การเป็นผู้นำสำหรับทีมที่ไม่คุ้นเคยกัน

การเป็นผู้นำสำหรับทีมที่ไม่คุ้นเคยกัน
มองมุมใหม่ : ดร.พสุ เดชะรินทร์ คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย กรุงเทพธุรกิจ วันอังคารที่ 29 พฤศจิกายน พ.ศ. 2548
ปัจจุบันเราให้ความสำคัญกับการทำงาน
เป็นทีมมากขึ้น โดยลักษณะของทีมที่เราพบเจอบ่อยๆ นั้นจะอยู่ในรูปของคณะกรรมการหรือคณะทำงาน และที่สำคัญก็คือการทำงานเป็นทีมนั้นมักจะเกิดขึ้นในเวลาอันรวดเร็ว เช่น อยู่ดีๆ ก็ได้รับแต่งตั้งให้เป็นคณะกรรมการขึ้นมาชุดหนึ่ง นอกจากนี้ทีมเหล่านี้มักจะประกอบด้วยบุคคลหลากหลาย ที่เราไม่คุ้นเคยหรือไม่เคยทำงานด้วยมาด้วย และความท้าทายสำคัญคือผู้บังคับบัญชาเรา มักจะมีความคาดหวังจากผลลัพธ์ของทีมนี้ค่อนข้างสูงภายในเวลาอันรวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าท่านเกิดได้อยู่ในทีมประเภท “รวมดาว”
การเป็นผู้นำทีมที่ประกอบด้วยบุคคลที่เราไม่คุ้นเคย ถือเป็นความท้าทายมากนะครับ เนื่องจากเราจะต้องนำทีมที่เราไม่มีความคุ้นเคย ไม่เคยทำงานด้วยกันมาก่อน และสมาชิกในทีมเขาก็ไม่คุ้นเคยกับเรา และไม่คุ้นเคยซึ่งกันและกันด้วย เรียกง่ายๆ ว่าไม่คุ้นทางกัน และกว่าทีมนี้จะสามารถทำงานร่วมกันและเริ่มรู้ทางกัน บางครั้งก็กว่าจะรู้ทางกันงานก็จบลงแล้วครับ ทีนี้ก็มีที่ปรึกษาสองคนเขาพัฒนาหลักการที่เรียกว่า Rapid Team Building ขึ้นมา เพื่อช่วยเหลือบรรดาผู้นำทีมที่ต้องนำทีมที่ประกอบด้วยผู้ที่ไม่คุ้นเคยหรือแปลกหน้ากัน ที่ปรึกษาทั้งสองคนนี้ชื่อ Jerry Garfield และ Ken Stanton เรามาดูหลักและแนวทางของ Rapid Team Building กัน
แนวทางประการแรก คือ เปิดโอกาสให้สมาชิกในทีมได้บอกเล่าประวัติการทำงานของตนเองในอดีต โดยให้สมาชิกได้ผลัดกันบอกเล่าประสบการณ์ของตนเอง ซึ่งเป็นกลไกในการสื่อสารให้บุคคลอื่นทราบถึงความสามารถ และสิ่งที่แต่ละคนถนัด รวมทั้งทำให้สมาชิกคนอื่นๆ ในทีมเกิดความเชื่อถือและยอมรับต่อความสามารถและประสบการณ์ของตน และสำคัญคือเป็นการทำให้เกิดความรู้สึกร่วมระหว่างสมาชิกในทีม เนื่องจากได้มีโอกาสแลกประสบการณ์ซึ่งกันและกัน
แนวทางประการที่สอง คือ การให้สมาชิกได้บอกเล่าถึงปัจจัยแห่งความสำเร็จของทีมที่ตนเองได้เข้าไปมีส่วนร่วมในอดีต ก็เป็นกลไกทำให้ได้ข้อคิดและแนวทางในการทำงานที่เหมาะสมกับทีม แต่สิ่งที่ต้องระวัง คือ อย่านำประเด็นการพูดคุยให้เข้าไปในเรื่องนี้จนเกินเลย เนื่องจากสิ่งที่ท่านต้องการคือมุมมองและความคิดเห็น ในขั้นที่หนึ่งและขั้นที่สองนั้นต้องระวังอย่าให้ใช้เวลานานเกินไปนะครับ เคยพบเจอในบางองค์กร ผู้นำทีมเขาจะพาลูกทีมออกไปทานน้ำข้าว เพื่อเป็นการสร้างความสามัคคี และเป็นการทำให้สองขั้นตอนแรกได้เกิดขึ้น
แนวทางประการที่สาม คือ การอธิบายที่ชัดเจนถึงแนวทางในการทำงานของทีมว่าจะเป็นไปในลักษณะใด โดยเริ่มอธิบายตั้งแต่สาเหตุที่มีการตั้งทีมหรือกลุ่มนี้ขึ้นมา ปัญหาหรือโจทย์ที่ต้องได้รับการแก้ไข รวมทั้งผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้นถ้าทีมทำงานสำเร็จ ประเด็นสำคัญคือผู้อ่านจะต้องระบุผลลัพธ์ หรือผลงานของทีมให้ชัดเจนว่าเป็นสิ่งใด จากนั้นก็จะเป็นการชี้แจงถึงแผนการทำงานโดยละเอียด พร้อมทั้งผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลา และสุดท้ายที่สำคัญคือ ระบุให้ชัดเจนถึงบทบาทของสมาชิกแต่ละคนต่อความสำเร็จของงาน
แนวทางประการที่สี่ คือ มอบหมายงานให้ตรงตามความสามารถและความถนัดของสมาชิกแต่ละคน ผู้อ่านอาจจะสงสัยว่า ในเมื่อไม่เคยทำงานร่วมกันมาก่อน จะทราบได้อย่างไรว่าใครมีความถนัดในด้านไหน ผู้อ่านก็ต้องอย่าลืมนะครับว่า ในขั้นที่หนึ่ง และสอง เราให้สมาชิกได้บอกเล่าถึงประสบการณ์ และสาเหตุของความสำเร็จของตนเอง ดังนั้น ท่านในฐานะหัวหน้าทีม ถ้าสามารถมอบหมายงานได้ตรงตามความสามารถของสมาชิก ก็จะยิ่งทำให้ท่านดูดีในสายตาลูกทีมในฐานะที่ตั้งใจฟังแต่ละคนพูดในขั้นที่หนึ่งและสอง
แนวทางประการที่ห้า คือ การชี้แจงถึงแนวทางและวิธีตัดสินใจที่จะใช้ทำงานร่วมกัน ทั้งนี้ เนื่องจากแต่ละคนจะมีความแปลกใหม่ซึ่งกันและกัน และจะไม่รู้ถึงแนวทางและวิธีการในการตัดสินใจของท่าน ดังนั้น ในฐานะหัวหน้าทีม การที่ท่านชี้แจงถึงวิธีการตัดสินใจที่จะเกิดขึ้นจึงเป็นสิ่งที่จำเป็น เช่น ในเรื่องบางเรื่องที่ไม่สำคัญและเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นเป็นประจำ ท่านจะมอบหมายให้สมาชิกในทีมได้ตัดสินใจไปเลย แต่ในเรื่องที่มีความสำคัญต่อความสำเร็จของทีมนั้น ท่านจะต้องรับรู้และเป็นผู้ตัดสินใจ
แนวทางประการสุดท้าย คือ หาช่องทางและกลไกในการทำให้ข้อมูลต่างๆ ได้มีการส่งผ่านกันอย่างรวดเร็ว จากการที่ทุกคนยังใหม่ต่อกัน ดังนั้น การระบุและกำหนดถึงช่องทางในการติดต่อสื่อสารที่เหมาะสมจึงเป็นสิ่งที่ต้องระบุให้ชัดเจน ตั้งแต่เริ่มต้นไม่ว่าจะเป็นอีเมล หรือโทรศัพท์ ให้มีการตกลงกันไว้ล่วงหน้าและเป็นที่รับทราบกันโดยทั่วไป
ผู้อ่านอาจจะสงสัยว่าทั้งหกแนวทางข้างต้น ไม่ถือว่าเป็นเรื่องใหม่ เพียงแต่อาจจะเป็น checklist ไว้สำหรับเตือนใจผู้อ่านเมื่อต้องเข้าไปเป็นผู้นำกลุ่มที่ไม่ได้รู้จักและคุ้นเคยกันมาก่อน ว่าจะต้องทำอะไรบ้าง ข้อสำคัญคือต้องระลึกไว้เสมอว่า เนื่องจากทุกคนมีความแปลกหน้าและไม่เคยทำงานร่วมกันมาก่อน ดังนั้น การทำให้เกิดความชัดเจนตั้งแต่ตอนแรกในเรื่องต่างๆ จึงเป็นสิ่งที่จำเป็น