“วางแผนการใช้เวลา” เมื่อคิดหาความสำเร็จในชีวิต

“วางแผนการใช้เวลา” เมื่อคิดหาความสำเร็จในชีวิต

วันที่ : 8 พฤศจิกายน 2550 นิตยสาร/หนังสือพิมพ์ : งานอัพเกรด

คนจำนวนมากต้องเสียเวลาอย่างมากในการตามแก้ปัญหา ซึ่งเกิดจากการไม่ยอมให้เวลากับการวางแผนก่อนที่จะดำเนินการสิ่งต่าง ๆ ด้วยความคิดว่า“ไม่ต้องวางผงวางแผนหรอก ลุยไปเลย ถ้ามีปัญหาก็ค่อย ๆ แก้กันไป”

…แม่บ้านบางคนต้องเสียทั้งเงินแลเวลาไปจ่ายค่าปรับ เพราะมัวแต่ยุ่งกับงานบ้านจนลืมไปจ่ายค่าน้ำค่าไฟให้ตรงเวลา

…นักศึกษาหลายคนต้องเสียเวลาในการเรียนวิชาเดิมซ้ำอีกเทอม เนื่องจากสอบตกเพราะไม่ตั้งใจเรียนในห้องและใช้เวลาไปเที่ยวเล่นแทนการอ่านหนังสือทบทวนบทเรียนในช่วงใกล้สอบ

…นักธุรกิจบางคนต้องเสียเวลาไปกับธุรกิจที่ล้มเหลวและความสัมพันธ์ที่มีปัญหาในครอบครัว เนื่องจากไม่ได้วางแผนการทำงานอย่างดีเพียงพอและขาดสมดุลในการใช้เวลากับครอบครัว

จากประสบการณ์ส่วนตัว ผมพบว่าหากเรายอมเสียเวลาส่วนหนึ่งในตอนแรกเพื่อคิดวางแผนให้รอบคอบก่อนจะเริ่มดำเนินการใด ๆ ส่วนใหญ่งานนั้นมักจะราบรื่นไม่มีปัญหา หรือถ้ามีปัญหาก็เป็นปัญหาที่ปลีกย่อย แก้ได้ไม่ยากนัก และมักจะได้ผลงานที่มีคุณภาพตามเป้าหมายที่ต้องการ ไม่ต้องย้อนกลับไปเริ่มต้นนับหนึ่งใหม่เพราะทำผิดพลาด ผิดทิศ ผิดทาง ดังคำพูดของศัลยแพทย์ชาวฝรั่งเศสผู้มีชื่อเสียงท่านหนึ่งได้กล่าวให้ข้อคิดไว้ว่า “ถ้าผมมีเวลาแค่ 4 นาที ในการผ่าตัดคนไข้ ผมจะใช้เวลา 1 นาที เพื่อวางแผนการผ่าตัดให้ดีที่สุด และใช้เวลา 3 นาทีที่เหลือในการผ่าตัด” เราต้องคิดวางแผนให้ดีที่สุดก่อนการทำสิ่งใด ๆ เพราะบางครั้งเราอาจไม่มีโอกาสเริ่มต้นใหม่เป็นครั้งที่สองก็เป็นได้

ดังนั้นผู้ที่ต้องการประสบความสำเร็จในชีวิตจงคิดให้มาก วางแผนให้มาก และบริหารเวลาในชีวิตให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด โดยเริ่มจาการตั้งเป้าหมายอย่างชัดเจนทั้งระยะสั้น-ระยะยาว ว่าอยากเห็นอะไรเกิดขึ้นในชีวิต และใช้เวลาในการวางแผนการเพื่อไปสู่เป้าหมายที่ตั้งใจไว้โดยแยกสิ่งที่ต้องดำเนินการต่าง ๆ ออกมาเป็นกิจกรรมย่อย ๆ เพื่อการบริหารแผนดังกล่าวให้ไปสู่ผลสำเร็จภายในเวลาที่กำหนด ซึ่งมีขั้นตอนที่สำคัญดังนี้

เขียนสิ่งที่ต้องทำทั้งหมด โดยการเขียนกิจกรรมทั้งหมดที่จำเป็นต้องทำออกมาเพื่อความชัดเจนและเพื่อไม่ให้ตกหล่นไปในบางเรื่อง กิจกรรมที่เราจะเขียนนั้นควรครอบคลุมแง่มุมทุกด้านของชีวิต ทั้งในด้านชีวิตส่วนตัว ครอบครัว การทำงาน มิตรภาพ ความรัก กิจกรรมเพื่อสังคม เป็นต้น ทั้งนี้เพื่อความสำเร็จในชีวิตที่ครบถ้วนสมบูรณ์ทุกด้านอย่างแท้จริง

ในภาคปฏิบัติเริ่มต้นเขียนจากหัวข้อใหญ่ก่อน เช่น กิจวัตรประจำวัน งานประจำ งานอดิเรก เวลาพักผ่อน เป็นต้น ต่อมาจึงเขียนกิจกรรมที่ต้องทำในหัวข้อเหล่านั้นออกมาให้มากที่สุดเท่าที่นึกได้ โดยการนำกระดาษหลาย ๆ แผ่นมา เขียนแต่ละหัวข้อใส่กระดาษแต่ละแผ่น แล้วค่อย ๆ นึกถึงกิจกรรมที่เราต้องทำในแต่ละวัน แต่ละสัปดาห์ แต่ละเดือน แต่ละไตรมาส แต่ละปี เป็นต้น รวมไปถึงกิจกรรมที่เราวางแผนว่าจะทำกิจกรรมที่เราต้องทำเป็นพิเศษเจาะจงในบางช่วงเวลา และกิจกรรมที่อาจเกิดขึ้นโดยไม่คาดคิดในอนาคต ขั้นตอนการเขียนรายละเอียดกิจกรรมนี้อาจต้องใช้เวลาค่อนข้างมากพอสมควร หากเขียนออกมาไม่ได้ทั้งหมดทุกเรื่องในคราวเดียว สามารถเพิ่มเติมในภายหลังได้ ยิ่งเขียนกิจกรรมออกมาได้มากเท่าใดเรายิ่งสามารถบริหารแผนและบริหารเวลาได้สมจริงมากขึ้นเท่านั้น

เรียงลำดับความสำคัญก่อนหลัง เราต้องจัดเรียงลำดับความสำคัญของกิจกรรมต่าง ๆ อย่างเหมาะสมว่า กิจกรรมใดเป็นสิ่งที่จำเป็น มีความสำคัญเป็นอันดับต้น และต้องการคุณภาพของเวลาระดับใด กิจกรรมใดที่มีความสำคัญน้อยมากสามารถตัดทิ้งได้หรือลดทอนเวลาลงได้ เพื่อให้เราสามารถบริหารแผนและบริหารเวลาได้ทั้งปริมาณและคุณภาพ โดยสามารถแบ่งลำดับความสำคัญเป็น 3 ระดับ ได้แก่ สูง กลาง ต่ำ ซึ่งดูจากปัจจัย 4 ประการอันได้แก่

…คุณค่าของงาน โดยพิจารณาจากเป้าหมายชีวิตและงานที่เรารับผิดชอบประกอบกันไป

…ความเร่งด่วน: โดยพิจารณาให้ดีว่างานใดเป็นงานที่เร่งด่วนอย่างแท้จริง หรือเป็นงานที่ไม่

เร่งด่วนในตอนแรกแต่เพราะเราปล่อยปละละเลยให้เวลาล่วงเลยมานานจนทำให้งานนั้น
กลายเป็นงานเร่งด่วนในท้ายที่สุด

…ขั้นตอนในการปฏิบัติการกิจกรรมที่มีขั้นตอนในการปฏิบัติมาก ควรพิจารณาว่าขั้นตอนใดใช้เวลามาก ขั้นตอนใดที่ใช้เวลาน้อยกว่า และมีขั้นตอนใดที่สามารถทำพร้อมกับกิจกรรมอื่น ๆ ได้บ้าง

…การมอบหมายความรับผิดชอบ เราจำเป็นต้องรับผิดชอบลงมือทำเองหรือสามารถให้คนอื่นทำแทนได้

กำหนดความถี่ในการปฏิบัติของแต่ละกิจกรรม กิจกรรมแต่ละประเภทต้องการเวลาแตกต่างกันไป เราต้องพิจารณาดูว่าแต่ละกิจกรรมที่เขียนออกมานั้นต้องทำบ่อยครั้งเพียงใด ครั้งเดียว หรือต่อเนื่อง โดยเขียนออกมาตามความเป็นจริงและเหมาะสม มิใช่ตามความพึงพอใจหรือแรงกระตุ้นจากสถานการณ์หรือคนรอบข้าง ในภาคปฏิบัตินำกิจกรรมทั้งหมดที่ลงลำดับความสำคัญ สูง กลาง ต่ำ แล้วมาลงความถี่ในการปฏิบัติ โดยตั้งหน่วยของความถี่เป็นหน่วยเดียวกันเพื่อง่ายต่อการพิจารณา เช่น “จำนวนครั้งต่อวัน” “จำนวนครั้งต่อสัปดาห์” หรืออาจละเอียดขนาด “จำนวนครั้งต่อชั่วโมง” เป็นต้น

เมื่อได้กิจกรรมทั้งหมดที่จัดลำดับความสำคัญและความถี่ในภาคปฏิบัติเรียบร้อยแล้ว ขั้นต่อไปคือการใส่กิจกรรมเหล่านั้นลงในตารางเวลา เพื่อสามารถเห็นแผนที่วางไว้อย่างเป็นรูปธรรม โดยอาจใช้เป็นตารางเวลารายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายปี ขึ้นกับเป้าหมายและแผนงานที่เราวางไว้

ไม่ว่าเราจะเป็นใคร หรือมีอาชีพใดก็ตาม… แม่บ้าน นักเรียน นักศึกษา ครู อาจารย์ นักธุรกิจ แพทย์ พยาบาล พ่อค้า แม่ค้า ผู้ใช้แรงงานหาเช้ากินค่ำ ฯลฯ การวางแผนการใช้เวลาเป็นสิ่งสำคัญที่เราควรเรียนรู้ ทำความเข้าใจ และฝึกฝนให้เป็นนิสัย เพื่อเป็นขั้นบันไดที่นำเราไปสู่ความสำเร็จอันยิ่งใหญ่ในชีวิต

You may also like...

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *