หัวใจสำคัญ 6 ข้อของการประชุมแบบ Google

หัวใจสำคัญ 6 ข้อของการประชุมแบบ Google

ลองมาดูกันครับ ว่า บริษัทยักษ์ใหญ่ด้าน Internet อย่าง Google จะมีรูปแบบวิธีการประชุมแบบไหน ให้ได้ผล และมีประสิทธิภาพมากที่สุด

1.กำหนดวาระการประชุมที่แน่นอน
เมเยอร์ขอให้มีการส่งวาระการประชุมให้กับผู้ที่จะเข้าร่วมการประชุมก่อนเวลา เพื่อจะได้กำหนดเวลาได้ชัดเจน นอกจากนั้นวาระการประชุมต้องมีความยืดหยุ่น ซึ่งเธอเห็นว่าการจัดทำวาระการประชุม เป็นเหมือนเครื่องมือที่ช่วยให้การประชุมนั้นประสบผลสำเร็จ และช่วยให้ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องในการประชุมมองเห็นความสำคัญและไปถึงเป้าหมายในการประชุมได้
2.ควรมอบหมายให้มีการบันทึกการประชุม
ในการประชุมของกูเกิลมีลูกเล่นมากมายที่ถูกนำมาใช้ในการนำเสนอ เครื่องฉายเครื่องหนึ่งกำลังฉายการนำเสนอ ในขณะที่อีกเครื่องถัดไปกำลังคัดลอง/บันทึกการประชุม และเจ้าหน้าที่กูเกิลก็เชื่อเป็นอย่างยิ่งในการเก็บบันทึกการประชุมที่เข้าให้จัดเตรียมไว้ ดังนั้นข้อผิดพลาดและความไม่ถูกต้องในการบันทึกสามารถที่จะถูกทำให้ลดน้อยลงไปได้
สิ่งเหล่านี้ทำให้ผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมการประชุม เมื่อได้รับ/ดู/อ่าน บันทึกการประชุม เขาก็จะสามารถจดจำในสิ่งที่ได้รับการอนุมัติตัดสินใจในที่ประชุมซึ่งทีมงานได้ร่วมทำ และทราบถึงหน้าที่ที่จะต้องปฏิบัติ โดยสามารถดูได้อย่างง่ายดายจากบันทึกการประชุม
3.แบ่งเป็นการประชุมสั้นๆ (Micro Meeting)
เมเยอร์จะแบ่งระยะเวลาที่จะต้องประชุมให้สั้นลง โดยจะนำหัวข้อหรือโครงการที่สำคัญ/พิเศษ บรรจุเข้าสู่ที่ประชุมด้วยตัวเอง ตัวอย่างเช่น การประชุมกันกับผู้ร่วมก่อตั้งและ ซีอีโอ- แอริค ไซมิดท์ จะมีการกำหนดเวลาการประชุม 5 – 10 นาที หรือ นานกว่านั้นขึ้นอยู่กับเรื่องที่จะนำมาประชุม ซึ่งจะผู้ที่เข้าร่วมประชุมจะแจ้งถึงรายงานประจำสัปดาห์ถึงการพัฒนาของเวปว่าไปในทิศทางใดบ้าง รวมทั้งสินค้า/บริการที่ออกใหม่ ฯลฯ
ขั้นตอนนี้ต้องมีความยืดหยุ่นเพียงพอ ที่จะปรับวาระการประชุมก่อนที่การประชุมจะเริ่มขึ้น สำหรับวาระเร่งด่วนที่เกิดขึ้น จะนำเข้าไปสู่ที่ประชุมเพื่อพิจารณาโดยทันที เมเยอร์จะปฏิบัติเช่นเดียวกับทีมผู้เข้าร่วมประชุมซึ่งมีเวลาเพียง 5 – 10 นาที เธอจะใช้เวลาสั้นที่สุดในตารางเวลาของเธอในการพิจารณา
4.รักษาชั่วโมงการทำงาน
เมเยอร์นำเอาไอเดียจากประสบการณ์การสอน Computer Science ที่ Stanford Univ. ที่ซึ่งเธอได้พบชายสอง (คนก่อตั้งGoogle???) ผู้ซึ่งทำการปฏิวัติการเข้าถึงข้อมูลข่าวสารของโลก ซึ่งเริ่มเวลา 22.00 น. เป็นเวลา 1.30 ชม. ต่อ วัน นั่นคือเวลาในการทำงานของเธอ
พนักงานทุกคนจะนำชื่อของพวกเขาไปติดบนบอร์ดด้านนอกห้องทำงานของเธอ และเธอก็จะใช้การทำงานแบบ First come, first serve บางครั้ง Project Mangers จำเป็นต้องอนุมัติแคมเปญการตลาด บางครั้งทีม Staff ต้องการเวลาสอง สาม นาทีในการนำเสนอแผนใหม่ๆ
เมเยอร์กล่าวว่า “ผลิตภัณฑ์ที่น่าสนใจที่สุดทางด้านเทคโนโลยีของเราได้แสดง/เปิดตัว ในระหว่างชั่วโมงการทำงาน ไม่ว่าจะเป็น Google News, Orkut (เวปไซต์เครือข่ายทางด้านสังคมของกูเกิล), Google Review and Google Desktop ทั้งหมดได้นำเสนอเป็นครั้งแรกในชั่วโมงการทำงาน” ระหว่างชั่วโมงการทำงาน ( 1.30 ชม./วัน) เมเยอร์สามารถที่จะมีการประชุมได้ถึง 15 วาระการประชุม เฉลี่ยแล้วใช้เวลา 7 นาทีต่อคน
5.ห้ามใช้นโยบาย จงใช้ข้อมูล
สิ่งหนึ่งที่เมเยอร์ได้กล่าวไว้ใน “ 9 สิ่งสำหรับนวัตกรรม” คือ “ห้ามใช้นโยบาย จงใช้ข้อมูล”
ไอเดียนี้สามารถและควรนำไปปรับใช้ในการประชุมในองค์กร ซึ่งลูกน้องคิดว่าเจ้านายเป็นบุคคลที่สำคัญที่สุด ดีที่สุด ซึ่งเป็นคนวางแผน หรือ คิดได้ด้วยตัวเอง รวมทั้งแสดงความชื่นชมในความเป็น individual แทนที่จะเป็นที่ความคิด
เมเยอร์เชื่อว่าการสร้างความรู้สึกเช่นนี้เป็นการบ่อนทำลายขวัญและกำลังใจของพนักงาน ดังนั้นเธอจึงออกจากแนวทางนี้เพื่อสร้างกระบวนการพิจารณาที่มีเหตุผล กูเกิลเลือกแบบแผนต่างๆบนเงื่อนไขที่ชัดเจนของกฎเกณฑ์ และอย่างไรก็ตาม กูเกิลก็พยายามปรับปรุงการต่อต้านกฎเหล่านี้อยู่ แบบแผนเหล่านี้อยู่บนพื้นฐานของผลงานและความโดดเด่น ไม่ใช่ความสัมพันธ์ส่วนบุคคล
เมเยอร์ห้ามการใช้วลีที่ว่า “ฉันชอบ..” ในแผนการประชุม ตัวอย่างเช่น “ฉันชอบหน้าที่ดูเป็นอย่างนี้” เธอสนับสนุนความคิดเห็นเช่น “ การทดสอบบนเวปไซต์แสดงให้เห็นว่ารูปแบบที่เขาได้ปรับปรุงมานั้น ดีขึ้น 10%” ซึ่งการทำเช่นนี้ที่กูเกิลเพราะว่า มันจะช่วยสร้าง แรงขับเคลื่อนทางสังคม โดย ข้อมูลตอบกลับจากลูกค้า (Customer Feedback Data) ไม่ใช่แค่นโยบายภายในองค์กร ที่ใช้แพร่หลายกันทั่วไปในบริษัทต่างๆเช่นทุกวันนี้ **สรุป – (แสดงความคิดเห็นที่เป็นรูปธรรม สามารถวัดได้ มองเห็นได้ จับต้องได้ โดยใช้ลูกค้าเป็นเกณฑ์)
6.เข้มงวดกับเวลา
เพื่อเพิ่มความกดดันเล็กน้อยในการรักษาเป้าหมายในการประชุม บ่อยครั้งกูเกิลจะนำตัวช่วยคือเครื่องจับเวลาแขวนผนังอันใหญ่ บนผนังห้อง นับถอยหลังทุกนาที ที่แต่ละวาระการประชุมหรือ หัวข้อการประชุมผ่านไป มันเป็นเครื่องจับเวลาที่สามารถระบุ/บรรจุได้ ซึ่งสามารถหยุดการทำงานของคอมพิวเตอร์ รวมทั้งโปรเจคเตอร์ที่ฉายบนจอความยาว 4 ฟุต ได้
ลองจินตนาการดูว่าจะวุ่นวายเพียงใดเมื่อเครื่องนี้ถูกมองจากคนที่อยู่ภายนอก(ที่ไม่เคยเห็นการประชุมที่มีการจับเวลามาก่อน) เมื่อการนำเสนอถูกแสดงขึ้นไม่ว่าจะเป็น การนำเสนอต่างๆ การบันทึกข้อมูล และ เครื่องจับเวลาขนาดใหญ่ สำหรับที่กูเกิลแล้ว สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่รับรู้/เข้าใจได้ กับการบังคับทางโครงสร้างขององค์กรที่มีความวุ่นวายอย่างสร้างสรรค์ เครื่องจับเวลาใช้เป็นนัยในการรักษาการดำเนินการประชุมให้เป็นไปตามตารางเวลาที่กำหนดไว้
เมเยอร์ได้ให้คำเตือนเอาไว้อย่างหนึ่งเมื่อพบเครื่องจับเวลา จงคิดว่ามันเป็นสิ่งที่น่าขบขัน
จงระลึกเอาไว้เสมอว่าเทคนิคการประชุมเหล่านี้ทำได้ดีที่กูเกิล สำหรับองค์กรของคุณแล้วพวกเขานั้นอาจจะชื่นชอบหรือไม่ก็ได้ แต่หัวใจสำคัญ 6 ข้อนี้น่าจะช่วยให้คุณได้แนวความคิดใหม่เกี่ยวกับการเปลี่ยนรูปแบบการประชุมที่สิ้นเปลืองเวลาโดยใช่เหตุอย่างที่เป็นอยู่ได้

ที่มา : http://www.pawoot.com/

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *