สั่งงานให้ดีต้องมีหลักฐาน

สั่งงานให้ดีต้องมีหลักฐาน
ชีวิตของคนทำงานทุกวันนี้ มีเรื่องต่าง ๆ เข้ามาให้แก้ไขและดำเนินการอยู่ตลอดเวลา ทั้งเรื่องเล็กและเรื่องใหญ่ จนบางครั้งทำให้ผู้บริหารหลาย ๆ ท่าน ลืมงานเก่าที่ยังค้างคาอยู่ หรือเรื่องที่คิดว่าจะทำไป การจดบันทึกสิ่งที่ต้องทำ จะช่วยแก้ไขปัญหาเหล่านั้นได้ การสั่งงานผู้ใต้บังคับบัญชาก็เช่นเดียวกัน ถ้ามีหลักฐานไว้ก็จะช่วยทำให้ทั้งคุณ และผู้ใต้บังคับบัญชาไม่ลืมสิ่งที่ต้องทำไป ดีกว่าการสั่งงานแบบไม่มีหลักฐาน
มีผู้บริหารบางคนที่ชอบ สั่งงานด้วยวิธีปากเปล่า คือ เรียกผู้ใต้บังคับบัญชามาแล้วสั่งงานเดี๋ยวนั้นเลยไม่ทำเป็นลายลักอักษร ไม่ว่าจะเพราะว่าเห็นงานชิ้นนั้นเป็นงานเล็ก ๆ หรือว่ากลัวว่าตนเองจะลืมก็เลยสั่งไว้ก่อนก็ตาม เป็นวิธีที่ไม่ดีแทบทั้งนั้น แต่ก็ไม่ใช่ว่าทุกงานหรอกนะคะที่คุณควรจะต้องทำเป็นลายลักอักษรไว้
งานเล็ก ๆ อย่างชงกาแฟก็ไม่จำเป็นหรอกค่ะ แต่ถ้างานไหนที่ต้องเกี่ยวข้องกับเอกสารหรือว่าบริษัทหละก็ มีหลักฐานไว้หน่อยจะดีกว่านะคะ เพราะนอกจากจะช่วยเตือนความจำคุณแล้ว ก็ยังเป็นเครื่องยืนยันว่างานชิ้นนั้นคุณได้มอบหมายไปแล้วด้วย และที่สำคัญยังช่วยให้ผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณไม่สับสนเวลาได้รับมอบหมายงานด้วยนะคะ
การสั่งงานแบบมีหนังสือไว้เป็นลายลักอักษร มอบหมายงานให้ชัดเจนว่าจะให้ใครทำ ทำอะไร และกำหนดส่งเมื่อไหร่ อย่างแรก เพื่อเป็นการเตือนความจำของคุณ และผู้ใต้บังคับบัญชา ถ้าคุณสั่งงานแบบไม่มีหลักฐาน หรือสั่งปากเปล่า ถ้าตอนนั้นผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณกำลังทำงานอื่นอยู่เขาอาจจะลืมงานที่คุณเพิ่งสั่งไปก็ได้นะคะ หรือถ้าเขาจดเอาไว้ในกระดาษแผ่นเล็ก ๆ ถ้ามีงานอื่นเข้ามาเขาก็อาจจะลืมงานที่จดไว้ ก็มันแผ่นเล็กนี่คะ แถมงานที่เข้ามาใหม่ก็ดูเป็นทางการกว่าเพราะทำเป็นหนังสือ และมีลายเซ็นของผู้บังคับบัญชามาด้วยงานของคุณก็เลยถูกลืมไป มารู้ตัวอีกทีก็ช้ากว่ากำหนดไปซะแล้ว
ถึงแม้งานที่คุณมอบหมายจะเป็นงานเล็ก ๆ แต่สิ่งหนึ่งที่คุณไม่ควรมองข้าม ก็คือ งานทุกชิ้นมีกำหนดเวลา ถ้าคุณทำเป็นลายลักอักษรให้เขาดู เขาก็จะรู้ว่างานไหนสมควรทำก่อนหลัง
ข้อดี อีกข้อของการมอบหมายงานอย่างมีหลักฐาน ก็คือ เป็นเครื่องยืนยันว่าคุณได้สั่งงานนั้นไปแล้ว เป็นผลดีอย่างมากในกรณีผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณยืนยันเสียงแข็งเมื่องานเสร็จไม่ทัน หรือจวนตัวโทษว่าคุณไม่ได้มอบหมายงานให้เขา ไม่เห็นมีหลักฐานเลย ไม่ใช่จะบอกว่าผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณโกหก หรือเล่นแง่กับคุณหรอกนะคะ เขาอาจจะลืมจริง ๆ ก็ได้
ทีนี้เมื่อคุณว่าเขาความผิดก็ตกอยู่ในคุณ เพราะคุณไม่มีหลักฐาน ถ้าเขาจำไม่ได้จริงก็อาจบอกคนอื่นว่า คุณทำงานไม่ทันแล้วมาโทษลูกน้องบอกว่าสั่งงานไปแล้วทั้งที่ตัวเองไม่ได้สั่ง แต่ถ้าเขากลัวความผิดโกหกคุณก็อาจจะบอกว่า “ก็มาบอกปากเปล่าใครจะไปรู้ว่าต้องทำ” ถ้าคุณมีหลักฐานก็จะช่วยยืนยันว่าคุณสั่งไปแล้วจริงๆ และคงไม่มีเรื่องผิดพลาดอย่างนี้เกิดขึ้น
การสั่งงานแบบปากเปล่า จะทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณสับสนเวลาได้รับมอบหมายงาน ไม่แน่ใจว่างานไหนสำคัญกว่า ควรทำอะไรก่อนหลัง หรือเขาอาจจะทำงานค้างอยู่ พอคุณเดินเข้ามาสั่งงาน เขาก็หยุดงานนั้นเพื่อไปทำงานของคุณ ปนกันไปปนกันมาสับสน ไม่รู้ว่างานไหนเป็นงานไหน ยิ่งถ้าผู้บริหารทุกคนพร้อมใจกันสั่งงานปากเปล่าเหมือนกันหมด ยิ่งสับสนเข้าไปใหญ่ ถ้าคุณมีหนังสือมอบงานให้เขา ก็จะช่วยเขาลำดับก่อนหลังและความสำคัญของงานได้ถูกต้อง เวลามีงานเข้ามาแทรกก็จะไม่สับสน
การสั่งงานแบบมีหลักฐาน เป็นเรื่องที่ดีนะคะ แต่หลักฐานนั้นจะต้องไม่ได้มีขึ้นเพื่อไว้คอยจับผิดผู้ใต้บังคับบัญชา แต่มีขึ้นเพื่อช่วยเตือนความจำและลำดับความสำคัญของงานได้ถูกต้อง นอกจากนี้ยังทำให้ที่ทำงานของคุณทำงานอย่างเป็นระบบด้วยนะคะ
นทีทิพย์ ธชาลุภัต

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *