ฉลาดใช้เวลาด้วยการ “จัดลำดับความสำคัญ”

ฉลาดใช้เวลาด้วยการ “จัดลำดับความสำคัญ”

วันที่ : 18 สิงหาคม 2552 นิตยสาร/หนังสือพิมพ์ : งานอัพเกรด

ศ.ดร เกรียงศักดิ์ เจริญวงศ์ศักดิ์ นักวิชาการอาวุโส ศูนย์ศึกษาธุรกิจและรัฐบาล มหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด kriengsak@kriengsak.com, http:// www.kriengsak.com การวางแผนการทำงานโดยนำงานหลากชิ้นที่ตนได้รับมอบหมายมา “จัดลำดับความสำคัญ” (prioritization) ก่อนลงมือ…ลุยทำจนบรรลุผล เป็นดัชนีหนึ่งที่สะท้อนความฉลาดในการใช้เวลา เพราะโดยพื้นฐานแล้ว ทุกคนต่างมีไม่มากน้อยกว่ากัน คือ 24 ชั่วโมงต่อวัน เหตุที่เป็นเช่นนั้นก็เพราะ… การนำงานมาจัดลำดับความสำคัญก่อนทำ จะส่งผลให้การทำงานทุกชิ้นในช่วงเวลานั้นมีโอกาส “สร้างความพึงพอใจ” แก่ทุกฝ่าย ไม่ว่าจะเป็น มีโอกาส… “เสร็จครบ” ตามที่ได้รับมอบหมาย มีโอกาส… “เสร็จได้มาตรฐาน” สร้างชื่อเสียงให้องค์กร มีโอกาส… “เสร็จได้คุณภาพ” ตรงความต้องการของลูกค้า ฯลฯ อันมีส่วนต่อการสร้างผลการทำงานที่แตกต่าง หรือสะท้อน “สมรรถนะ” (competency) ในการทำงานที่สูงต่ำไม่เท่าเทียมกันระหว่างพนักงาน และมีส่วนส่งผลต่อการพิจารณาเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่ง ขึ้นเงินเดือนหรือค่าตอบแทน โบนัส สวัสดิการ ฯลฯ ที่ไม่เท่ากันในแต่ละคนในแต่ละช่วงปี แต่ถึงกระนั้น…กลับไม่ใช่ทุกคนที่เลือกทำงาน โดยตระหนักว่าต้องมีการจัดเรียงลำดับความสำคัญ…มาก-กลาง-น้อย หรือการให้น้ำหนักงานแต่ละชิ้นว่าชิ้นใดควรทำก่อนทำหลัง คนจำนวนไม่น้อยกลับมีพฤติกรรมการทำงาน ด้วยเหตุผลดังนี้แทน… เลือกทำงาน… ชิ้นที่ “ตนรู้สึกว่าง่าย” ก่อน เลือกทำงาน… ชิ้นที่ “ตนพึงพอใจ” ก่อน เลือกทำงาน… ชิ้นที่ “ตนถนัด” ก่อน เลือกทำงาน… ชิ้นที่ “ตนคุ้นเคย” ก่อน ฯลฯ ปรากฏการณ์ที่มักเกิดขึ้นได้ซ้ำ ๆ จากการทำงานในลักษณะดังกล่าว จึงมักให้ผลในทิศตรงข้ามกับการทำงานที่ ผ่านการยอมจัดสรรเวลาส่วนหนึ่ง เพื่อใช้วางแผนการทำงานในเวลาที่มีอยู่อย่างรอบคอบรัดกุม คือ ทำงานเสร็จเพียงบางชิ้น แต่หลายชิ้น “ไม่ได้ทำ หรือ ทำไม่เสร็จ” ทำงานได้มาตรฐานเพียงบางชิ้น แต่หลายชิ้น “ตกจากมาตรฐาน” สร้างชื่อเสียให้องค์กร ทำงานได้คุณภาพเพียงบางชิ้น แต่หลายชิ้น “มีข้อผิดพลาด ช่องโหว่ ตกหล่น” ลูกค้าไม่ประทับใจ อาจบอกเลิกสัญญา หรือออเดอร์สั่งซื้อสินค้า ฯลฯ อย่างไรก็ตาม เป็นไปได้ว่าหลายครั้งคนทำงานอาจไม่เคยวิเคราะห์ประเมิน หรือล่วงรู้มาก่อนว่า “การไม่จัดลำดับความสำคัญ” ก่อนลงมือทำงาน เป็นสาเหตุของความผิดพลาดที่เกิดขึ้นในผลงานหลายชิ้นที่ตนรับผิดชอบ หรือทราบถึงผลดีของการวางแผนทำงานโดยจัดเรียงความสำคัญก่อนหลัง ให้น้ำหนักงานแต่ละชิ้นก่อนทำ แต่ไม่ทราบว่าตนควรจัดลำดับงานดังกล่าวอย่างไร ในที่นี้ ผมจึงใคร่ขอเสนอหลักคิดง่าย ๆ เป็นพื้นฐานเบื้องต้นในการวางแผน “จัดลำดับความสำคัญ” งาน เพื่อช่วยให้รับมือกับงานที่อยู่ในความรับผิดชอบและงานใหม่ที่มีโอกาสเข้ามาได้ตลอดเวลา ดังนี้ ใช้หลัก “สำคัญ” & “เร่งด่วน” การจัดเรียงลำดับงานโดยยึดหลัก ความสำคัญและความเร่งด่วน จะทำให้เราสามารถแบ่งงานออกเป็น 4 กลุ่ม ดังนี้ 1) งานสำคัญและเร่งด่วน 2) งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน 3) งานเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ และ 4) งานไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ เมื่อจำแนกงานออกเป็นกลุ่มอย่างชัดเจน เราพึงเปรียบเทียบคุณค่าของงานและคุณภาพของเวลาที่ต้องการใช้ในการปฏิบัติงานแต่ละชิ้นอย่างเหมาะสม วิธีเช่นนี้เมื่ออยู่ในสถานการณ์วิกฤตหรือคับขัน เราจะสามารถเลือกที่จะทำงานบางชิ้น ตัดบางชิ้นออก หรือตัดทอนเวลาให้ลดลงได้ จะทำให้เราลดความสับสน สามารถแก้ปัญหาการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ใช้หลัก “บันทึกตารางเวลา

You may also like...

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *