จับเวลาใส่ตาราง วางระเบียบชีวิต

จับเวลาใส่ตาราง วางระเบียบชีวิต

วันที่ : 26 กุมภาพันธ์ 2551 นิตยสาร/หนังสือพิมพ์ : งานวันนี้

เมื่อเราเรียงลำดับความสำคัญของแต่ละกิจกรรมแล้ว เราจำเป็นต้องนำกิจกรรมเหล่านั้นมาใส่ใน “ตารางเวลา”

ตารางเวลาของเรา อาจเป็นไดอารี่ หรือ organizer ทั้งในรูปแบบสมุดบันทึก คอมพิวเตอร์แบบพกพา หรืออาจเป็นโทรศัพท์มือถือ แต่ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบใด ตารางเวลาที่ดีควรมีลักษณะสำคัญ

ประการแรก “ครบถ้วน” ต้องมีช่องให้เราสามารถจะมีเวลา 24 ชั่วโมงในแต่ละวันตลอดทั้งสัปดาห์ เพื่อจะเห็นภาพรวมกิจกรรมทั้งหมดที่เราในแต่ละวัน แต่ละสัปดาห์ได้อย่างครบถ้วน

ประการที่สอง “ใช้งานง่าย” ควรเป็นสิ่งที่เราสามารถพกพาไปด้วย เปิดดูได้ทันที และเห็นแผนทั้งหมด ไม่เพียงเฉพาะวันนี้ สัปดาห์นี้ แต่แผนตารางเวลาทั้งหมดของเรา ทั้งนี้ เพื่อให้เราสะดวกในการรู้ว่าต้องทำอะไร และสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสม

เมื่อเราหาตารางเวลาที่เหมาะสมแล้ว ขั้นตอนต่อไป ได้แก่ การวางตารางเวลา วิธีการลงกิจกรรมต่าง ๆ ในตารางเริ่มต้นจาก….

ลงตารางเวลาตามลำดับความสำคัญ ควรลงกิจกรรมที่เราลำดับความสำคัญระดับ “สูง” ในตารางให้ครบก่อน ต่อจากนั้นจึงพยายามลงกิจกรรมที่มีความสำคัญระดับ “กลาง” และ “ต่ำ” ตามลำดับ

ลงตารางเวลาที่เหมาะสมกับตัวเอง โดยเรียนรู้ธรรมชาติการทำงานของตัวเราว่า ช่วงเวลาใด ทำสิ่งใดจึงมีประสิทธิภาพมาก เช่น ถ้าตอนเช้าเป็นเวลาที่เราทำงานได้มีประสิทธิภาพที่สุดควรเลือกทำงานที่ต้องใช้สมาธิมาก ๆ เช่น การอ่านหนังสือ การเขียนรายงาน การคิดสร้างสรรค์ เป็นต้นในขณะที่ตอนบ่าย ประสิทธิภาพและการมีสมาธิอาจลดลง เราจึงควรเลือกงานที่เคลื่อนไหวร่างกายมากขึ้น เช่น โทรศัพท์ติดต่องาน ให้คำปรึกษาลูกน้องเรื่องงาน หรือประชุมเรื่องต่าง ๆ

ตรวจสอบตารางเวลา เมื่อเราใส่กิจกรรมลงในตารางเรียบร้อยแล้ว ลองตรวจสอบดูอีกครั้งว่ามีกิจกรรมใดที่ลงเวลาไม่เหมาะสมบ้างหรือไม่ อาทิ กิจกรรมใดต้องเพิ่มเวลาหรือลดเวลาลงหรือไม่? เราลงเวลาให้กับการทำงานหนักเกินไป โดยไม่สมดุลกับเวลาที่ให้กับการพักผ่อนหรือไม่?

เนื่องจากกิจกรรมทั้งหมดของเราอาจมีมากเกินไป จึงพึงระลึกว่าเราอาจใส่กิจกรรมลงในตารางไม่ได้ครบทั้งหมด แต่เราสามารถแก้ปัญหาได้โดยการจัดช่วงเวลาให้เหมาะสมขึ้น อาทิ กิจกรรมบางอย่างอาจต้องใช้เวลาน้อยลงกว่าที่ตั้งใจไว้ กิจกรรมบางอย่างอาจทำพร้อม ๆ กันได้ในเวลาเดียวกันได้ เช่น ในช่วงเวลารับประทานอาหาร เราควรจะอ่านหนังสือ ตรวจงาน หรือวางแผนงานบางอย่างไปพร้อมกันได้ หรือในช่วงเวลาออกกำลังกาย เราอาจทำพร้อม ๆ กับการฟังข่าวสารความรู้จากโทรทัศน์ หรือวิทยุ เป็นต้น

อย่าให้มีเวลาที่ไม่มีอะไรทำ การจัดตารางเวลา เราควรพยายามลงกิจกรรมต่าง ๆ ที่มีให้ “เต็ม” เวลาที่เรามี แม้เราจะลงเวลาสำหรับกิจกรรมประจำวันครบถ้วนหมดแล้ว แต่ถ้ายังมีเวลาเหลือ เราควรคิดว่าควรทำอะไรในเวลานั้นจึงเกิดประโยชน์มากที่สุด โดยช่วงนี้อาจเป็นกิจกรรมที่ยืดหยุ่น เปลี่ยนแปลงได้ หากมีอะไรที่เร่งด่วนกว่าเข้ามา

เผื่อเวลาทำสิ่งที่ไม่คาดคิด เป็นความจริงที่ว่า คนเรามักไม่มีเวลาเหลือเฟือ หรือมากพอที่จะทำกิจกรรมทั้งหมด แม้ว่าเราจะเขียนออกมาแล้ว จัดลำดับความสำคัญแล้วก็ตาม ทั้งนี้ เพราะเรามักต้องทำในสิ่งที่ไม่ได้คาดคิดเสมอ เช่น มีงานเร่งด่วนเข้ามาที่ต้องทำทันที การนัดหมายประชุมด่วนจากผู้บังคับบัญชา หรือมีสถานการณ์บางอย่างเกิดขึ้น ทำให้เราต้องเปลี่ยนแผนกะทันหัน เป็นต้น เราจึงควรจัดตารางเวลาแต่ละวัน เผื่อไว้สำหรับ “งานที่ไม่ได้คาดคิด” ล่วงหน้า ไว้เสมอ
“ ตารางเวลา” นับเป็นเครื่องมือสำคัญในการบริหารเวลา ด้วยการแสดงภาพการใช้เวลาให้เห็นชัดเจนอย่างเป็นรูปธรรม อันเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการใช้เวลาในแต่ละวันให้เกิดประโยชน์สูงสุด เพื่อบรรลุสู่เป้าหมายที่ตั้งไว้ได้อย่างประสบผลสำเร็จ

You may also like...

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *