Delegation : เมื่อได้รับแต่งตั้งเป็นตัวแทน

Delegation : เมื่อได้รับแต่งตั้งเป็นตัวแทน
เกรียงศักดิ์ นิรัติพัฒนะศัย
เปรม เป็นผู้ช่วยผู้จัดการสาขาของร้านขายเสื้อผ้าแฟชั่นแห่งหนึ่ง หน้าที่สำคัญอย่างหนึ่งของเขา คือ การจัดประชุมทุกเช้าก่อนเปิดร้านเป็นเวลาครึ่งชั่วโมง โดยมีแคชเชียร์ 2 คนและเจ้าหน้าที่บริการลูกค้า 3 คน วันจันทร์หน้านี้เปรมต้องไปอบรมที่สำนักงานใหญ่ 3 วัน ซึ่งวันนี้เป็นวันศุกร์ เมื่อเช้าเปรมได้แจ้งให้ที่ประชุมทราบว่าสัปดาห์หน้าเขาจะไปอบรม 3 วัน และจะแต่งตั้งให้สมชายเจ้าหน้าที่บริการลูกค้าซึ่งอาวุโสที่สุดเป็นคนนำในการประชุมแทนเขา เย็นนี้เปรมจึงขอนัดสมชายมาเพื่อมอบหมายงาน
ต่อไปนี้คือบทสนทนาใน การมอบหมายงานและรับมอบหมายงาน ของคนทั้งสอง…
เปรม เริ่มต้นด้วยการพูดคุยว่า “สมชาย ตามที่พี่ได้แจ้งในที่ประชุมเช้านี้ว่า ในสัปดาห์หน้าพี่จะให้คุณทำหน้าที่ประธานในที่ประชุม เมื่อเช้าเท่าที่สังเกต เพื่อน ๆ เขาก็ไม่มีใครต่อต้าน พี่มั่นใจว่าคุณจะทำได้ดี เดี๋ยวพี่จะแนะแนวทางเพื่อให้คุณมั่นใจยิ่งขึ้น มีอะไรหนักใจมั้ย”
สมชาย กล่าวว่า “พี่ครับ งานผมก็มากพออยู่แล้ว ยังต้องรับผิดชอบเพิ่มอีก ทำไมไม่เว้นการประชุมจนกว่าพี่จะกลับมาล่ะครับ หรือไม่ก็ให้คนอื่นเป็นแทนดีกว่าครับ” เปรมนั่งฟังด้วยความใจเย็นด้วยสีหน้าปกติ
เปรม ยิ้มเล็กน้อยและกล่าวอย่างอารมณ์ดีว่า “สมชายก็รู้นี่ว่า การประชุมทุกเช้ามันช่วยให้เราแก้ปัญหาได้วันต่อวันอีกอย่างหนึ่ง พี่มอบหมายคุณก็เพราะว่าคุณสมบัติเรื่องอาวุโสและทักษะในการสื่อสารพี่คิดว่าคุณเหมาะสมที่สุด…แต่ที่สำคัญ ก็คือ สมชายเคยบอกพี่ว่าต้องการความก้าวหน้าขึ้นเป็นฝ่ายบริหารในอนาคต
หน้าที่สำคัญของฝ่ายบริหาร คือ การสื่อสารด้วยการประชุม สมชายก็ได้ประโยชน์ตรงที่มีโอกาสฝึกการนำหารประชุมและทักษะผู้นำด้วย” สมชาย กล่าวรับว่า “โอเคครับ ผมคิดว่าผมเข้าใจจุดมุ่งหมายของพี่ ยิงนกสองตัวด้วยกระสุนนัดเดียว”
เปรม กล่าวแนะนำต่อ “สมชายควรโน้ตสิ่งที่เราคุยกันในวันนี้ด้วยนะ…การนำการประชุมในตอนเช้านั้น มีจุดมุ่งหมาย 3 อย่าง คือ สอบถามปัญหาที่เกิดขึ้นเมื่อวันก่อน วางแผนงานประจำวัน และสื่อสารข่าวสารและความเคลื่อนไหวต่าง ๆ ที่ได้รับจากสำนักงานใหญ่ สิ่งที่สำคัญ ก็คือ ทุกคนเข้าใจตรงกัน มิใช่ผู้นำการประชุมเข้าใจคนเดียว
จากประสบการณ์ของพี่เวลานำการประชุมในช่วงแรก ๆ สิ่งที่มักพลาด คือ พูดไม่ครบหัวข้อที่ต้องการ แนวทางป้องกันปัญหานี้ ก็คือ ก่อนเข้าประชุม 10 นาทีให้เตรียมหัวข้อที่จะเข้าประชุมและทบทวนว่าครบถ้วนหรือไม่ ศึกษาเรื่องต่าง ๆ โดยเฉพาะข่าวสารจากสำนักงานใหญ่ หากมีซองสีน้ำตาลจากสำนักงานใหญ่ที่จ่าหน้ามาถึงพี่โดยไม่มีข้อความว่า Confidential ให้สมชายเปิดดูได้เพราะส่วนใหญ่จะเป็นคำสั่งต่าง ๆ” เปรมหยุดเพื่อรอให้สมชายจดให้ทัน
เมื่อสมชายจดเสร็จเขากล่าวว่า “พี่ครับขอผมทบทวนสิ่งที่พี่พูดมาหน่อยครับ” สมชายกล่าวทวนจนครบพร้อมกับถามว่า “พี่ครับแล้วแฟกซ์จากสำนักงานใหญ่ที่มาถึงพี่ละครับ” เปรมกล่าวต่อ “เก่งมากที่ทบทวนได้ครบ เอ้อ…ดีที่ถามเกี่ยวกับเรื่องแฟกซ์ พี่ขอโทษ…ลืมไปเลย แฟกซ์ยิ่งสำคัญใหญ่สมชายช่วยดูให้ด้วย”
เปรม กล่าวต่อไป “เวลาพี่ไปอบรม พอถึงสิบโมงครึ่งเขาจะมีเบรกทานกาแฟ พี่จะโทร.มาหาคุณเผื่อมีคำถามอะไร หากระหว่างประชุมมีคำถามหรือสิ่งที่ไม่คาดคิด หากไม่เร่งด่วนบอกเพื่อน ๆ ว่าจะเช็คกับพี่ตอนพี่เบรก พี่คิดว่ามีเท่านี้แหละ ไหนลองทบทวนทั้งหมดอีกครั้งซิ”
สมชาย กล่าวทวนอย่างครบถ้วน เขาเสนอแนะไอเดียเพิ่มโดยกล่าวว่า “พี่ครับหากผมจะเตรียมการประชุมของวันจันทร์ โดยกลับไปซักซ้อมการนำประชุมที่บ้านมาก่อนสองสามรอบในช่วงเสาร์ – อาทิตย์ พี่มีความเห็นอย่างไรครับ”
เปรม กล่าวชมกลับว่า “เป็นความคิดที่ดีมาก การเตรียมตัวจะช่วยคุณได้มากทีเดียวโดยเฉพาะครั้งแรก…” เปรมกล่าวต่อ “พี่ขอเช็คความเข้าใจคุณหน่อยนะว่าเราเข้าใจตรงกันทั้งหมดหรือไม่ปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อย ๆ ในการประชุมครั้งแรก ๆ คืออะไร” สมชายตอบ “ปัญหาที่อาจจะเกิด ก็คือ การพูดไม่ครบหัวข้อที่ต้องการ แนวทางป้องกันปัญหานี้ ก็คือ ก่อนเข้าประชุม 15 นาทีให้เตรียมหัวข้อที่จะเข้าประชุมและทบทวนก่อนครับ” เปรมชม “เก่งมาก”
สมชาย กล่าวทวนวัตถุประสงค์ของการประชุมตอนเช้าอีกครั้ง เพื่อดูว่าตนเข้าใจถูกต้องแล้วเปรมกล่าวชมเชยพร้อมยุติการสนทนาว่า “เก่งมากสมชาย หลังจากคุยกันแล้ว พี่ยิ่งมั่นใจใหญ่ว่าเธอจะทำได้ดีการนำการประชุมครั้งนี้จะช่วยเตรียมตัวเธอให้พร้อมเมื่อโอกาสที่จะก้าวสู่ผู้บริหารมาถึง และขอบใจมากนะสำหรับการรับมอบหมายงานครั้งนี้ให้พี่” เมื่อจบการสนทนาสมชายก็เดินยิ้มแก้มตุ่ยออกไป
★เทคนิคการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพสำหรับผู้นำ
เชื่อมั่นในตัวของผู้รับมอบหมายงาน ใจเย็นและอดทน สื่อสารตามความถนัดของเขา จูงใจว่าเขาจะได้รับประโยชน์อะไร ระบุผลลัพธ์ที่ต้องการอย่างชัดเจน เสนอแนะแนวทางและบอกปัญหาที่เคยเกิดขึ้น กำหนดทรัพยากร กำหนดแนวทางการรายงานและการติดตามผลการปฏิบัติงาน กำหนดแนวทางหากมีอะไรผิดพลาด ทบทวนความเข้าใจ
★เทคนิคการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพสำหรับลูกน้อง
ฟังและถาม สรุปเป็นระยะ หากไม่แน่ใจเรื่องเวลาขอตรวจสอบก่อนรับปาก เสริมแนวคิดของตน ยืนยันวัตถุประสงค์ เสนอแผนงานคร่าว ๆ ระบุปัญหาที่อาจเกิดพร้อมแนวทางป้องกันและแก้ไข กำหนดลำดับความสำคัญร่วมกัน สรุปเป็นบันทึก ตกลงวิธีรายงานและการติดตามผลการปฏิบัติงาน