“ตารางเวลา” เครื่องมือบริหารสู่ความสำเร็จ

“ตารางเวลา” เครื่องมือบริหารสู่ความสำเร็จ

วันที่ : 15 พฤศจิกายน 2550 นิตยสาร/หนังสือพิมพ์ : งานอัพเกรด

“เวลา” เป็นสิ่งที่ดูเหมือนจับต้องไม่ได้แต่มีอยู่จริงและผ่านไปอย่างรวดเร็ว ไม่มีใครสามารถซื้อเวลาได้ ไม่ว่าจะมีเงินมากมายเพียงใดก็ตาม ดังนั้นวิธีการที่ดีที่สุดในการเพิ่มพูนเวลา คือ การเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้เวลาของเราให้มากยิ่งขึ้นนั่นเอง ดังคำกล่าวที่ว่า “เราไม่สามารถกำหนดความยาวของชีวิตได้ แต่เราสามารถกำหนดความกว้าง ความลึก และความสูงของมันได้”

“ตารางเวลา” นับเป็นเครื่องมือชิ้นสำคัญในการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยหลักของการนำเสนอแผนการใช้เวลาให้เห็นอย่างชัดเจนสามารถจับต้องได้อย่างเป็น “รูปธรรม” โดยใช้รูปแบบของ “ตาราง” เพื่อง่ายต่อการบริหารจัดการ

การวางตารางเวลาที่ดีควรจะมีเวลา 24 ชั่วโมงในแต่ละวันตลอดทั้งสัปดาห์ ทั้งนี้เพื่อจะสามารถเห็นภาพรวมกิจกรรมทั้งหมดที่เราลงในตารางเวลาได้อย่างครบถ้วน วิธีการลงกิจกรรมต่าง ๆ ในตาราง เริ่มต้นจากการลงกิจกรรมที่เราลำดับความสำคัญระดับ “สูง” ในตารางให้ครบก่อน ต่อจากนั้นจึงพยายามลงกิจกรรมที่มีความสำคัญระดับ “กลาง” และ “ต่ำ” ตามลำดับ โดยอาจใช้สีลงในช่องกิจกรรมต่าง ๆ ที่เป็นกิจกรรมประเภทเดียวกันเพื่อให้เรามองตารางแล้วสามารถแยกแยะประเภทออกได้ทันที เช่น สีเหลืองสำหรับช่วงเวลาการทำงานตั้งแต่วันจันทร์ถึงวันศุกร์ (หรือเสาร์) สีเขียวสำหรับกิจวัตรส่วนตัวประจำวัน สีฟ้าสำหรับการเดินทาง เป็นต้น

โดยหลักการสำคัญในการทำตารางอย่างมีประสิทธิภาพนั้นได้แก่

เรียนรู้ธรรมชาติในการทำงานของตัวเรา

เข้าใจนิสัยต่าง ๆ สิ่งที่ชอบ ไม่ชอบ ความถนัด การตอบสนองต่อสถานการณ์ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในชีวิต ฯลฯ เพื่อสำรวจว่าเราสามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพมากที่สุดในช่วงเวลาใดบ้างแล้วเลือกทำงานในช่วงเวลาต่าง ๆ ให้เหมาะสมกับตัวเรา อาทิ ถ้าช่วงเช้าเป็นเวลาที่เราทำงานได้มีประสิทธิภาพมากที่สุด กิจกรรมที่ลงตารางเวลาในช่วงนี้จึงควรเป็นการทำงานที่ต้องใช้สมาธิหรือใช้ความคิด เช่น การอ่านหนังสือหรือการเขียนรายงาน ในขณะที่ตอนบ่ายเมื่อประสิทธิภาพและสมาธิลดลง กิจกรรมที่ลงตารางเวลาในช่วงนี้อาจเป็นการทำงานที่ไม่ต้องใช้ความคิดมากนัก เช่น โทรศัพท์ติดต่องาน ให้คำปรึกษากับทีมงาน หรือการประชุมงานเรื่องต่าง ๆ เป็นต้น

คนส่วนใหญ่มีช่วงประสิทธิภาพการทำงานดังนี้ คือ

09.00 – 12.00 น. มีประสิทธิภาพสูงสุด
12.00 – 16.00 น. มีประสิทธิภาพอันดับสอง
16.00 – 18.00 น. มีประสิทธิภาพต่ำสุด
18.00 – 22.00 น. มีประสิทธิภาพอันดับสอง
หลังเวลา 22.00 น. ช่วงเวลาพักผ่อน

ทำงานที่มีลักษณะเหมือนกันในช่วงเดียวกัน

โดยทั่วไป ถ้าทำงานที่มีลักษณะแตกต่างกันมากในเวลาใกล้เคียงกัน อาจเป็นเหตุให้เสียเวลาในการเปลี่ยนอิริยาบถหรือต้องตั้งใจจดจ่อใหม่ เช่น การอ่านหนังสือและการพูดโทรศัพท์ไม่ควรทำในเวลาที่ใกล้เคียงกัน เพราะการอ่านหนังสือต้องการความต่อตนเองในการใช้ความคิด ถ้าถูกขัดจังหวะด้วยการพูดโทรศัพท์จะทำให้ต้องใช้เวลานานในการทบทวนเรื่องที่ได้อ่านไปแล้วอีกครั้งหนึ่ง ดังนั้นจึงควรทำงานที่มีลักษณะคล้ายกันมาใส่ลงตารางเวลาในช่วงเดียวกัน เช่น การโทรศัพท์ติดต่อคนกับการพูดคุยกับคนที่นัดหมายไว้ เป็นต้น

ทำหลายอย่างพร้อมกันถ้าเป็นไปได้

งานบางอย่างต้องใช้สมาธิมาก โดยเฉพาะงานที่ต้องใช้ความคิดในการวิเคราะห์หรือการตัดสินใจ อย่างไรก็ตามงานบางอย่างไม่ต้องใช้สมาธิมากในการทำ เช่น งานที่อาศัยความเคยชินคุ้นเคยโดยไม่ต้องใช้ความคิดมากนัก จึงสามารถใส่ในตารางเวลาในช่วงเวลาเดียวกับกิจกรรมอื่น ๆ ได้ อาทิ การฟังเทปสอนภาษาขณะอยู่ในรถ ออกกำลังกายขณะดูโทรทัศน์ การทำอาหารพร้อมกับการใช้เวลาพูดคุยกับคนในครอบครัว อ่านหนังสือขณะเข้าร้านตัดผม เป็นต้น

เราควรนำกิจกรรมที่ต้องทำทั้งหมดมาดูว่ากิจกรรมใดสามารถทำพร้อมกับกิจกรรมใดได้บ้าง เพื่อช่วยลดเวลาในการทำกิจกรรมบางอย่างซึ่งอาจต้องใช้เวลามากแต่ใช้ความคิดน้อย และเป็นไปได้ว่าเมื่อเวลาผ่านไป 1 เดือน เราอาจอ่านหนังสือเพิ่มได้อีก 5-6 เล่ม สามารถใช้คำสนทนาภาษาต่างประเทศได้ชำนาญขึ้น เกิดความผูกพันกับคนในครอบครัวมากยิ่งขึ้น โดยไม่จำเป็นต้องไปแทรกแซงเวลาของการทำกิจกรรมอื่น ๆ แต่อย่างใด

ใช้เวลาสั้น ๆ ให้เป็นประโยชน์

ในช่วงเวลาสั้น ๆ บางคนอาจจะปล่อยให้ผ่านไป แต่บางคนฉวยเวลานั้นไว้ในการทำหลายสิ่งหลายอย่างได้ อาทิ ระหว่างที่รอคนที่นัดหรือรอคนมารับ เราสามารถใส่กิจกรรมที่เป็นประโยชน์ลงในช่วงรอยต่อของเวลาเหล่านั้นได้ เช่น อ่านหนังสือ ตรวจแฟ้มงาน พูดคุยเรื่องงานอัดใส่เทปคาสเซต โทรศัพท์นัดหมายคนที่ต้องการพบหรือพูดคุยตกลงบางเรื่อง ทำรายการสิ่งของที่ต้องซื้อ ตรวจจดหมาย เซ็นชื่อในเอกสาร เป็นต้น โดยที่งานนั้นไม่จำเป็นต้องใช้สมาธิมาก ๆ สามารถทำเสร็จได้ในเวลาอันสั้นหรือสามารถทำต่อภายหลังได้หากยังทำไม่เสร็จในช่วงเวลานั้น

ในความคิดของผมนั้น สิ่งที่เราต้องการมากที่สุดไม่ใช่ “เวลา” เพราะแท้ที่จริงเราแต่ละคนต่างมี “เวลา” มากพอในการทำสิ่งต่าง ๆ อยู่แล้ว คำถามจึงไม่ได้อยู่ที่ว่า “เรามีเวลาหรือไม่ ?” แต่อยู่ที่ว่า “เราได้ใช้เวลาที่มีอยู่จำกัดได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดแล้วหรือยัง?” “ตารางเวลา” นับเป็นเครื่องมือสำคัญในการบริหารเวลา ด้วยการแสดงภาพการใช้เวลาให้เห็นชัดเจนอย่างเป็นรูปธรรม อันเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการใช้เวลาในแต่ละวันของท่านให้เกิดประโยชน์สูงสุด เพื่อบรรลุสู่เป้าหมายที่ตั้งไว้ได้อย่างประสบผลสำเร็จ

You may also like...

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *