โลจิสติกส์เริ่มจาก ทำให้ดีตั้งแต่แรก

โลจิสติกส์เริ่มจาก ทำให้ดีตั้งแต่แรก
Source: สุวัฒน์ จรรยาพูน

การจัดการโลจิสติกส์ให้เกิดขึ้นได้อย่างยั่งยืนในองค์กรถือว่าเป็นสัจธรรมในการบริหารจัดการทุกด้านไม่ว่าจะเป็นระดับเล็ก ภายในบ้าน ระดับชาติ หรือระดับโลก
ผมได้อ่านบทความในหนังสือพิมพ์สุดสัปดาห์ฉบับหนึ่งเมื่อปลายปีที่ผ่านมามีหัวเรื่องเขียนว่า “แดดจะออกหลังฝน เก็บไว้บอกคนที่ส่องแสงเองไม่ได้” ปกติเรามักจะได้ยินคำปลอบใจที่เป็นสัจธรรม เช่น หลังคืนอันมืดมิดย่อมมีเช้าวันใหม่เสมอ เป็นการให้ความหวังและเฝ้ารอ แต่หัวเรื่องนี้กลับมองในมุมที่แตกต่าง คือ บอกว่าไม่ต้องรอให้ฝนหรือเหตุการณ์ที่เลวร้ายผ่านพ้นไป เราต้องส่องแสงสว่างด้วยตนเอง โดยต้องคิดว่าระหว่างที่รอจะต้องทำอะไรบ้าง ต้องเตรียมการอะไรไว้บ้าง นับว่าสอดคล้องกับสภาวะเศรษฐกิจเช่นปัจจุบันซึ่งทุกหน่วยงานต้องตระหนักถึงและหาทางส่องแสงสว่างด้วยตนเอง ในส่วนตัวผมเองคิดว่านอกจากต้องคิดแก้ปมปัญหาทีละเรื่องๆ แล้ว ต้องหันมาปรับปรุงองค์กรและพัฒนาบุคลากรของเราให้เข้มแข็งจากภายใน เพื่อเตรียมการเก็บเกี่ยวโอกาสในวันข้างหน้าได้อย่างเต็มที่ และทันเวลา
แนวคิดการทำงานและการบริหารงานให้เกิดความยั่งยืน ผมเองคิดว่าต้องมาจากการปลูกจิตสำนึกการทำดีตั้งแต่แรกให้กับพนักงานทุกคน และยังถือเป็นฐานรากของการปรับปรุงองค์กรให้เข้มแข็งจากภายใน และการสร้างการจัดการโลจิสติกส์ให้เกิดขึ้นได้อย่างยั่งยืนในองค์กร หากพิจารณาให้ดีถือว่าเป็นสัจธรรมในการบริหารจัดการทุกด้าน ไม่ว่าจะระดับเล็กภายในบ้าน ระดับชาติ หรือระดับโลก ลองคิดดูง่ายๆ นะครับหากทุกๆ คน ทำดีตั้งแต่แรกทุกคนทราบหน้าที่ของตนเอง รู้จักเอาใจเขามาใส่ใจเรา ครอบครัวย่อมร่มเย็นเป็นสุข ปัญหาการหย่าร้างก็ไม่เกิดขึ้น ไม่มีการโกงกินชาติบ้านเมือง ไม่มีการคอรัปชั่น การก่อม็อบประท้วงก็ไม่เกิดขึ้น โลกของเราก็มีความสุข สงครามศาสนา สงครามระหว่างประเทศ การแบ่งแยกดินแดงย่อมไม่เกิดขึ้น
การทำให้ดีตั้งแต่แรก เราสามารถตระหนักได้โดยไม่ยากเย็นนัก เพียงแค่ลองตั้งคำถามดูว่า “ถ้าหากเราเป็นผู้ใช้สินค้านี้ เราจะพึงพอใจหรือไม่” ถ้าได้คำตอบว่า “ไม่” ก็พึงระลึกได้ว่า ขนาดเราเองยังไม่ชอบ แล้วใครที่ไหนเขาจะชอบ โดยเราสามารถนำแนวคิดนี้ไปใช้ได้ในทุกขั้นตอนของการทำงานและให้คิดเสมอว่าเพื่อนร่วมงานที่ทำงานถัดไปจากราก็คือลูกค้าด้วยเช่นกัน สมมติว่า เราต้องส่งตู้เย็นไปให้ลูกค้า โดยลูกค้านัดไว้ว่าให้มาส่งที่บ้านเวลา 18.00 น. สิ่งที่เราต้องทำก็คือ ต้องนำตู้เย็นในรุ่น ขนาด และสีที่ลูกค้าเลือกไว้ โดยต้องมั่นใจว่าตู้เย็นดังกล่าวสามารถใช้งานได้ จากนั้นก็ต้องนำขึ้นรถส่งสินค้าด้วยความระมัดระวัง ไปถึงที่หมายในเวลาที่กำหนด เคลื่อนย้ายสินค้าอย่างระมัดระวัง ติดตั้งและให้ข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าด้วยความสุภาพเรียบร้อย หรือจะกล่าวได้ง่ายๆ ว่า ให้ทำเหมือนกับว่าจะส่งตู้เย็นใบนั้นไปที่บ้านให้เราใช้เอง เราต้องใช้ความระมัดระวังและมีความต้องการในระดับใด
การคิดเช่นนี้เราสามารถค่อยๆ ขยายแนวคิดให้กว้างออกไปเพิ่มขึ้นเพื่อการพัฒนาอย่างต่อเนื่องและการตอบสนองความต้องการของลูกค้าอย่างเต็มรูปแบบ ตัวอย่างง่ายๆ ที่ผมประสบมาสืบเนื่องมาจากกรณีตู้เย็นข้างต้น ท่านคิดว่าพนักงานที่ส่งตู้เย็นนอกจากสุภาพเรียบร้อยกับลูกค้าแล้ว ต้องมีอะไรเพิ่มเติมอีกบ้าง สิ่งที่ผมพบก็คือ พนักงานส่งตู้เย็นมาให้ผมนั้น ใช้ 2 คนช่วยกันยก ซึ่งเวลาพูดจากันเองนั้นไม่สุภาพเอาเสียเลย หน้าตามีหนวดเคราดูน่ากลัว นอกจากนี้ชุดที่ใส่ก็ดูสกปรกมอมแมม ที่สำคัญมีกลิ่นตัวค่อนข้างแรง (อาจจะมาส่งให้ผมเป็นรายสุดท้าย) แม้ว่าจะพูดจากับผมด้วยความสุภาพ ระมัดระวังในการติดตั้ง ให้คำแนะนำในการใช้งาน แต่ไม่ได้สร้างความประทับใจให้กับผมเลย และผมยังมีความรู้สึกอีกว่าจะไม่พยายามซื้อสินค้าที่ร้านดังกล่าวอีก เพราะกลัวว่าพนักงานส่งของชุดเดิมจะมาอีก
ตัวอย่างนี้ทำให้เห็นภาพที่กว้างออกไปอีก คือ ในการรับพนักงานที่ต้องมีการเข้าถึงลูกค้าจะต้องผ่านการคัดเลือกเป็นอย่างดี นอกจากความรู้พื้นฐานที่จำเป็นแล้วจะต้องพิจารณาถึงบุคลิกภาพ การแต่งกาย กลิ่นตัว การพูดจากันเองต่อหน้าลูกค้า สิ่งเหล่านี้แม้เป็นเรื่องเล็กน้อยก็ไม่ควรมองข้ามครับ
หลังจากปลูกฝังแนวคิดการทำให้ดีตั้งแต่แรก และพัฒนาต่อด้วยการขยายแนวคิดให้กว้างออกไป เมื่อทำจนเป็นนิสัยก็จะเกิดการพัฒนาองค์กรอย่างต่อเนื่อง ส่งผลให้เกิดความเข้มแข็งขององค์กรจากภายใน พนักงานทุกคนจะช่วยกันพัฒนาองค์กรด้วยการมองหาความสูญเปล่า หรือที่ภาษาญี่ปุ่นใช้คำว่า มูดะ (Muda) งานด้านโลจิสติกส์ส่วนมากจะเป็นมูดะ การพัฒนางานด้านโลจิสติกส์จึงเป็นการลดมูดะ เช่น การไม่วิ่งรถเที่ยวเปล่า การส่งของเต็มคันรถ หรือการส่งสินค้าผ่านคลัง (Cross Docking) เทคนิคเหล่านี้พัฒนามาจากกการมองหามูดะ และวหาวิธีการลดมูดะออกไปทั้งสิ้น ซึ่งจะเห็นได้ว่าไม่ใช่เรื่องยากในการคิดเลย องค์กรต้องให้พนักงานเปลี่ยนแนวคิดและมุมมองให้เป็นระบบ
นอกจากมูดะแล้ว ทางญี่ปุ่นเองก็นำเสนอให้คิดกว้างไปถึงพี่น้องของมูดะอีก 2 คน ก็คือ มูระ (Mura) กับมูริ (Muri) มูระ คือความไม่สม่ำเสมอ ส่วนมูริคือสิ่งเกินความสามารถ ทั้ง 2 พี่น้องนี้ยังไม่ใช่ความสูญเปล่า แต่จะเป็นสาเหตุหลักของการก่อให้เกิดความสูญเปล่าในอนาคต ซึ่งองค์กรต้องมองหาและระมัดระวังให้ดี ตัวอย่างของ มูระ ก็คือ การทำงานช้าบ้างเร็วบ้าง ส่งผลให้ร่างกายปรับตัวไม่ทัน เกิดความเมื่อยล้ามากกว่าปกติ ทำให้จำเป็นต้องใช้เวลาพักมากกว่าปกติด้วยเช่นกัน หรือจะลองพิจารณาจากการออกกำลังกายของเราก็ได้ เช่น เพื่อนผมชวนเตะฟุตบอลสัปดาห์แรกปวดกล้ามเนื้อจนเดินขึ้นบันไดหรือนั่งยองแทบไม่ไหว แต่เมื่อเล่นฟุตบอลไปหลายสัปดาห์แล้วอาการปวดก็ไม่เกิดขึ้นอีกเลยและยังเล่นได้นานขึ้นกว่าเดิมด้วยซ้ำ จะเห็นว่าการทำงานไม่ใช่ความสูญเปล่า แต่การพักนานเกินไปคือการสูญเปล่าครับ
ลองมาดูตัวอย่างของ มูริ บ้างคือ ปกติพนักงานแบกข้าวสารครั้งละ 1 กระสอบ แต่พอ 2 กระสอบสุดท้ายพนักงานเกิดไม่อยากเดินอีกรอบ จึงแบกทั้ง 2 กระสอบ ถ้าทำไหวก็ยังไม่เกิดผลอะไรแต่หากครั้งใดเกิดยกไม่ไหวขึ้นผลเสียที่ตามมาจะมากมายกว่าที่คิด เช่น หากเดินหกล้มพนักงานผู้นั้นย่อมได้รับบาดเจ็บอาจถึงขั้นต้องเข้าโรงพยาบาลหยุดงานหลายเดือนกว่าจะทำงานแบบเดิมได้ นอกจากนี้ผมเคยเห็นเครนยกของตามที่ก่อสร้างอาคารสูงหักลงมาขณะกำลังยกของอยู่ สาเหตุมาจากของที่ยกมีน้ำหนักมากเกินไป ผลก็คือ ของที่หล่นลงมาเสียหาย บริเวณใกล้เคียงเสียหาย และที่สำคัญทำให้ฐานรากของตึกเสียหายจนต้องทำการรื้อทิ้งแล้วค่อยสร้างขึ้นใหม่ จะเห็นได้ว่าการแบกข้าวสารหรือการใช้เครนยกของไม่ใช่ความสูญเปล่า แต่การต้องหยุดพักงาน หรือการรื้อทิ้งเพื่อสร้างใหม่นั้นเป็นความสูญเปล่าที่ใคร ๆ ก็ไม่อยากให้เกิดขึ้น
เห็นความซ่อนเร้นที่ส่วนมากถูกละเลยด้วยความรู้เท่าไม่ถึงการณ์หรือยังครับ สิ่งเหล่านี้แก้ไขได้ด้วยการสร้างจิตสำนึกด้วยการทำให้ดีตั้งแต่แรก และพัฒนาด้วยการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องจะทำให้องค์กรสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าและผู้มีส่วนได้เสียอื่นทั้งทางด้าน ต้นทุน เวลา และคุณภาพ แล้วงานด้านโลจิสติกส์ของเราจะมีประสิทธิภาพ จนทำให้ต้นทุนด้านโลจิสติกส์ของประเทศไทยสามารถแข่งขันได้ในตลาดโลกครับ