จ่ายแพงกว่าทำไม? : ปรับระบบงาน VS ปรับคน

จ่ายแพงกว่าทำไม? : ปรับระบบงาน VS ปรับคน
คานอันเดียวค้ำบ้านไม่ได้ ท่านจะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ช่วงเศรษฐกิจชะลอตัวได้อย่างไร…วรรณฤดีเอ่ยถาม “หรือฉันจะลดพนักงานลง จะได้ลดค่าใช้จ่ายเพราะช่วงนี้ออเดอร์ก็ไม่ค่อยมีมากเท่าไร” ขณะที่กำลังอ่านข่าว ปรับครม. สุรยุทธ์ กุศโลบายสร้างผลงาน
“ท่านนายกฯ ปรับครม.เน้นที่เพิ่มคนให้พอเพียงกับงานที่มาก” ยุทธศักดิ์วิเคราะห์ “พูดอีกอย่างก็คือ กำลังความสามารถของทีมงานควรให้สมดุลกับภาระงานในความรับผิดชอบนั่นเอง”
ปรัชญาเศรษฐกิจพอเพียงสอนเราว่าภูมิคุ้มกันที่ดีในองค์การก็คือคนและระบบงานที่สอดคล้องส่งเสริมกันจะช่วยให้องค์การปรับตัวและอยู่รอดได้ท่ามกลางปัจจัยแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว
การปรับระบบงานใหม่ (Work redesign) เป็นวิธีหนึ่งที่ได้ผลในการปรับเปลี่ยนโครงสร้างองค์การเพื่อความอยู่รอด เป็นวิธีที่ช่วยรักษาทรัพยากรบุคคลที่มีคุณค่าไว้ได้ โดยไม่จำเป็นต้องลดขนาดองค์การ (Downsizing) โดยปรับคนออก
ระบบงานในองค์การของท่านถึงเวลาต้องปรับเปลี่ยนหรือยัง ลองใช้ดัชนีการบริหารตรวจสอบดู
ดัชนีการบริหาร
คำชี้แจง : ช่วงเศรษฐกิจชะลอตัว ท่านทำงานเป็นอย่างไรบ้าง กรุณา ?หน้าข้อที่เห็นว่าตรงกับตัวท่าน
? รู้สึกงานไม่ท้าทาย ความกระตือรือร้นในการทำงานลดลง
? อยู่ไปเรื่อยๆ รอดูสถานการณ์ไปก่อน
? ยอมรับสภาพผลการปฏิบัติงานที่ถดถอยลง
ข้อเสนอแนะ : หากท่านได้ ?ในข้อใดข้อหนึ่ง อาจใช้ “ทักษะปรับระบบงานใหม่” ช่วยได้
ทักษะปรับระบบงานใหม่ (Work redesigning skill)
ทักษะนี้เป็นการวิเคราะห์และออกแบบระบบการทำงานใหม่ เพื่อให้พนักงานมีทักษะที่หลากหลาย (Skill variety) ในการทำงาน มีอิสระในการทำงาน (Autonomy) รู้สึกเป็นเจ้าของ (Sense of belonging) ในการปฏิบัติงาน อันนำมาซึ่งความรับผิดชอบและผลการปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นประกอบด้วย 3 ขั้นดังภาพโมเดลและคำอธิบายถัดไปนี้
โมเดล การปรับระบบงานใหม่ (Work redesign)
1. วิเคราะห์ความสอดคล้องในระบบ เป็นการสังเกตความเข้ากันได้ระหว่างเทคนิควิธีการปฏิบัติงาน (Technical process) กับปฏิสัมพันธ์ของทีมงาน (Human process) ในกระบวนการทำงานร่วมกัน โดยถามว่า “ถ้าเปลี่ยนได้ อยากเห็นการทำงานของทีมเราเป็นอย่างไร” “ในองค์การนี้ ถ้าเลือกได้ ท่านอยากทำงานด้านใด” “ท่านอยากขอความร่วมมือจากฝ่ายอื่นๆ อะไรบ้าง เพื่องานจะมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น”
2. ออกแบบระบบงาน เป็นการจัดคนและวิธีการทำงานใหม่โดยนำผลการวิเคราะห์ระบบมาปรับใช้เพื่อปรับปรุงตำแหน่งหน้าที่และความรับผิดชอบของแต่ละคนให้เหมาะสมยิ่งขึ้น ได้แก่ การสับเปลี่ยนหน้าที่ (Job rotation) การขยายภาระงาน (Job enlargement) ในระดับเดียวกัน การเพิ่มความรับผิดชอบทั้งกระบวนการ (Job enrichment) ตั้งแต่วางแผน (Plan) ลงมือทำ (Do) ประเมิน (Check) จนถึงปรับปรุง (Act) เป็นต้น ซึ่งจะช่วยท้าทายพนักงานให้พัฒนาทักษะการทำงานที่หลากหลาย (Multiskilling) สร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของและรับผิดชอบ อีกทั้งเพิ่มโอกาสก้าวหน้าแก่พนักงานสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้น
3. ประเมิน&ปรับปรุง เป็นการติดตามผลการปฏิบัติงานเมื่อใช้ระบบงานใหม่ไประยะหนึ่งแล้วว่าเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากกว่าเดิมหรือไม่ อย่างไร และเพื่อพิจารณาว่าต้องมีการฝึกอบรมพนักงานด้านการทำงานเป็นทีม (Teamwork competency) เทคนิควิธีการปฏิบัติงาน (Technical competency) เพิ่มเติมหรือไม่ อย่างไร และเริ่มวงจรตามขั้นตอนที่1-3 ซ้ำได้อีก
มีใครในองค์การที่น่าจะสร้างผลงานได้มากกว่านี้ ท่านจะปลดปล่อยศักยภาพเขาได้อย่างไร
เรื่อง : น.พ.ยุทธนา ภาระนันท์. E-mail : yparanan@hotmail.com

You may also like...

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *