การสร้างประสิทธิผลระบบบริหารสต๊อก

การสร้างประสิทธิผลระบบบริหารสต๊อก
Source: โกศล ดีศีลธรรม

โดยทั่วไปปัจจัยหลักที่สนับสนุนการสร้างความสามารถการแข่งขันยุคใหม่ประกอบด้วยต้นทุนต่ำกว่า คุณภาพเหนือกว่า และสามารถดำเนินการส่งมอบของได้ทันเวลา
แต่เนื่องจากความผันผวนในอุปสงค์ของตลาดจึงทำให้ยากต่อการคาดการณ์ระดับสินค้าคงคลังและส่งผลให้เกิดปัญหาความไม่สมดุลระหว่างอุปสงค์กับอุปทาน ด้วยเหตุนี้การบริหารสินค้าคงคลังจึงเป็นประเด็นหลักของทุกภาคธุรกิจ เนื่องจากการสต๊อกสินค้าคงคลังต้องสูญเสียพื้นที่จัดเก็บและต้นทุนการควบคุมรวมทั้งความเสื่อมสภาพและความล้าสมัย แต่หากมีสต๊อกสินค้าไม่เพียงพอเพื่อการส่งมอบก็จะส่งผลกระทบให้เกิดความสูญเสียเงินชดเชยให้กับลูกค้าและภาพพจน์ความน่าเชื่อถือทางธุรกิจ รวมทั้งสูญเสียโอกาสการทำกำไรจากการขายสินค้า แต่เนื่องจากอุปสงค์ของตลาดเป็นปัจจัยที่ไม่สามารถควบคุมได้ ดังนั้นทางผู้บริหารคลังสินค้าจึงควรติดตามตรวจสอบระดับสต๊อกอย่างต่อเนื่องเพื่อลดความสูญเสียโอกาสทางธุรกิจและคำนึงถึงต้นทุนการจัดเก็บที่เหมาะสม
ด้วยเหตุนี้จึงต้องดำเนินการจัดเก็บสต๊อกไว้ในระดับที่เหมาะสมหรืออาจกล่าวว่าการจัดเก็บสต๊อกเป็นผลพลอยได้จากการควบคุมการจัดซื้อเพื่อพร้อมเบิกจ่ายตามปริมาณที่ใช้งาน ซึ่งเป้าหมายการจัดทำแผนจัดเก็บสต๊อก นั่นคือ การสนับสนุนแผนการผลิต ลดระยะเวลานำการผลิต ขจัดความล่าช้าเนื่องจากระยะเวลาการจัดซื้อไม่แน่นอน และการตรวจนับปริมาณสินค้าคงคลัง
สำหรับการจัดเก็บรายการสต๊อกที่หลากหลายประเภทอาจส่งผลให้เกิดข้อจำกัดในการบริหารจัดการ ดังนั้นการจัดทำมาตรฐานเพื่อลดความซ้ำซ้อนจึงมีบทบาทสนับสนุนการจัดทำมาตรฐานชิ้นส่วนที่ใช้ในสายการผลิตซึ่งรวมถึงชิ้นส่วนที่สามารถใช้งานร่วมกัน (Common Part) เพื่อให้เกิดความประหยัดจากขนาด (Economy of Scale) ซึ่งการจัดทำมาตรฐานดังกล่าวได้ยึดแนวทาง 3 S นั่นคือ การสร้างมาตรฐาน (Standardization) การทำให้เป็นรูปแบบง่าย (Simplification) และพัฒนาให้เกิดความเป็นเฉพาะทาง (Specialization) โดย 3 S เป็นหลักการที่ใช้ความเป็นมาตรฐาน (Standardization) เป็นตัวหลัก ซึ่งมี Simplification และ Specialization สนับสนุนให้เกิดประสิทธิผลทั้งในปัจจัย คุณภาพ ปริมาณ เวลา และต้นทุน
ปัจจัยด้านคุณภาพ ส่งผลให้วัตถุดิบสามารถกำหนดมาตรฐานทางเทคนิค เกิดการพัฒนาทางเทคนิค และกำหนดแผนงานและเป้าหมายหรือเกณฑ์การดำเนินงานได้ ทั้งนี้ยังสามารถกำหนดเกณฑ์จัดซื้อและตรวจรับอย่างชัดเจน ซึ่งส่งผลให้สามารถจัดเตรียมความพร้อมเพื่อส่งมอบได้อย่างมีประสิทธิผล และได้รับวัตถุดิบที่มีคุณภาพสม่ำเสมอ
ปัจจัยด้านปริมาณ ส่งผลให้ประเภทวัตถุดิบลดน้อยลงจึงส่งผลให้มีปริมาณการสั่งซื้อมากขึ้นและเกิดอำนาจต่อรองกับผู้ส่งมอบสูงขึ้น และทำให้เกิดผลิตผลที่มีคุณภาพสูงขึ้น (Yield) จากการใช้วัตถุดิบที่มีมาตรฐาน
ปัจจัยด้านเวลา เนื่องจากมีมาตรฐานการจัดซื้อจึงทำให้ระยะเวลาการจัดซื้อสั้นลง และรายการประเภทจัดซื้อลดลงและทำให้การสั่งซื้อมีความถูกต้องซึ่งส่งผลให้สามารถส่งมอบได้ตรงเวลา
ปัจจัยด้านต้นทุน ส่งผลให้เกิดต้นทุนการจัดซื้อต่ำ เนื่องจากมีการจัดทำระบบมาตรฐาน ประเภทวัสดุน้อยลงจึงเกิดการสั่งซื้อปริมาณมากและราคาต่อหน่วยลดลง ขั้นตอนการจัดซื้อลดลงซึ่งส่งผลให้เกิดต้นทุนธุรกรรมลดลง และต้นทุนรวมลดลงเนื่องจากสามารถลดปริมาณการสต๊อก
สำหรับองค์กรทั่วไปมักกำหนดให้มีอัตราหมุนเวียนสต๊อกสูงและจำนวนวันค้างสต๊อกต่ำ ซึ่งมาตรวัดเหล่านี้ได้ถูกใช้สำหรับการเทียบเคียง (Benchmark) กับกลุ่มธุรกิจเดียวกันเพื่อระบุแนวทางปรับปรุงผลการดำเนินงาน ดังนั้นปัจจัยที่สนับสนุนให้เกิดประสิทธิผลการควบคุมสินค้าคงคลัง นั่นคือ การจัดทำระบบข้อมูลและมาตรฐานการวางแผน ซึ่งดำเนินการด้วยการจัดเก็บข้อมูลระบบคลังสินค้าเพื่อวิเคราะห์ปัญหาและกำหนดมาตรฐานวิธีการหรือกระบวนการทำงาน ดังเช่น ขั้นตอนวางแผนความต้องการวัสดุ การสั่งซื้อวัสดุ การรับชิ้นงานจากผู้ส่งมอบ การจัดเก็บ การเบิกจ่ายและการตรวจนับ รวมทั้งดำเนินการปรับปรุงแบบฟอร์มเอกสารที่จำเป็นให้เป็นมาตรฐานเดียวกันและติดตามประเมินผลอย่างต่อเนื่อง ล
ดังกรณีการตรวจสอบสินค้าคงคลังขององค์กรแห่งหนึ่งจากงบการเงินพบว่ามีแนวโน้มสูงขึ้นทุกปีในขณะที่อัตราหมุนเวียนวัตถุดิบลดลง ซึ่งแสดงว่าเกิดการจัดเก็บสต๊อกวัตถุดิบไว้มากเกินไปซึ่งไม่สอดคล้องกับแผนการผลิตหรือยอดขาย ดังนั้นการจัดเก็บสต๊อกวัตถุดิบและสินค้าไว้มากอาจเกิดจากสาเหตุหลัก นั่นคือ การป้องกันความผันผวนของราคา สร้างอำนาจการต่อรองให้ได้ราคาต่อหน่วยต่ำและความคุ้มค่ากับต้นทุนการขนส่ง (วัตถุดิบนำเข้าจากต่างประเทศ)
สำหรับแนวทางแก้ปัญหาดังกล่าวนี้มิใช่มุ่งเพียงแค่ทำให้ระดับสินค้าคงคลังน้อยที่สุดเท่านั้น แต่ควรพยายามหาระดับสต๊อกที่เหมาะสมเพื่อให้เกิดการลดต้นทุนการจัดเก็บ ดังนั้นจึงควรพิจารณาผลได้และผลเสีย(Trade-Off) ระหว่างค่าใช้จ่ายส่วนที่เพิ่มขึ้นกับผลประโยชน์ที่ได้รับเพื่อประกอบการพิจารณาตัดสินใจ
นอกจากนี้ข้อมูลในตารางแสดงถึงธุรกิจมีแนวโน้มภาระทางดอกเบี้ยสูงถึง 7.12 ล้านบาทในปี 2550 ซึ่งแสดงว่าการควบคุมสต๊อกสินค้าคงคลังได้มีบทบาทสำคัญในการลดภาระค่าใช้จ่าย เนื่องจากต้องใช้เงินลงทุนสูงจึงส่งผลต่อผลตอบแทนการลงทุนในอัตราลดลง ดังนั้นเพื่อป้องกันปัญหาดังกล่าวจึงควรดำเนินการควบคุม ดังเช่น กำหนดปริมาณการสั่งซื้อที่เหมาะสมและประหยัด การหาจุดสั่งซื้อใหม่ (Reorder Point) การกำหนดระดับของ Safety Stock โดยใช้ข้อมูลเกี่ยวข้อง ดังเช่น ปริมาณยอดขายแต่ละเดือน ประมาณการสั่งซื้อขั้นต่ำ (Minimum Order) กำลังการผลิตต่อรอบเวลา (สัปดาห์/เดือน) ช่วงเวลานำจัดซื้อวัตถุดิบ (Lead Time) เพื่อประกอบการพิจารณาและกำหนดปริมาณการสั่งซื้อในระดับที่เหมาะสม
ส่วนรายการที่ล้าสมัยหรือส่วนที่เหลือใช้ควรมีการตรวจสอบอีกครั้งเพื่อนำไปใช้งานส่วนอื่น แต่หากไม่สามารถใช้ในส่วนงานอื่นก็ควรดำเนินการขจัดออก ซึ่งรูปแบบการขจัดควรพิจารณาตามลำดับความสำคัญ นั่นคือ การส่งกลับหรือขายคืนให้กับผู้ส่งมอบรายเดิมด้วยราคาเดิมที่จัดซื้อ การขายคืนด้วยราคาที่เป็นไปได้มากที่สุดแต่หากไม่สามารถขายได้ในราคาดังกล่าวก็ให้ขายในระดับราคาที่ผู้รับซื้อพอใจแม้ว่าจะขายที่ราคามูลค่าซากก็ตามและหากไม่สามารถขายได้ก็ควรบริจาคเพื่อลดภาระต้นทุนการจัดเก็บ

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *