เคล็ดลับการวางแผนสู่ความสำเร็จ

เคล็ดลับการวางแผนสู่ความสำเร็จ
 
วันที่ : 12 มิถุนายน 2551 นิตยสาร/หนังสือพิมพ์ : งานอัพเกรด
 
          ศัลยแพทย์ชาวฝรั่งเศสผู้มีชื่อเสียงท่านหนึ่งได้กล่าวไว้อย่างน่าคิดว่า  ถ้าผมมีเวลาแค่ 4 นาที ในการผ่าตัดคนไข้ ผมจะใช้เวลา 1 นาที เพื่อวางแผนการผ่าตัดให้ดีที่สุด และใช้เวลา 3 นาทีที่เหลือในการผ่าตัด”
 
          จากประสบการณ์ส่วนตัว ผมพบว่า หากเรายอมเสียเวลาส่วนหนึ่งในตอนแรกเพื่อคิดวางแผนให้รอบคอบก่อนจะเริ่มดำเนินการใด ๆ ส่วนใหญ่งานนั้นมักจะได้ผลงานที่มีคุณภาพตามเป้าหมาย ไม่ต้องย้อนกลับไปเริ่มต้นนับหนึ่งใหม่เพราะทำผิดพลาด หลักการสำคัญที่เราควรเรียนรู้ คือ เราต้องคิดวางแผนให้ดีที่สุดก่อนการทำสิ่งใด ๆ  เพราะในบางเรื่อง.เราอาจไม่มีโอกาสเริ่มต้นใหม่เป็นครั้งที่สองก็เป็นได้
 
          การวางแผน คือ การตอบคำถามที่ว่า “จะประสบความสำเร็จในเป้าหมายได้อย่างไร?” การวางแผนเป็นกระบวนการที่ชี้ให้เห็นถึงวิธีการต่าง ๆ ที่จะต้องปฏิบัติ ช่วยให้เรามองเห็นว่าจะต้องทำอะไรบ้างจึงไปถึงเป้าหมาย  โดยแจกแจงในรายละเอียดว่าเรามีเป้าหมายจะทำอะไร?…จะทำเมื่อไร?…จะทำอย่างไร?…ใครเป็นผู้กระทำ?… ฯลฯ
 
           การวางแผนงานที่ชัดเจนทั้งในส่วนของเป้าหมาย วิธีการ ขั้นตอน และขอบเขตเวลาในการดำเนินการจะช่วยควบคุมความคิดและพฤติกรรมให้มุ่งสู่เป้าหมาย อันจะช่วยเปิดโอกาสให้เราเข้าใกล้ความสำเร็จที่วัดได้ รวมทั้งช่วยลดโอกาสความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการดำเนินการ โดยองค์ประกอบสำคัญในการวางแผนที่ดีและเอื้อต่อความสำเร็จนั้นเริ่มจาก  
  
          วางแผนเพื่อผลระยะยาวมากกว่าผลระยะสั้น คนที่ประสบความสำเร็จในการดำเนินการตามแผนมักเป็นผู้ที่วางแผนโดยคิดถึงผลระยะยาวมากกว่าหวังผลเฉพาะหน้า โดยยึดคติในการลงทุนที่แม้ดูเหมือนต้องเสียผลประโยชน์ในวันนี้ แต่จะเก็บเกี่ยวผลที่มากกว่าและยาวนานกว่าในภายหน้า
 
          กำหนดเป้าหมายย่อยสอดคล้องเป้าหมายใหญ่สุดท้าย แบ่งซอยเป้าหมายใหญ่ออกเป็นเป้าหมายย่อย ๆ หลาย ๆ เป้าหมาย ให้มีความสอดคล้องกันระหว่างเป้าหมายระยะสั้น กลาง และระยะยาว  จัดลำดับความสำคัญอย่างเหมาะสม และพยายามไต่ความสำเร็จไปทีละเป้าหมายจนถึงเป้าหมายใหญ่สูงสุด  โดยหากเป้าหมายย่อยในแต่ละขั้นตอนประสบความสำเร็จแล้วย่อมเท่ากับว่าแผนการทั้งหมดบรรลุความสำเร็จด้วยเช่นกัน  
 
          วางแผนคู่ขนาน แผนสำรอง  เนื่องจากแผนการที่วางไว้อาจไม่เป็นไปตามที่เราตั้งใจเนื่องจากมีปัจจัยบางอย่างที่ควบคุมไม่ได้ (uncertainty) โดยผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นอาจจะมีโอกาสที่จะเป็น 1 หรือ 2 หรือ 3 ก็ได้ ซึ่งแต่ละแบบจำเป็นต้องใช้การตอบสนองที่แตกต่างกัน ดังนั้น การวางแผนจึงควรวางแผนคู่ขนานสำรองไว้เพื่อเตรียมพร้อมและเป็นทางเลือกในสภาพแวดล้อมที่ไม่แน่นอน
 
          ทดสอบในสถานการณ์จำลอง การทดสอบในสถานการณ์จำลองเป็นการช่วยลดข้อผิดพลาดเมื่อต้องเผชิญเหตุการณ์ดังกล่าวในสนามจริง ส่งผลให้แผนงานสามารถสัมฤทธิ์ผลตามเป้าหมายได้อย่างรวดเร็ว ช่วยลดความกระวนกระวายหรือตื่นตระหนกกับเหตุการณ์ต่าง ๆ ที่อาจเกิดโดยไม่คาดฝันเนื่องจากมีการคาดการณ์ล่วงหน้าถึงเหตุการณ์นั้นไว้แล้ว โดยการทดสอบในสถานการณ์จำลองนั้นเริ่มจาก
 
          …การทดสอบแผนใน สนามความคิด” หรือสมองของเราด้วยการคิดเชิงวิพากษ์ในการฝึกซ้อมการตอบโต้ทางความคิดจากสถานการณ์จำลองที่คาดการณ์ว่าอาจจะเกิดขึ้นในอนาคต ซักซ้อมการป้องกันและแก้ไขเหตุบังเอิญที่อาจเกิดขึ้น
 
          …วิพากษ์แผนและมองหาจุดอ่อน เมื่อเราวางแผนสำเร็จ ก่อนนำไปใช้ปฏิบัติจริงควรมีการวิพากษ์เพื่อหาข้อบกพร่อง หาจุดอ่อน โอกาสการเกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิดที่ทำให้แผนนี้ล้มเหลว โดยการพิจารณาในทุก ๆ เรื่อง ไม่ว่าจะเป็นตัวผู้ดำเนินการ จังหวะเวลา เครื่องมือที่นำมาใช้ รวมทั้งการพยายามค้นหาสิ่งที่แย่ที่สุดที่อาจจะเกิดขึ้น โดยใช้หลักการสำคัญอันได้แก่
 
           สวมบทบาทเป็นฝ่ายตรงข้าม ลองสวมบทบาทเป็นผู้รับผลกระทบจากแผนปฏิบัติการของเรา และดูว่าเขาจะใช้วิธีตอบโต้อย่างไร หรือหากเขาโต้ตอบกลับมาเราสามารถรับมือได้มากน้อยเพียงใด โอกาสที่เขาจะมีชัยชนะต่อเรามีความเป็นไปได้มากน้อยเพียงใด เป็นต้น 
 
           ค้นหาข้อบกพร่องของแผนให้พบ  พยายามหาข้อบกพร่องของแผน ความเสี่ยงต่อความล้มเหลวจากเหตุการณ์ไม่คาดฝันในอนาคต จากจุดอ่อนข้อจำกัดของตนเองที่มีอยู่  หรือจากสถานการณ์ภายนอกที่มีโอกาสส่งผลกระทบเชิงลบต่อแผนการดำเนินการ โดยพิจารณาปัจจัยที่เกี่ยวข้องต่าง ๆ ให้ครบถ้วน และหาความเสี่ยงต่อความล้มเหลวของแผนอย่างน้อย 5 ประการ เพื่อเป็นการบีบความคิดให้มองในอีกมุมหนึ่งของแผนถึงความเป็นไปไม่ได้และความเสี่ยงต่อความล้มเหลว และนำข้อบกพร่องที่อาจเกิดขึ้นนั้นมาวิเคราะห์โอกาสความเป็นไปได้ เพื่อให้แผนสำรองยามฉุกเฉิน สามารถปฏิบัติการแก้ปัญหาได้จริง
 
          ความสำเร็จที่เกิดขึ้นโดยความบังเอิญนั้นไม่สามารถนับได้ว่าเป็นความสำเร็จแท้ที่ยั่งยืน หากแต่ความสำเร็จแท้ต้องเกิดจากการวางแผนการดำเนินการที่ดีรอบคอบอย่างมียุทธศาสตร์และชั้นเชิง เพื่อให้แผนงานที่วางไว้สามารถบรรลุเป้าหมายได้ แม้ต้องพบกับอุปสรรคปัญหาระหว่างทางที่จะไปถึงความสำเร็จนั้นก็ตาม  

You may also like...

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *