสุขอนามัยของผู้บริโภคก่อนเป็นสำคัญ เรื่องนี้พูดถึงความรับผิดชอบต่อผู้บริโภคเป็นสำคัญ ในทำนองกลับกัน ถ้าคุณไม่ได้อยู่ในอุตสาหกรรมเฉพาะดังกล่าว ย่อมมีทางเลือกที่จะไม่ทำก็ได้ แต่ต้องคำนึงถึงว่า ลูกค้าไม่ร้องขอให้ทำหรือตลาดไม่มีแรงบีบให้ต้องทำคือไม่มีข้อกีดกันทางการค้าอย่างใดอย่างหนึ่ง ถ้าเป็นเช่นนี้ คุณไม่ทำระบบ ISO ก็ได้ หรือคุณจะไปใช้ระบบบริหารงานอื่นๆ เช่น TPM, TQM, EMAS ฯลฯ เพื่อสนับสนุนงานภายในบริษัทก็ได้เช่นกัน

แต่ถ้าจำเป็นต้องทำ ก็ต้องวางระบบบริหารดีๆ ไม่เช่นนั้นจะมีความยุ่งยากให้ปวดหัวตามมาในอนาคตทั้งในเรื่องค่าใช้จ่าย บุคลากร ฯลฯ แน่นอนบทบาทและภาระหน้าที่หลักของระบบ ISO ต้องตกเป็นของ “MR” (Management Representatives) ผู้แทนฝ่ายบริหาร ในการวางระบบและผลักดันให้ระบบ ISO ขับเคลื่อนต่อไปได้ แต่ยังมีหน่วยงานหนึ่งของบริษัท ที่ไม่ว่าจะทำระบบ ISO ตัวใดก็ตาม จะต้องเข้าไปยุ่งเกี่ยวทั้งที่เต็มใจหรือส่วนใหญ่ไม่ค่อยเต็มใจเข้าไปเกี่ยวข้องด้วย ก็คือ “ ฝ่ายบุคคลและฝึกอบรม ” บางบริษัทก็เรียก ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ บางบริษัทก็มีชื่อเรียกแตกต่างกันไป ซึ่งต่อไปนี้ จะเรียกสั้นๆว่า “HR” ที่ผู้เขียนติงไว้ว่าส่วนใหญ่ HR ไม่ค่อยเต็มใจเข้าไปยุ่งเกี่ยวกับระบบ ISO แต่หนีไม่พ้น ก็เพราะว่างานของ ISO จะเป็นระบบงานที่ให้ความสำคัญของบุคลากรภายในองค์กรเป็นหลัก หากจะให้เกิดการรักษาไว้ซึ่งระบบ ISO และการพัฒนาอย่างต่อเนื่องได้ “ คน ” ต้องเป็นคนทำ “ ระบบ ” ให้ขับเคลื่อนไปข้างหน้า (หรืออาจจะถอยหลังก็เป็นไปได้)

เมื่อระบบ ISO เกี่ยวโยงกับคน HR ของหลายๆบริษัทคงรู้ซึ้งดีว่า ถ้าจะถูกตรวจ ISO เมื่อใด ต้องเตรียมเอกสารให้พร้อม ขาดตกบกพร่องไม่ได้ มิฉะนั้น อาจจะเป็นหน่วยงานต้นเหตุที่ทำให้ไม่ได้รับหรือไม่ได้ต่ออายุใบรับรองได้ ด้วยเหตุนี้ HR จึงวางน้ำหนักในการสร้างเอกสารต่างๆมารองรับเป็นหลัก แค่งานประจำก็ทำกันแทบไม่ไหวอยู่แล้วยังต้องมาทำงานเอกสารอีกจึงทำให้ HR หลายคนไม่มีเวลาในการพัฒนางานอื่นๆในหน้าที่ที่รับผิดชอบ ยกตัวอย่างกันให้เห็นง่าย เช่น แค่เรื่องเดียว คือการจัดทำใบ JD (Job Description) ใบพรรณนางาน หรือ บางบริษัทเรียก ใบบรรยายลักษณะงาน HR หลายคนคงจะประสบกับปัญหาเบื้องต้นเลยว่า “ ใครจะเป็นคนรับผิดชอบการทำ JD ให้ตำแหน่งต่างๆภายในบริษัท? ” เพียงแค่นี้ หลายๆบริษัทอาจจะทะเลาะกันไม่รู้จบ และเมื่อทำ JD เสร็จแล้ว HR มักจะถูกสอนให้เก็บใบ JD นี้ไว้ให้ดี หลายบริษัทจึงจัดเก็บไว้ที่ตู้เก็บเอกสารในห้องผู้จัดการฝ่าย HR เป็นอย่างดี จึงไม่น่าแปลกใจว่า

คนทำไม่ได้เขียน คนเขียนไม่ได้ทำ
คนทำงานไม่รู้ว่า ตนเองมีภาระหน้าที่ ความรับผิดชอบ สายงานบังคับบัญชาเป็นอย่างไร
JD ไม่ได้รับทบทวน (update) ให้สอดคล้องกับโครงสร้างขององค์กร
เขียน JD มากๆเข้าไว้ บางบริษัทเขียนทุกตำแหน่งงานที่มี
สิ่งที่เขียนไว้ใน JD มักจะไม่ได้นำไปปฏิบัติจริงหรือทำแค่บางส่วน (ส่วนใหญ่ไม่ทำ)

ด้วยเหตุนี้ ผู้เขียนจึงคิดว่า บทความนี้จะช่วยให้ HR ไม่ต้องกังวลใจในเรื่องเอกสารมากนัก ไม่ต้องเก็บ JD ดั่งคัมภีร์บนหิ้งอีกต่อไป วางระบบบริหารงานบุคคลและฝึกอบรมให้มีประสิทธิภาพและไม่เหนื่อยอีกต่อไป ทำงานบุคคลหรือฝึกอบรมตามปกติแต่ได้ทั้งงาน ISO และงานบริษัทเพื่อรองรับกลยุทธ์การเติบโตของบริษัทได้อีกด้วย ทั้งนี้ ผู้เขียนให้ความสำคัญในเรื่องของความสามารถในงาน (Competence/Competency) ในการประยุกต์ใช้ในงาน HR

ที่มา : www.hrcentre.com

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *