จัดการกับพวกมีปัญหาในที่ประชุม

จัดการกับพวกมีปัญหาในที่ประชุม
มองมุมใหม่: รศ.ดร.พสุ เดชะรินทร์ คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย กรุงเทพธุรกิจ วันอังคารที่ 1 พฤศจิกายน พ.ศ. 2548
ผู้อ่านจำนวนมากคงจะใช้เวลาในการประชุมวันหนึ่งๆมาก แถมบางคนยังเคยบอกว่าหน้าที่ของเขาคืออยู่ในห้องประชุมทั้งวัน ทีนี้ถ้าผู้อ่านประชุมบ่อย ย่อมจะหนีไม่พ้นการเผชิญกับพวกที่มักจะมีปัญหาในห้องประชุม คนพวกนี้อาจจะเป็นประเภทพูดไม่หยุด หรืออีกนัยหนึ่งคือผีเจาะปากให้พูดจึงมีหน้าที่พูดอยู่อย่างเดียวและพูดในประเด็นซ้ำๆ ซากๆ ตลอดเวลา
ไม่ว่าการประชุมนั้นจะเป็นการประชุมเกี่ยวกับเรื่องอะไร หรือ บางคนจะเป็นประเภทชอบวิจารณ์ความคิด ของคนอื่นเขาตลอดเวลา ผู้อ่านที่ทำหน้าที่เป็นประธานในที่ประชุม หรือผู้นำการประชุมจะมีแนวทางอย่างไร ในการจัดการกับคนเหล่านี้บ้าง?
เวลาท่านเจอบุคคลเหล่านี้ในการประชุม ถ้าท่านเป็นเพียงผู้เข้าร่วมประชุมก็คงไม่เป็นไรเท่าไรหรอก แต่ถ้าท่านเป็นประธานหรือผู้นำการประชุม ก็คงปวดหัวพอสมควร โดยเฉพาะในฐานะที่ท่านเป็นประธาน ต้องทำให้ที่ประชุมคอยมุ่งเน้น และให้ความสำคัญกับหัวข้อการประชุม และถ้าผลการประชุมไม่เป็นไปตามหัวข้อ และผลลัพธ์ที่ต้องการ ท่านในฐานะประธาน หรือผู้นำการประชุมคงต้องปวดหัวพอสมควร เราลองมาดูบรรดาข้อเสนอแนะของพวกผู้เชี่ยวชาญทางด้านการประชุมกันดูนะครับ ว่าเขามีข้อเสนอแนะอย่างไรบ้าง
วิธีการป้องกันไม่เกิดปัญหาจากบุคคลประเภทนี้คงต้องเริ่มต้นจากการหาทางป้องกันก่อนนะครับ โดยปัจจัยสำคัญที่ง่ายๆ แต่เรามักจะละเลยก็คือ เราจะมั่นใจได้อย่างไรว่ามีบุคคลที่เหมาะสมอยู่ในห้องประชุม ผู้อ่านลองย้อนคิดดูง่ายๆ ก็ได้นะครับว่าหลายๆ ครั้งที่เรามีบุคคลที่ไม่ถูกต้องและไม่เหมาะสมอยู่ในห้องประชุม บางครั้งเราตั้งใจเชิญหัวหน้า แต่พอหัวหน้ามาไม่ได้ส่งลูกน้องมาแทน และปัญหาก็มักจะเกิดจากผู้ที่มาแทนนั้นเอง ดังนั้นเวลาท่านจะเชิญใครเข้าประชุมก็แล้วแต่ ถ้าเลือกได้ควรจะเลือกผู้ที่เมื่อเข้าประชุมแล้ว ไม่ก่อให้เกิดปัญหา หรือความเดือดร้อนต่อที่ประชุม แต่หลายๆ ครั้งเรื่องนี้ก็ใช่ว่าจะหลีกเลี่ยงได้ง่าย
นอกจากนั้นวิธีการง่ายๆ อีกวิธีคือการส่งกำหนดการหรือหัวข้อการประชุมให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบล่วงหน้า และในกำหนดการหรือหัวข้อนั้นควรจะต้องระบุถึงวัตถุประสงค์หรือผลลัพธ์ที่ต้องการจากการประชุมด้วย ผู้เข้าร่วมประชุมจะได้ทราบล่วงหน้าว่าอะไรคือสาเหตุที่ต้องมาประชุม ซึ่งถ้าผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนเข้าใจในสาเหตุ และผลลัพธ์ที่ต้องการจากที่ประชุมพฤติกรรมที่ก่อให้เกิดปัญหาก็จะลดน้อยลงตามไปด้วย
อีกสิ่งที่ควรจะต้องเตรียมก่อนการประชุมคือกระดาษแผ่นใหญ่ หรือฟลิปชาร์ตสำหรับการจดบันทึก หรือในปัจจุบันคือคอมพิวเตอร์ที่พร้อมจะพิมพ์ขึ้นจอ เนื่องจากหลายครั้งสมาชิกในที่ประชุม อาจจะนำเสนอไอเดีย หรือความคิดที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์อันใด แต่ประธานในที่ประชุมจะปฏิเสธความคิดนั้นก็ใช่ที่
แนวทางในการแก้ไขปัญหาคือใช้ฟลิปชาร์ตหรือการพิมพ์ลงบนคอมพิวเตอร์ในการจดบันทึกความคิดเห็นไว้ เพื่อให้ผู้เสนอความคิดได้รู้สึกว่าความคิดเห็นของตนได้รับความสนใจ ไม่รบกวนที่ประชุมด้วยความคิดนั้นอีกต่อไป และเมื่อบันทึกลงไปแล้วท่านก็สามารถที่จะหันเหหัวข้อการสนทนาไปสู่หัวข้อหลักของการประชุมต่อไปได้
หลายครั้งผู้เข้าประชุมจะแสดงอาการหรือพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมถ้ารู้สึกว่าตนเองสูญเสียเวลาเกินความจำเป็น ดังนั้นท่านในฐานะประธานในที่ประชุมอาจจะใช้วิธีการในการจูงใจสมาชิกในที่ประชุม ด้วยการให้รางวัลสำหรับความมีประสิทธิภาพในการประชุม
เช่น ระบุตอนเริ่มต้นไว้เลยว่ากำหนดการประชุมมีทั้งหมดหนึ่งชั่วโมง แต่ถ้าทุกคนให้ความสนใจ และมุ่งเน้นกันแต่ที่ประเด็นหลัก ของที่ประชุม ก็อาจจะใช้เวลาเพียงแค่ 45 นาที ซึ่งก็จะทำให้ทุกคนช่วยกันสนใจในประเด็นหลัก ของที่ประชุม เพื่อที่จะได้มีเวลาสำหรับทำอย่างอื่นเพิ่มขึ้นอีก 15 นาที
ข้อเสนอแนะข้างต้นเป็นการป้องกันไว้ก่อนล่วงหน้า ทีนี้สมมติว่าเมื่อประชุมไปแล้วมีสมาชิกที่เป็นพวกเจ้าปัญหา โผล่ขึ้นมาจะทำอย่างไร?
ถ้าเป็นแบบนั้นบรรดาผู้เชี่ยวชาญก็แนะว่าคงต้องแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้ากันไป ซึ่งขึ้นอยู่กับสถานการณ์แต่ละแบบ เช่น สมาชิกบางคนจะชอบนำเรื่องที่พูดจนจบและสรุปไปแล้วกลับมาพูดใหม่ ซ้ำแล้วซ้ำอีก ซึ่งก็ไม่แน่ใจว่าเกิดจากความไม่รู้ หรือ ลืม
ในฐานะประธานคงต้องพูดออกไปให้ชัดเจนว่า ประเด็นที่สมาชิกพูดขึ้นมาเป็นประเด็นที่ได้มีการคุย และสรุปกันไปแล้ว ถ้าที่ประชุมอยากจะนำเรื่องนี้กลับมาพูดใหม่ก็ต้องเป็นความเห็นส่วนใหญ่ของที่ประชุม หรือถ้าจะทำแบบอ้อมๆ ก็ต้องระบุไปครับว่า การประชุมในครั้งนี้ประเด็นสำคัญเป็นเรื่องอื่น ดังนั้นขอให้ใช้เวลาไม่เกินสิบนาทีพูดถึงเรื่องอื่น ซึ่งถ้าสมาชิกคนนั้นยังคงพูดเรื่องเดิมอยู่ก็คงต้องอาศัยความกดดันจากสมาชิกท่านอื่นๆ ในที่ประชุมในการปิดปากบุคคลผู้นั้น
สมาชิกบางคนเป็นประเภทพูดไม่หยุด เราก็คงต้องกำหนดเวลาให้ครับว่าเขามีเวลาไม่เกินกี่นาที ในการพูดสิ่งที่ต้องการ และเมื่อถึงเวลาถ้ายังไม่หยุดพูด ประธานก็คงจะต้องแจ้งให้ทราบถึงเวลาที่ได้ใช้ไปทั้งหมด
นอกจากนี้การใช้ภาษาร่างกายก็เป็นเครื่องมืออย่างหนึ่ง เช่น อาจจะลุกขึ้นเดินเพื่อเรียกร้องความสนใจจากที่ประชุม หรือเพื่อแสดงความสนใจก็โน้มตัวไปข้างหน้า หรือ การใช้สายตาในการหยุดหรือปรามพวกเจ้าปัญหาทั้งหลาย หรือถ้าไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้ก็คงต้องลุกขึ้นยืนแล้ว ซึ่งถ้าถึงขั้นลุกขึ้นยืนแล้วบุคคลผู้นั้นควรจะรู้ตัวและหยุดพูดได้แล้ว
ที่นำเสนอในสัปดาห์นี้เป็นเพียงแค่แนวทางจากบรรดาผู้เชี่ยวชาญเท่านั้น ผมว่าสิ่งหนึ่งที่จะสอนเราได้ คงจะหนีไม่พ้นประสบการณ์ของแต่ละคน ในการประชุมว่า จะสามารถคุมการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผลเพียงใด

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *