บริหารคนให้ยอดเยี่ยมด้วย Competency Model

บริหารคนให้ยอดเยี่ยมด้วย Competency Model
ตั้งแต่ต้นปีมานี้ ผู้เขียนสังเกตเห็นว่ามีหน่วยงานต่างๆ จัดสัมมนาเรื่อง Competency Model กันบ่อยครั้ง อีกทั้งตามหน้าหนังสือพิมพ์ก็มีผู้เชี่ยวชาญนำเรื่อง Competency มาเขียนกันอยู่เนืองๆ และเมื่อเดือนมีนาคมที่ผ่านมาก็ได้มีผู้อ่านบางท่านส่ง e-mail มาขอให้ผู้เขียนนำหัวข้อเรื่องนี้มาเขียนในคอลัมน์ด้วย ดังนั้น ผู้เขียนจึงถือเป็นฤกษ์งามยามดีที่จะคุยเรื่อง Competency กันตอนช่วงหลังหยุดวันสงกรานต์นี้เลย ไหนๆ ก็คงได้พักร้อนกันเต็มที่แล้วก็น่าที่จะพร้อมลงมือทำงานกันอย่างแข็งขันมิใช่หรือ? อย่างไรก็ตาม ในการพูดคุยเรื่อง Competency นี้ ผู้เขียนจะเน้นในเรื่องข้อควรระวัง หรือปัญหาที่ควรระวังในการนำแนวคิดนี้มาใช้ โดยเฉพาะในการบริหาร HRM เพื่อให้ผู้บริหารและชาว HR มีความรอบคอบในการเตรียมการต่างๆ ก่อนนำ Competency Model มาใช้ให้เกิดสัมฤทธิผลจริงๆ
ความหมายของ Competency และการกำหนดมาตรฐานของ Competency
ขอเคลียร์กันตรงนี้ก่อนเลยว่า นักวิชาการต่างประเทศแต่ละสำนักต่างมีมุมมองเรื่อง Competency แตกต่างกัน อย่างไรก็ตาม ผู้เขียนขอยึดแนวความคิดของนักวิชาการจากฝั่งของประเทศสหรัฐอเมริกาก็แล้วกัน คำว่า Competency นั้น ในภาษาไทยอาจแปลได้หลายอย่าง เช่น ความสามารถ ขีดความสามารถ คุณสมบัติที่พึงประสงค์ เป็นต้น ส่วนจะให้ตัดสินชี้ขาดว่านิยามไหนถูกหรือผิด คงไม่ใช่ประเด็น แต่โดยทั่วไปแล้ว คำว่า Competency หมายความถึง คุณสมบัติต่างๆ ของบุคลากรที่สามารถวัดผลได้ ประเมินได้ หรือสังเกตเห็นได้ อันได้แก่
– ความรู้ (Knowledge)
– ทักษะ (Skills) ซึ่งหมายถึงทักษะทางกาย เช่น ทักษะในการใช้เครื่องมือ การขับรถ การพิมพ์ดีด การวาดรูป เป็นต้น
– ความสามารถ (Abilities) ซึ่งหมายถึงความสามารถทางกระบวนการความคิด เช่น การวิเคราะห์ การวางแผน เป็นต้น
– พฤติกรรมต่างๆ (Behaviors) เช่น ภาวะผู้นำ การทำงานเป็นทีมร่วมกับคนอื่น เป็นต้น
ทั้งนี้ องค์กรจะเป็นผู้ระบุว่ามาตรฐานของ Competency ที่เป็นที่ต้องการจากพนักงานในการทำงานแต่ละหน้าที่นั้นมีอะไรบ้าง เช่น ผู้ที่ทำงานในตำแหน่งเลขานุการนั้นต้องมีความสามารถในการพิมพ์ดีด ใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ ใช้ภาษาอังกฤษในการสื่อสาร ฯลฯ และหลังจากที่จำแนกรายการความสามารถที่ต้องการแล้ว ขั้นต่อไปต้องระบุเกณฑ์ หรือระดับของความสามารถแต่ละรายการด้วย เช่น ต้องพิมพ์ดีดได้นาทีละกี่คำ ต้องใช้ภาษาอังกฤษได้ดีในระดับก้าวหน้า (Advance) ปานกลาง (Intermediate) หรือเริ่มต้น (Beginner)
Core Competencies ขององค์กรคืออะไร?
ก่อนที่ผู้บริหารและ HR จะกำหนด Competencies สำหรับพนักงาน ผู้บริหารจะต้องกำหนด Core Competencies ขององค์กรเป็นเบื้องแรก ซึ่ง Core Competencies ขององค์กรหมายถึง ความรู้ ทักษะ ความสามารถ เทคโนโลยี ที่ทำให้องค์กรนั้นๆ ยืนหยัดอยู่ได้ในธุรกิจ สามารถแข่งขันกับคู่ต่อสู้อื่นๆ ได้ และสามารถก้าวเป็นผู้นำได้ในที่สุด โดยในองค์กรหนึ่งๆ สามารถมี Core Competencies ได้หลายชนิด เช่น
ก) Market-Access Competencies ซึ่งหมายถึงขีดความสามารถทางด้านการตลาด การพัฒนาแบรนด์ของสินค้า การส่งเสริมการขาย เป็นต้น
ข) Production Competencies ซึ่งหมายถึงขีดความสามารถทางการผลิตที่ใช้ต้นทุนต่ำ ใช้เวลาในการผลิตต่ำ เป็นต้น
กลยุทธ์ในการกำหนด Core Competencies
ผู้บริหารบางท่านได้เคยมาพูดคุยกับผู้เขียนว่า บางทีตัวเขาเองก็ไม่แน่ใจว่าควรจะกำหนด Competencies ตัวไหน ให้เป็น Core Competencies ของบริษัท ผู้เขียนจึงได้เสนอแนะแนวคิดว่า ผู้บริหารควรสืบค้นว่าในการดำเนินธุรกิจของบริษัทนั้น มีองค์กรใดที่ประสบความสำเร็จ ได้รับการยกย่องในธุรกิจนั้นๆ จากนั้นก็วิเคราะห์ว่าองค์กรนั้นมีความรู้ ความสามารถ และปัจจัยอะไรบ้างที่ทำให้ประสบความสำเร็จ เหนือบริษัทอื่นๆ ความรู้ ความสามารถที่ทำให้ชนะคู่แข่งอื่นนั้นคือ Core Competencies นั่นเอง และเมื่อได้ศึกษาถึง Core Competencies ของบริษัทชั้นนำแล้ว ก็ให้มาวิเคราะห์ตนเองว่าเรามี Core Competencies แบบเขาหรือไม่ หรือมีเพียงบางตัว จากนั้นก็ให้กำหนด Core Competencies ที่บริษัทพึงมี และวางแผน พัฒนาพนักงาน และระบบการบริหารองค์กรให้สร้าง Core Competencies นั้นๆ ขึ้นมาให้ได้ตามเกณฑ์ที่ต้องการ แต่ไม่ได้หมายความว่าให้ลอกเลียน Core Competencies ของบริษัทอื่นทั้งหมดแบบไม่ลืมหูลืมตา ควรพิจารณาว่า Competencies ตัวไหนที่ควรมีเหมือนเขา และตัวไหนที่เราควรสร้างขึ้นเพื่อเป็นเอกลักษณ์ของเราเอง
การนำ Competency Model มาใช้ในงาน Human Resource Management
ผู้บริหารพึงตระหนักว่า การที่องค์กรจะมี Core Competencies ที่สามารถไปแข่งขันกับบริษัทอื่นๆ ได้นั้น Core Competencies ขององค์กรย่อมมาจาก Core Competencies ของพนักงานนั่นเอง ดังนั้นการบริหารองค์กรโดยใช้ Competency Model คือการบริหารบุคคลนั่นเอง ซึ่งการจะบริหารพนักงานให้มี Competencies ที่ต้องการ จะต้องนำหลัก Competency Model มาใช้ในกิจกรรมต่างๆ เหล่านี้ คือ
– การวางมาตรฐานในการสรรหา คัดเลือกพนักงาน
– การวางแผนพัฒนา ฝึกอบรมพนักงาน ให้มีความสามารถเข้าเกณฑ์ Competencies ที่บริษัทกำหนดไว้
– การประเมินผลการปฏิบัติงาน โดยเทียบจากเกณฑ์ Competencies
– การให้รางวัลผลตอบแทน
มีข้อคิดจากผู้รู้หลายท่าน ซึ่งมีประสบการณ์ในการนำ Competency Model มาใช้ในการบริหาร HR ว่า หากจะนำ Model นี้มาใช้ให้เกิดผล ต้องใช้ตั้งแต่การคัดเลือก สรรหาพนักงาน จนถึงการให้เงินเดือน ผลตอบแทนเลย จะใช้แค่เรื่องใดเรื่องหนึ่งไม่ได้ เช่น ใช้แต่ในเรื่องการฝึกอบรม แต่พอประเมินผลกลับไปใช้ระบบอื่น อย่างนี้จะไม่เกิดสัมฤทธิผล แถมทำให้พนักงานสับสนอีกด้วย เพราะเขาจะคิดว่าเวลาฝึกงาน ฝึกให้ทำอย่างหนึ่ง พอประเมินผล กลับประเมินโดยมาตรฐานอื่น ตกลงจะเอายังไงกันแน่? ฉะนั้นชาว HR ทั้งหลายหากคิดจะนำระบบนี้มาใช้ ต้องใช้ให้ครบถ้วนกระบวนความ
ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยงในการนำ Competency Model มาใช้ในงาน HRM
1.อย่าได้ริเริ่มนำ Model นี้มาใช้ หากยังไม่ได้รับความเห็นชอบจากผู้บริหาร มี HR หลายรายมีความตั้งใจดี อยากนำ Competency Model มาใช้เพื่อพัฒนาองค์กร โดยเชื่อมั่นว่าด้วยสรรพคุณของระบบ จะทำให้ผู้บริหารเห็นชอบด้วย แต่ปรากฏว่าผู้บริหารไม่สนใจ ดังนั้นก็เลยไม่สนับสนุนทั้งงบประมาณ และเรื่องอื่นๆ ทำให้โครงการแป้กไปตามระเบียบ ข้อนี้สำคัญมาก! ห้ามลืมปรึกษาผู้บริหารเด็ดขาด
2.องค์กรต้องมีเป้าหมาย และกลยุทธ์ธุรกิจที่ชัดเจน หากขาดความชัดเจนในเรื่องนี้ จะทำให้ไม่สามารถระบุ Core Competencies ขององค์กร และของพนักงานได้ เพราะในเมื่อเป้าประสงค์ที่ต้องการจะบรรลุยังไม่ชัดเลย แล้วจะไปรู้ได้อย่างไรว่าต้องมี Competencies ตัวไหน จึงจะบรรลุเป้าหมายได้
3.หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์แสงสูงๆ ภาษายากๆ ในการอธิบาย สื่อสาร และฝึกอบรมเรื่อง Competency Model ควรใช้ภาษาง่ายๆ ที่ทุกคนยอมรับ และมีความเข้าใจที่ตรงกัน
4.ต้องมุ่งมั่น จริงจัง ไม่ท้อถอย หรือเบื่อง่ายๆ การนำ Competency Model มาใช้ในการบริหารองค์กร และบริหาร HRM นั้น เป็นโครงการที่ใช้เวลานานเป็นปี กว่าจะเสร็จสมบูรณ์และเห็นผล นิสัยคนไทยนั้นขี้เบื่อ เพราะฉะนั้นต้องระวังเรื่องนี้ให้มาก โดยทำความเข้าใจกันเสียก่อนว่า โครงการนี้ต้องใช้เวลา นอกจากนี้อาจใช้กลวิธีสร้างแรงจูงใจ โดยแบ่งโครงการเป็นช่วงๆ และตั้งเป้าหมายสำหรับระยะเวลาสั้นๆ โดยวัดผลความก้าวหน้าทุก 3 เดือน หรือ 6 เดือน แล้วมีการให้รางวัลผู้ที่ทำผลงานได้ตามเกณฑ์ ก็จะเป็นการสร้างกำลังใจ และจูงใจพนักงาน ให้อดทนมุ่งมั่นทำโครงการให้สำเร็จในระยะยาว
5.อย่าทำงานนี้โดยลำพังแผนกเดียว แม้ HR อาจจะอุ่นใจว่ามีผู้บริหารให้การสนับสนุน แต่เรื่องการทำ Competency Management นั้น เป็นความรับผิดชอบของผู้บริหารทุกแผนก เพราะทุกแผนกต่างก็มีส่วนร่วมในการสร้าง Core Competencies ให้องค์กรบรรลุเป้าหมายธุรกิจด้วยกันทั้งสิ้น ดังนั้นหัวหน้างานทุกแผนกก็ต้องมีความรับผิดชอบในการบริหารลูกน้องในแผนกให้มี Competencies เพื่อปฏิบัติหน้าที่ในการทำงานของแต่ละคน สำคัญที่ว่า HR จะต้องชี้แจงแสดงเหตุผลให้ผู้บริหารทั้งองค์กรตระหนักถึงความจริงในข้อนี้ เพื่อที่ HR จะได้รับความร่วมมือจากทุกแผนกงาน ทำให้การดำเนินงานสร้าง Core Competencies เป็นไปในทิศทางที่สนับสนุนแผนกลยุทธ์ขององค์กร
6.ต้องพิจารณาว่า ค่านิยม วัฒนธรรมขององค์กรจะสนับสนุน หรือกีดขวางการบริหารงาน
แบบอิงหลัก Competency Model เพราะว่าในสังคมที่ยึดถือระบบอาวุโส ระบบอุปถัมภ์ ระบบพรรคพวก จะเป็นการยากที่จะนำระบบการบริหารที่อิงความสามารถมาใช้ได้ เพราะการประเมินผล การเลื่อนขั้นเงินเดือน ขึ้นอยู่กับความพอใจ หรือเส้นสายของพนักงาน แทนที่จะขึ้นอยู่กับ Competencies
ข้อควรระวังเหล่านี้คงจะเตือนใจผู้บริหาร และชาว HR ทั้งหลายว่า หากจะนำ Competency Model มาใช้ให้ได้ผลนั้น ต้องใช้วิจารณญาณอันถี่ถ้วน ต้องมีความมุ่งมั่น อดทน และต้องมีการเตรียมการที่ดี มิฉะนั้น Competency Model จะไม่ Competent ดังที่ตั้งใจ
* หากท่านมีข้อเสนอแนะหรือคำถาม กรุณาติดต่อที่ : siriyupa.hrvariety@sasin.edu
ข้อมูลและประสานงาน : คุณอารีย์ พงษ์ไชยโสภณ

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *