ถึงเวลาให้ความสำคัญกับโครงสร้างองค์กรแล้วหรือยัง?

ถึงเวลาให้ความสำคัญกับโครงสร้างองค์กรแล้วหรือยัง?
บ้านที่เราอยู่ยังมีการต่อเติม มีการปรับเปลี่ยนผังภายในบ้าน โดยเฉพาะเมื่อสมาชิกในครอบครัวมีมากขึ้น ต้องการพื้นที่ใช้สอยมากขึ้น การต่อเติมหรือการปรับเปลี่ยนบ้านเมื่อถึงจุดๆหนึ่งอาจจะมีข้อจำกัด ขยับขยายไม่ได้ ต่อเติมไม่ได้แล้วเพราะฐานรากไม่แข็งแรงพอ อาจจะต้องทุบทิ้งและสร้างใหม่
โครงสร้างการบริหารงานขององค์กรคงจะไม่แตกต่างอะไรไปจากบ้าน จะมีแตกต่างกันตรงที่โครงสร้างขององค์กรจะมีทั้งที่เป็นรูปธรรมแล้วยังมีโครงสร้างที่เป็นนามธรรมอีกด้วย โครงสร้างที่เป็นรูปธรรม เช่น สถานที่ทำงาน ผังการบริหารงาน ส่วนโครงสร้างที่เป็นนามธรรมคือโครงสร้างการบริหารจัดการคน โครงสร้างทางสังคมของคน (หรืออาจจะเรียกว่าวัฒนธรรมองค์กร)
ส่วนใหญ่โครงสร้างองค์กรทั้งที่เป็นรูปธรรมและนามธรรมมักจะออกแบบมาครั้งแรกเพียงครั้งเดียวและถูกใช้งานมาเรื่อยๆ อาจจะมีการปรับเปลี่ยนบ้างตามสถานการณ์ แต่ส่วนใหญ่แล้วมักจะเปลี่ยนแปลงในจุดที่เป็นโครงสร้างย่อยมากกว่าโครงสร้างหลัก เหมือนกับการกั้นห้องใหม่ การตกแต่ง ต่อเติมในส่วนย่อยเท่านั้น การปรับเปลี่ยนโครงสร้างส่วนใหญ่มักจะเป็นการปรับเปลี่ยนแบบตั้งรับมากกว่า เช่น มีการขยายโรงงานใหม่ จึงจะมีคิดปรับโครงสร้างการบริหารจัดการกัน โครงสร้างบางอย่างอาจจะแก้ไขปรับปรุงเปลี่ยนแปลงได้ภายในวันสองวัน บางอย่างอาจจะต้องใช้เวลาเป็นปีๆ โดยเฉพาะโครงสร้างทางสังคมของคนในองค์กร
การแข่งขันของโลกธุรกิจในปัจจุบันมีความรุนแรงและเปลี่ยนแปลงรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ดังนั้น องค์กรต่างๆจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเพิ่มความสำคัญกับการบริหารการเปลี่ยนแปลงและปัจจัยหนึ่งที่จะช่วยให้การเปลี่ยนแปลงประสบความสำเร็จนั่นก็คือ การบริหารโครงสร้างขององค์กรทั้งที่เป็นรูปธรรมและนามธรรม ทั้งนี้เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในบริหารจัดการเพื่อการแข่งขันให้สูงสุดที่สุดในแต่ละช่วงเวลา
เพื่อให้การบริหารจัดการโครงสร้างองค์กรมีความแข็งแกร่งและแข่งขันได้แบบยั่งยืน ผมจึงขอนำเสนอแนวทางในการบริหารและทบทวนโครงสร้างองค์กรดังนี้

#แต่งตั้งคณะกรรมการบริหารโครงสร้างองค์กร
องค์กรควรจะแต่งตั้งหรือมอบหมายให้บุคคล/หน่วยงานหรือคณะกรรมการดูแลรับผิดชอบในการบริหารจัดการโครงสร้างองค์กรทั้งการออกแบบ วางแผน ทบทวน โครงสร้างองค์กรทั้งที่เป็นรูปธรรมและนามธรรม
#วางแผนออกแบบโครงสร้างองค์กรทั้งระยะสั้นและระยะยาว
การวางแผนออกแบบ/ทบทวนโครงสร้างองค์กรควรจะวางแผนทั้งระยะสั้นและระยะยาว โดยที่โครงสร้างองค์กรนี้จะต้องสอดคล้องกับแผนแม่บท(Master Plan) ขององค์กร เนื่องจากในอดีตที่ผ่านมาหลายองค์กรประสบปัญหาเชิงโครงสร้างเยอะมาก เช่น ธุรกิจแบบเถ้าแก่ที่มีโครงสร้างการบริหารจัดการแบบครอบครัวมายาวนาน วันดีคืนดีมีการขยายกิจการ มีการร่วมทุนกับต่างประเทศ ปัญหาที่เกิดขึ้นไม่ใช่เงินทุน ไม่ใช่อาคารสถานที่ แต่…เป็นปัญหาโครงสร้างทางการบริหารจัดการ เป็นปัญหาโครงสร้างทางสังคมของคนที่อยู่ในระบบเถ้าแก่ แต่…ต้องมาทำงานกับระบบการบริหารสมัยใหม่ ปัญหาเหล่านี้ทำให้องค์กรบางองค์กรสูญเสียโอกาสทางธุรกิจไปหลายครั้งหลายครา
#กำหนดเรื่องการทบทวนโครงสร้างองค์กรเป็นวาระสำคัญขององค์กร
องค์กรควรจะกำหนดเรื่องการวางแผน การทบทวนโครงสร้างองค์กรไว้เป็นวาระสำคัญที่ต้องมีการทบทวนกันเป็นประจำ เช่น ทุก 3 เดือน ทุก 6 เดือนจะมีการทบทวนโครงสร้างย่อย ทุกปีจะมีการทบทวนโครงสร้างใหญ่ และทุกๆ 3 ปีอาจจะมีการทบทวนโครงสร้างองค์กรในทุกมิติ เหมือนกับการผลิตรถยนต์ที่มีการเปลี่ยนแปลงโมเดลเล็กๆน้อยทุกปีสองปีและมีการเปลี่ยนโฉมทุกๆห้าปี ถ้ามีการทบทวนแล้วโครงสร้างเดิมยังมีประสิทธิภาพอยู่ก็ใช้โครงสร้างเดิม แต่ขอให้ผู้บริหารให้ความสำคัญกับการทบทวนโครงสร้างการบริหารจัดการอยู่ตลอดเวลา อย่าทำเพราะถูกบีบบังคับด้วยสถานการณ์จากภายนอก
#กำหนดให้การปรับโครงสร้างองค์กรเป็นภารกิจหลักของทุกหน่วยงาน
เพื่อให้ทุกคนในองค์กรมีจิตสำนึกเรื่องการบริหารจัดการโครงสร้างเช่นเดียวกันจิตสำนึกด้านต้นทุน ความปลอดภัย คุณภาพ เพราะถ้าพนักงานทุกคนมีจิตสำนึกในเรื่องนี้แล้ว แน่นอนว่าปัญหาเชิงโครงสร้างในทุกระดับจะได้รับการแก้ไขปรับปรุง หลายครั้งหลายคราที่องค์กรมัวแต่ไปสนใจเรื่องการปรับปรุงผลิตภัณฑ์ ปรับปรุงกระบวนการ แต่ลืมปรับปรุงประสิทธิภาพในเชิงโครงสร้างการบริหารจัดการ ในอดีตที่ผ่านมาทุกคนในองค์กรมักจะโยนภาระหน้าที่เรื่องการบริหารโครงสร้างองค์กรให้กับผู้บริหารระดับสูงแต่เพียงผู้เดียว ในขณะเดียวกันผู้บริหารระดับสูงก็ยอมกระจายอำนาจในเรื่องนี้ให้กับใคร
สำหรับแนวคิดเรื่องการบริหารจัดการโครงสร้างองค์กรนี้อาจจะเป็นเรื่องที่บางคนคิดว่าเป็นเรื่องที่สำคัญน้อยกว่าเรื่องการขาย เรื่องเงินๆทองๆ หรือเรื่องการผลิต แต่อย่าลืมนะครับว่าเรื่องโครงสร้างองค์กรนี้ถึงแม้จะไม่มีผลกระทบต่อกำไรโดยตรง แต่อาจจะเป็นปัญหาอุปสรรคที่จะคอยขัดขวางการเติบโตขององค์กรหรืออาจจะทำให้องค์กรสูญเสียโอกาสทางธุรกิจที่ดีๆไปได้นะครับ

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *