Planning For Doing ไม่ใช่ Planning For Sleeping

Planning For Doing ไม่ใช่ Planning For Sleeping

ก่อนที่พระอาทิตย์จะปรากฏขึ้นมา จะมีต้องมีแสงอาทิตย์ฉายแสงปรากฏขึ้นมาก่อนฉันใด
ก่อนที่จะเริ่มต้นดำเนินธุรกิจ จะต้องมีการวางแผนธุรกิจก่อนฉันนั้น

Merchant Dream’sblog

เรื่องทั่วไปเกี่ยวกับการวางแผน

ความหมายของการวางแผน :

การวางแผนเป็นกระบวนการซึ่งบุคคลหรือองค์การทำการตัดสินใจไว้ล่วงหน้าเกี่ยวกับงานบางอย่างที่จะกระทำในอนาคต

คุณประโยชน์ของการวางแผน :

คุณประโยชน์ของการวางแผนมีดังนี้
1. ช่วยค้นหาหรือชี้ให้ทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้น
2. ช่วยปรับปรุงและยกระดับคุณภาพกระบวนการตัดสินใจ
3. ช่วยในการปรับทิศทางอนาคตขององค์การ
4. ช่วยให้เเต่ละบุคคลสามารถปรับตัวให้เข้ากับสภาพแวดล้อม
5. ช่วยเหลือผู้บริหารให้สามารถมั่นใจที่จะนำองค์การให้อยู่รอดได้

ความจำเป็นที่ต้องมีการวางแผน :

1. ความก้าวหน้าของเทคนิควิทยาการสมัยใหม่ และการเปลี่ยนแปลงทางสังคมที่เป็นไปอย่างรวดเร็ว
2. การเกี่ยวพันกันขององค์การในสมัยปัจจุบัน
3. การเปลี่ยนแปลงของหน้าที่งานในสังคมที่ซับซ้อนและยุ่งยาก

ประโยชน์ของการวางแผนที่จะมีผลต่อการบริหารภายในองค์การ

1. เป็นเครื่องกำหนดทิศทางขององค์การ
2. เพื่อใช้วัดความสำเร็จ และประสานกำลังความพยายามภายในองค์การ

วิวัฒนาการของการวางแผนที่นำมาใช้กับการบริหารงานด้านต่างๆ :

การวางแผนได้มีวิวัฒนาการมาช้านานแล้ว และได้มีการนำเอามาใช้กับการบริหารด้านต่างๆทั้งในภาครัฐบาลและเอกชน แม้แต่ในประเทศสังคมนิยมการวางแผนก็ได้มีการกระทำอย่างจริงจังเช่นกัน แต่อาจมีบ้างที่นำเอาการวางแผนมาใช้ช้ากว่าที่ควร ซึ่งสาเหตุอาจเป็นเพราะไม่เห็นความจำเป็น และเชื่อมั่นว่าตนเป็นนักปฏิบัติที่สามารถทำงานของตนวันต่อวันได้ดีอยู่แล้ว และยังสามารถแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าที่เกิดขึ้นได้ไม่ยากนักด้วย ความจำเป็นของการวางแผนจึงมีน้อย

ข้อจำกัดของการวางแผน :

สำหรับความเชื่อในกระบวนการวางแผนนั้นหากจะมีได้ โดยมากมักจะต้องมาจากกรณีที่ผู้บริหารผู้นั้นได้เคยมีประสบการณ์ที่ดี โดยสามารถประสบความสำเร็จอันเนื่องจากการทำแผนโดยตรง ดังนั้น เพื่อที่ผู้บริหารผู้นั้นได้เคยมีประสบการณ์ที่ดี โดยความสามารถประสบความสำเร็จอันเนื่องมาจากการทำแผนโดยตรง ดังนั้น เพื่อที่ผู้บริหารจะได้มีโอกาสประสบความสำเร็จได้ ก็ควรที่ผู้บริหารจะต้องยอมหันมาทดลองทำการวางแผน โดยอาจนำมาทดลองทำกับบางส่วนหรือบางหน่วยงานขององค์การของตนก่อนก็ได้

บทบาทของการวางแผนในกระบวนการบริหาร :

1. การจูงใจคน หรือการชักจูงบุคคลในองค์การ
2. การสื่อสารภายในองค์การและการสื่อความกับภายนอกองค์การ
3. การดำเนินการตัดสินใจ
4. การควบคุมองค์การโดยอาศัยข้อมูลที่ได้รับ
5. การสร้างความสมดุลในองค์การ
6. การค้นหาโอกาสใหม่ๆ

กระบวนการวางแผนมีส่วนช่วยกระบวนการจูงใจได้ดังนี้ คือ

การมีโอกาสเห็นถึงความก้าวหน้าและสามารถบรรลุถึงวัตถุประสงค์ในระยะยาวของตนเองนั้นจะกลายเป็นเครื่องมือที่มีอิทธิพลใช้จูงใจได้อย่างมาก

-กระบวนการวางแผนมีส่วนช่วยกระบวนการติดต่อสื่อสารได้ดังนี้ คือ
เอื้ออำนวยให้มีช่องทางการติดต่อสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ เพื่อสำหรับการกำหนดวัตถุประสงค์ของบริษัท เป้าหมาย และการตัดสินใจต่างๆภายใจ
องค์การ

-กระบวนการวางแผนจะช่วยกระบวนการการตัดสินใจดังนี้ คือ

ช่วยเสริมสร้างโครงร่างหรือกรอบการวิเคราะห์ ซึ่งสามารถกลายเป็นมาตรฐานหรือแนวทางที่จะใช้พิจารณาว่า การตัดสินใจที่พวกเขาได้ทำไปนั้นมีความสอดคล้องเข้ากันได้กับแผนขององค์การหรือไม่

-กระบวนการวางแผนจะมีส่วนช่วยต่อกระบวนการการควบคุมได้โดยตรง คือ

การวางแผนทำให้เกิดวิธีที่เป็นระเบียบแบบแผนในการกำหนดมาตรฐานผลงานต่างๆ ที่ซึ่งจะสามารถนำมาใช้เปรียบเทียบข้อมูลเกี่ยวกับผลการดำเนินการที่ทำได้จริง

ความลึกและความกว้างของการวางแผน :
การวางแผนไม่ควรจะจัดทำลึกลงไปถึงรายละเอียดมากเกินไป และหากจะต้องมีข้อมูลรายละเอียดประกอบแล้ว ก็ควรจะจำกัดให้มีข้อมูลเฉพาะที่มีความสำคัญต่อการบรรลุเป้าหมายของส่วนรวมเท่านั้น

*********************************

2 ลักษณะและขอบเขตของการวางแผน

เพื่อที่จะได้เข้าใจถึงการวางแผนที่แท้จริงที่เป็นเรื่องราวของการจัดทำแผน ในที่นี้จึงจะได้กล่าวถึง ลักษณะและขอบเขตของ กระบวนการวางแผน
(The planning process) เพื่อที่จะได้เข้าใจถึงเรื่องราวต่างๆที่เกี่ยวข้องดังต่อไปนี้ คือ

1. ความสัมพันธ์ของการวางแผนที่มีต่อการตัดสินใจในปัจจุบัน
2. ความได้เปรียบหรือข้อดีของการวางแผนภายในองค์การขนาดเล็ก
3. ส่วนประกอบหรือองค์ประกอบต่างๆที่สำคัญของกระบวนการวางแผน
4. ระดับต่างๆของการวางแผภายในองค์การ

-กระบวนการวางแผน

กระบวนการวางแผนเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจที่กระทำในปัจจุบัน เพื่อที่จะทำการจัดสรรทรัพยากรสำหรับทำงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ต่างๆในอนาคต

ขอบเขตการวางแผนและผู้บริหาร :

ขอบเขตของการวางแผน จะสามารถแยกพิจารณาได้เป็นการวางแผนทั้งองค์การ และการวางแผนภายในหน่วยงาน ซึ่งไม่ว่าจะเป็นการวางแผนในแบบใด หรือขอบเขตกว้างแค่ไหนก็ตาม ในทางปฏิบัติแล้วผู้บริหารที่อยู่ในระบบต่างๆกันในองค์การต่างก็จะต้องเข้าเกี่ยวข้องกับการวางแผนมากน้อยแตกต่างกันไป

1. การวางแผนทั้งองค์การ
หมายถึง การวางแผน ที่มีขอบเขตการปฏิบัติที่กว้างขวางทั่วทั้งองค์การ
ข้อดี คือ
1.1 ช่วยให้สามารถมีแผนงานเป็นเครื่องมือสำหรับการบริหารพร้อมกันได้ทั้งระบบ
1.2 การวางแผนนี้จะเปิดโอกาสให้ทุกๆคนมีโอกาสแสดงความคิดเห็น
1.3 ช่วยในการขยายขอบเขตของกิจกรรมของผู้บริหารในระดับที่ต่ำกว่า

2. การวางแผนภายในหน่วยงาน
หมายถึง การวางแผนที่จัดทำขึ้นเองภายในหน่วยงานต่างๆ โดยที่องค์การมิได้มีการกำหนดให้มีการวางแผนอย่างเป็นทางการขึ้นใช้
ข้อดีของการวางแผนที่ปรากฏส่วนมากมักจะส่งผลที่ช่วยให้เกิดความสำเร็จในหน่วยงานต่างๆที่จัดทำแผนขึ้นใช้เองภายใน และในระยะยาวมักจะมีผลไปถึงฝ่ายบริหารระดับสูง รวมทั้งหน่วยงานอื่นๆที่จะเห็นความสำคัญของการวางแผน

รูปแบบของกระบวนการวางแผน
องค์การส่วนมากต่างก็ได้มีการวางแผนมากบ้างน้อยบ้าง และบางครั้งการวางแผนก็มีการเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร แต่บ่อยครั้งมักจะเป็นเรื่องที่ฝากเอาไว้ในหัวของผู้บริหารระดับสูงเท่านั้น
ขั้นตอนกระบวนการวางแผน
1. การตั้งข้อสมมติฐานเกี่ยวกับอนาคต : เป็นกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์ข้อมูลและการตัดสินใจเป็นสำคัญ
2. การกำหนดวัตถุประสงค์ : เป็นข้อความที่เกี่ยวกับค่านิยมของผู้ประกอบการ และเกี่ยวกับความตั้งใจขององค์การ
3. การพัฒนากลยุทธ์ : การอาศัยวิธีวิเคราะห์อิทธิพลการเปลี่ยนแปลงทั้งจากภายในและภายนอกเพื่อสามารถไปสู่วัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ได้
4. การสร้างเป้าหมายระยะปานกลาง : เป็นการระบุเป้าหมายที่ชัดเจน โดยระบุเป็นจำนวนที่สามารถวัดได้
5. การกำหนดแผนปฏิบัติงาน : เพื่อให้มีทรัพยากขององค์การเพื่อที่จะให้สามารถบรรลุถึงเป้าหมายขององค์การได้
6. การปฏิบัติตามแผน : การดำเนินการหรือปฏิบัติตามแผนที่กำหนดไว้
7. กลไกของข้อมูลย้อนกลับ : ความรู้หรือผลจากการเปรียบเทียบ

ระบบบริหารกับการวางแผน :
การคิดค้นทางเลือกหรือริเริ่มสิ่งใหม่ที่จะเป็นแผนงานที่ต้องทำให้กรอบขององค์การปัจจุบัน

ระดับต่างๆของการวางแผน :
ในวิธีการวางแผนของระดับต่างๆในองค์การนั้น ขั้นตอนวิธีการปฏิบัติจะมีลักษณะเหมือนกันแต่จะแตกต่างกันนั้นก็คือแตกต่างกัน 3 ประเภท คือ
1. การวางแผนในระดับสูง : การวางแผนเชิงรวมของทั้งองค์การที่กระทำโดยผู้บริหารระดับสูง
2. การวางแผนในระดับกลาง : การวางแผนโครงการที่กระทำโดยระดับผู้บริหารในระดับกลางขององค์การ

3. การวางแผนในระดับต้น หรือก็คือการวางแผนดำเนินงาน : การวางแผนที่เกี่ยวข้องกับการกำหนดเป้าหมายระยะสั้น

การวางแผนของฝ่ายปฏิบัติการและฝ่ายสนับสนุน :
ฝ่ายปฏิบัติการเป็นฝ่ายที่ดำเนินการเกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ หรืองานหลักขององค์การโดยตรง ส่วนฝ่ายสนับสนุนเป็นเจ้าหน้าที่ที่คอยให้การช่วยเหลือหรือสนับสนุน

ประเภทของแผนงานในลักษณะนี้สามารถแยกได้เป็น2ประเภท คือ
ก. แผนงานของฝ่ายปฏิบัติการ :
การวางแผนที่เกี่ยวข้องกับการทำงานด้านที่เกี่ยวกับการใช้ทรัพยากรและเงินทุนเพื่อการผลิตและกระจายสินค้าโดยตรง
ข. แผนงานของฝ่ายสนับสนุนหรือแผนงานด้านที่เกี่ยวข้องกับ
“การอำนวยการและการบริการ” เป็นส่วนใหญ่
การวิเคราะห์แผนงานจะอยู่ที่การพยายามระบุถึงเป้าหมายผลสำเร็จของบริการที่หน่วยงานสนับสนุนจะทำให้
การวางแผนอย่างเป็นทางการและที่ไม่เป็นทางการ :
การวางแผนอย่างไม่เป็นทางการนี้นับว่าได้มีการจัดทำกันแพร่หลาย และถือเป็นกลุ่มที่ใหญ่กว่าการวางแผนอย่างเป็นทางการเสียอีก เพราะเป็นการยากสำหรับคนส่วนใหญ่ที่จะให้ทุกคนต้องวางแผนตามวิธีที่เป็นแบบแผน หรือที่จะต้องมีการเขียนบันทึกเกี่ยวกับ สมมติฐาน วัตถุประสงค์ กลยุทธ์ และอื่นๆอีกมากอย่างจนเกินไป

ที่มา : http://www.siaminfobiz.com/

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *