สัญญา

สัญญา
ท่านผู้อ่านคงเคยขอความช่วยเหลือใครในที่ทำงาน เขารับปากรับคำอย่างดี ท่านก็สบายใจคิดว่างานเรียบร้อย พอเอาเข้าจริงๆ ถึงคราวต้องสานงานต่อ ถึงเวลาเข้าด้ายเข้าเข็ม ต้องใช้งานที่ไหว้วานให้คนนั้นทำ เรากลับผิดหวัง รับรู้ตอนหลังว่าลืม ว่าเหลว ว่าไม่ได้ทำตามที่สัญญาไว้

หลายท่านคงพยักหน้าหงึกหงักว่าเคยผ่านประสบการณ์นี้ (หรือเป็นผู้ที่เคยลืมทำงานที่สัญญากับชาวบ้านไว้!)

ยิ่งการทำงานปัจจุบัน มีการทำงานตามกระบวนการ ทุกคนต้องสานงานกันต่อเป็นทอด เป็นทีม ความสำคัญของการทำงานให้ได้ตามหน้าที่ ตามความคาดหวังของเพื่อนร่วมทีม และที่สำคัญทำตามสัญญาที่รับปาก จึงเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่ง

วจากการทำวิจัยล่าสุดโดยหน่วยงานที่รับผิดชอบในการเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันของประเทศไทยในการจัดการประชุมและการแสดงสินค้านานาชาติ ผลการสำรวจผู้จัดการประชุมและกิจกรรมระหว่างประเทศ ต่างระบุถึงความต้องการหลากหลายที่ประเทศเจ้าภาพต้องมี ต้องให้ เขาจึงอยากมาจัดกิจกรรมในไทย หากไม่ให้ เขาก็พร้อมจะไปจัดงานที่อื่น ซึ่งอ้าแขนรอรับอยู่ทุกขณะจิต

ผลการสำรวจระบุถึงจุดแข็งหลายประการของไทย ไม่ว่าจะเป็นรอยยิ้ม น้ำใจ การต้อนรับที่อบอุ่น ดูจะเป็นลักษณะโดดเด่นของผู้ให้บริการไทย

อย่างไรก็ดี ในสายตาลูกค้า เมื่อเปรียบเทียบกับคู่แข่งโดยเฉพาะประเทศเพื่อนบ้าน ผู้ให้บริการชาวไทยยังเป็นรองในเรื่องสำคัญที่เขาต้องการ

ท่านผู้อ่านคงคาดเดาได้ว่าเขาต้องการอะไร

สัญญาต้องเป็นสัญญา

การวางแผนตลอดจนจัดงานระดับนานาชาติ จะต้องมีการประสานงานในเรื่องหลากหลายกับหลายหน่วยงานกับหลายประเทศ บางครั้งมีประเด็นที่วุ่นวายซับซ้อน หรือความต้องการที่ขัดแย้งกัน หรือมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา

ดังนั้น หากฝ่ายใดไม่ทำตามสิ่งที่หารือกันไว้ ใครๆ จะพากันร้องว้า! ยี้!เป็นอย่างน้อย ขนาดกลางคือเริ่มโวยวาย เพราะมีความเสียหายเกิดขึ้น หนักเข้า อาจรุนแรงถึงขั้นฟ้องร้อง หรือน้องๆ คือไม่ต้องทำธุรกิจกันอีก จะหลีกหนีไทยไปไกลๆ และจะบอกให้ใครๆ รู้ว่าทำงานกับไทย…ให้ระวังเบี้ยว!

การวิจัยล่าสุดของสื่อยักษ์ของยุโรป เช่น บีบีซี เกี่ยวกับนักท่องเที่ยวเชิงธุรกิจ ผลออกมาใกล้เคียงกับผลการสำรวจของไทย กล่าวคือ นานาชาติล้วนประทับใจการทำงานของสิงคโปร์คู่แข่งสำคัญของไทย โดยเฉพาะในประเด็นที่เรากำลังคุยกัน ในมุมมองของผู้มาเยือน สิงคโปร์ทำงานอย่างมีระบบ มีขั้นตอน มีมาตรฐานแบบมืออาชีพกว่าประเทศอื่นในภูมิภาค ไม่ว่าจะเป็นมาเลเซีย ออสเตรเลีย หรือ ไทย

การยิ้มแย้ม มีน้ำใจ เป็นของดีที่ไทยต้องรักษาไว้ แต่เมื่อต้องตัดสินใจเรื่องงาน เรื่องธุรกิจ ลูกค้าอาจไม่ติดใจว่าผู้ให้บริการยิ้มยาก แต่อะไรที่รับปาก แล้วเป็นไปตามนั้น เป็นเรื่องสำคัญกว่ามาก จนถึงมากที่สุด

กลับมาที่ทำงานของพวกเรา หากมีปัญหาเช่นนี้ เราจะทำอย่างไรดี

ดิฉันมีความเห็นว่ามี 3 ประเด็นที่ช่วยได้

1. ความชัดเจน

บางครั้ง เวลาขอให้ช่วยงาน หรือมอบหมายงาน ทั้งผู้มอบและผู้รับเหมือนจับช้างกันคนละส่วน คนหนึ่งจับหู อีกคนคลำหาง เลยจินตนาการไปคนละทาง พอตอนจบเลยมีเรื่องหมางใจกันว่าทำไมไม่ทำอย่างที่รับปาก มองในแง่ดีคือเข้าใจกันคนละเรื่อง ไม่ได้เบี้ยวแต่ประการใด

วิธีแก้ง่ายๆ แต่ได้ผล คือผู้มอบหมายงานต้องมอบอย่างชัดเจน อย่าทึกทักว่าทุกคนมักเข้าใจว่าเราต้องการอะไร อย่าคาดเดาว่าเขา “น่าจะรู้” เวลาเราบอกว่า “ช่วยทำให้พี่เร็วๆ นะคะ” เขาควรจะรู้ว่าเรื่องนี้ด่วนขนาดไหน สำคัญอย่างไร ไม่งั้นจะเร่งไปทำไม พอเราตามเรื่องวันรุ่งขึ้น “อ้าว! ยังไม่เสร็จหรือคะ จริงๆ ไม่ตามตั้งแต่เมื่อวานก็ฐานกรุณาแล้ว”

ผู้รับงานไปทำ ซึ่งทำหน้างงๆ “โอ้โฮ้!พี่ ที่ผมจะเร่งให้นี่ คือเร่งให้เสร็จอาทิตย์หน้า นี่ลัดคิวแล้วนะครับ”

หากลูกพี่อยากให้งานเสร็จพรุ่งนี้ ก็ต้องชี้ให้ชัดว่าต้องการงานอะไร ต้องการเมื่อไร ถ้าจะให้ดีควรอธิบายด้วยว่าทำไมงานชิ้นนี้จึงด่วน สำคัญอย่างไร เขาได้เข้าใจไปกับเรา

จะให้ดียิ่งขึ้น อธิบายไปด้วยเลยว่าทำไมต้องขอร้องเขา เขาเกี่ยวข้องอย่างไร คนอื่นทำไม่ดีเท่าใช่ไหม หรืองานชิ้นนี้ถือเป็นโอกาสฝึกความสามารถ เพื่อความก้าวหน้า…ก็ว่าไป

ต้องมีความจริงใจด้วยนะคะ อย่าหลอกใช้ทีมงานไปวันๆ…เพราะไม่นานเขาก็จับได้ค่ะ

ผู้ที่รับงาน ผู้ที่ได้รับมอบหมายก็ต้องเล่นบทเดียวกัน กรุณาอย่าคาดเดาว่าเขาเข้าใจว่าเรายุ่งขนาดไหน ใครๆ ก็จะเอาโน่น เอานี่ เอาวันนี้ เอาเมื่อวาน!

การทำงานเป็นทีม อย่างไรก็ต้องช่วยกันหากช่วยได้ ช่วยเลยค่ะ หากงานที่เขามอบไม่ชัด กรุณาถาม ซักให้ขาวว่าต้องการอะไร อย่างไร เมื่อไร จะได้จัดให้

ถ้าจัดไม่ได้ ต้องขอเวลาเพิ่ม หรือต้องเสริม ต้องเติมข้อมูลอะไร จะได้หารือเจรจากันตั้งแต่ต้น เพื่อสกัดความวุ่นวายความสับสนตอนหลัง

2. การติดตามงาน

เมื่อมีการมอบหมายงานแล้ว ก็ต้องมีการติดตามถามความก้าวหน้าของงานเป็นระยะ กะให้เหมาะกับความยากง่ายของงาน ตลอดจนความเชี่ยวชาญของผู้รับงาน

หากงานง่าย แถมคนทำก็แสนเต็มใจ และทำได้ทำเป็น การติดตามอาจไม่จำเป็นต้องถี่ อย่างดีคือถามไถ่ว่าต้องให้อะไรเพิ่มหรือไม่

หากงานยาก คนทำลำบากใจ ไม่มั่นใจว่าทำได้ ผู้ให้งานคงต้องติดตามใกล้ชิด บางครั้งต้องประกบติด ช่วยคิด ช่วยประคอง ถือเป็นการสอนงานไปในตัว

ศาสตร์และศิลป์ของการติดตามงาน ขึ้นกับท่านผู้อ่านเห็นว่าสถานการณ์เป็นอย่างไร งานยาก หรืองานง่าย เร่งด่วนไหม ผู้ทำเต็มใจเท่าไร

บางครั้งติดตามใกล้ชิดไป คนทำก็เบื่อ “พี่ทำเองไหมครับ”

ติดตามห่างไป คนทำก็กลัว หรือทำแบบมั่วๆ กว่าจะรู้ตัวว่าผิด บางครั้งก็แก้ไม่ทัน

ความถี่ห่าง ตลอดจนวิถีทางที่เหมาะในการติดตาม ควรคุยกันตั้งแต่มอบงานจะได้เข้าใจตรงกันตั้งแต่ต้น

หากผู้ให้งานไม่ได้ติดตามถามตามสมควร หน้าที่คนทำงานก็ต้องลุกขึ้นมาบอกความคืบหน้าเป็นระยะๆ จะได้มีความมั่นใจร่วมกันว่าฉันไปถูกทาง หรือถ้าดูว่าออกห่างจากเป้าหมายที่ตั้งกันไว้ จะได้เร่งแก้เร่งปรับ

3. การเสริมสร้างวัฒนธรรมการทำงานเป็นทีม

ท้ายที่สุดเป็นจุดสำคัญอย่างยิ่งในการทำงานยุคนี้

ดิฉันได้มีโอกาสคุยกับท่านผู้อ่านทั้งผ่านคอลัมน์นี้ ตลอดจนทำงานกับท่านผู้บริหารหลายองค์กรเรื่องการสร้างทีม

ทุกท่านเห็นว่าทำงานเป็นทีมสำคัญ แต่ต้องใช้เวลา และความอดทน

ผู้นำต้องมุ่งมั่นทำตนเป็นตัวอย่าง

องค์กรต้องฟันธงว่าอยากเห็นคนในองค์กรทำงานร่วมกันเป็นทีม ให้ความสำคัญกับงานส่วนรวม

จากนั้น ต้องตอกย้ำด้วยการให้คุณให้โทษกับผู้ที่มี หรือไม่มีพฤติกรรมที่ย้ำการทำงานเป็นทีม

เมื่อเริ่มทำทั้งสามข้อ ยามขอให้ร่วมกันทำอะไร น่าจะมีโอกาสได้ตามนั้นมากขึ้น

เมื่อสัญญาเริ่มเป็นสัญญา ความสำเร็จและความน่าเชื่อถือ คือรางวัลค่ะ

ที่มา : พอใจ พุกกะคุปต์

You may also like...

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *