กระจกวิเศษ…บอกข้าเถิด

กระจกวิเศษ…บอกข้าเถิด

ดร.นพ. ยุทธนา ภาระนันท์. E-mail : yparanan@hotmail.com
อะไรทำให้ผลการปฏิบัติงานตกต่ำมากกว่ากัน ระหว่าง งานที่ล้นมือ กับ การไม่จัดลำดับงาน
คมคิด : เราทำสิ่งสารพัดได้ แต่ไม่ใช่ทุกสิ่งที่จะทำได้นั้นเป็นประโยชน์ เราทำสิ่งสารพัดได้ แต่ไม่ใช่ทุกสิ่งที่จะทำให้เจริญขึ้น
“อืมม์ เปิดกลยุทธ์ฝ่าวิกฤติ…ด้วยจิตวิทยาเชิงบวก” วรรณฤดีเอ่ยขณะกำลังอ่านBizweek “หัวข้อน่าสนใจ ใครบรรยายนะ”
“แม้จะเจอทั้งราคาน้ำมัน ค่าเงินบาทแข็ง นโยบายรัฐเรื่องกันสำรอง 30% และผลกระทบจากเงินกู้ด้อยคุณภาพภาคอสังหาฯ ของสหรัฐ ก็ตาม” ยุทธศักดิ์มองบวก “วิกฤติปีนี้ ไม่ยากเกินรับมือหากเรารู้จักทบทวนตนเองให้เกิดปัญญาเพื่อปรับตัวให้ทัน”
“งั้นรีบเลย” วรรณฤดีพูดขณะกดหมายเลข 02-9422420 เพื่อสมัครร่วมงาน 29 กุมภานี้ช่วงบ่าย ที่โรงแรมเจ้าพระยาปาร์ค
มี 7 สิ่งที่ผู้นำควรทบทวนตนเอง (Self-assessment) ตามที่Robert S. Kaplan ได้เสนอไว้ใน Harvard Business Review ได้แก่ 1 วิสัยทัศน์และการจัดลำดับความสำคัญ 2 การบริหารเวลา 3 การให้ข้อมูลย้อนกลับ 4 การวางแผนเพื่อคนรุ่นต่อไป 5 การประเมินผลและปรับสู่ทิศทางเดียวกัน 6 การชี้นำภายใต้แรงกดดัน 7 ความสัตย์จริงต่อตนเอง
จิตวิทยาเชิงบวกมองว่าการทบทวนตนเองอยู่เสมอ จะช่วยให้เกิดการปรับให้เข้ากันได้ (Accommodation) ระหว่างศักยภาพที่ตนมีกับงานที่รับผิดชอบ ส่งผลให้เกิดAlignment คือทั้งองค์กรไปในทิศทางเดียวกัน วันนี้ด้านการบริหารเวลาและการจัดลำดับความสำคัญของท่านเป็นอย่างไร มาทบทวนตนเองด้วยกัน
ในช่วงที่ผ่านมา ท่านบริหารเวลาและจัดลำดับงานได้อย่างเหมาะสม มากน้อยเพียงใด
กรุณากาเครื่องหมาย?หน้าข้อความที่เห็นว่าตรงกับตัวท่าน
____ บอกได้ว่างานที่ฉันรับผิดชอบนี้ หากปล่อยไว้ไม่ได้ทำจะเกิดอะไรขึ้นกับองค์กร
____ ทุกครั้งที่ฉันรับงาน ฉันจะถามถึงวันกำหนดเสร็จเสมอ
____ ทำงานตามลำดับความสำคัญและเร่งด่วนของงานอย่างชัดเจน ไม่สับสนชีวิต
ข้อเสนอแนะ : หากท่านไม่ได้กาเครื่องหมาย ?ในข้อหนึ่งข้อใด อาจใช้ “ทักษะจัดลำดับงาน” ช่วยได้
ทักษะจัดลำดับงาน (Task prioritizing) ช่วยท่านได้
(ทักษะเสริมได้แก่ ทักษะฉลาดมอบหมาย, ทักษะจดจ่องาน ดูได้ใน http://www.oknation.net/blog/youthana)
ทักษะนี้เป็นการบริหารงานและบริหารคนไปพร้อมกัน โดยใช้ 3 หลักได้แก่ ความสำคัญ ความเร่งด่วน และการมอบหมายงาน โดยถาม 3 คำถามดังโมเดลและคำอธิบายต่อไปนี้
1. หากไม่ได้ทำ จะส่งผลกระทบอย่างไร เป็นการสำรวจความสำคัญของงานว่ามีมากน้อยเพียงใด โดยมองถึงผลเสียต่อตนเอง ทีมงาน องค์กรมากเพียงใด (อาจพิจารณาถึง: รุนแรง รวดเร็ว กว้างขวาง ยาวนาน ควบคุมได้) แล้วให้แต้ม 1-10 (สำคัญน้อย ถึง สำคัญมากที่สุด) ซึ่งหากงานสำคัญไม่มากก็ให้แต้ม 1-5 ซึ่งอยู่ในกลุ่ม B, D (ดูโมเดลฯ) อาจมอบหมายให้คนอื่นทำแทนได้ แต่ถ้าเป็นงานสำคัญมากก็ให้แต้ม 6-10 ซึ่งอยู่ในกลุ่ม A, C ควรทำด้วยตนเอง
2. ควรเสร็จเมื่อใด เพื่อระบุความเร่งด่วนของงานว่ามีมากน้อยเพียงใด แล้วให้แต้ม 1-10 (ไม่เร่งด่วน ถึง เร่งด่วนที่สุด) ซึ่งหากงานนั้นเร่งด่วนไม่มากก็ให้แต้ม 1-5 ซึ่งอยู่ในกลุ่ม D, C ตามแต่ว่าสำคัญน้อยหรือมาก แต่ถ้างานเร่งด่วนมากก็ให้แต้ม 6-10 ซึ่งอยู่ในกลุ่ม B, A ตามแต่ว่าสำคัญน้อยหรือมาก
3. มีใครทำแทนได้หรือไม่ เพื่อคิดสร้างทีมงานที่มาทำหน้าที่แทนเราต่อไปในอนาคต เพื่อเราจะไปทำงานอื่นๆ ที่คนอื่นทำไม่ได้ เริ่มจากมอบหมายงานที่ไม่สำคัญมากนักให้เขา (กลุ่มD) และฝึกฝนขึ้นมา ในช่วงต้นอาจจะต้องกำกับดูแลเพื่อสร้างเขาและรักษาคุณภาพงาน จะมอบหมายให้ใครต้องดูความเหมาะสมระหว่างคุณสมบัติของคนกับลักษณะของงานด้วย
เมื่อเราบริหารตนเองได้ดีทำงานที่สำคัญ (กลุ่ม A, C) ตามเส้นทางที่ 1 (จาก A ไป C ไป D) ลุล่วงแล้ว มีเวลาเหลือก็สามารถฝึกคนผ่านงานที่ไม่สำคัญมากนัก (กลุ่มD) จนกระทั่งเขาพร้อม เราก็มอบหมายงานกลุ่มB จนชำนาญเราก็มอบหมายงานที่สำคัญมากขึ้นๆ คือกลุ่ม A ตามเส้นทางที่ 2 (จาก D ไป B ไป A) เราก็สามารถไปทำอย่างอื่นที่คนอื่นทำไม่ได้ หรือบุกเบิกงานใหม่ต่อไป
“ขณะนี้ท่านมีงานใดบ้างที่อาจมอบหมายให้คนอื่นทำได้ ท่านจะฝึกฝนเขาอย่างไร”

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *